Ações automatizadas (automações)

As ações automatizadas são usadas para acionar alterações automáticas com base em ações do usuário (por exemplo, aplicar uma modificação quando um campo é definido com um valor específico) ou em condições de tempo (por exemplo, arquivar um registro 7 dias após sua última atualização).

To create an automated action with Studio, open Studio, then go to Automations and click New.

Para cada ação automatizada que você criar, os seguintes elementos devem ser definidos: o Modelo, o Disparo, o Aplicar em e o Ação a ser feita.

Example

Modelo

Selecione o modelo em que a ação automatizada deve ser aplicada.

Nota

O modelo em que você está ao clicar em Automações é pré-selecionado por padrão.

Disparo

Defina quando a ação automatizada deve ser aplicada. Há seis acionadores disponíveis.

Na criação

A ação é acionada quando um registro é criado e então salvo.

Na atualização

A ação é acionada quando um registro salvo anteriormente é editado e então salvo.

• Use Campos acionadores para especificar quais campos - e somente esses - acionam a ação em sua atualização.

• Para detectar quando um registro muda de um estado para outro, defina um filtro Domínio antes da atualização, que verifica se a condição é satisfeita antes de o registro ser atualizado. Em seguida, defina um filtro Aplicar em, que verifica se a condição é atendida depois que o registro é atualizado.

  Example

  Se quiser que a ação automatizada ocorra quando um endereço de e-mail for definido em um contato, defina o domínio Domínio antes da atualização como E-mail não está definido e o domínio Aplicar em como E-mail está definido.

  

Na criação e atualização

A ação é acionada quando um registro é criado e salvo ou editado e salvo.

Ao excluir

A ação é acionada quando um registro é excluído.

Nota

Esse acionador raramente é usado, pois o arquivamento de registros é geralmente preferível à exclusão.

Baseado em modificação de formulário

A ação é acionada quando qualquer alteração é feita no valor de um campo de acionamento na visualização de formulário, mesmo antes de salvar o registro. Esse acionador só funciona na interface do usuário quando uma modificação é feita por um usuário. Se o campo for alterado por meio de outra ação e não pelo usuário, a ação não será executada.

Nota

Esse acionador só pode ser usado com a ação Executar código Python, portanto, é necessário desenvolvimento.

Condição baseada em tempo

A ação é acionada quando o valor de data ou data e hora de um campo de acionamento é atingido.

• Para acionar a ação após a Data de acionamento, adicione um número de minutos, horas, dias ou meses em Atraso após data de acionamento. Para acionar a ação antes, adicione um número negativo.

  Example

  Se você quiser enviar um e-mail de lembrete 30 minutos antes do início de um evento de calendário, selecione Início (Evento do calendário) em Data de acionamento e defina Atraso após data de acionamento como -30 Minutos.

  

Nota

Por padrão, o agendador verifica as datas de acionamento a cada 4 horas.

Aplicar em

Defina em quais registros do modelo a ação automatizada deve ser aplicada. Funciona da mesma forma que quando você aplica filtros em a modelo.

Ação a ser feita

Determine o que a ação automatizada deve fazer (ação do servidor). Há oito tipos de ação para escolher.

Executar código Python

A ação é usada para executar o código Python. As variáveis disponíveis são descritas na aba Código Python, que também é usada para escrever seu código, ou na aba Ajuda.

• Para permitir que a ação seja executada por meio do site, marque Disponível no site e adicione um Caminho do site.

Criar um novo registro

A ação é usada para criar um novo registro em qualquer modelo.

Nota

A seleção de um Modelo de destino só é necessária se você quiser direcionar a outro modelo, não àquele em que está.

• Para vincular o registro que acionou a criação do novo registro, selecione um campo em Vincular campo. Por exemplo, você pode criar um contato automaticamente quando um lead é transformado em uma oportunidade.

• Aba Dados para gravar: a aba é usada para especificar os valores do novo registro. Depois de selecionar um Campo, selecione seu Tipo de avaliação:

  • Valor: usado para fornecer diretamente o valor bruto do campo na coluna Valor.

  • Referência: usado para selecionar o registro na coluna Registro e permitir que o Estúdio adicione o ID interno na coluna Valor.

    Example

    Se uma ação automatizada criar uma nova tarefa em um projeto, você poderá atribuí-la a um usuário específico definindo o Campo como Usuário responsável (Projeto), o Tipo de avaliação como Referência e o Registro como um usuário específico.

    

  • Expressão Python: usada para definir dinamicamente o valor do registro recém-criado para um campo usando código Python na coluna Valor.

Atualizar o registro

A ação é usada para definir valores para campos de qualquer registro no modelo atual.

Nota

O processo para preencher a aba Dados para gravar é o mesmo descrito em Criar um novo registro.

Executar várias ações

A ação é usada para acionar várias ações ao mesmo tempo. Para fazer isso, clique em Adicionar uma linha na aba Ações. Na janela pop-up Ações secundárias, clique em Criar e configure a ação.

Enviar e-mail

A ação é usada para enviar um e-mail a um contato vinculado a um registro específico. Para isso, selecione ou crie um Modelo de e-mail.

Adicionar seguidores

A ação é usada para inscrever contatos existentes no registro.

Criar próxima atividade

A ação é usada para agendar uma nova atividade vinculada ao registro. Use a aba Atividade para configurá-la como de costume, mas em vez do campo Atribuído a, selecione um Tipo de usuário da atividade. Selecione Usuário específico e adicione o usuário em Responsável se a atividade tiver que ser sempre atribuída ao mesmo usuário. Para direcionar dinamicamente um usuário vinculado ao registro, selecione Usuário genérico do registro e altere o campo Nome do campo do usuário, se necessário.

Example

Depois que um lead for transformado em uma oportunidade, você deseja que sua ação automatizada configure uma chamada para o usuário responsável pelo lead. Para isso, defina o Atividade como Chamada e defina o Tipo de usuário da atividade como Usuário genérico do registro.

Enviar mensagem de texto por SMS

A ação é usada para enviar um SMS a um contato vinculado ao registro. Para fazer isso, selecione ou crie um Modelo de SMS.

Dica

Se quiser que as mensagens enviadas sejam registradas no Chatter, marque a opção Registrar como nota.