Odoo文件管理

節省記帳時間,掃描合約,批核文件,成為無紙化公司

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Odoo文件管理

改造DMS

推動無紙化辦公室

利用Odoo文件管理系統, 您可以輕鬆地分享、發送、分類和儲存已掃描的文件。 您還可以建立商務文件,例如供應商發票和用於工作管理及製造管理的產品清單。


簡化您的工作流程

利用完全整合的批核,監控和驗證過程,並配合活動,對話和操作規則,以確保整個流程都在指定時間內由適當的人完成。

電子郵件閘道

使用電子郵件閘道,從掃描的文件中自動建立帳單,也可以直接從供應商的電子郵件中建立帳單。

促進您的團隊與客戶合作

把文件分配給您的同事、客戶或供應商。直接共享您的文件夾或檔案,邀請您的客戶直接上載文件。

與Odoo電子簽名工具完成結合

不再浪費時間打印和掃描需要簽名的文件,將它們分配給適合的人,讓他們簽署並直接發回。

批量處理文件

通過請求批准,更改文件夾,標記和一次分配多個檔案而不是逐個處理。

與Odoo應用程式完美融合

文件管理系統與其他Odoo應用程式完全整合。 使用產品生命週期管理系統 (PLM) 追蹤計劃和工作表的不同版本,借助我們的會計AI一鍵建立您的供應商賬單,或從特定文件創造任務。

看看你可以節省多少時間

使用以下的互動計算器來估算您或員工每月手動處理文件的時間。

文件(合同/NDA)需要簽名的次數
員工把時間用於搜尋文件的次數
員工把時間用於發出文件請求的次數
記錄帳單的次數
公司的 員工人數
(按月計)
沒有使用Odoo文件管理系統 45.2 小時
使用Odoo文件管理系統 4.3 小時
你節省了
40.9
小時
/ 月
90.4%
節省時數
* 僅為舉例,
文件管理系統還可執行更多功能!
如何使用這個計算器?
沒有使用Odoo文件管理系統
詢問客戶合約資料(地址、姓名等...) 2
根據範本草擬合約並填寫客戶資料 4
發送需要簽名的合約給客戶 2
收到已簽名的合約並列印 5
找行政總裁/ 經理簽署 5
打斷行政總裁/經理的工作 10
掃描已獲雙方簽署的合約 5
將合約發送給雙方 1
封存 1

合計: 33 分鐘
使用Odoo文件管理系統
給客戶和經理發送範本 1
讓客戶自己填寫資料並簽署 0
經理一鍵完成電子簽署 1
每個人均收到一份副本,文件被立入索引並存檔。 0
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合計: 2 分鐘
使用 Odoo 文件管理系統 之前
在記錄付款時,會計師找不到相應的收據 30
發送電郵索取收據,在待辦事項設置後續跟進工作 60
2周後, 發送一個提示信息以獲得收據 30
員工通過以電郵方式提交收據的照片 60
收到發票後,重新啓動會計系統並記錄報銷項目 120
將收據存儲在DMS中或打印出來 0
尋找付款紀錄並與丟失的收據進行審核 90

合計: 390 秒
使用Odoo文件管理系統之後
在收據2018/0021上發送“遺失文件”請求 20
自動跟進工作進度 0
員工上傳帳單照片 60
收據處理自動化(AI)並儲存在正確位置 0
會計師分批驗證和核對收據 20
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合計: 100 秒
使用 Odoo 文件管理系統 之前
打斷您當前的工作來尋找您所需要的logo
60
給設計師發送電郵 65
設計師把logo設計發送給您 70
1天後:閱讀回覆,下載logo,繼續你的工作 60

合計: 225 秒
使用Odoo文件管理系統之後
在Odoo文件管理系統裏尋找檔案 30
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- -
- -

合計: 30 秒
使用 Odoo 文件管理系統 之前
手動記錄50張發票 37
請求驗證10張發票 (掃描,以電郵發送,等待回覆) 22
存儲帳單並放入索引 3
- -
- -

合計: 62 分鐘
使用Odoo文件管理系統之後
掃描30張發票 2
電郵閘道自動為您處理20張帳單 0
AI 替您處理所有的賬單 0
驗證50張已被預先記錄的發票 7
請求驗證10張發票 (一鍵自動跟進) 3

合計: 12 分鐘
使用 Odoo 文件管理系統 之前
詢問申請人資料(社保號碼、入職日期等...) 6
準備僱傭合約,另存爲 PDF文件,發給入職者 15
接收申請人已簽署的版本,回覆電郵並打印出來 5
進入經理辦公室,打斷他的工作(2次),索取簽名 15
記錄合約。 掃描已由雙方簽署的文件,發送給入職者,上傳到DMS 3
將已簽署的合約發送送薪酬外判公司 1
入職首日:閱讀公司政策,打印、掃描已簽署的文件 35

合計: 78 分鐘
使用Odoo文件管理系統之後
點擊 "發送" 報價範本 20
應聘者審查,輸入資料並簽署合約 0
經理簽署相關文件 45
點擊 “發送公司政策” 10
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- -

合計: 75 秒

用更短時間準確完成更多工作

利用文件管理系統,所有東西都在你需要的地方,立即可用。Odoo將會把文件妥善地儲存和收納在同一位置,方便追蹤,永不丟失。

全面與所有Odoo應用程式緊密相連 合而為一

產品生命週期管理

產品生命週期管理

輕鬆管理工程變更和版本

電子簽名

電子簽名

自動開始合約簽署過程。

會計

會計

一鍵輕鬆把報價轉換成發票

專案管理

專案管理

管理專案預測、團隊和檔案。輕鬆委派工作並監督專案的每一個步驟。

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