Seguimiento y facturación del tiempo

La aplicación Soporte al cliente permite que los equipos puedan llevar seguimiento de la cantidad de horas que usan para trabajar en un ticket y le facturen ese tiempo al cliente. Las integraciones con las aplicaciones Ventas, Hojas de horas y Contabilidad le permitirán cobrarle a los clientes después de terminar el trabajo o incluso antes de que lo haya comenzado.

Advertencia

Las funciones Seguimiento y facturación del tiempo están integradas con otras aplicaciones, así que activarlas podría instalar otros módulos (o aplicaciones).

Al instalar una nueva aplicación en una base de datos Gratis con una aplicación se activa un periodo de prueba de 15 días. Al final del periodo de prueba, si no se ha añadido una suscripción de pago a la base de datos, se desactivará.

Configurar las funciones de seguimiento y facturación del tiempo

Antes de pueda facturarle los servicios de soporte al cliente, las funciones de seguimiento y facturación del tiempo deben estar habilitadas en todos los equipos de servicio al cliente en los que se utilizarán.

Habilitar el seguimiento y facturación del tiempo en un equipo de Soporte al cliente

Para ver y habilitar las funciones de seguimiento y facturación del tiempo en un equipo de soporte al cliente, primero vaya a Soporte al cliente ‣ Configuración ‣ Equipos de soporte al cliente. Seleccione un equipo de la lista o cree uno. Esta acción abrirá la página de ajustes del equipo.

En la página de ajustes del equipo, vaya a la sección Seguimiento y facturación del tiempo. Marque las casillas Hojas de horas y Facturación del tiempo.

Una vez marcada la casilla Hojas de horas aparecerá un nuevo campo denominado Proyecto.

El proyecto que seleccione en este campo es donde se registrarán todas las hojas de horas de los tickets de este equipo. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un proyecto.

Para crear un proyecto nuevo donde se registren las hojas de horas, haga clic en el menú desplegable, escriba el nombre del proyecto y después haga clic en Crear.

Vista de la página de ajustes de un equipo de soporte al cliente, destacan los ajustes de seguimiento y facturación del tiempo.

Configurar productos de servicio

Cuando la función Facturación del tiempo está activada, en la aplicación Ventas se crea un nuevo producto con el nombre Servicio en la hoja de horas y puede encontrarlo en Ventas ‣ Productos ‣ Productos. Busque Servicio en la hoja de horas en la barra de búsqueda. Este producto se utilizará al facturar los servicios de soporte pospago después de que se hayan completado.

Seleccione Servicio en la hoja de horas en la página del producto. Esto abrirá el formulario de detalles del producto. El producto está configurado con el tipo de producto como Servicio y la política de facturación es Según las hojas de horas.

Vista de un producto de servicio con la política de facturación establecida en 'Según las hojas de horas'.

Para facturar los servicios de soporte antes de completar el trabajo (a esto también se le conoce como servicios de soporte prepagados) debe crear otro producto con una política de facturación distinta.

Para crear un nuevo producto de servicio, vaya a Ventas‣ Productos ‣ Productos y haga clic en Nuevo. Esto abrirá un formulario de detalles del producto vacío.

En el formulario del nuevo producto, agregue el nombre del producto y en el tipo de producto seleccione servicio. Luego, establezca la Política de facturación a Precio fijo o de prepago. Esto significa que puede generar una factura y puede recibir el pago de este producto antes de que se hayan registrado las entradas en las hojas de horas para estos servicios.

Vista de un producto de servicio con la política de facturación establecida en 'precio fijo o de prepago'.

Por último, establezca el precio de venta y confirme que la unidad de medida corresponde a horas.

Facturar servicios de soporte prepagados

Al facturar los servicios de soporte a un precio fijo podrá crear una factura antes de completar el trabajo. En este caso, se utilizará un producto de servicio con la política de facturación establecida en precio fijo o de prepago, al igual que en la sección anterior.

Crear un pedido de venta con un producto prepagado

Para facturar a un cliente por servicios de soporte prepagados, primero cree una orden de venta con el producto de servicios de soporte. Para hacer esto, vaya a Ventas ‣ Órdenes ‣ Cotizaciones ‣ Nuevo y se abrirá un formulario de cotización en blanco.

Luego, llene el formulario de cotización con la información del cliente.

Vaya a la pestaña Líneas de la orden de la cotización y haga clic en Agregar un producto. Luego, seleccione el producto de servicios prepagados configurado en los pasos anteriores. Actualice el campo Cantidad con el número de horas.

Confirme la cotización después de actualizar cualquier información necesaria, esto la convertirá en una orden de ventas.

Crear y enviar una factura para servicios prepagados

Una vez que haya confirmado la orden de venta, haga clic en el botón Crear factura. Esto abrirá la ventana emergente para crear facturas.

Si no cobrará un anticipo, el tipo al crear factura puede ser factura normal. Si lo cobrará, elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).

Cuando haya introducido la información necesaria, haga clic en Crear borrador de factura.

Ahora podrá enviar la factura al cliente para que realice su pago.

Crear un ticket de soporte al cliente para servicios prepagados

Para crear un ticket para servicios prepagados, vaya a Soporte al cliente y haga clic en el botón Tickets para abrir el flujo de un equipo específico. Haga clic en Nuevo para crear un ticket.

En el formulario de ticket en blanco, asígnele un título y escriba la información del cliente.

Cuando agrega el nombre del cliente, el campo Artículo en la orden de venta se completará en automático con el artículo en la orden de venta prepagada más reciente que tiene tiempo restante.

Registrar horas en un ticket de soporte al cliente

El tiempo que se utiliza en trabajar en un ticket de soporte al cliente se registra en la pestaña Hojas de horas del ticket específico.

En el formulario de detalles del ticket, haga clic en la pestaña Hojas de horas y después en Agregar una línea. Seleccione a un empleado, agregue una descripción de la tarea y escriba el número de horas utilizadas.

A medida que agrega nuevas líneas a la pestaña Hojas de horas, el campo Horas restantes en la orden de ventas se actualiza de forma automática.

Vista de la pestaña de hojas de horas en un ticket, se resaltan las horas restantes de una orden de ventas.

Nota

Si el número de horas en la pestaña Hojas de horas es mayor al número de horas vendidas, las horas restantes en la orden de ventas aparecerán en rojo.

Al agregar horas a la pestaña Hojas de horas, estas también se actualizan de forma automática en el campo Entregado de la orden de ventas.

Facturar servicios de soporte pospago

Si factura los servicios de soporte según la cantidad de tiempo que le tomó resolver un problema no podrá crear una factura sin ingresar el número total de horas necesarias para resolverlo en una hoja de horas. En este caso, se utilizaría un producto de servicio con la política de facturación establecida en Según las hojas de horas como el que creó anteriormente.

Crear una orden de ventas con un producto del que lleva registro del tiempo

Para facturar a un cliente por servicios de soporte pospago, primero cree una orden de venta con el producto de servicios de soporte. Para hacer esto, vaya a Ventas ‣ Órdenes ‣ Cotizaciones ‣ Nuevo.

Complete la cotización con la información del cliente.

En la pestaña Líneas de la orden de la cotización, haga clic en Agregar un producto. Seleccione el producto de servicios pospago configurado en los pasos anteriores. Confirme la cotización después de actualizar cualquier otra información necesaria.

Nota

A diferencia de la cotización de servicios prepagados, Odoo no permitirá que cree una factura en este momento. Esto se debe a que como no ha realizado ningún servicio, entonces no ha entregado nada y no hay nada que facturar.

Crear un ticket de soporte al cliente para servicios de los que lleva registro del tiempo

Para registrar una entrada en las hojas de horas para servicios de los que lleva registro del tiempo, vaya a Soporte al cliente y seleccione el equipo apropiado para el que se aplican estos servicios.

Si ya existe un ticket para este problema, selecciónelo en la vista de kanban y se abrirá el formulario de detalles del ticket. Si no hay ningún ticket existente para este problema del cliente, haga clic en Nuevo para crear uno e ingrese la información necesaria del cliente en el formulario de detalles del ticket en blanco.

Después de seleccionar o crear un ticket, vaya al menú desplegable Línea de la orden de venta y seleccione la orden de venta creada en el paso anterior.

Llevar seguimiento de las horas de un ticket

Para crear una factura para un producto según las hojas de horas, se debe llevar seguimiento de estas y registrarlas. En este punto, el servicio se considera entregado. Para registrar horas para este servicio de soporte, haga clic en la pestaña Hojas de horas del ticket.

Haga clic en Agregar una línea para registrar una nueva entrada. Seleccione un empleado en el menú desplegable y registre el tiempo correspondiente en la columna Horas utilizadas.

Repita estos pasos según sea necesario hasta que haya registrado todo el tiempo que ha utilizado para resolver problemas.

Vista de la pestaña de hojas de horas en un ticket de soporte al cliente.

Crear una factura para las horas registradas en un ticket

Después de que haya resuelto el problema del cliente y haya determinado que no realizará nuevas entradas en la hoja de horas podrá crear la factura para el cliente.

Para hacer esto, regrese a la orden de venta. Haga clic en el botón inteligente Orden de venta en la parte superior del ticket.

Antes de crear la factura, confirme que el número en la columna Entregado coincide con el número total de horas utilizadas que aparece en la pestaña Hojas de horas del ticket.

Vista de una orden de venta, se destaca la columna "entregado".

Luego, haga clic en Crear factura. Esto abrirá una ventana emergente para crear facturas. Si no cobrará un anticipo, el tipo al crear factura puede permanecer en Factura normal. En caso contrario, elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).

Importante

Use el campo Periodo de las hojas de horas si esta factura solo debe incluir las hojas de un periodo determinado. Si deja el campo vacío se incluirán todas las hojas de horas aplicables que aún no estén facturadas.

Vista de la ventana emergente para crear facturas, aparece el campo de periodo de hojas de horas.

Haga clic en Crear factura después de introducir la información necesaria. y después podrá enviar la factura al cliente para solicitar el pago.

Ver también

Unidades de medida