Acorduri de achiziție: comenzi generale și apeluri de oferte

Sunt două tipuri principale de acorduri de achiziție preconfigurate în Odoo: comenzi generale și apeluri de oferte.

1. Comenzile generale sunt acorduri pe termen lung între o companie și un furnizor pentru livrarea de produse pe o bază recurentă cu prețuri predefinite. Compania dvs. ar trebui să considere utilizarea lor atunci când cumpărați frecvent aceleași produse de la același furnizor în cantități variate și / sau la diferite momente Printre beneficiile lor, puteți economisi timp, deoarece procesul de comandare este simplificat, și bani datorită prețurilor în volum mai avantajoase.

2. Apelurile de oferte utilizează o procedură specială pentru a solicita oferte de la mai mulți furnizori în același timp. În timp ce organizațiile din sectorul public sunt adesea legat legal să elibereze apeluri de oferte atunci când doresc să cumpere bunuri sau servicii, organizațiile private pot folosi și ele pentru a obține cea mai bună ofertă printre mai mulți furnizori.

Activați acordurile de achiziție

De la aplicația Achiziții, mergeți la Configurare ‣ Setări și activați Acorduri de achiziție.

Configurați sau creați noi tipuri de acorduri de achiziție

Înainte de a începe să utilizați acordurile de achiziție, asigurați-vă că sunt toate configurarile sunt cum vă doriți mergând la Configurare ‣ Tipuri de acorduri de achiziție. De acolo, puteți edita modul în care se utilizează comenzile generale și apelurile de oferte sau Creați un nou tip de acord de achiziție. Puteți configura:

1. Tipul de acord: numele pe care doriți să-l dați acordului.

2. Tipul de selecție a acordului: puteți selecta oferte multiple folosind Selectați mai multe oferte (neexclusiv), care este setarea implicită pentru ambele comenzi generale și apeluri de oferte, sau o singură ofertă folosind Selectați doar o ofertă (exclusiv), care este uneori necesar pentru apelurile de oferte unde doar doriți să selectați un singur furnizor.

3. Linii: în general, doriți întotdeauna să selectați Utilizați linii de acord, care sunt linii de produse pe care le puteți configura atunci când setați acordul de achiziție. Cu toate acestea, puteți selecta Nu creați linii de ofertă automat dacă nu doriți ca cererile de ofertă să fie completate în prealabil cu aceste informații.

4. Cantități: dacă utilizați linii de acord, puteți specifica și independență dacă cantitățile produselor ar trebui să fie utilizate pentru a completa cererile de ofertă noi. Opțiunea implicită pentru comenzile generale este Setați cantitățile manual, în timp ce pentru apelurile de oferte sunt setate la Utilizați cantitățile de acord.

Configurați o comandă generală

Mergi la Comenzi ‣ Acorduri de achiziție și faceți clic pe Creați.

În continuare, adăugați produsele pe care doriți să le comandați și prețul lor. Rețineți că puteți adăuga și o Cantitate pentru fiecare produs, de exemplu, dacă ați convenit cu furnizorul să comandați o cantitate minimă specifică de fiecare dată sau în total. Dacă ați configurat comanda generală pentru a Seta cantitățile manual, aceasta este folosită doar pentru scopuri informative.

Puteți scrie și Termenii și condițiile în partea de jos a acordului. De vreme ce sunteți mulțumit de comanda generală, faceți clic pe Confirmare. Starea sa se schimbă atunci de la Ciorna la În curs de desfășurare și este gata pentru a fi utilizat.

Creați cereri de ofertă din comanda generală

Acum puteți crea noi oferte din comanda generală de fiecare dată când aveți nevoie de ea, făcând clic pe Ofertă nouă. Odoo completează automat cererile de ofertă cu informațiile inițial definite atunci când ați configurat comanda generală. În funcție de modul în care ați configurat Tipul de acord de achiziție, liniile de produs pot fi de asemenea completate în prealabil.

De aici, puteți vedea rapid toate cererile de ofertă făcute sub această comandă generală, făcând clic pe Cereri de ofertă/Comenzi.

Sfat

Puteți crea și o Cerere de ofertă în mod obișnuit și apoi să o legați la o Comandă generală existentă.

Comenzi generale și reînnoirea

Comenzile generale pot fi utilizate pentru reînnoirea automată, deoarece odată ce o comandă generală este confirmată, o nouă linie de furnizor este adăugată la produsul dvs. Asigurați-vă că furnizorul în prima poziție dacă aveți mai mulți furnizori legați la produsul dvs.

Configurați o licitație

Mergi la Comenzi ‣ Acorduri de achiziție și faceți clic pe Creare. Alegeți Licitație ca Tip de acord. Câmpurile restante nu sunt obligatorii, dar puteți adăuga data la care doriți să fie livrat și setați o dată limită pentru acord. De obicei nu doriți să selectați un furnizor pentru licitații, deoarece doriți să obțineți oferte de la mai mulți furnizori.

În continuare, adăugați produsele pe care doriți să le comandați și în ce cantitate. Pentru licitații, de obicei nu adăugați un preț, deoarece furnizorii ar trebui să vă ofere cea mai bună ofertă.

Puteți scrie și orice Termeni și condiții în partea de jos a acordului. Când sunteți gata, faceți clic pe Confirmare.

Solicitați oferte pentru licitație

Acum puteți solicita noi oferte pentru licitație. Faceți clic pe Ofertă nouă și selectați unul dintre furnizorii dvs. pe care doriți să îl invitați la licitație. Linii de produs ar trebui de asemenea să fie completate în funcție de cum ați configurat Tipul de acord de achiziție. Faceți clic pe Trimiteți prin e-mail pentru a-l trimite la furnizor. Reveniți la licitație și repetați acest proces pentru fiecare furnizor.

Când ați trimis o cerere de ofertă tuturor furnizorilor și ați primit ofertele lor, faceți clic pe Validare pentru a trece la selecția ofertelor. În continuare, faceți clic pe butonul inteligent RFQ / Comenzi pentru a vizualiza toate ofertele furnizorilor.

Faceți clic pe fiecare cerere de ofertă pentru a adăuga manual prețul comunicat de furnizori. Când este terminat, selectați oferta cea mai avantajoasă și faceți clic pe Confirmare comandă. Acest lucru închide automat licitația. Acum puteți continua cu comanda de achiziție așa cum ați face pentru una obișnuită.