Odoo Dokumente

Sparen Sie Zeit beim Erfassen von Rechnungen, Scannen von Verträgen, bei der Genehmigung von Dokumenten und werden Sie zu einem papierlosen Unternehmen.

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DMS neu erfunden

Gehen Sie zu einem papierlosen Ansatz über.

Mit Odoo Documentsist es nun ein Leichtes, eingescannte Dokumente zu teilen, zu verschicken, zu kategorisieren und zu archivieren. Umgekehrt können aus den Daten kinderleicht Geschäftsdokumente erzeugt werden, wie z.B. Rechnungen, Aufgabenlisten oder Produktblätter für die Produktion.

Optimieren Sie Ihren Workflow

Nutzen Sie die Vorteile eines vollständig integrierten Genehmigungs-, Kontroll- und Validierungsprozesses mit Aktivitäten, Chatter- und Aktionsregeln, um sicherzustellen, dass alles von der richtigen Person zur richtigen Zeit erledigt wird.

E-Mail-Gateway

Mithilfe des E-Mail-Gateways werden Rechnungen automatisch erstellt, entweder aus einem gescannten Dokument oder direkt aus der E-Mail Ihres Lieferanten.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team und Ihren Kunden zusammen

Ordnen Sie Dokumente Ihren Kollegen, Kunden oder Lieferanten zu. Geben Sie Dateien und öffentliche Ordner für Ihre Kunden frei, und lassen Sie sie Dokumente direkt importieren.

Reibungsloses Arbeiten mit Signieren

Verlieren Sie keine Zeit mehr mit dem drucken und scannen von Dokumenten die jemand unterzeichnen muss. Stattdessen, weisen Sie es an der richtigen Person zu, die es elektronisch unterzeichnen kann, und Ihnen gleich zurückschicken.

Dokumente im Stapel verarbeiten

Arbeiten Sie im Stapelbetrieb, indem Sie Genehmigungen einholen, Ordner wechseln, Tags erstellen und mehrere Dateien auf einmal statt einer nach der anderen zuweisen.

Integriert mit Odoo Apps

Dokumente lassen sich mit anderen Odoo Apps. integrieren; Verfolgen Sie Versionen von Plänen und Arbeitsblättern mit PLM, erstellen Sie Ihre Kreditorenrechnungen mit einem Klick mit Hilfe unserer KI in der Buchhaltung oder erstellen Sie Aufgaben aus bestimmten Dokumenten.

Wie viel Zeit könnten Sie sparen?

Nutzen Sie den interaktiven Rechner (unten), um die Anzahl der manuellen Arbeitsprozesse mit Dokumenten zu bestimmen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter erledigen müssen, jeden Monat.

Wie viele Dokumente (Verträge/NDA's) werden unterzeichnet?

Wie oft müssen Personen nach einem Dokument suchen?

Wie oft müssen Personen ein Dokument anfordern?

Wie viele Rechnungen wurden erfasst?

Wie viele Personen werden angestellt?

(monatliche Angaben)

Ohne Odoo Dokumente:	45.2 Stunden
Mit Odoo Dokumente:	4.3 Stunden

Sie sparen

40.9

Stunden

/Monat

90.4%
Zeit erspart

* nur für die aufgeführten Beispiele,
Dokumente kann noch viel mehr für Sie tun!

Wie funktioniert dieser Rechner?

**Ohne Odoo Dokumente**
Die Kunden um Vertragsinformationen bitten (Adresse, Namen, ...)	2 Min
Vorlagenbasierte Vertragsentwürfe mit Kundeninformationen	4 Min
Senden Sie von Kunden zu unterzeichnende Verträge	2 Min
Unterschriebene Verträge erhalten & ausdrucken	5 Min
Finden Sie den CEO oder einen Manager zum Unterschreiben	5 Min
Geschäftsführer/Manager Unterbrechung	10 Min
Scannen Sie den unterschriebenen Vertrag von beiden Parteien	5 Min
Sende Vertrag zu beiden Parteien	1 Min
Archivieren	1 Min
	Tot: 33 min

**Mit Odoo Dokumente**
Vorlage dem Kunden & dem Manager senden	1 Min
Der Kunde gibt seine Daten ein und unterschreibt	0 Sek
Manager unterschreibt elektronisch mit einem Klick	1 Min
Jeder bekommt eine Kopie, Dokument wird indizert und gespeichert	0 Sek
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	Tot: 2 min

Vor **Odoo Dokumenten**
Während der Erfassung einer Zahlung fehlt dem Buchhalter eine Quittung	30 Sek
Eine E-Mail senden, um nach der Quittung zu fragen, ein Todo für die Nachbereitung festlegen	60 Sek
2 Wochen später, eine Erinnerung senden um den Beleg zu erhalten	30 Sek
Der Mitarbeiter schickt ein Foto der Quittung per E-Mail	60 Sek
Sobald die Rechnung eingegangen ist, die Buchhaltungssoftware erneut öffnen, um die Ausgaben zu erfassen	120 Sek
Speichern Sie den Beleg im DVS oder drucken Sie ihn aus	0 Sek
Finden Sie die Zahlung, um diese mit dem fehlenden Beleg abzugleichen	90 Sek
	Tot: 390 sek

Nach **Odoo Dokumenten**
Sende eine “fehlende Dokument” Anfrage zu Quittung 2018/0021	20 Sek
Die Wiedervorlagen sind automatisiert	0 Sek
Mitarbeiter lädt ein Foto der Rechnung hoch	60 Sek
Der Beleg wird automatisch verarbeitet (KI) und an der richtigen Stelle aufbewahrt	0 Sek
Buchhalter kann Belege stapelweise prüfen und abgleichen	20 Sek
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	Tot: 100 sek

Vor **Odoo Dokumenten**
Unterbrechung Ihrer aktuellen Aufgabe, um ein Logo zu erhalten, das Sie benötigen	60 Sek
Eine E-Mail an Ihren Designer senden	65 SeK
Designer sendet Ihnen das Logo zu	70 Sek
1 Tag später: Antwort lesen, Logo herunterladen, Ihre Aufgabe fortsetzen	60 Sek
	Tot: 225 sek

Nach **Odoo Dokumenten**
Suche die Datei in Odoo Dokumentationen	30 Sek
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	Tot: 30 sek

Vor **Odoo Dokumenten**
50 Rechnungen manuell erfassen	37 Min
Anfrage Verifizierung/Validierung für 10 Rechnungen (scannen, per E-Mail senden, auf Antwort warten)	22 Min
Speicher und Indexiere Rechnungen	3 Min
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	Tot: 62 min

Nach **Odoo Dokumenten**
Scannen Sie 30 Papierrechnungen	2 Min
E-Mail-Gateway verarbeitet 20 Rechnungen für Sie	0 Sek
Die künstliche Intelligenz verarbeitet alle Rechnungen für Sie	0 Sek
Validierung von 50 Rechnungen die vorregistriert sind	7 Min
Anfrage zur Prüfung von 10 Rechnungen (mit einem Klick, mit automatisierter Wiedervorlage)	3 Min
	Tot: 12 min

Vor **Odoo Dokumenten**
Den Bewerber um Informationen bitten (SSN, erster Arbeitstag usw.)	6 Min
Arbeitsvertrag vorbereiten, als PDF speichern, an den Bewerber senden	15 Min
Unterzeichnete Version vom Bewerber erhalten, die E-Mail beantworten, sie ausdrucken	5 Min
Zum Büro des Managers gehen, ihn unterbrechen (2x), um eine Unterschrift bitten	15 Min
Erfassen Sie den Vertrag. Beidseitig unterschriebenes Dokument scannen, an Antragsteller senden, im DMS hochladen	3 Min
Den vollständig unterschriebenen Vertrag an die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma schicken	1 Min
Erster Tag: Treffen zum Lesen der Unternehmensrichtlinien, Drucken, Scannen von signierten Dokumenten.	35 Min
	Tot: 78 min

Nach **Odoo Dokumenten**
Klicken Sie auf "Angebot senden" basierend auf einer Vorlage	20 Sek
Bewerber prüft, gibt Informationen ein und unterzeichnet das Angebot	0 Sek
Manager unterzeichnet das Dokument	45 Sek
Klicken Sie auf "Unternehmensrichtlinien senden"	10 Sek
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	Tot: 75 sek

Mehr Leistung in kürzerer Zeit

Mit "Odoo Documents" hat alles seinen Platz, direkt verfügbar. Behalten Sie alle Ihre Dokumente im Blick, keines verschwindet, alle geordnet und abgelegt an einer Stelle, sicher und geschützt.