Seguimiento y facturación del tiempo¶
La aplicación Soporte al cliente permite que los equipos puedan llevar seguimiento de la cantidad de horas que usan para trabajar en un ticket y que puedan facturar ese tiempo al cliente. La integración con las aplicaciones Ventas, Hojas de horas y Contabilidad permite que le cobre a sus clientes una vez que haya realizado el trabajo o incluso antes de que lo haya comenzado.
Advertencia
Las funciones Seguimiento y facturación del tiempo están integradas con otras aplicaciones, así que activarlas podría instalar otros módulos (o aplicaciones).
Instalar una nueva aplicación en una base de datos Una aplicación gratis activará un periodo de prueba de 15 días. Si no ha agregado una suscripción de pago a la base de datos al final del periodo de prueba, la base se desactivará y no podrá acceder a ella.
Configurar las funciones de seguimiento y facturación del tiempo¶
Antes de que pueda facturarle los servicios de soporte al cliente, es necesario que active las funciones de seguimiento y facturación del tiempo en todos los equipos de servicio al cliente que las utilizarán.
Habilitar el seguimiento y facturación del tiempo en un equipo de Soporte al cliente¶
Para ver y habilitar las funciones de seguimiento y facturación del tiempo en un equipo de soporte al cliente, primero vaya a . Seleccione un equipo de la lista o cree uno. Esta acción abrirá la página de ajustes del equipo.
En la página de ajustes del equipo, vaya a la sección Seguimiento y facturación del tiempo. Marque las casillas Hojas de horas y Facturación del tiempo.
El campo Proyecto aparecerá después de seleccionar la casilla Hojas de horas.
El proyecto que seleccione en este campo es donde se registrarán todas las hojas de horas de los tickets de este equipo. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un proyecto.
Para crear un proyecto nuevo donde se registren las hojas de horas, haga clic en el menú desplegable, escriba el nombre del proyecto y después haga clic en Crear.
Configurar productos de servicio¶
Activar la función Facturación del tiempo crea un nuevo producto con el nombre **Servicio en las hojas de horas* en la aplicación Ventas. Para verlo, vaya a y busque Servicio en las hojas de horas en la barra de búsqueda. Este producto se utilizará al facturar servicios de soporte pospago después de completarlos.
Seleccione Servicio en la hoja de horas en la página del producto. Esto abrirá el formulario de detalles del producto. El producto está configurado con el tipo de producto como Servicio y la política de facturación es Según las hojas de horas.
Para facturar los servicios de soporte antes de completar el trabajo (a esto también se le conoce como servicios de soporte prepagados) debe crear otro producto con una política de facturación distinta.
Para crear un nuevo producto de servicio, vaya a y haga clic en Nuevo. Esto abrirá un formulario de detalles del producto vacío.
En el formulario del nuevo producto, agregue el nombre del producto y en el tipo de producto seleccione servicio. Luego, establezca la Política de facturación a Precio fijo o de prepago. Esto significa que puede generar una factura y puede recibir el pago de este producto antes de que se hayan registrado las entradas en las hojas de horas para estos servicios.
Por último, establezca el precio de venta y confirme que la unidad de medida corresponde a horas.
Facturar servicios de soporte prepagados¶
Al facturar los servicios de soporte a un precio fijo podrá crear una factura antes de completar el trabajo. En este caso, se utilizará un producto de servicio con la política de facturación establecida en precio fijo o de prepago, al igual que en la sección anterior.
Crear una orden de venta con un producto prepagado¶
Para facturarle los servicios de soporte prepagados a un cliente, primero cree una orden de venta con el producto de servicios de soporte. Para ello, vaya a . Esta acción abrirá un formulario de cotización vacío.
Luego, llene el formulario de cotización con la información del cliente.
Vaya a la pestaña Líneas de la orden de la cotización y haga clic en Agregar un producto. Luego, seleccione el producto de servicios prepagados configurado en los pasos anteriores. Actualice el campo Cantidad con el número de horas.
Confirme la cotización después de actualizar cualquier información necesaria, esto la convertirá en una orden de ventas.
Crear y enviar una factura para servicios prepagados¶
Una vez que haya confirmado la orden de venta, haga clic en el botón Crear factura. Esto abrirá la ventana emergente para crear facturas.
Si no cobrará un anticipo, el tipo al crear factura puede ser factura normal. Si lo cobrará, elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).
Cuando haya introducido la información necesaria, haga clic en Crear borrador de factura.
Ahora podrá enviar la factura al cliente para que realice su pago.
Crear un ticket de soporte al cliente para servicios prepagados¶
Vaya a para crear un ticket de soporte al cliente para servicios prepagados. Haga clic en el botón para abrir el flujo de un equipo específico y luego haga clic en Nuevo para crear un ticket.
En el formulario de ticket en blanco, asígnele un título y escriba la información del cliente.
Cuando agrega el nombre del cliente, el campo Artículo en la orden de venta se completará en automático con el artículo en la orden de venta prepagada más reciente que tiene tiempo restante.
Registrar horas en un ticket de soporte al cliente¶
El tiempo utilizado para trabajar en un ticket de soporte al cliente se registra en la pestaña Hojas de horas de ese ticket en específico.
Haga clic en la pestaña Hojas de horas del formulario de detalles del ticket y después haga clic en Agregar una línea. Seleccione un empleado, agregue una descripción de la tarea y escriba el número de horas utilizadas.
A medida que agrega nuevas líneas a la pestaña Hojas de horas, el campo Horas restantes en la orden de ventas se actualiza de forma automática.
Nota
Si el número de horas en la pestaña Hojas de horas es mayor al número de horas vendidas, las horas restantes en la orden de ventas aparecerán en rojo.
Al agregar horas a la pestaña Hojas de horas, estas también se actualizan en automático en el campo Entregado de la orden de venta.
Facturar servicios de soporte pospago¶
Si factura los servicios de soporte según la cantidad de tiempo que le tomó resolver un problema no podrá crear una factura sin ingresar el número total de horas necesarias para resolverlo en una hoja de horas. En este caso, se utilizaría un producto de servicio con la política de facturación establecida en Según las hojas de horas como el que creó anteriormente.
Crear una orden de ventas con un producto del que lleva registro del tiempo¶
Para facturarle los servicios de soporte pospago a un cliente, primero cree una orden de venta con el producto de servicios de soporte. Para ello, vaya a .
Complete la cotización con la información del cliente.
Haga clic en Agregar un producto en la pestaña Líneas de la orden de la cotización y seleccione el producto de servicios pospago configurado en los pasos anteriores. Confirme la cotización después de actualizar cualquier otra información necesaria.
Nota
A diferencia de la cotización de servicios prepagados, Odoo no permitirá que cree una factura en este momento. Esto se debe a que no ha realizado ningún servicio, entonces no ha entregado nada y no hay nada que facturar.
Crear un ticket de soporte al cliente para servicios de los que lleva registro del tiempo¶
Vaya a para registrar una entrada en las hojas de horas de los servicios de los que lleva registro del tiempo. Después, seleccione el equipo correspondiente para el que se aplican estos servicios.
Si ya existe un ticket para este problema, selecciónelo en la vista de kanban y se abrirá el formulario de detalles del ticket. Si no hay ningún ticket existente para este problema del cliente, haga clic en Nuevo para crear uno e ingrese la información necesaria del cliente en el formulario de detalles del ticket en blanco.
Después de seleccionar o crear un ticket, vaya al menú desplegable Línea de la orden de venta y seleccione la orden de venta creada en el paso anterior.
Llevar seguimiento de las horas de un ticket¶
Para crear una factura para un producto según las hojas de horas, se debe llevar seguimiento de estas y registrarlas. En este punto, el servicio se considera entregado. Para registrar horas para este servicio de soporte, haga clic en la pestaña Hojas de horas del ticket.
Haga clic en Agregar una línea para registrar una nueva entrada. Seleccione un empleado en el menú desplegable y registre el tiempo correspondiente en la columna Horas utilizadas.
Repita estos pasos según sea necesario hasta que haya registrado todo el tiempo que ha utilizado para resolver problemas.
Crear una factura para las horas registradas en un ticket¶
Después de que haya resuelto el problema del cliente y haya determinado que no realizará nuevas entradas en la hoja de horas podrá crear la factura para el cliente.
Para hacer esto, regrese a la orden de venta. Haga clic en el botón inteligente Orden de venta en la parte superior del ticket.
Antes de crear la factura, confirme que el número en la columna Entregado coincide con el número total de horas utilizadas que aparece en la pestaña Hojas de horas del ticket.
Luego, haga clic en Crear factura. Esto abrirá una ventana emergente para crear facturas. Si no cobrará un anticipo, el tipo al crear factura puede permanecer en Factura normal. En caso contrario, elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).
Importante
Use el campo Periodo de las hojas de horas si esta factura solo debe incluir las hojas de un periodo determinado. Si deja este campo vacío, se incluirán todas las hojas de horas aplicables que aún no estén facturadas.
Haga clic en Crear factura después de introducir la información necesaria. y después podrá enviar la factura al cliente para solicitar el pago.
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