La era del papel es cosa del pasado
La aplicación Documentos de Odoo te permite gestionar todos tus archivos en línea desde el mismo lugar: ya no es necesario escanear contratos, registrar facturas manualmente o esperar una aprobación por mucho tiempo.
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Tu centro de documentos
Disfruta de una plataforma sin papel. Nuestro sistema de gestión de documentos te permite realizar envíos, digitalizar archivos y crear acciones automatizadas. Encontrar tus documentos nunca había sido tan fácil.
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Imprimir, firmar, escanear...
¡Firma en línea!
Aprovecha tu tiempo al máximo. No pierdas tiempo imprimiendo y escaneando documentos cuando puedes firmar en línea.
Seguro y protegido
Los documentos se integran con facilidad
con más de 80 aplicaciones de Odoo.
La organización es clave
Todo está disponible inmediatamente donde lo necesitas. Todos los documentos están categorizados por espacio de trabajo. Asigna etiquetas y nunca perderás la vista. Es hora de poner orden en tu cabeza y tu escritorio.
Derechos de accesopersonalizados
El arte de la
colaboración
Comparte archivos con fechas de vencimiento y comunícate con tus compañeros, clientes y proveedores desde el mismo lugar para que puedas acceder a información importante en cualquier momento.
Envía tus mensajes
Comparte archivos y espacios de trabajo
Planifica actividades
Registra notas
Ahorra tiempo con esta herramienta
Utiliza nuestra calculadora interactiva para calcular el número de tareas manuales relacionadas con documentos que tú o tus empleados realizan al mes.
¿Cuántos documentos (contratos/ADC) se firman?
¿Cuántas veces se tiene que buscar un documento?
¿Cuántas veces se tiene que solicitar un documento?
¿Cuántas facturas se registran?
¿Cuántas personas se contratan?
horas al mes
45,2 horas
4,3 horas
de tiempo ahorrado
¿Cómo funciona está calculadora?
| Solicitar a los clientes información sobre el contrato (dirección, nombres, ...) | 2 min |
|---|---|
| Redactar contratos con la información de los clientes a partir de una plantilla | 4 min |
| Enviar contratos para los clientes los firmen | 2 min |
| Recibir los contratos firmados e imprimirlos | 5 min |
| Encontrar al director o gerente para que firmen | 5 min |
| Interrupción por parte del director o gerente | 10 min |
| Escanear el contrato firmado por ambas partes | 5 min |
| Enviar el contrato a ambas partes | 1 min |
| Archivar | 1 min |
| Total: 33 min |
| Enviar la plantilla al cliente y al gerente | 1 min |
|---|---|
| El cliente introduce sus propios datos y firma | 0 s |
| El gerente firma electrónicamente con solo un clic | 1 min |
| Todos reciben una copia, el documento se indexa y se almacena | 0 s |
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| Total: 2 min |
| Al contable le falta un recibo al registrar un pago | 30 s |
|---|---|
| Enviar un correo electrónico para solicitar el recibo, establecer una actividad pendiente para llevar el seguimiento. | 60 s |
| 2 semanas más tarde, enviar un recordatorio para obtener el recibo | 30 s |
| El empleado envía una foto del recibo por correo electrónico | 60 s |
| Al recibir la factura, volver a abrir el software de contabilidad para registrar el gasto | 120 s |
| Guardar el recibo en el gestor de documentos o imprimelo | 0 s |
| Encontrar el pago para conciliarlo con el recibo que falta | 90 s |
| Total: 390 s |
| Enviar una solicitud de “documento que falta” para el Recibo 2018/0021 | 20 s |
|---|---|
| Los seguimientos se automatizan | 0 s |
| El empleado sube una foto de la factura | 60 s |
| El recibo se procesa automáticamente (mediante inteligencia artificial) y se almacena en el sitio correcto | 0 s |
| El contable puede validar y reconciliar recibos en lotes | 20 s |
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| Total: 100 s |
| Interrumpir tu tarea actual para obtener el logotipo que necesitas |
60 s |
|---|---|
| Enviar un correo electrónico a tu diseñador | 65 s |
| El diseñador te envía el logotipo | 70 s |
| 1 día después: leer la respuesta, descargar el logotipo, continuar con la tarea | 60 s |
| Total: 225 s |
| Encontrar el archivo en Documentos de Odoo | 30 s |
|---|---|
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| - | - |
| Total: 30 s |
| Registrar 50 facturas manualmente | 37 min |
|---|---|
| Solicitar la verificación o validación de 10 facturas (escanear, enviar por correo electrónico, esperar la respuesta) | 22 min |
| Almacenar e indexar facturas | 3 min |
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| - | - |
| Total: 62 min |
| Escanear 30 facturas en papel | 2 min |
|---|---|
| La puerta de enlace de correo electrónico procesa 20 facturas por ti | 0 s |
| La IA procesa todas las facturas por ti | 0 s |
| Validar 50 facturas que se registraron previamente | 7 min |
| Solicitar la verificación de 10 facturas (en un clic, con seguimiento automatizado) | 3 min |
| Total: 12 min |
| Solicitar información al candidato (NSS, primer día de trabajo, etc.) | 6 min |
|---|---|
| Preparar el contrato de empleo, guardarlo como PDF y enviarlo al candidato | 15 min |
| Recibir la versión firmada por el candidato, responder el correo electrónico e imprimirlo | 5 min |
| Ir a la oficina del gerente, interrumpirlo más de una vez, solicitar una firma | 15 min |
| Registrar el contrato (escanear documentos firmados por ambas partes, enviarlo al candidato, subirlo al gestor de documentos) | 3 min |
| Enviar el contrato totalmente firmado a la empresa de nómina | 1 min |
| Primer día: reunión para leer las políticas de la empresa, imprimir y escanear documentos firmados | 35 min |
| Total: 78 min |
| Haz clic en “Enviar oferta” a partir de una plantilla | 20 s |
|---|---|
| El candidato revisa e introduce información y firma la oferta | 0 s |
| El gerente firma el documento | 45 s |
| Haz clic en “Enviar políticas de la empresa” | 10 s |
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| Total: 75 s |
Funcionalidades
bien diseñadas.
Dividir archivos PDF
Divide un PDF de varias páginas en diferentes documentos separados con un solo clic. Es muy útil al trabajar con un montón de documentos.
Inteligencia artificial (facturas con IA)
Captura datos desde un archivo PDF o una imagen para codificar automáticamente las facturas de proveedor.
Documentos que faltan
Envía solicitudes, rastrea documentos faltantes y automatiza los recordatorios.
Automatizar el flujo de trabajo
Elimina las tareas manuales con acciones automatizadas como la creación de tareas, gastos y facturas de proveedores.
Solicitar una firma
Firma documentos o solicita firmas con sólo unos clics.
Hojas de cálculo
Créalas desde la aplicación o trabaja con todas las hojas de cálculo creada desde otras aplicaciones.
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que hicieron crecer su negocio con Odoo
Odoo nos ha permitido mejorar nuestra eficiencia de 80 a 90 % si lo comparamos en los últimos años. Además, los niveles de estrés han disminuido y tenemos más tiempo para pensar en otras estrategias y planificación.
Cofundador de Forest Beverage Solutions
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