Odoo Documenten

Spaar tijd uit met het ingeven van rekeningen, scannen van contracten en goedkeuren van documenten en word een papierloos bedrijf.

Start nu - het is gratis

Gratis, voor altijd, met onbeperkte gebruikers. (Waarom?)

DMS opnieuw uitgevonden

Ga voor een papierloze aanpak

Met Odoo Documentenkan je gemakkelijk gescande documenten delen, verzenden, categoriseren en archiveren. Je kan ook documenten zoals leveranciersfacturen, taken en product sheets voor productie genereren.

Stroomlijn je workflow

Profiteer van de volledig geïntegreerde goedkeurings-, controle- en validatieprocessen met activiteiten en chatter- en actieregels zodat je er zeker van bent dat alles gedaan wordt door de juiste persoon op de juiste moment.

E-mail gateway

Via de e-mail gateway worden facturen automatisch aangemaakt vanuit een gescand document of rechtstreeks vanuit de e-mail van de leverancier.

Werk samen met je team en klanten

Link documenten aan je collega's, klanten of leveranciers. Deel bestanden en openbare mappen met je klanten en laat ze rechtstreeks documenten importeren.

Werk naadloos met Ondertekenen

Verspil geen tijd aan het printen en scannen van documenten die iemand moet ondertekenen, wijs ze toe aan de juiste persoon, laat ze ondertekenen en stuur ze direct terug.

Documenten in batch verwerken

Werk in batch door goedkeuring te vragen, folders te wijzigen, te labelen en meerdere bestanden in één keer toe te wijzen in plaats van één per één.

Geïntegreerd in Odoo Apps

Documenten is geïntegreerd met andere Odoo Apps. Volg versies van plannen en werkbladen op met PLM, maak je aankoopfacturen aan met één klik dankzij Boekhouding AI of creëer taken vanuit specifieke documenten.

Bekijk hoeveel tijd je kan besparen

Gebruik de interactieve rekenmachine hieronder om het aantal handmatige documentgerelateerde taken in te schatten dat jij of je werknemers elke maand uitvoeren.

Hoeveel documenten (contracten/geheimhoudingsdocumenten) zijn getekend?

Hoeveel keer moeten personen een document opzoeken?

Hoeveel keer moeten personen een document aanvragen?

Hoeveel facturen werden aangemaakt?

Hoeveel personen werden aangenomen?

(op maandelijkse basis)

Zonder Odoo Documenten:	45.2 uren
Met Odoo Documenten:	4.3 uren

Je bespaart

40.9

uren

/ maand

90.4%
tijd bespaard

* enkel voor de opgelijste voorbeelden,
Documenten kan ook MEER doen voor jou!

Hoe werkt deze rekenmachine?

**Zonder Odoo Documenten**
Vraag de klant om informatie voor het contract (adressen, namen, ...)	2 min
Schrijf contract informatie van de klant gebaseerd op een sjabloon	4 min
Stuur het contract door naar de klant om ondertekend te worden	2 min
Ontvang ondertekende contracten, print ze uit	5 min
Vind CEO of Manager om te ondertekenen	5 min
CEO/Manager onderbreking	10 min
Scan ondertekend contract door beide partijen	5 min
Stuur het contract naar beide partijen	1 min
Archiveer	1 min
	Tot: 33 min

**Met Odoo Documenten**
Verstuur sjabloon naar klant & manager	1 min
De klant vult zijn eigen gegevens in en ondertekent	0 sec
Manager tekent elektronisch in één klik	1 min
Iedereen krijgt een exemplaar, het document wordt geïndexeerd en opgeslagen	0 sec
-	-
-	-
-	-
-	-
-	-
	Tot: 2 min

Voor **Odoo Documenten**
Terwijl de boekhouder een betaling ingeeft ontbreekt er een ontvangstbewijs	30 sec
Verzend een e-mail om het document op te vragen, stel een to-do in om het op te volgen	60 sec
2 weken later, stuur een herinnering om het ontvangstbewijs te ontvangen	30 sec
Werknemer stuurt een foto van de kwitantie per e-mail	60 sec
Eenmaal de factuur ontvangen is, doe dan terug de boekhouding applicatie open om de uitgave te registreren	120 sec
Bewaar het betaalbewijs in DMS of druk het af	0 sec
Vind de betaling om deze af te punten met de ontbrekende kwitantie	90 sec
	Tot: 390 sec

Na **Odoo Documenten**
Verstuur een "ontbrekend document" aanvraag op ontvangsbewijs 2018/0021	20 sec
Opvolging is geautomatiseerd	0 sec
Werknemer uploadt foto van de factuur	60 sec
Betaalbewijs wordt automatisch (AI) verwerkt en op de juiste plaats bewaard	0 sec
Accountant kan kwitanties in batches valideren en reconciliëren	20 sec
-	-
-	-
	Tot: 100 sec

Voor **Odoo Documenten**
Je huidige taak onderbreken omdat je een logo nodig hebt	60 sec
Stuur een e-mail naar de ontwerper	65 sec
De ontwerper verzendt het logo naar jou	70 sec
1 dag later; lees het antwoord, download het logo, ga verder met je taak	60 sec
	Tot: 225 sec

Na **Odoo Documenten**
Vind het bestand in Odoo Documenten	30 sec
-	-
-	-
-	-
	Tot: 30 sec

Voor **Odoo Documenten**
Geef 50 facturen manueel in	37 min
Vraag verificatie/validatie voor 10 facturen (scan deze facturen, verstuur ze per e-mail, wacht op antwoord)	22 min
Bewaar en indexeer rekeningen	3 min
-	-
-	-
	Tot: 62 min

Na **Odoo Documenten**
Scan 30 papieren facturen	2 min
E-mail proces verwerkt 20 facturen voor jou	0 sec
AI verwerkt alle facturen voor jou	0 sec
Validatie van 50 facturen die automatisch verwerkt zijn	7 min
Verficatie aanvragen voor 10 facturen (in één klik, met geautomatiseerde follow-ups)	3 min
	Tot: 12 min

Voor **Odoo Documenten**
Gegevens aan de sollicitant vragen (eerste werkdag, etc.)	6 min
Arbeidsovereenkomst voorbereiden, opslaan als PDF, verzenden naar sollicitant	15 min
Ontvang ondertekende versies door je sollicitant, beantwoord e-mail en print af	5 min
Ga naar het kantoor van de manager, onderbreek hem (2x), vraag een handtekening	15 min
Contract beheren. Scan het door beiden ondertekende contract, verzend het naar de sollicitant, upload het in de Documenten app	3 min
Verstuur volledig ondertekend contract naar het loonverwerkingsbedrijf	1 min
Eerste dag: vergadering om het bedrijfsbeleid te lezen, af te drukken, gehandtekende documenten te scannen	35 min
	Tot: 78 min

Na **Odoo Documenten**
Klik op "aanbieding verzenden" op basis van sjabloon	20 sec
Kandidaat beoordeelt, vult zijn gegevens in en tekent het aanbod	0 sec
Manager tekent het document	45 sec
Klik op “Bedrijfspolicy verzenden”	10 sec
-	-
-	-
-	-
	Tot: 75 sec

Doe meer in minder tijd

Met Documenten is alles waar je het nodig hebt, direct beschikbaar. Volg al je bestanden en verlies ze nooit, ze zijn allemaal georganiseerd en bewaard op dezelfde veilige plaats.