Exportar e importar datos

En Odoo, a veces es necesario exportar o importar datos para crear reportes o modificar datos. En esta documentación se hablará sobre la exportación e importación de datos a y desde Odoo.

Importante

Es posible que los usuarios obtengan un error de “tiempo de espera agotado”, o que no se procese un registro debido al tamaño. Esto puede ocurrir con exportaciones grandes, o en casos donde el archivo es muy grande. Para evitar esta limitación en el tamaño de los archivos, es necesario procesar exportaciones o importaciones en lotes pequeños.

Exportar datos desde Odoo

Al trabajar en une base de datos, hay veces en las que es necesario exportar datos a un archivo en específico. Esto puede mejorar los reportes de las actividades, aunque Odoo ya brinda una herramienta de reportes precisa y fácil de usar en cada aplicación disponible.

Odoo permite exportar los valores de cualquier campo en cualquier registro. Para hacerlo, active la vista de lista (icono ☰ (tres líneas horizontales)) en los elementos que necesita exportar y seleccione los registros que quiera exportar. Para seleccionar un registro, seleccione la casilla ubicada junto al registro correspondiente, haga clic en el botón ⚙️ Acción y luego en Exportar.

Al hacer clic en Exportar, aparecerá una ventana emergente para Exportar datos con varias opciones para la exportación de datos:

1. Si se habilita la opción Deseo actualizar datos (exportación compatible con importación), el sistema solo muestra los campos que se pueden importar. Esto es muy útil en caso de que necesite actualizar los registros existentes, pues funciona como una especie de filtro. Si no selecciona la casilla habrá más opciones de campos, ya que aparecerán todos los campos, no solo los que se puedan importar.

2. Al exportar puede elegir dos formatos: .csv y .xls. Con .csv, los elementos se separan con una coma, mientras que .xls almacena información sobre todas las hojas de trabajo en un archivo e incluye el contenido y el formato.

3. Estos son los elementos que se pueden exportar. Utilice el icono > (flecha derecha) para mostrar más opciones de subcampos. Utilice la barra de búsqueda para encontrar campos específicos. Para buscar de forma más eficaz, haga clic en todas las > (flechas hacia la derecha) para mostrar todos los campos.

4. El icono + (signo de más) sirve para agregar campos a la lista Campos por exportar.

5. El icono ↕️ (flecha arriba-abajo), a la izquierda de los campos seleccionados, se puede utilizar para mover los campos hacia arriba o abajo y cambiar el orden en que se mostrarán en el archivo exportado. Arrastre y suelte con el icono ↕️ (flecha arriba-abajo).

6. Para quitar campos de la lista de exportación, haga clic en el icono 🗑️ (papelera).

7. Para los reportes recurrentes, es útil guardar ajustes preestablecidos de exportación. Seleccione todos los campos necesarios y haga clic en el menú desplegable de plantillas. Ahí, haga clic en Nueva plantilla, y cree un nombre para la exportación que acaba de crear. La próxima vez que sea necesario exportar la misma lista, seleccione en el menú desplegable la plantilla que guardó.

Truco

Es útil saber el identificador externo del campo. Por ejemplo, el identificador externo de Empresa relacionada en la interfaz de exportación del usuario es parent_id. Esto es útil porque así los únicos datos exportados serán los que se deban modificar y volver a importar.

Importar datos a Odoo

Importar datos a Odoo es muy útil, sobre todo durante la implementación o cuando necesita actualizar datos en lote. La documentación a continuación menciona cómo importar datos a una base de datos de Odoo.

Advertencia

Las importaciones son permanentes y no se pueden deshacer. Sin embargo, es posible usar filtros (Creado el o Última modificación) para identificar registros que se cambiaron o se crearon con la importación.

Truco

Al activar el modo de desarrollador se cambian los ajustes de importación visibles en el menú de la izquierda y se mostrará el menú Avanzado. En este menú se incluyen dos opciones: Registrar historial durante la importación y Permitir emparejamiento con subcampos.

Si el modelo utiliza openchatter, la opción Registrar historial durante la importación configura las suscripciones y envía notificaciones durante la importación, pero la importación será más lenta.

Si selecciona la opción Permitir emparejamiento con subcampos, entonces todos los subcampos dentro de un campo se usan para coincidir con el Campo Odoo al realizar la importación.

Información básica

Puede importar datos a cualquier objeto empresarial de Odoo con formatos Excel (.xlsx) o CSV (.csv). Esto incluye: contactos, productos, estados de cuenta, asientos y órdenes.

Abra la vista del objeto al que desea importar los datos y haga clic en ⭐ Favoritos ‣ Importar registros.

Después de hacer clic en Importar registros, Odoo revela una página separada con plantillas que pueden ser descargadas y rellenadas con los datos propios de la empresa. Estas plantillas se pueden importar en un solo clic, ya que la asignación de datos ya está hecha. Para descargar una plantilla haga clic en Importar Plantilla para Clientes en el centro de la página.

Importante

Al importar un archivo CSV, Odoo proporciona opciones de formato. Estas opciones no aparecen al importar el tipo de archivo Excel propietario (.xls, .xlsx).

Haga los ajustes necesarios a las opciones de formato y asegúrese de que todas las columnas en el campo de Odoo y Columna de archivo no tengan errores. Finalmente, haga clic en Importar para importar los datos.

Adaptar una plantilla

En la herramienta de importación se proporcionan las plantillas para importar los datos más comunes (contactos, productos, estados de cuenta bancarios, entre otros). Puede abrirlas con cualquier software de hojas de cálculo (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive y otros).

Una vez que se descargue la plantilla, siga los siguientes pasos:

• Agregue, elimine y organice columnas para que se adapten mejor a la estructura de su información.

• Se le recomienda no quitar la columna ID externo (ID) (vea por qué en la siguiente sección).

• Configure un ID único para cada registro, solo tiene que arrastrar hacia abajo la secuencia de ID en la columna ID externo (ID).

Nota

Al agregar una nueva columna, es posible que Odoo no pueda mapearla automáticamente si la etiqueta no corresponde a ningún campo dentro de Odoo. Sin embargo, puede mapear las nuevas columnas de forma manual cuando pruebe la importación. Busque el campo correspondiente en el menú desplegable.

Después, use la etiqueta de este campo para asegurar que las importaciones futuras serán exitosas.

Truco

Otra forma útil de averiguar los nombres correctos de columna para importar es exportar un archivo de muestra utilizando los campos que se deben importar. De esta forma, si no existe una plantilla de importación de muestra, los nombres serán correctos.

Importar desde otra aplicación

El ID externo (ID) es un identificador único para cada línea de artículo. Puede usar el de su software anterior para facilitar la transición a Odoo.

No es obligatorio establecer un ID al momento de la importación, pero es de gran ayuda en muchos casos:

• Actualizar importaciones: Importe el mismo archivo varias veces sin crear duplicados.

• Importar campos de relación.

Para recrear relaciones entre diferentes registros, debe usarse el identificador único de la aplicación original para mapearlo a la columna ID Externo (ID) en Odoo.

Cuando se importe otro registro vinculado al primero, utilice XXX/ID (XXX/ID externo) para el identificador único original. Este registro también se puede encontrar utilizando su nombre.

Advertencia

Es importante mencionar que habrá conflictos si dos o más registros tienen el mismo nombre.

El ID externo (ID) se utilizará para actualizar la importación original si necesita volver a importar los datos modificados después, así que es una buena práctica especificarlo siempre que sea posible.

Campo faltante para mapear una columna

Odoo intenta encontrar el tipo de campo heurísticamente para cada columna dentro del archivo importado, según las primeras diez líneas de los archivos.

Por ejemplo, si hay una columna que solo contiene números, las opciones que se presenten solo serán de tipo número entero.

Aunque en la mayoría de los casos este comportamiento puede ser favorable, también es posible que ocurra un error o que la columna se asigne a un campo que no está propuesto de forma predeterminada.

Si esto pasa, marque la opción Mostrar campos de campos relacionados (avanzado). Después, en cada columna habrá disponible una lista completa de campos.

Cambiar el formato de importación de datos

Nota

Odoo puede detectar de forma automática si una columna es una fecha e intentará deducir el formato de fecha mediante un conjunto de los formatos de fecha que se usan con mayor frecuencia. Aunque este proceso puede funcionar para varios formatos de fecha, algunos no se reconocerán. Esto puede causar confusión debido a las inversiones de día y mes. Hay ocaciones en las que es difícil deducir qué parte del formato de la fecha es el día y qué parte es el mes, como en 01-03-2016.

Al importar un archivo CSV, Odoo le da opciones de formato.

Para ver qué formato de fecha encontró Odoo en el archivo, puede revisar el formato de fecha que aparece al hacer clic en las opciones en el selector de archivos. Si este formato no es correcto, puede cambiarlo usando la ISO 8601 para definirlo.

Importante

ISO 8601 es una norma internacional que rige el intercambio mundial, así como la comunicación de datos relacionados con la fecha y la hora. Por ejemplo, el formato de fecha debe ser «AAAA-MM-DD». Así, en el caso del 24 de julio de 1981, debe escribirse «1981-07-24».

Truco

Cuando importe archivos Excel (.xls, .xlsx), considere usar celdas de fecha para almacenar fechas. Esto mantiene los formatos de fecha locales para su visualización, independientemente de cuál sea el formato de la fecha en Odoo. Cuando importe un archivo CSV, use la sección Formato de Odoo para seleccionar las columnas de formato de fecha a importar.

Importar números con signos de divisa

Odoo es compatible con los números entre paréntesis para representar los signos negativos, así como los números con los signos de divisa. Odoo también detecta de forma automática qué separador de miles o decimales utiliza. Si usa un símbolo de divisa que Odoo no conoce, es posible que no se reconozca como un número y se bloqueará.

Nota

Al importar un archivo CSV, aparece el menú Formato en la columna de la izquierda. En estas opciones, se puede cambiar el Separador de miles.

Ejemplos de números compatibles (se usará treinta y dos mil como ejemplo):

• 32.000,00

• 32000,00

• 32,000.00

• -32000.00

• (32000.00)

• $ 32,000.00

• (32000.00 €)

Ejemplos que no son compatibles:

• ABC 32,000.00

• $ (32,000.00)

Importante

Un () (paréntesis) alrededor del número indica que el número es un valor negativo. El símbolo de moneda debe colocarse dentro del paréntesis para que Odoo lo reconozca como un valor de moneda negativo.

La tabla de previsualización de la importación no se muestra correctamente

De forma predeterminada, la vista previa de importación está configurada con comas como separadores de campo y con comillas como delimitadores de texto. Si el archivo CSV no cuenta con estos ajustes, modifique las opciones de formato que aparecen en la barra de importación del archivo CSV después de seleccionar el archivo CSV.

Importante

Si el archivo CSV tiene una tabulación como separador, Odoo no detecta las separaciones. Las opciones de formato de archivo necesitan modificarse en la aplicación de hoja de cálculo. Consulte la siguiente sección Cambiar formato de archivo CSV.

Cambiar el formato del archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo

Al editar y guardar archivos CSV en aplicaciones de hojas de cálculo, se aplica la configuración regional del ordenador para el separador y el delimitador. Odoo sugiere usar OpenOffice o LibreOffice, ya que ambas aplicaciones permiten modificar las tres opciones (en la aplicación LibreOffice, ir al cuadro de diálogo “Guardar como” ‣ Marcar la casilla “Editar configuración de filtro” ‣ Guardar).

En Microsoft Excel solo puede modificar la codificación al guardar (en el cuadro de diálogo “Guardar como” ‣ “Herramientas” ‣ Pestaña de codificación).

Diferencias entre el ID de la base de datos y el ID externo

Algunos campos definen una relación con otro objeto. Por ejemplo, el país de un contacto es un enlace a un registro del objeto “País”. Cuando se importan estos campos, Odoo tendrá que volver a crear enlaces entre los diferentes registros. Odoo proporciona tres mecanismos para ayudarle a importar dichos campos.

Importante

Solo se debe usar un mecanismo por campo importado.

Por ejemplo, para referenciar el país de un contacto, Odoo propone tres campos distintos para importar:

• País: el nombre o código del país.

• País/ID de la base de datos: el ID único de Odoo para un registro, definido por la columna ID PostgreSQL.

• País/ID externo: el ID de este registro al que se hace referencia en otra aplicación (o el archivo .XML que lo importó).

Para Bélgica, por ejemplo, use una de estas tres maneras de importar:

• País: Bélgica

• País/ID de la base de datos: 21

• País/ID externo: base.be

Según las necesidades de la empresa, utilice una de estas 3 formas de referenciar registros en relaciones. Deberá usar una u otra, según sea necesario, aquí tiene un ejemplo:

• Usar país: esta es la forma más sencilla cuando los datos provienen de archivos CSV que se crearon de forma manual.

• Usar país/ID de la base de datos: es poco probable que use esta notación, ya que en su mayoría la utilizan los desarrolladores. Su principal ventaja es que nunca tiene conflictos (puede tener varios registros con el mismo nombre, pero solo tendrán un ID de base de datos único).

• Usar país/ID externo: utilice el ID externo cuando importe datos desde una aplicación de terceros.

Cuando se utilicen ID externos, importe archivos CSV con la columna ID externos (ID) que define el ID externo de cada registro que se importa. A continuación, se puede hacer referencia a ese registro con columnas como Campo/ID externo. Los dos archivos CSV a continuación ofrecen un ejemplo de productos y sus categorías.

• Archivo CSV para categorías

• Archivo CSV para productos

Importar campos de relación

Un objeto de Odoo siempre se relaciona con muchos otros (por ejemplo, un producto está vinculado a categorías de productos, atributos, proveedores y más). Para importar esas relaciones, primero debe importar los registros del objeto relacionado desde su propio menú de lista.

Esto puede hacerse mediante el nombre del registro relacionado o por su ID, este último se espera cuando dos registros tienen el mismo nombre. En ese caso, agregue /ID al final del título de la columna (por ejemplo, para atributos de producto: Atributos de producto / Atributo / ID).

Opciones para varias coincidencias en campos

Si, por ejemplo, hay dos categorías de producto con el nombre secundario Se puede vender (por ejemplo, Productos varios/Se puede vender y Otros productos/Se puede vender), la validación se detendrá, pero aún podrá importar los datos. Le recomendamos que no importe los datos pues todos se vincularán a la primera categoría, Se puede vender, que a su vez pertenece a la categoría Lista de producto (Productos varios/Se puede vender). Le sugerimos que modifique uno de los valores duplicados, o la jerarquía de la categoría del producto.

Sin embargo, si la empresa no desea cambiar la configuración de las cateogrías de los productos, le recomendamos usar el ID externo para este campo, “Categoría”.

Importar campos de relación many2many

Las etiquetas se deben separar con coma y sin espacios. Por ejemplo, si se debe vincular un cliente a las etiquetas Fabricante y Vendedor minorista entonces debe poner las etiquetas “Fabricante,Vendedor minorista” en la misma columna del archivo CSV.

• Archivo CSV para Fabricante, Vendedor minorista

Importar relaciones one2many

Si una empresa desea importar una orden de venta con varias líneas de orden, es necesario que aparten una fila específica en el archivo CSV para cada línea de la orden. La primera línea de la orden se importa en la misma fila que la información relacionada a la orden. Las líneas adicionales necesitan otras filas que no tengan información en los campos de esa orden.

Por ejemplo, a continuación verá un archivo CSV de algunas cotizaciones que se pueden importar según los datos de demostración:

• Archivo para algunas cotizaciones

El siguiente archivo CSV muestra cómo importar órdenes de compra con las líneas de la orden:

• Órdenes de compra con sus respectivas líneas.

El siguiente archivo CSV muestra cómo importar clientes y sus respectivos contactos:

• Clientes y sus respectivos contactos

Importar registros varias veces

Si un archivo importado contiene la columna ID externo o la columna ID de la base de datos, los registros que ya se importaron se modificarán y no se crearán desde cero. Esto es muy útil ya que permite que los usuarios importen el mismo archivo CSV varias veces si se hicieron cambios durante dos importaciones.

Odoo se asegura de crear o modificar cada registro, dependiendo de si es nuevo o no.

Esta función permite que la empresa use la herramienta de importación o exportación para modificar un grupo de registros en la aplicación Hoja de cálculo.

Valor no proporcionado en un campo específico

Si no establece todos los campos en el archivo CVS, Odoo asigna el valor predetermminado para cada campo no definido. Sin embargo, si un campo está configurado con valores vacíos en el archivo CSV, Odoo configura el valor vacío en el campo y no asigna un valor predeterminado.

Exportar o importar diferentes tablas de una aplicación SQL a Odoo

Si necesita importar datos de diferentes tablas, tendrá que recrear las relaciones entre registros que pertenecen a diferentes tablas. Por ejemplo, si importa empresas y personas, deberá volver a crear el vinculo entre cada persona y la empresa en la que trabaja.

Para gestionar las relaciones entre tablas, puede utilizar las funciones de ID externo de Odoo. El ID externo de un registro es el identificador único de este registro en otra aplicación. Este debe ser único en todos los registros de todos los objetos, así que es una buena práctica anteponer este ID externo al nombre de la aplicación o tabla, (como “empresa_1”, “persona_1” en lugar de solo “1”).

Por ejemplo, supongamos que hay una base de datos SQL con dos tablas que se necesitan importar: empresas y personas. Cada persona pertenece a una empresa, entonces se debe volver a crear el vínculo entre una persona y la empresa para la que trabajan.

Pruebe este ejemplo con un ejemplo de una base de datos PostgreSQL.

Primero, exporte todas las empresas y sus ID externos. En PSQL escriba al siguiente comando:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Este comando SQL crea el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Usaremos el siguiente comando SQL en PSWL para crear el archivo CSV para personas vinculadas a empresas:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Esto producirá el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

En el archivo anterior, Fabien y Laurence trabajan para la empresa Bigees (company_1) y Eric trabaja para la empresa Organi. La relación entre personas y empresas se realiza mediante el ID externo de las empresas. Se usa el nombre de la tabla como prefijo del ID externo para evitar un conflicto de ID entre personas y empresas (person_1 y company_1 que compartían el mismo ID, 1, en la base de datos original).

Los dos archivos que se generaron están listos para importarse a Odoo sin ninguna modificación. Tras importar estos dos archivos CSV, tendrá cuatro contactos y tres empresas, los dos primeros contactos están vinculados a la primera empresa. Primero debe importar las empresas y luego las personas.