Exemple d’utilisation de comptes analytiques

La comptabilité analytique peut être utilisée à plusieurs fins :

  • analyser les coûts d’une entreprise

  • refacturer du temps à un client

  • analyser les performances d’un service ou d’un projet

Pour gérer la comptabilité analytique, vous devez l’activer dans Configuration ‣ Configuration:

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Pour décrire les comptes analytiques clairement, vous suivrez trois cas d’utilisation, chacun dans l’un des trois types de sociétés différentes :

  1. Société Industrielle : analyse des coûts

  2. Cabinet d’Avocats : refacturation des heures prestées

  3. Société de Services Informatiques : Analyse de performance

Cas 1 : Société Industrielle: analyse des coûts

Dans l’industrie, vous trouverez souvent des plans de comptes analytiques structurés en services et en articles de l’entreprise.

L’objectif est d’examiner les coûts, les ventes et les marges par service / ressource et par article. Le premier niveau de la structure comprend les différents services, et les niveaux inférieurs représentent les gammes d’articles que la société fabrique et vend.

Plan de Comptes Analytiques pour une Entreprise de Fabrication Industrielle :

  1. Département marketing

  2. Service Commercial

  3. Services Administratifs

  4. Gamme de Production 1

  5. Gamme de Production 2

En utilisation quotidienne, il est utile d’indiquer le compte analytique sur chaque facture d’achat. Lorsque la facture est approuvée, elle génère automatiquement les pièces pour le compte comptable et le compte analytique correspondants. Pour chaque pièce sur un compte comptable, il y a au moins une pièce analytique qui affecte les coûts au service qui les a engagés.

Voici, pour l’exemple ci-dessus, un détail de quelques écritures comptables, affectées à différents comptes analytiques :

Comptes comptables

Comptes Analytiques

Titre

Compte

Débit

Crédit

Compte

Valeur

Achat de Matières Premières

2122

1500

Gamme de Production 1

-1 500

Sous-Traitants

2122

450

Gamme de Production 2

-450

Recevoir des notes de crédit pour des matériaux défectueux

2122

200

Gamme de Production 1

200

Frais de transport

2122

450

Gamme de Production 1

-450

Frais de personnel

2121

10000

Marketing

-2 000

Commercial

-3 000

Administratifs

-1 000

Gamme de Production 1

-2 000

Gamme de Production 2

-2 000

RP

2122

450

Marketing

-400

La représentation analytique par service vous permet d’enquêter sur les coûts attribués à chaque service de l’entreprise. Le plan de comptes analytique montre la répartition des coûts de l’entreprise en utilisant l’exemple ci-dessus:

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Dans cet exemple d’une structure hiérarchique dans Odoo, vous pouvez analyser non seulement les coûts de chaque gamme de produits, mais aussi les coûts de l’ensemble de la production. Un rapport relatif à la fois aux comptes généraux et aux comptes analytiques vous permet d’obtenir une ventilation des coûts au sein d’un service donné.

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Les exemples ci-dessus sont basés sur une répartition des coûts de la société. allocations analytiques peuvent être tout aussi efficace pour les ventes. Cela vous donne la rentabilité (ventes - coûts) des différents services.

Cette représentation analytique par service est généralement utilisée par les sociétés de négoce et les industries.

Une variante est de ne pas ventiler par les services commercial et marketing, mais d’affecter chaque coût à sa gamme de produits correspondante. Cela vous donnera une analyse de la rentabilité de chaque gamme de produits.

Choisir l’une sur l’autre dépend de la façon dont vous considérez votre effort de commercialisation. Est-ce un coût global alloué d’une façon générale, ou chaque gamme de produits est-elle responsable de ses propres frais de commercialisation ?

Cabinet d’Avocats : coûts des ressources humaines ?

Les cabinets d’avocats adoptent généralement la gestion par affaire, où chaque affaire représente un dossier client en cours. Toutes les dépenses et les revenus sont alors affectés à un dossier, c’est à dire à un compte analytique donné.

Une préoccupation principale des cabinets d’avocats est la facturation des heures travaillées, et la rentabilité par affaire et par employé.

Les mécanismes utilisés pour enregistrer les heures travaillées sont abordés en détail dans la documentation sur les feuilles de présence. Comme la plupart des processus du système, les heures travaillées sont intégrées dans la comptabilité analytique. Précisez le coût de l’employé sur sa fiche. Le tarif horaire est l’une des fonctions du coût de l’employé.

Donc, un cabinet d’avocats va opter pour une représentation analytique qui reflète la gestion du temps que les employés passent sur les différentes affaires des clients.

Facturer pour les différentes affaires est un peu inhabituel. Les affaires ne correspondent à aucune entrée dans la comptabilité générale, et ne proviennent pas non plus de factures d’achat ou de vente. Elle sont représentées par les différentes opérations analytiques et n’ont pas d’équivalents exacts dans les comptes comptables. Les factures sont établies sur la base du coût horaire par employé.

A la fin du mois lorsque vous payez les salaires et les charges sociales, vous les intégrez dans les comptes généraux, mais pas dans les comptes analytiques, parce qu’ils ont déjà été pris en compte dans la facturation de chaque client. Un rapport qui relie les données des comptes analytiques et généraux vous permet alors de comparer les totaux, de sorte que vous pouvez réajuster vos estimations du coût horaire par employé en fonction du temps effectivement travaillé.

Le tableau suivant montre un exemple de différentes pièces analytiques que vous pouvez trouver pour votre compte analytique :

Titre

Compte

Montant

** Compte général**

Débit

Crédit

Étudier le dossier (1 heure)

Affaire 1.1

-15

Recherche d’informations (3 h)

Affaire 1.1

-45

Consultation (4 h)

Affaire 2.1

-60

Frais de service

Affaire 1.1

280

705 – Services de facturation

280

Achat de fournitures

Administratifs

-42

601 – Achat de fournitures

42

Coût de carburant - Déplacement client

Affaire 1.1

-35

613 – Transports

35

Salaires du personnel

6201 – Salaires

3 000

Une telle structure vous permet d’effectuer une étude détaillée de la rentabilité des différentes transactions.

Pour plus de détails sur la rentabilité, lisez le document suivant : Suivre les coûts des ressources humaines avec des feuilles de temps

Néanmoins, la comptabilité analytique ne se limite pas à une simple analyse de la rentabilité des différents clients. Les mêmes données peuvent être utilisées à la fin du mois pour une refacturation automatique des services aux clients. Pour facturer les clients, reliez tout simplement le compte analytique à une commande et vendez des articles qui gèrent des feuilles de présence ou des dépenses.

Case 3: IT Services Company: performance analysis

La plupart des sociétés de services informatiques sont confrontées aux problèmes suivants :

  • planification de projet,

  • la facturation, la rentabilité et le suivi financier des projets,

  • la gestion des contrats de maintenance.

Pour faire face à ces problèmes, vous devez utiliser un plan de comptes analytiques structurés par projet et par commande.

La gestion des services, des dépenses et des ventes est similaire à celle présentée ci-dessus pour les avocats. La facturation et l’étude de la rentabilité sont également similaires.

Mais maintenant, regardons les contrats de support. Ces contrats sont généralement limités à un certain nombre d’heures prépayées. Chaque intervention enregistrée dans les comptes analytiques montre les heures restantes de support. Pour gérer les contrats de support, vous devez créer un article configuré pour facturer à la commande et relier le bon de commande à un compte analytique.

Dans Odoo, chaque ligne analytique répertorie le nombre d’unités vendues ou utilisées, ainsi que ce que vous trouver habituellement là - le montant en unités monétaires (USD ou EUR, ou tout autre choix que vous faites). Ainsi, vous pouvez additionner les quantités vendues et utilisées sur chaque commande pour déterminer s’il reste des heures dans le contrat de support.

Conclusion

Analytic accounting helps you to analyse costs and revenues whatever the use case. You can sell or purchase services, track time or analyse the production performance.

La comptabilité analytique est flexible et facile à utiliser depuis toutes les applications d’Odoo (ventes, achats, feuilles de présence, production, facturation, …).