Ajustes de inventario

En cualquier sistema de gestión de almacén es posible que los números registrados del inventario en la base de datos no sean los mismos que los verdaderos números en el almacén. Esta discrepancia se puede deber a robo, daños, errores humanos u otros factores. Por lo tanto, se tienen que realizar ajustes de inventario para conciliar las diferencias y asegurarnos de que los números registrados en la base de datos sean los mismos que los número del almacén.

Página de ajustes de inventario

To view the Inventory Adjustments page, navigate to Inventory app ‣ Operations ‣ Physical Inventory.

Los productos con existencias que aparecen en la página de ajustes de inventario.

In the Inventory Adjustments table, all products that are currently in stock are listed, with each product line containing the following information:

  • Location: the specific location in the warehouse where a product is stored. This field needs to be enabled my going to Inventory app ‣ Configuration ‣ Settings and ticking the Storage Locations checkbox.

  • Producto: el producto cuya cantidad se enlista en la línea de ajuste de inventario.

  • Número de lote/serie: el identificador que se le asigna a un producto en específico. Puede contener letras, números o ambos.

  • UdM: la unidad de medida con la que se mide el producto. La unidad predeterminada corresponde a Unidades a menos que especifique lo contrario (por ejemplo, libras u onzas).

  • Counted Quantity: the real quantity counted during an inventory count. This field is left blank by default but can be changed, depending on if it matches the On Hand Quantity or not.

  • Diferencia: la diferencia entre la Cantidad a la mano y las Cantidades contadas después de que se hicieron los ajustes de inventario. La diferencia se calcula de manera automática después de cada ajuste de inventario.

Nota

If a specific product has a quantity of more than 1.00 in stock, and more than one serial number (or lot number) is assigned, each uniquely-identified product is displayed on its own product line with its own lot/serial number, under the Lot/Serial Number column.

The fields below are optional and can be made visible by clicking the (settings) icon in the top right of the Inventory Adjustments page.

  • Inventory Frequency (Days): the frequency, in days, for inventory counts. The default value of this field is set to 0.

  • Favorite: adds a clickable star icon next to each product. Adding a favorite will bring the line item to the top of the dashboard.

  • Categoría del producto: la categoría interna que se le asignó e un producto específico. La categoría del producto es, en automático, Todo, a no ser que usted especifique otra (como Consumible o Alquiler).

  • Expiration Date: the date a product will expire, if it is a perishable good. Only products that are tracked using lots and serial numbers can be assigned expiration information.

  • Last Count Date: the date on which the last inventory count occurred.

  • Cantidad disponible: la cantidad de un producto específico de la que puede disponer según órdenes de venta, de compra o de fabricación que estén pendientes o no se hayan terminado. Esta cantidad puede cambiar una vez que se cumplan con estas órdenes.

  • Cantidad a la mano: la cantidad del producto que está registrada en la base de datos.

  • Accounting Date: the date on which the adjustments will be accounted for in the Odoo Accounting app.

  • Scheduled Date: the date at which a count should be made. If not otherwise specified, this date defaults to the 31st of December of the current year.

  • Usuari: la persona a la que se le asignó el conteo en la base de datos. Puede ser tanto la persona que físicamente está contando el inventario, o solo la persona que aplica el número en la base de datos.

  • Company: the company whose database these inventory adjustments are being made on. The company is listed in the top-right corner of the database, next to the user currently logged in.

Truco

Some columns are hidden by default. To reveal these columns, click the (settings) icon to the far right of the form’s top row, and select any desired column to reveal by clicking the checkbox next to that option.

Crear un ajuste de inventario

To create a new inventory adjustment from the Inventory Adjustments page, click New. Doing so creates a new, blank inventory adjustment line at the bottom of the page.

On this blank inventory adjustment line, define the Location where the product is stored. This is necessary to ensure the accuracy of the inventory adjustment, as the same product can be stored in multiple locations.

Next, click the drop-down menu under the Product column, and select a product. If the selected product is tracked using either lots or serial numbers, the desired lot or serial number can also be chosen from the drop-down menu under the Lot/Serial Number column.

Después, en la columna Cantidades contadas ponga la cantidad que se contó para ese producto durante el proceso de ajuste de inventario.

En la derecha de la columna Cantidades contadas también puede cambiar la Fecha programada y el Usuario con sus respectivos menús desplegables. Si cambia la Fecha programada, cambiará la fecha en que se procesará el ajuste de inventario y si selecciona un usuario responsable, lo asignará a un ajuste de inventario específico (por motivos de trazabilidad).

Ya que se hayan hecho todos los cambios a la nueva línea de ajuste de inventario, haga clic en un lugar afuera de la línea. Así guardará el ajuste y la línea se moverá a la parte superior de la página.

Si el número en las cantidades contadas es mayor que el número en Cantidad a la mano, el valor en la columna Diferencia será verde. Si las cantidades contadas son menores que la cantidad a la mano, el valor en la columna Diferencia es rojo. Si las cantidades son iguales y no se han cambiado en absoluto, la columna Diferencia no mostrará valor alguno.

Columna diferencia en la página de ajustes de inventario.

En esta etapa, el conteo (ajuste de inventario) se registra pero no se aplica. Esto significa que la cantidad a la mano antes del ajuste no se ha actualizado y no será la misma que la cantidad real contada.

There are two ways to apply the new inventory adjustment. The first way is to click the Apply button on the line at the far right of the page. The second way is to click the checkbox on the far left of the line. Doing so reveals new button options at the top of the page, one of which is an Apply button. Clicking this button instead causes an Inventory Adjustment pop-up window to appear.

La opción Aplicar todo aplica el ajuste de inventario una vez que se especificó la razón.

From this pop-up menu, a reference or reason can be assigned to the inventory adjustment. By default, the Inventory Reason field is pre-populated with the date the adjustment is being made on, but can be changed to reflect whatever reference or reason is desired.

Una vez que esté listo, haga clic en Aplicar para aplicar el ajuste de inventario

Nota

Al aplicar un ajuste de inventario, se crea al mismo tiempo una línea de movimiento de existencias (SML) en el reporte de historial de movimientos con fines de trazabilidad.

Truco

Sometimes products end up in unexpected or incorrect locations. To quickly move a product to a different storage location, check the box next to the product, and click the Relocate button at the top of the Inventory Adjustments page.

Conteo de productos

Counting products (or stock-taking) is a recurring warehouse process to verify the physical quantity of items against internal inventory records. The values recorded on file versus what is actually counted in real life sometimes do not match, so inventory adjustments can be made on the Inventory Adjustments dashboard.

Once a count is complete, go to Inventory app ‣ Operations ‣ Physical Inventory to verify and update product Count Quantities, as it is necessary to do so.

Truco

To print a PDF of a count sheet, first select the desired product checkboxes, and then click the Print button that appears at the top of the dashboard. Then, select the Count sheet option in the sub-menu, which will download a PDF detailing the selected products.

On each product line, identify whether the value in the On Hand Quantity column recorded in the database matches the newly-counted value. If the recorded value and the counted value do match, select the product using the checkbox, click the Actions button, then Set to quantity on hand.

Esto hará que el valor que está en la columna Cantidad a la mano se copie en la columna Cantidades contadas, además de que hará que el valor de la columna Diferencia sea 0.00. Ya que se aplicaron estos cambios, se registrará un movimiento de inventario de 0.00 en la columna Cantidad hecha del historial de ajustes de inventario del producto.

Movimiento de ajuste de inventario con cero de cuenta.

Si el valor que acaba de contar para un producto no coincide con el valor que registró en Cantidad a la mano dentro de la base de datos, en lugar de hacer clic en el botón Establecer, registre el valor del campo en la columna Cantidades contadas.

Para hacerlo, haga clic en el campo de la columna Cantidades contadas en la línea de ajuste de inventario del producto del que tiene que cambiar el valor. De esta manera se asignará una Cantidad contada de 0.00.

Escriba el nuevo valor que coincide con el valor que acaba de contar. Después, haga clic fuera de la línea para guardar el ajuste y que el valor en la columna Diferencia cambie de forma automática.

Después, se registrará un movimiento con la diferencia entre la cantidad a la mano y las cantidades a la mano en el historial de ajustes de inventario del producto.

Tablero del historial de ajustes de inventario donde se muestra la lista antes de los movimientos del producto.

The Actions menu appears when one or more products” checkboxes are selected. The Actions menu includes the option to Set to quantity on hand, which sets the selected products” Counted Quantity to the On Hand Quantity, and Set to 0, which sets the selected products” Counted Quantity to zero.

Inventory Adjustments Actions menu.

Importante

Alguna veces hacemos un conteo de inventario que no podemos registrar en la base de datos de inmediato. En lo que podemos registrar la nueva cuenta en la base de datos, es posible que ocurran movimientos de inventario. Esto hará que la cantidad a la mano en la base de datos cambie y ya no sea consistente con la cantidad contada. Es por eso que Odoo pregunta antes de aplicar un ajuste de inventario como precaución.

Plan inventory counts

To plan inventory counts, such as a full count of everything currently in stock, first navigate to Inventory app ‣ Operations ‣ Physical Inventory.

Para seleccionar los productos que volverá a contar seleccione el recuadro a la derecha de cada línea de producto.

Truco

Para solicitar el conteo de todos los productos que están en su inventario en ese momento haga clic en la casilla que está en la parte superior de la tabla, en la fila del encabezado junto a Ubicación. Esta acción seleccionará todas las líneas de productos.

Once all desired products have been selected, click the Request a Count button at the top of the page. Doing so opens the Request a Count pop-up window, where the following information can be filled:

  • Fecha de inventario: la fecha en la que se programó el recuento.

  • Usuario: la persona encargada de realizar el recuento.

  • Fecha contable: la fecha en la que se registrará el ajuste de inventario.

  • Número: seleccione Dejar en blanco para dejar la cantidad disponible de cada línea de producto vacía o seleccione Establecer valor actual para completar el valor de la cantidad disponible de cada línea de producto con el valor que está registrado en ese momento en la base de datos.

Ya que esté listo todo, haga clic en Confirmar para solicitar el recuento.

Ventana emergente de solicitud de conteo en la página de ajustes.

Importante

In the Odoo Barcode app, users can only view inventory counts that are assigned to them, and are scheduled for today or earlier.

Ver también

Conteo por ciclos