Acciones automatizadas (automatizaciones)

Las acciones automatizadas se utilizan para activar cambios automáticos según las acciones que realice el usuario (por ejemplo, aplicar una modificación al establecer un valor específico en algún campo) o las condiciones de tiempo (por ejemplo, archivar un registro 7 días después de su última actualización).

To create an automated action with Studio, open Studio, then go to Automations and click New.

Debe definir los elementos Modelo, Activador, Aplicar en y Action To Do en todas las acciones automatizadas que cree.

Example

Ejemplo de una acción automatizada en el modelo de suscripción

Modelo

Seleccione el modelo en el que se aplicará la acción automatizada.

Nota

El modelo en el que se encuentra al hacer clic en Automatizaciones está preseleccionado de forma predeterminada.

Activador

Defina cuándo se deben aplicar las acciones automatizadas. Hay seis activadores disponibles.

Al crear

La acción se activa cuando crea y guarda un registro.

Al actualizar

La acción se activa cuando edita y guarda un registro que ya estaba guardado.

  • Utilice los campos activadores para especificar qué campos, y solo esos campos, activan la acción a su actualización.

  • Defina un filtro de Antes de la actualización del dominio para detectar cuando un registro cambia de un estado a otro, este comprueba si se cumplió la condición antes de actualizarlo. Después establezca un filtro Aplicar en, este verifica si se cumplió la condición después de actualizar el registro.

    Example

    Si desea que la acción automatizada ocurra al establecer una dirección de correo electrónico en el contacto, defina el filtro Antes de la actualización del dominio como Correo electrónico sin establecer y el dominio Aplicar en como Correo electrónico establecido.

    Ejemplo de un activador de tipo Al actualizar

Al crear y actualizar

La acción se activa cuando crea y guarda un registro o lo edita después y lo guarda.

Al eliminar

La acción se activa cuando elimina un registro.

Nota

Este activador no se utiliza con frecuencia, ya que por lo general los registros se archivan en lugar de eliminarlos.

Al modificar un formulario

La acción se activa cuando realiza cualquier cambio al valor de un campo activador en la Vista de formulario, incluso antes de guardar el registro. Este activador solo funciona en la interfaz de usuario cuando un usuario realiza una modificación. La acción no se ejecutará si el campo se modifica debido a otra acción y no por el usuario.

Nota

Este activador solo se puede utilizar con la acción Ejecutar código Python, por lo que es necesario contar con desarrollo.

Según una condición de tiempo

Esta acción se activa al llegar a la fecha o a la fecha y hora de un campo activador.

  • Para activar la acción después de la fecha de activación, agregue un número de minutos, horas, días o meses en Retraso después de fecha de activador. Para activar la acción antes, agregue un número negativo.

    Example

    Si desea enviar un recordatorio por correo electrónico 30 minutos antes del inicio de un evento en el calendario, seleccione Inicio (evento de calendario) en Fecha de activación y establezca el Retraso después de la fecha de activador en -30 minutos.

    Ejemplo de un activador con base en una condición de tiempo

Nota

El planificador busca fechas de activación cada 4 horas de forma predeterminada.

Aplicar en

Defina en qué registros del modelo se debe aplicar la acción automatizada. Funciona de la misma manera que cuando se aplican filtros a un modelo.

Action To Do

Determina qué debe hacer la acción automatizada (acción de servidor). Hay ocho tipos de acciones para elegir.

Ejecutar código Python

La acción se utiliza para ejecutar código Python. Las variables disponibles están descritas en la pestaña Código Python, en la que también puede escribir su código, y en la pestaña Ayuda.

  • Seleccione Disponible en el sitio web para que la acción pueda ejecutarse en el sitio web y escriba la ruta del sitio web.

Crear un nuevo registro

La acción se utiliza para crear un nuevo registro en cualquier modelo.

Nota

Solo es necesario seleccionar un modelo objetivo si desea que otro modelo que no sea el que está utilizando sea el objetivo.

  • Seleccione un campo en Campo de enlace para vincular el registro que activó la creación del nuevo registro. Por ejemplo, podría crear un contacto de forma automática al convertir un lead en una oportunidad.

  • Pestaña Datos por escribir: La pestaña se utiliza para especificar los nuevos valores del registro. Seleccione un campo y luego su tipo de evaluación:

    • Valor: Se utiliza para indicar directamente el valor sin procesar del campo en la columna Valor.

    • Referencia: Se utiliza para seleccionar el registro en la columna Registro y permite que Studio agregue el ID interno a la columna Valor.

      Example

      Si una acción automatizada crea una nueva tarea en un proyecto, puede asignarla a un usuario específico al establecer el campo como usuario responsable (proyecto), el tipo de evaluación como referencia y el Registro a un usuario específico.

      Ejemplo de una acción para crear un nuevo registro
    • Expresión de Python: Se utiliza para definir de forma dinámica el valor del registro recién creado con un campo que usa código Python en la columna Valor.

Actualizar el registro

La acción se utiliza para establecer los valores de los campos de cualquier registro en el modelo actual.

Nota

El proceso para completar la pestaña Datos por escribir es el mismo que se describe en Crear un nuevo registro.

Ejecutar varias acciones

La acción se utiliza para activar varias acciones al mismo tiempo. Para hacerlo, haga clic en Agregar una línea en la pestaña de Acciones. En la ventana emergente de Acciones subordinadas, haga clic en Crear y configure la acción.

Enviar correo electrónico

La acción se utiliza para enviar un correo electrónico a un contacto vinculado a un registro en específico. Para hacerlo, seleccione o cree una plantilla de correo electrónico.

Agregar seguidores

La acción se utiliza para suscribir contactos existentes al registro.

Crear siguiente actividad

La acción se utiliza para programar una nueva actividad vinculada al registro. Use la pestaña Actividad para configurarla como siempre, pero seleccione Tipo de usuario de actividad en lugar del campo Asignado a. Elija la opción Usuario específico y agregue un usuario al campo Responsable si la actividad siempre debe estar asignada a la misma persona. Elija Usuario genérico del registro para seleccionar de forma dinámica un usuario vinculado al registro y cambie el nombre del campo de usuario si es necesario.

Example

Después de que un lead se convierte en una oportunidad querrá que su acción automatizada programe una llamada para el usuario responsable del lead. Para ello, establezca la Actividad como Llamada y el Tipo de actividad de usuario como Usuario genérico del registro.

Ejemplo de una acción de para crear siguiente actividad

Enviar mensaje de texto SMS

La acción se utiliza para enviar un SMS al contacto vinculado al registro. Para hacerlo, seleccione o cree una plantilla de SMS.

Truco

Seleccione Registrar como nota si desea que los mensajes enviados se registren en el chatter.