Correios de voz e mensagens de áudio

O gerenciamento do correio de voz é uma parte importante de qualquer negócio. Uma empresa precisa acessar suas mensagens com facilidade e ficar por dentro de todas as chamadas perdidas. A gravação de mensagens de áudio, como agradecer ao autor de chamada por ter entrado em contato ou direcioná-lo ao ramal correto, também é uma ótima maneira de personalizar a interação comercial e definir o tom com o cliente.

Este documento aborda a configuração do correio de voz e das mensagens de áudio no portal administrativo do Axivox.

Definir o idioma global

Para começar a usar correios de voz e mensagens de áudio com o Axivox, o idioma global deve ser definido nas configurações do portal de administração do Axivox. Para fazer isso, navegue até manage.axivox.com. Depois de fazer login no portal, vá para Definições ‣ Idioma global (ex.: mensagens do correio de voz…).

A partir daí, defina o idioma como: Francês, Inglês, Espanhol ou Alemão.

Em seguida, clique em Salvar, seguido de Aplicar alterações no canto superior direito da página Definições gerais para implementar a alteração na produção.

Ativar correio de voz

Para que um usuário possa utilizar o correio de voz no Axivox, o recurso de correio de voz deve ser ativado no portal administrativo do Axivox. Para começar a usar o correio de voz com um usuário, navegue até manage.axivox.com. Em seguida, faça login com as credenciais de administrador apropriadas.

No menu esquerdo do painel administrativo do Axivox, clique em Usuários.

Em seguida, clique no usuário específico para o qual o correio de voz deve ser ativado. Na seção marcada como Correio de voz, abra o menu suspenso e clique em SIm.

Por fim, Salvar a alteração e, em seguida, clique em Aplicar alterações no canto superior direito da tela.

Correio de voz

A próxima etapa é configurar as caixas de correio de voz individuais no portal administrativo do Axivox. Para acessar o portal, visite manage.axivox.com e faça login. Em seguida, navegue até Voicemails, localizado no menu à esquerda.

Se a opção de correio de voz tiver sido ativada no perfil do usuário, usando esse processo Ativar correio de voz, um correio de voz será criado automaticamente na página Correios de voz.

Dica

Deve-se observar que parte do idioma do portal administrativo está em francês, pois a Axivox é uma empresa belga. O idioma global ainda está definido como uma das quatro opções, como visto aqui: Definir o idioma global.

Criar correio de voz manualmente

Para criar manualmente uma nova caixa de correio de voz, clique em Adicionar um correio de voz na página Correios de voz. Ou, edite uma caixa de correio de voz existente, clicando em Editar na extremidade direita de uma caixa de correio de voz existente na página Correios de voz.

Example

Suponha que uma equipe de vendas ou de suporte precise de uma caixa de correio de voz geral. O correio de voz precisaria ser criado manualmente e anexado a um número de entrada.

A nova caixa de correio de voz criada manualmente deve ser anexada a um número de entrada, para que possa receber mensagens. Para fazer isso, navegue até Números de entrada, localizado no menu à esquerda. Em seguida, clique em Editar na extremidade direita do número específico ao qual o correio de voz deve ser vinculado.

No campo Tipo de destino para chamada de voz, clique no menu suspenso e selecione Correio de voz. Em seguida, abra o menu suspenso na próxima linha rotulada como Correio de voz e selecione a caixa de correio de voz criada manualmente.

Importante

Se um número de entrada for capaz de receber mensagens de texto/SMS, um campo adicional, Endereço de em-ail de destino para SMS recebidos estará presente.

Para determinar se um número de entrada é capaz de receber mensagens de texto/SMS, clique em Número de entrada no menu à esquerda e, em seguida, verifique a coluna Compatível com SMS do número de entrada.

Em seguida, se aplicável, no campo denominado Endereço de e-mail de destino para SMS recebidos, digite um e-mail no qual as mensagens de texto enviadas para o número de entrada serão recebidas. Alguns números de entrada (EUA +1) no Axivox são capazes de receber mensagens de texto de indivíduos e números automatizados.

Se esse campo for deixado em branco, será usado o endereço de destino padrão (conforme definido anteriormente no início do processo de criação manual de um correio de voz).

Quando todas as configurações desejadas estiverem concluídas, clique em Salvar e, em seguida, clique em Aplicar alterações no canto superior direito da tela para implementar a alteração na produção.

Notificações

Agora, sempre que um correio de voz é recebido em qualquer uma das caixas de correio de voz pré-configuradas automaticamente ou vinculadas manualmente, um e-mail é enviado para o endereço de e-mail do usuário, conforme listado na página Correios de voz ou no perfil Axivox do usuário.

Essas informações podem ser acessadas navegando até Usuários no menu à esquerda e clicando em Editar ao lado do usuário específico em questão.

Encaminhamento para o correio de voz

Na Axivox, há também várias configurações de encaminhamento para um usuário. Para acessar essas configurações de encaminhamento, vá para manage.axivox.com e faça login.

Em seguida, navegue até Usuários, localizado no menu à esquerda.

A partir daí, clique no usuário específico ao qual o encaminhamento deve ser adicionado. Em seguida, abra a aba Encaminhamentos.

Se o usuário estiver ocupado em outra chamada ou longe do telefone, há uma opção presente nessa aba para Enviar para o correio de voz como último recurso, localizada nos campos Encaminhamento em caso de não atendimento e Encaminhamento em caso de ocupado.

Se a caixa Enviar para o correio de voz como último recurso estiver marcada, quando as ações de encaminhamento indicadas em cada seção não forem bem-sucedidas, o chamador será encaminhado para o correio de voz definido no usuário específico.

Veja também

Para obter mais informações sobre encaminhamento e transferências, visite Aba Encaminhamentos.

Quando todas as configurações desejadas estiverem concluídas, clique em Salvar e, em seguida, clique em Aplicar alterações no canto superior direito da tela para implementar a alteração.

Mensagens de áudio

É possível adicionar mensagens de áudio antes de uma chamada do cliente ser atendida, para informá-lo sobre o tempo de espera para entregas, a disponibilidade de um produto ou qualquer outra mensagem promocional importante.

Para gravar uma mensagem de áudio no Axivox, navegue até manage.axivox.com e faça login.

Em seguida, clique em Mensagens de áudio no menu à esquerda. Na página Mensagens de áudio, clique em Adicionar uma mensagem.

Digite um Nome e clique em Salvar.

Ao clicar em Salvar, o navegador é redirecionado para a página principal Mensagens de áudio, onde a mensagem recém-criada pode ser encontrada na lista.

Há duas maneiras diferentes de criar a mensagem de áudio. O usuário pode gravar a mensagem pelo telefone ou digitar a mensagem (em texto) e selecionar um leitor gerado por computador para ler a mensagem.

Gravar mensagem de áudio

Para gravar uma mensagem de áudio pelo telefone, clique no botão laranja denominado Gravar/Ouvir, localizado à direita da mensagem desejada na lista a ser gravada, na página Mensagens de áudio.

Quando clicada, uma janela pop-up Gravar/ouvir uma mensagem é exibida. A partir daí, a mensagem é gravada por meio de uma das extensões associadas ao usuário. No campo Extensão a ser usada para gerenciamento de mensagens, clique no menu suspenso e selecione o ramal para o qual o Axivox deve ligar para gravar a mensagem.

Em seguida, clique em OK para iniciar a chamada.

Nota

O usuário deve estar ativo na base de dados de produção com o VoIP configurado. Para configurar o VoIP para um usuário, consulte esta documentação: Serviços de VoIP no Odoo com a Axivox.

Ao se conectar à linha de gerenciamento do gravador de áudio Axivox, um operador que fala francês gravado oferece as seguintes opções:

1. Pressione 1 para gravar uma mensagem.

2. Pressione 2 para ouvir a mensagem atual.

Pressione 1 ou 2, dependendo se já existe ou não uma mensagem presente no sistema para essa mensagem de áudio específica que requer uma revisão, antes de gravar uma nova.

Grave a nova mensagem de áudio após pressionar 1 e, em seguida, pressione # para encerrar a gravação.

O operador de língua francesa retorna à linha que apresenta o primeiro conjunto de perguntas novamente:

1. Pressione 1 para gravar uma mensagem.

2. Pressione 2 para ouvir a mensagem atual.

Pressione # para encerrar a chamada.

Gravar mensagem de áudio

Para digitar a mensagem e selecionar um leitor computadorizado para dizer o texto, navegue até Mensagens de áudio no menu à esquerda.

Na página Mensagens de áudio, selecione o botão azul com o rótulo Mensagem de texto, ao lado do Nome da mensagem de áudio à qual a mensagem deve ser anexada.

Isso abre uma janela pop-up para Converter texto em mensagem.

Na janela pop-up Converter em mensagem de texto, clique no menu suspenso ao lado do campo denominado Voz e selecione uma opção para que o Texto seja lido.

Depois que a seleção do Voz tiver sido feita e a mensagem tiver sido escrita no campo Texto, clique em Gerar para processar o arquivo de áudio.

O texto é lido no mesmo idioma em que está escrito no campo Texto. Se o idioma for diferente no campo Voz, um sotaque será usado pelo leitor computadorizado.

Por fim, quando essas etapas forem concluídas, clique em Salvar para salvar a mensagem de áudio.

Para implementar as alterações, clique em Aplicar alterações no canto superior direito da tela.

Dica

Para definir uma saudação ou mensagem de áudio em um elemento do plano de discagem, clique duas vezes no elemento. Pode ser um elemento Reproduzir um arquivo ou um elemento Menu, no qual o chamador deve encontrar uma mensagem urgente ou um diretório de discagem por número.

Para obter mais informações sobre planos de discagem, consulte esta documentação: Noções básicas sobre planos de discagem ou Planos de discagem avançada.

Música de espera

O Axivox tem a opção de adicionar música de espera personalizada à chamada sempre que um chamador estiver esperando que sua chamada seja atendida. Para adicionar música de espera ao portal administrativo da Axivox, navegue até o endereço manage.axivox.com, e faça o login.

Em seguida, clique em Música de espera no menu à esquerda, e uma janela pop-up Trocar música de espera será exibida.

Na janela pop-up Trocar música de espera, clique no botão Escolher arquivo para selecionar um arquivo MP3 (MPEG Audio Layer 3) ou WAV (Waveform Audio File Format) a ser carregado.

Nota

Somente arquivos MP3 ou WAV podem ser carregados no portal administrativo do Axivox.

Depois que o arquivo é selecionado, a barra Progresso mostra o status do carregamento. Quando essa atividade for concluída, a janela poderá ser fechada clicando em Fechar.

Quando as alterações estiverem concluídas, clique em Aplicar alterações no canto superior direito da tela.