Odoo Documents

Devenez une entreprise digitale et gagnez du temps en enregistrant vos factures, en numérisant vos contrats ainsi qu'en approuvant des documents en ligne.

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Odoo Documents

La gestion de documents réinventée

Passez à une approche sans papier.

Avec Odoo Documents, vous pouvez facilement partager, envoyer, classer et archiver des documents numérisés. Vous pouvez également générer des documents commerciaux tels que des factures fournisseurs, des tâches et des fiches produits pour la fabrication.


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Optimisez votre flux de travail

Profitez d'un processus d'approbation, de contrôle et de validation entièrement intégré, avec des activités, des conversations et des règles d'action pour vous assurer que tout est fait par la bonne personne au bon moment.

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Une passerelle de messagerie

À l'aide de la passerelle de messagerie, les factures sont créées automatiquement, à partir d'un document numérisé ou d'un email de votre fournisseur.

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Collaborez avec votre équipes et vos clients

Assignez des documents à vos collègues, clients ou fournisseurs. Partagez des fichiers et des dossiers publics avec vos clients, et laissez-les importer des documents.

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Travaillez harmonieusement avec Sign

Ne perdez pas de temps à imprimer et numériser des documents que quelqu'un doit signer. Au lieu de cela, affectez-les à la bonne personne, faites-les signer électroniquement et renvoyer directement.

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Traitez vos documents par lot

Travaillez par lot en demandant des validations, en modifiant des dossiers, en balisant et en affectant plusieurs fichiers à la fois, au lieu de un à un.

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Intégré à toutes les applications Odoo

Documents est intégré à d'autres applications Odoo. Suivez les versions des plans et des feuilles de travail avec PLM, créez vos factures fournisseurs en un clic avec l'aide de notre IA en comptabilité ou créez des tâches à partir de documents spécifiques.

Découvrez combien de temps vous pourriez sauver

Utilisez le calculateur interactif ci-dessous et estimez le nombre de tâches manuelles liées aux documents que vous ou vos employés effectuez chaque mois

Combien de documents (contrats/accords de confidentialité) sont signés?
Combien de fois des personnes doivent-elles chercher un document?
Combien de fois des personnes doivent-elles demander un document?
Combien de factures sont enregistrées ?
Combien de personnes sont engagées?
(sur une base mensuelle)
Sans Odoo Documents: 45.2 heures
Avec Odoo Documents: 4.3 hours
Vous sauvez
40.9
heures
/ mois
90.4%
de temps sauvé
* pour les exemples énumérés uniquement,
Documents peut en faire bien PLUS pour vous!
Comment fonctionne ce calculateur?
Sans Odoo Documents
Demander aux clients des informations sur le contrat (adresse, noms,…) 2 min
Rédiger des contrats, avec des informations client, basés sur des modèles 4 min
Envoyer les contrats à signer par les clients 2 min
Recevoir les contrats signés et les imprimer 5 min
Trouver le PDG ou un manager pour signer 5 min
Intérruption du CEO/Manager 10 min
Numériser le contrat signé par les deux parties 5 min
Envoyer le contrat aux deux parties 1 min
Archiver 1 min

Tot : 33 min
Avec Odoo Documents
Envoyer le modèle au client et au gestionnaire 1 min
Le client saisit ses propres données et signe 0 sec
Le gestionnaire signe électroniquement en un seul clic 1 min
Tout le monde reçoit une copie, le document est indexé et conservé 0 sec
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Tot : 2 min
Avant Odoo Documents
Lors de l'enregistrement d'un paiement, il manque un reçu au comptable 30 sec
Envoyer un email pour demander le reçu, définir une tâche pour le suivi 60 sec
2 semaines plus tard, envoyer un rappel afin de recevoir le reçu 30 sec
L'employé envoie une photo du reçu par email 60 sec
Une fois la facture reçue, rouvrir le logiciel de comptabilité pour enregistrer les dépenses 120 sec
Stocker le reçu dans le système de gestion des documents ou l'imprimer 0 sec
Trouver le paiement pour le réconcilier avec le reçu manquant 90 sec

Tot : 390 sec
Après Odoo Documents
Envoyer une demande de “document manquant” sur le reçu 2018/0021 20 sec
Les suivis sont automatisés 0 sec
L'employé télécharge une photo de la facture 60 sec
Le reçu est traité automatiquement (IA) et stocké au bon endroit 0 sec
Le comptable peut valider et effectuer le rapprochement des reçus par lots 20 sec
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Tot : 100 sec
Avant Odoo Documents
Interrompre votre tâche actuelle pour obtenir le logo dont vous avez besoin
60 sec
Envoyer un email à votre designer 65 sec
Le designer vous envoie le logo 70 sec
1 jour plus tard: lire la réponse, télécharger le logo, continuer votre tâche 60 sec

Tot : 225 sec
Après Odoo Documents
Trouver le document dans Odoo Documents 30 sec
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Tot : 30 sec
Avant Odoo Documents
Enregistrer 50 factures manuellement 37 min
Demander la vérification/validation pour 10 factures (scan, envoi par email, attente d'une réponse) 22 min
Stocker et indexer les factures 3 min
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Tot : 62 min
Après Odoo Documents
Numériser 30 factures papier 2 min
La passerelle de messagerie traite 20 factures pour vous 0 sec
L'intelligence artificielle traite toutes les factures pour vous 0 sec
Validation de 50 factures préenregistrées 7 min
Demander la vérification de 10 factures (en un clic, avec des suivis automatisés) 3 min

Tot : 12 min
Avant Odoo Documents
Demander des informations au candidat (SSN, premier jour de travail, etc.) 6 min
Préparer le contrat de travail, l'enregistrer au format PDF, l'envoyer au demandeur 15 min
Recevoir la version signée du candidat, répondre à l'email, l'imprimer 5 min
Aller au bureau du directeur, l'interrompre (2x), demander une signature 15 min
Enregistrer le contrat. Scanner le document signé par les deux parties, l'envoyer au candidat, le télécharger dans système de gestion des documents 3 min
Envoyer un contrat signé à la société de paie 1 min
Premier jour : réunion pour lire le réglement de l'entreprise, imprimer, numériser des documents signés 35 min

Tot : 78 min
Après Odoo Documents
Cliquer sur "Envoyer l'offre" sur base d'un modèle 20 sec
Analyser les candidatures, saisir les informations et signer l'offre 0 sec
Le manager signe le document 45 sec
Cliquer sur “Envoi du règlement de l'entreprise” 10 sec
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Tot : 75 sec

Faites plus en moins de temps

Avec Documents, tout est là où vous en avez besoin, disponible instantanément. Gardez une trace de tous vos fichiers et n'en perdez jamais un, ils sont tous organisés et stockés au même endroit, de manière sécurisée.

Totalement intégrée avec toutes les Applications Odoo

PLM

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Gérez facilement les modifications techniques et les versions.

Signature Électronique

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Automatisez le processus de signature de vos contrats.

Comptabilité

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Convertissez vos devis en factures au look professionnel en un clic.

Projets

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Gérez les prévisions de projet, les équipes, et les fichiers. Déléguez facilement certaines tâches, et surveillez chaque étape du projet.

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