Odoo Dokumente

Sparen Sie Zeit beim Erfassen von Rechnungen, Scannen von Verträgen und bei der Freigabe von Dokumenten — werden Sie papierlos.

Jetzt starten – gratis

Gratis, für immer, mit unbegrenzten Benutzern. (Warum?)

DMS neu erfunden

Gehen Sie zu einem papierlosen Ansatz über.

Mit Odoo Dokumente ist es nun ein Leichtes, eingescannte Dokumente zu teilen, zu verschicken, zu kategorisieren und zu archivieren. Umgekehrt können aus den Daten kinderleicht Geschäftsdokumente erzeugt werden, wie z.B. Rechnungen, Aufgaben- oder Übersichten für die Produktion.

Optimieren Sie Ihren Workflow

Nutzen Sie die Vorteile eines vollständig integrierten Genehmigungs-, Kontroll- und Validierungsprozesses mit Aktivitäten, Chatter- und Aktionsregeln, um sicherzustellen, dass alles pünktlich und von der richtigen Person erledigt wird.

E-Mail-Gateway

Mithilfe des E-Mail-Gateways werden Rechnungen automatisch erstellt, entweder aus einem gescannten Dokument oder direkt aus der E-Mail Ihres Lieferanten.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team und Ihren Kunden zusammen

Ordnen Sie Ihren Kollegen, Kunden oder Lieferanten Dokumente zu. Geben Sie Dateien und öffentliche Ordner für Ihre Kunden frei und lassen Sie sie Dokumente direkt importieren.

Reibungsloses Arbeiten mit Signieren

Verlieren Sie keine Zeit mehr mit dem Drucken und Scannen von zu unterzeichnenden Dokumenten sondern weisen Sie diese ganz einfach jemandem zur elektronischen Signatur zu und bitten Sie um Rücksendung.

Dokumente im Stapel verarbeiten

Arbeiten Sie im Stapel, indem Sie Genehmigungen beantragen, Ordner ändern, mehrere Dateien auf einmal markieren und zuweisen, anstatt eine nach der anderen.

Integriert mit Odoo Apps

Odoo Dokumente lässt sich mit anderen Odoo Apps integrieren; Verfolgen Sie mittels PLM Versionen von Plänen und Datenblättern, generieren Sie dank unserer KI in der Buchhaltung mit nur einem Klick Ihre Lieferantenrechnungen oder erstellen Sie Arbeitsaufträge aus bestimmten Dokumenten.

Wie viel Zeit könnten Sie sparen?

Nutzen Sie den interaktiven Rechner (unten), um die Anzahl der manuellen Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter pro Monat im Zusammenhang mit Dokumenten zu bestimmen.

Wie viele Dokumente (Verträge/NDAs) werden unterzeichnet?

Wie oft müssen Personen nach einem Dokument suchen?

Wie oft müssen Personen ein Dokument anfordern?

Wie viele Rechnungen werden erfasst?

Wie viele Personen werden angestellt?

(monatliche Angaben)

Ohne Odoo Dokumente:	45,2 Stunden
Mit Odoo Dokumente:	4,3 Stunden

Sie sparen

40,9

Stunden

/ Monat

90,4%
Zeitersparnis

* nur für die aufgeführten Beispiele,
Odoo Dokumente kann noch so viel mehr für Sie tun!

Wie funktioniert dieser Rechner?

**Ohne Odoo Dokumente**
Kunden um Vertragsinformationen bitten (Adresse, Name, ...)	2 Min
Vorlagenbasierte Vertragsentwürfe mit Kundeninformationen	4 Min
Von Kunden zu unterzeichnende Verträge versenden	2 Min
Unterschriebene Verträge erhalten & ausdrucken	5 Min
Den CEO oder einen Manager wegen einer Unterschrift suchen	5 Min
Unterbrechung des Geschäftsführers/Managers	10 Min
Den von beiden Parteien unterschriebenen Vertrag scannen	5 Min
Vertrag an beide Parteien senden	1 Min
Archivieren	1 Min
	Gesamt: 33 min

**Mit Odoo Dokumente**
Dem Kunden & /Manager eine Vorlage senden	1 Min
Dateneingabe und Unterschrift des Kunden	0 sek
Elektronische Unterschrift des Managers mit einem Klick	1 Min
Alle Parteien erhalten eine Kopie, Dokument wird indiziert und gespeichert	0 sek
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	Gesamt: 2 min

**Ohne Odoo Dokumente**
Dem Buchhalter fehlt zur Erfassung einer Zahlung ein Beleg	30 sek
E-Mail senden, um nach dem Beleg zu fragen, eine Follow-up-Aktivität planen	60 sek
2 Wochen später: Erinnerung senden um den Beleg zu erhalten	30 sek
Der Mitarbeiter schickt ein Foto des Belegs per E-Mail	60 sek
Nach Eingang des Belegs erneut die Buchhaltungssoftware öffnen, um die Ausgaben zu erfassen	120 sek
Ausdruck des Belegs oder Ablage im DMS	0 sek
Zahlung finden, um den fehlenden Beleg zuordnen zu können	90 sek
	Gesamt: 390 sek

**Mit Odoo Dokumente**
Anfrage “fehlendes Dokument” zu Beleg 2018/0021 senden	20 sek
Automatische Follow-ups	0 sek
Upload eines Fotos des Belegs durch den Mitarbeiter	60 sek
Automatische Bearbeitung des Belegs (KI) und korrekte Ablage	0 sek
Stapelweise Prüfung und Abgleich der Belege durch den Buchhalter	20 sek
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	Gesamt: 100 sek

**Ohne Odoo Dokumente**
Unterbrechung Ihrer aktuellen Tätigkeit, um ein benötigtes Logo zu erhalten	60 sek
Eine E-Mail an Ihren Designer senden	65 sek
Designer sendet Ihnen das Logo zu	70 sek
1 Tag später: Antwort lesen, Logo herunterladen, Ihre Tätigkeit fortsetzen	60 sek
	Gesamt: 225 sek

**Mit Odoo Dokumente**
Suche die Datei in Odoo Dokumentationen	30 sek
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	Gesamt: 30 sek

**Ohne Odoo Dokumente**
50 Rechnungen manuell erfassen	37 Min
Anfrage Verifizierung/Validierung für 10 Rechnungen (scannen, per E-Mail senden, auf Antwort warten)	22 Min
Rechnungen speichern und indizieren	3 Min
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	Gesamt: 62 min

**Mit Odoo Dokumente**
30 Papierrechnungen scannen	2 Min
Verarbeitung von 20 Rechnungen durch E-Mail-Gateway	0 sek
Bearbeitung aller Rechnungen durch KI	0 sek
Validierung von 50 vorregistrierten Rechnungen	7 Min
Anfrage zur Prüfung von 10 Rechnungen (ein Klick, automatische Follow-ups)	3 Min
	Gesamt: 12 min

**Ohne Odoo Dokumente**
Anfrage von Informationen beim Bewerber (Sozialversicherungsnummer, erster Arbeitstag usw.)	6 Min
Arbeitsvertrag vorbereiten, als PDF speichern, an den Bewerber senden	15 Min
Unterzeichnete Version vom Bewerber erhalten, die E-Mail beantworten, sie ausdrucken	5 Min
Zum Büro des Managers gehen, ihn unterbrechen (2x), um eine Unterschrift bitten	15 Min
Den Vertrag erfassen, beidseitig unterschriebenes Dokument scannen, an Bewerber senden, im DMS hochladen	3 Min
Den vollständig unterschriebenen Vertrag an die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma schicken	1 Min
1. Tag: Treffen zum Lesen der Unternehmensrichtlinien, signierte Dokumente drucken und scannen	35 Min
	Gesamt: 78 min

**Mit Odoo Dokumente**
Angebot basierend auf einer Vorlage senden	20 sek
Eingabe und Prüfung von Informationen durch Bewerber und Unterzeichnung des Angebots	0 sek
Unterzeichnung des Dokuments durch den Manager	45 sek
Unternehmensrichtlinien mit einem Klick versenden	10 sek
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	Gesamt: 75 sek

Mehr Leistung in kürzerer Zeit

Mit Odoo Dokumente hat alles seinen Platz und ist direkt abrufbar. Behalten Sie Ihre Dokumente im Blick: Nichts verschwindet, alles ist geordnet und sicher am richtigen Fleck abgelegt.