
革新文件管理模式
推行無紙化辦公
有了 Odoo 文件管理系統,你可以輕鬆地分享、發送、分類和存檔已掃描的文件。系統還可以自動建立商務文件,例如供應商發票、待辦任務,以及用於製造管理的產品清單。
簡化你的工作流程
利用完滿整合的批核、監控和驗證過程,配合內置的行動、對話和操作規則功能,確保所有事項都在指定時間內,由合適的人辦妥。
電郵收發閘道
設置電郵收發閘道後,系統可以從已掃描的文件自動建立賬單,甚或直接按照供應商發來的電郵,自動產生賬單。
與你的團隊和客戶無間合作
把文件指派給你的同事、客戶或供應商。與客戶分享你的檔案或公開文件夾,好讓客戶直接上載相關文件。
與 Odoo 電子簽名工具無縫結合
又要列印、又要掃描?不要再浪費時間在文件簽名手續上!不如這樣:將電子文件指派給適當人員,讓對方完成電子簽署,直接傳回給你。
大批處理文件
大批處理更省時!與其逐份逐份文件操作,倒不如集合多份文件,一次過發出批核要求、加入標籤及指派跟進人員。
與 Odoo 應用程式完美融合
文件管理系統是與其他 Odoo 應用程式完全整合的。你可使用產品生命週期管理工具(PLM)追蹤不同版本的工作計劃和工作單;可借助會計工具的人工智能,一鍵自動生成供應商賬單;或從特定文件建立新的待辦任務。

看看你能節省多少時間
使用以下的互動計算工具,估算你或員工每月因手動處理文件耗費多少寶貴時間。
需要簽署的文件(合約、保密協議等)有多少份?
試過幾多次員工要花時間尋找一份文件?
試過幾多次員工要花時間提出索閱文件請求?
有多少張賬單是要備存和入賬的?
公司的員工人數
沒有使用 Odoo 文件管理系統: | 45.2小時 |
使用 Odoo 文件管理系統: | 4.3小時 |
節省的工作時間
* 僅為舉例。
文件管理工具尚有更多功能可以幫到你!
如何使用這個計算工具?
向客戶查詢需要填入合約的資料(地址、姓名等) | 2 分鐘 |
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根據範本及手上的客戶資料,人手草擬合約 | 4 分鐘 |
發送合約給客戶簽署作實 | 2 分鐘 |
收取並列印已簽妥的合約 | 5 分鐘 |
找行政總裁或經理簽署 | 5 分鐘 |
打擾行政總裁 / 經理的工作 | 10 分鐘 |
把雙方已簽妥的合約掃描 | 5 分鐘 |
將合約發送給雙方 | 1 分鐘 |
把紙本合約存檔 | 1 分鐘 |
總計:33 分鐘 |
向客戶及經理傳送範本 | 1 分鐘 |
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讓客戶自行填寫資料並簽署,你無需費力 | 0 秒 |
管理層以電子方式簽署,一鍵即成 | 1 分鐘 |
每人都會收到副本,而文件會獲索引編號及自動存檔 | 0 秒 |
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總計:2 分鐘 |
想要把付款入賬時,會計人員找不到相應的收據 | 30 秒 |
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發送電郵索取收據,再在待辦事項加入後續跟進工作 | 60 秒 |
兩週後發訊息提醒對方提交收據 | 30 秒 |
員工以電郵提交收據照片 | 60 秒 |
一收到賬單後,再打開會計系統,記錄報銷項目 | 120 秒 |
將收據存儲在文件管理系統中,或打印出來 | 0 秒 |
尋找付款紀錄,與丟失的收據進行對賬 | 90 秒 |
總計:390 秒 |
就丟失收據發送「遺失文件」請求 | 20 秒 |
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跟進工作可自動執行 | 0 秒 |
員工上傳賬單照片 | 60 秒 |
收據由人工智能(AI)自動處理,再儲存在適當位置 | 0 秒 |
會計人員可分批驗證收據和進行對賬 | 20 秒 |
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總計:100 秒 |
打斷你當前的工作來尋找所需標誌 |
60 秒 |
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向設計師發送電郵 | 65 秒 |
設計師把商標設計發送給你 | 70 秒 |
一天後閱讀回覆,下載商標,繼續你的工作 | 60 秒 |
總計:225 秒 |
在 Odoo 文件管理系統內尋找檔案 | 30 秒 |
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總計:30 秒 |
手動記錄 50 張發票 | 37 分鐘 |
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要求驗證/確認 10 張發票(掃描,以電郵發送,然後等待回覆) | 22 分鐘 |
把賬單入檔儲存、加入索引 | 3 分鐘 |
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總計:62 分鐘 |
掃描 30 份紙本賬單 | 2 分鐘 |
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電郵收發閘道自動幫你處理 20 張賬單 | 0 秒 |
人工智能(AI)代勞,替你處理所有賬單 | 0 秒 |
直接確認 50 張發票有效(發票內容早已預先記入系統) | 7 分鐘 |
要求確認 10 張賬單有效(一鍵辦妥,系統會自動跟進) | 3 分鐘 |
總計:12 分鐘 |
要求申請人提供資料(身份證/社保號碼、入職日期等) | 6 分鐘 |
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準備僱傭合約,儲存為 PDF 文件,發給獲聘人士 | 15 分鐘 |
收取求職者已簽署的版本,回覆電郵,再打印合約 | 5 分鐘 |
造訪經理的辦公室,打擾他的工作(還要打擾兩次),要求他簽名作實 | 15 分鐘 |
僱傭合約正式記入系統(掃描雙方簽妥版本、發送給求職者、上傳至文件管理系統) | 3 分鐘 |
將雙方完成簽署的合約傳送至發薪服務公司 | 1 分鐘 |
新員工入職首天:閱讀公司政策,打印及掃描已簽妥文件 | 35 分鐘 |
總計:78 分鐘 |
點擊「發送錄用通知」傳送依據範本生成的聘書 | 20 秒 |
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求職者輸入並核對資料,然後簽署聘書 | 0 秒 |
經理簽署相關文件 | 45 秒 |
點擊「傳送公司政策」 | 10 秒 |
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總計:75 秒 |
用更短時間,達成更多目標
運用文件管理工具,所有資料都會在你需要用到的地方出現,方便就手,即時可用。Odoo 把文件妥善地儲存和收納在同一位置,整齊有序,方便追蹤又永不怕丟失。
全面配合其他 Odoo 應用程式
產品生命周期

輕鬆管理工程變動和不同版本的設計圖。
電子簽名

把簽署合約的手續自動化。
會計

一鍵輕鬆把報價單轉換成專業格式的發票。
專案管理

管理專案任務的預測數據、團隊成員和檔案。輕鬆向隊員指派工作,監督專案的每一步工序。
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