Agregar un nuevo empleado¶
Cuando contrata a un nuevo empleado, lo primero que debe hacer es crear un nuevo formulario de empleado. Desde el tablero de la aplicación Nuevo para crear un nuevo formulario de empleado. Complete la información necesaria (subrayada con una línea resaltada) y cualquier detalle adicional, luego haga clic en guardar.
, haga clic en el botónNota
El número de teléfono y el nombre de la empresa actual se completan en los campos Teléfono laboral y Empresa.
Información general¶
Campos necesarios¶
Nombre: escriba el nombre del empleado.
Empresa: en el menú desplegable, seleccione la empresa que contrató al empleado. También puede crear una nueva empresa si escribe el nombre en el campo.
Campos opcionales¶
Fotografía: haga clic en el icono editar ✏️ (representado con un lápiz) del cuadro de imagen ubicado en la parte superior derecha de la tarjeta del empleado para seleccionar la fotografía correspondiente.
Puesto de trabajo: escriba el título del puesto de trabajo del empleado.
Etiquetas: haga clic en una etiqueta del menú desplegable para agregar la que corresponda al empleado. Puede crear cualquier etiqueta si la escribe en este campo. Una vez creada, la nueva etiqueta está disponible para todas las tarjetas de empleado y puede agregar tantas como necesite.
Información de contacto del trabajo: escriba el teléfono celular laboral, teléfono laboral, correo electrónico laboral y el nombre de la empresa del empleado.
Departamento: seleccione el departamento del empleado en el menú desplegable.
Gerente: seleccione al gerente del empleado en el menú desplegable.
Instructor: seleccione al instructor del empleado en el menú desplegable.
Nota
Si después de seleccionar un gerente el campo instructor está vacío, entonces este instructor también se asignará como instructor.
Truco
Para editar el departamento, gerente, instructor o empresa que seleccionó, haga clic en el botón enlace externo junto al campo correspondiente. Este botón abrirá el formulario de su selección y podrá realizar modificaciones. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Pestañas de información adicional¶
Pestaña de currículo¶
Currículum¶
Luego, ingrese el historial de trabajo del empleado en la pestaña Currículum. Debe llenar cada línea del currículum de manera individual. Haga clic en Crear una nueva entrada y aparecerá el formulario de Crear líneas de currículum. Ingrese la siguiente información para cada entrada.
Título: escriba el título de la experiencia laboral anterior.
Tipo: seleccione expreriencia, educación, certificación interna, capacitación interna en el menú desplegable o escriba una nueva entrada.
Tipo de visualización: seleccione clásico, certificación o curso en el menú desplegable.
Fecha de inicio y Fecha de finalización: seleccione las fechas de inicio y fin de la experiencia laboral. Para elegir las fechas, utilice los iconos de flecha < (izquierda) y > (derecha) para desplazarse al mes correspondiente, luego haga clic en el día para terminar su selección.
Descripción: escriba cualquier detalle relevante en este campo.
Una vez que haya escrito toda la información, haga clic en el botón Guardar y cerrar si solo agregará una sola entrada, o haga clic en el botón Guardar y crear nuevo para guardar la entrada actual y crear otra línea del currículum.
Nota
Después de haber guardado el formulario del nuevo empleado, la posición actual y la empresa se añadirán automáticamente a la pestaña de Currículum como parte de la Experiencia con la fecha de finalización como Actualmente.
Habilidades¶
Puede agregar las habilidades de un empleado del mismo modo en que creó una línea en el currículo, desde la pestaña Currículo. Haga clic en Crear una nueva entrada debajo de la sección Habilidades para abrir el formulario Crear habilidades. Complete toda la información.
Tipo de habilidad: seleccione un tipo de habilidad haciendo clic en el botón de radio ubicado junto al tipo de habilidad.
Habilidad: las habilidades correspondientes asociadas con el tipo de habilidad que seleccionó aparecen en un menú desplegable. Por ejemplo, si selecciona idioma como tipo de habilidad aparecerán varios idiomas que podrá seleccionar en el campo Habilidad. Seleccione la habilidad preconfigurada apropiada o escriba una nueva.
Nivel de habilidad: son los niveles de habilidad predefinidos asociados con el Tipo de habilidad seleccionado que aparecen en el menú desplegable. Seleccione un nivel de habilidad y la barra de progreso mostrará de manera automática el progreso predefinido para ese nivel de habilidad. Los niveles y el progreso se pueden modificar en el formulario de Nivel de habilidad, al que puede acceder desde el botón de Vinculo externo ubicado junto al campo Nivel de habilidad.
Una vez que haya escrito toda la información, haga clic en el botón Guardar y cerrar si solo agregará una sola entrada, o haga clic en el botón Guardar y crear nuevo para guardar la entrada actual y crear otra línea del currículum.
Para eliminar cualquier línea de la pestaña Currículo, haga clic en el icono 🗑️ (papelera) para eliminar la entrada. Para agregar una nueva línea, haga clic en el botón Agregar junto a la sección correspondiente.
Tipos de habilidad¶
Para agregar una habilidad al formulario del empleado, debe configurar los Tipos de habilidad. Vaya a la para ver los tipos de habildiad que están ya configurados y crear nuevos tipos de habilidad. Haga clic en Crear y aparecerá un nuevo formulario para Tipo de habilidad. Complete todos los detalles y luego haga clic en Guardar. Repita esto para todos los tipos de habilidad que necesite.
Tipo de habilidad: escriba el nombre del tipo de habilidad. Este debe ser genérico, pues las habilidades específicas que incluya, aparecerán bajo esta categoría.
Habilidades: haga clic en Agregar una línea y escriba la información para esta nueva habilidad y luego repita el proceso para todas las habilidades que desee.
Niveles: haga clic en Agregar una línea y aparecerá un formulario para Crear niveles. Escriba el nombre del nivel y asígnele un porcentaje (0-100) para ese nivel. Haga clic en Gauradar y crear nuevo para guardar la entrada y agregar otro nivel, o haga clic en Guardar y cerrar para guardar el nivel y cerrar el formulario.
Example
Para agregar un conjunto de habilidades matemáticas, escriba
Matemáticas
en el campo Nombre. En el campo Habilidades, escribaÁlgebra
,Cálculo
yTrigonometría
. Después, en el campo Niveles, escribaprincipiante
,intermedio
yexperto
y para su Progreso escriba25
,50
y100
respectivamente. Luego, haga clic en Guardar y cerrar o en Guardar y crear nuevo.
Pestaña de información del trabajo¶
La pestaña Información de trabajo almacena la información del empleado relacionada específicamente con su trabajo. Aquí aparecerá su horario de trabajo, sus funciones, quién aprueba sus solicitudes en específico (tiempo personal, hojas de horas y gastos) y los detalles de su ubicación específica de trabajo. Escriba la siguiente información para el nuevo empleado.
Ubicación: seleccione la Dirección laboral en el menú desplegable. El botón Enlace externo abre el formulario de la empresa que seleccionó en una ventana y desde allí puede editar. En el campo Ubicación de trabajo debe escribir cualquier detalle más específico, como un piso o un edificio. Si necesita una nueva ubicación de trabajo agréguela escribiéndola en el campo.
Aprovadores: seleccione a los usuarios responsables de aprobar el tiempo personal, gastos y hojas de horas del empleado desde los menús desplegables correspondientes. El botón enlace externo abre un formulario con los campos nombre, correo electrónico, empresa, teléfono y celular del aprobador y puede modificarlos si es necesario. Haga clic en Guardar después de realizar cualquier cambio.
Horario: seleccione las horas laborales y la zona horaria (campos obligatorios) para el empleado. El botón de Vínculo externo abre una vista detallada de las horas laborales específicas diarias. Aquí podrá modificar o eliminar las horas laborales. Haga clic en Guardar para guardar sus cambios.
Planeación: la sección de Planeación afecta la aplicación Planeación y solo aparecerá si tiene dicha aplicación instalada. Haga clic en una función de planeación dese el menú desplegable para los campos Función de planeación predeterminada y Funciones de planeación para agregar una función. No existe un límite para la cantidad de Funciones de planeación que puede seleccionar para un empleado, pero solo puede tener una Función de planeación predeterminada. Esta será la función típica que desempeñara el empleado, mientras que las Funciones de planeación son todas las funciones específicas que puede realizar.
Truco
Los usuarios que aparezcan en el menú desplegable para la sección de Autorizadores, deben tener configurados los derechos de administrador para la función correspondiente de recursos humanos. Para revisar quién tiene estos derechos, vaya a . Haga clic en el empleado y revise la sección Recursos Humanos en la pestaña Derechos de acceso.
Para que el usuario aparezca como aprobador en los gastos debe tener configurada la opción Responsable de aprobar en el equipo, Aprobador total o Administrador en la función de Gastos.
Para que el usuario aparezca como aprobador del tiempo personal debe tener configurada la opción Encargado o Administrador en la función de Tiempo personal.
Para que el usuario aparezca como aprobador de las hojas de horas debe tener configurada la opción Gerente, Encargado o Administrador para la función de Nómina.
Nota
Las horas laborables están relacionadas al horario en el que opera una empresa. Las horas laborables de un empleado no pueden estar fuera del horario de la empresa.
Cada empresa tiene sus propio horario laboral. En las bases de datos con varias empresas, cada una debe tener sus propias horas laborables establecidas.
Si las horas laborables de un empleado no están configuradas dentro del horario de la empresa, puede agregar algunas nuevas o modificar las que ya existen. Para agregar o modificar las horas laborables, vaya a la aplicación
y agregue o edite según sea necesario.Después de crear las horas laborables, proporcióneselas al empleado.
Pestaña de información privada¶
No es necesario que complete los datos de la pestaña Información privada, sin embargo, es posible que algunos sean importantes para el Departamento de Nóminas de la empresa. Con el fin de procesar los recibos de nómina de forma correcta y garantizar que se contabilizan todas las deducciones, debe proporcionar la información personal del empleado.
Aquí puede proporcionar la información relacionada con el contacto privado, estado civil, contacto de emergencia, educación, ciudadanía, dependendientes y permiso de trabajo del empleado. Puede completar los campos mediante el menú desplegable, al hacer clic en una casilla o si escribe la información.
Contacto privado: ingrese la dirección personal del empleado, puede seleccionarla desde el menú desplegable. Si la información no está disponible, escriba un nombre para la nueva dirección. Para editarla, haga clic en el botón enlace externo, esto abrirá el formulario correspondiente. En el formulario de dirección, escriba los detalles necesarios y luego haga clic en Guardar.
Es probable que otra información en la sección Contacto privado se complete de forma automática si la dirección ya aparece en el menú desplegable.
Luego, escriba el Correo electrónico del empleado y su Número de teléfono en los campos correspondientes.
Seleccione el Idioma preferido del empleado desde el menú desplegable.
Escriba el Número de cuenta bancaria del empleado desde el menú desplegable. Si el banco todavía no está configurado (lo normal al crear un nuevo empleado), escriba el número de cuenta bancaria y haga clic en Crear y editar. Aparecerá un formulario de Crearo: número de cuenta bancaria y deberá completar la información. Haga clic en Guardar.
Finalmente, escriba la Distancia del hogar al trabajo. Este campo solo será necesario si el empleado recibe algún tipo de beneficio de transporte.
Estado civil: seleccione soltero(a), casado(a), cohabitante legal, viudo(a) o divorciado(a) en el menú desplegable.
Contacto de emergencia: escriba el nombre y número telefónico del contacto de emergencia del empleado.
Educación: seleccione el nivel más alto de educación que completó el empleado en el menú desplegable Nivel de certificado. Las opciones incluyen egresado, licenciatura, maestro, doctor u otro. Escriba el campo de estudio y el nombre de la escuela en los campos correspondientes.
Ciudadanía: esta sección contiene toda la información relacionada con la ciudadanía del empleado. Algunos campos utilizan un menú desplegable, al igual que las secciones Nacionalidad (país), Género y País de nacimiento. La fecha de nacimiento utiliza un módulo de calendario para elegir la fecha. Primero, haga clic en el nombre del mes y luego en el año para acceder a los intervalos de años. Utilice los iconos de flecha < (izquierda) y > (derecha), diríjase hasta el intervalo de año correcto y haga clic en el año. Después, haga clic en el mes y por último en el día. Escriba la información en los campos Número de identificación, Número de pasaporte y Lugar de nacimiento.
Dependiente: si el empleado tiene hijos, escriba el Número de hijos en el campo.
Permiso de trabajo: si el empleado cuenta con un permiso de trabajo deberá escribir la información en esta sección. Escriba el Número de visa y el Número de permiso de trabajo en los campos correspondientes. Use el calendario para seleccionar la fecha de vencimiento de la visa o la fecha de vencimiento del permiso de trabajo. Si lo tiene a la mano, suba una copia digital del documento del permiso de trabajo. Haga clic en Suba su archivo, vaya a la carpeta del permiso de trabajo en el explorador de archivos y haga clic en Abrir.
Pestaña de ajustes de RR. HH.¶
Esta pestaña proporciona varios campos que se completan con información que varía según el país donde se encuentre la empresa. Se configuran diferentes campos dependiendo de la ubicación, sin embargo, puede que algunas secciones sigan apareciendo.
Estado: seleccione un Tipo de empleado y si aplica, un a Usuario relacionado, con ayuda de los menús desplegables.
Nómina: seleccione el Contrato actual y el Puesto de trabajo con los menúes desplegables. Si aplica, escriba el Número de registro en esta sección.
Empleador previo: esta sección aparece solo para empresas belgas y no es visible para otras ubicaciones. Estos son días que se le pagarán al nuevo empleado. Escriba cualquier Pago de día feriado ordinario por recuperar, Número de días por recuperar, y Pago recuperado de día festivo ordinario del empleador anterior tanto para la categoría N como para la N-1.
Ocupaciones previas: esta sección aparece solo para empresas belgas y no es visible para otras ubicaciones. Haga clic en Agregar una línea para escribir la infromación de su anterior trabajo. Escriba el npumero de Meses, la Cantidad y la Tasa ocupacional en los campos correspondientes. Haga clic en el icono de 🗑️ (papelera) para eliminar una línea.
Asist4encia/Punto de venta: aquí puede escribir la ID de insignia y el Código PIN del empleado, si tiene uno. Haga clic en Generar junto a la ID de insignia para crear una.
Ajustes de la aplicación: si aplica, escriba el número de Tarjeta de movilidad para flota. Escriba el costo por hora del empleado en formato $XX.XX format. Esto se factoriza cuando em empleado está trabajando en un centro de trabajo. Este valor afecta los costos de fabricación de un producto, si el valor del producto fabricado no es una cantidad fija.
Documentos¶
Todos los documentos relacionados a un empleado se almacenan en la aplicación Documentos. El número de estos documentos aparece en el botón inteligente Documentos que se encuentra en el formulario del empleado. Si hace clic en el botón inteligente, podrá acceder a los documentos. Para obtener más información sobre la aplicación Documentos, consulte la documentación relacionada.