Tijd bijhouden en factureren¶
Odoo Helpdesk biedt teams de mogelijkheid om het aantal uren dat ze aan een ticket besteden bij te houden en om die tijd aan een klant te factureren. Door integraties met de Verkoop, Urenstaten en Boekhouding applicaties, kunnen klanten worden gefactureerd zodra het werk is voltooid of zelfs voordat het wordt aangevat.
Waarschuwing
Omdat de functie Tijd bijhouden & factureren met andere applicaties geïntegreerd moeten worden, kan de installatie van extra modules (of applicaties) vereist zijn.
Het installeren van een nieuwe applicatie op een Een App Gratis database start een proefperiode van 15 dagen. Aan het einde van de proefperiode is de database niet meer actief of toegankelijk als er geen betaald abonnement is toegevoegd.
De functie Tijd bijhouden & factureren instellen¶
Voordat een klant gefactureerd kan worden voor ondersteuningsdiensten, moeten eerst de functies Tijd bijhouden & factureren ingeschakeld zijn. Deze functies moeten ingeschakeld zijn op elk Helpdeskteam waar ze gebruikt zullen worden.
De functie Tijd bijhouden & factureren inschakelen op een helpdeskteam¶
Om de functies Tijd bijhouden & factureren te bekijken en te activeren op een Helpdeskteam, ga eerst naar . Selecteer dan een team uit de lijst of maak een nieuw team. De instellingenpagina van het team verschijnt.
Scroll op de instellingenpagina van het team naar de sectie Tijd bijhouden & factureren. Vink de selectievakjes naast Urenstaten en Urenfacturatie.
Zodra het vakje Urenstaten is aangevinkt, verschijnt er een nieuw veld Project.
Het project dat in dit veld is geselecteerd is waar alle urenstaten voor de tickets van dit team worden geregistreerd. Klik in het vervolgkeuzemenu om een Project te kiezen.
Om een nieuw project te maken waar de urenstaten zullen worden geregistreerd, klik in het vervolgkeuzemenu, typ een naam voor het project en klik op Aanmaken.
Dienstenproducten configureren¶
Als de functie Urenfacturatie is geactiveerd, wordt een nieuw product gemaakt in de Verkoop app genaamd Diensten op basis van urenstaten. Je vindt dit product via . Zoek naar Diensten op urenstaten in de Zoekbalk. Dit is het product dat wordt gebruikt bij het factureren van post-paid ondersteuningsdiensten nadat ze zijn voltooid.
Selecteer Diensten op basis van urenstaten op de productpagina en het productdetailformulier verschijnt. Het product is geconfigureerd met de Productsoort op Dienst en het Facturatiebeleid op Op basis van urenstaten.
Om ondersteuningsdiensten te factureren voordat het werk is voltooid (ook wel prepaid ondersteuningsdiensten genoemd), moet een apart product met een ander facturatiebeleid worden gemaakt.
Om een nieuw dienstproduct te maken, ga naar en klik op Nieuw. Een leeg productdetailformulier verschijnt.
Voeg op het nieuwe productformulier een Productnaam toe en stel de Productsoort in op Dienst. Stel daarna het Facturatiebeleid in op Prepaid/Vaste prijs. Dit betekent dat er een factuur kan worden gegenereerd en dat de betaling voor dit product kan worden ontvangen voordat er urenstaten worden geboekt voor deze diensten.
Stel ten slotte de Verkoopprijs in en bevestig dat de Maateenheid is ingesteld op Uren.
Prepaid ondersteuningsdiensten factureren¶
Wanneer ondersteuningsdiensten worden gefactureerd op basis van een vaste prijs, kan een factuur worden gemaakt voordat het werk is voltooid. In dit geval wordt een dienstproduct gebruikt met het facturatiebeleid ingesteld op Prepaid/Vaste prijs zoals in de bovenstaande sectie.
Een verkooporder maken met een prepaid product¶
Om een klant te factureren voor prepaid ondersteuningsdiensten, maak eerst een verkooporder met het product voor ondersteuningsdiensten. Ga hiervoor naar , wat een leeg offerteformulier doet verschijnen.
Vul vervolgens het offerteformulier in met de klantgegevens.
Ga naar het tabblad Orderregels van de offerte en klik op Product toevoegen. Selecteer vervolgens het product voor prepaid diensten dat in de bovenstaande stappen is geconfigureerd. Werk het veld Hoeveelheid bij met het aantal uren.
Bevestig de offerte nadat je alle benodigde informatie hebt bijgewerkt. Hiermee wordt de offerte omgezet in een verkooporder.
Een factuur maken en verzenden voor prepaid diensten¶
Zodra de verkooporder is bevestigd, klik op de knop Factuur maken. Dit opent een pop-upvenster Facturen maken.
Als er geen aanbetaling wordt ontvangen, kan het soort Factuur een Standaard factuur blijven. Als er een aanbetaling wordt ontvangen, kies dan Aanbetaling (percentage) of Aanbetaling (vast bedrag).
Klik op Concept factuur maken wanneer de benodigde informatie is ingevuld.
De factuur kan daarna naar de klant worden verzonden voor betaling.
Helpdeskticket maken voor prepaid diensten¶
Om een Helpdeskticket voor prepaid diensten te maken, ga naar en klik op de knop Tickets om de pijplijn van een specifiek team te openen. Klik op Nieuw om een nieuw ticket te maken.
Geef op het lege ticketformulier een Titel aan het ticket en vul de Klantgegevens in.
Wanneer de naam van de klant is toegevoegd, wordt het veld Verkooporderregel automatisch ingevuld met de meest recente prepaid verkooporderregel die nog tijd over heeft.
Uren bijhouden op een helpdeskticket¶
De tijd besteed aan een Helpdeskticket wordt bijgehouden in het tabblad Urenstaten op dat specifieke ticket.
Klik op het detailformulier van het ticket op het tabblad Urenstaten en klik op Regel toevoegen. Kies een Werknemer, voeg een Omschrijving van de taak toe en vul het aantal Bestede uren toe.
Als er nieuwe regels worden toegevoegd aan het tabblad Urenstaten, wordt het veld Resterende uren op verkooporder automatisch bijgewerkt.
Notitie
Als het aantal uren op het tabblad Urenstaten groter is dan het aantal verkochte uren, wordt het veld Resterende uren op verkooporder rood.
Als er uren worden toegevoegd aan het tabblad Urenstaten, worden ze ook automatisch bijgewerkt in het veld Geleverd op de verkooporder.
Post-paid ondersteuningsdiensten factureren¶
Wanneer ondersteuningsdiensten worden gefactureerd op basis van het aantal uren besteed aan een probleem, kan er geen factuur worden gemaakt voordat het totale aantal uren dat nodig was om het probleem op te lossen, is geregistreerd op een urenstaat. In dit geval wordt een dienstproduct met het facturatiebeleid ingesteld op Op basis van urenstaten gebruikt, zoals het product dat hierboven is gemaakt.
Een verkooporder maken met een product waarvoor de tijd wordt bijgehouden¶
Om een klant te factureren voor post-paid ondersteuningsdiensten, maak eerst een verkooporder met het product voor ondersteuningsdiensten. Ga hiervoor naar .
Vul de offerte in met de klantgegevens.
Klik op het tabblad Orderregels op Product toevoegen. Selecteer het product voor post-paid diensten dat in de bovenstaande stappen is geconfigureerd. Bevestig de offerte nadat je alle andere benodigde informatie hebt bijgewerkt.
Notitie
In tegenstelling tot de offerte voor prepaid diensten, laat Odoo op dit moment niet toe dat er een factuur wordt gemaakt. Dat komt omdat er geen diensten zijn uitgevoerd; met andere woorden er is niets geleverd, dus er is niets om te factureren.
Een helpdeskticket maken voor diensten waarvoor de tijd wordt bijgehouden¶
Ga naar en selecteer het juiste team waarvoor deze diensten van toepassing zijn om een Urenstaatpost te maken voor diensten waarvoor de tijd wordt bijgehouden.
Als er al een bestaand ticket is voor dit probleem, selecteer het in de kanbanweergave. Hierdoor wordt het ticketdetailformulier geopend. Als er geen bestaand ticket is voor dit probleem, klik dan op Nieuw om een nieuw ticket te maken en de benodigde klantgegevens in te vullen op het lege detailformulier van het ticket.
Nadat je een ticket hebt geselecteerd of gemaakt, ga naar het vervolgkeuzemenu Verkooporderregel en selecteer de verkooporder dat in de vorige stap is aangemaakt.
Ondersteuningsuren bijhouden op een ticket¶
Om een factuur te maken voor een product op basis van urenstaten, moeten de uren worden bijgehouden en geregistreerd. Op dit moment wordt de dienst als geleverd beschouwd. Om de uren voor deze ondersteuningsdienst te registreren, klik op het tabblad Urenstaten van het ticket.
Klik op Regel toevoegen om een nieuwe invoer te registreren. Selecteer een Werknemer in de vervolgkeuzelijst en registreer de bestede tijd in de kolom Bestede uren.
Herhaal deze stappen indien nodig totdat alle tijd die aan de problemen wordt besteed is geregistreerd.
Een factuur maken voor uren die zijn besteed aan een ticket¶
Nadat het probleem van de klant is opgelost en is vastgesteld dat er geen nieuwe urenstaten worden geboekt, kan er een factuur worden gemaakt en kan de klant worden gefactureerd.
Ga hiervoor terug naar de verkooporder door op de slimme knop Verkooporder bovenaan het ticket te klikken.
Voordat je de factuur maakt, controleer of het aantal uren in de kolom Geleverd overeenkomt met het totale aantal Bestede uren in het tabblad Urenstaten van het ticket.
Klik daarna op Factuur maken. Dit opent een pop-upvenster Facturen maken. Als er geen aanbetaling wordt ontvangen, kan het soort Factuur op Standaard factuur blijven. Als er een aanbetaling wordt ontvangen, kies Aanbetaling (percentage) of Aanbetaling (vast bedrag).
Belangrijk
Gebruik het veld Urenstatenperiode als deze factuur enkel de urenstaten van een bepaalde periode moet opnemen. Als dit veld leeg is, worden alle toepasbare urenstaten opgenomen die nog niet gefactureerd zijn.
Wanneer de benodigde informatie is ingevoerd, klik op Factuur maken. De factuur kan dan naar de klant worden verzonden voor betaling.
Zie ook