Een nieuwe werknemer toevoegen

When a new employee is hired, the first step is to create a new employee form. Starting in the Employees app default view, click the Create button to access a new employee form. Fill out the required information (underlined in bold) and any additional details, then click Save.

Notitie

Het huidige telefoonnummer en de huidige naam van het bedrijf worden ingevuld in de velden Werktelefoon en Bedrijf.

Algemene informatie

Vereiste velden

• Naam: Vul de naam van de werknemer in.

• Bedrijf: Selecteer het bedrijf waardoor de nieuwe werknemer is aangeworven in de vervolgkeuzelijst of maak een nieuw bedrijf aan door de naam in het veld te typen.

• Working Hours: In the Work Information tab, select the desired Working Hours from the drop-down menu.

Notitie

De Werkuren zijn gerelateerd aan de werktijden van een bedrijf en een werknemer kan geen werktijden hebben die buiten de werktijden van een bedrijf vallen.

Elke individuele werktijd is bedrijfsspecifiek, dus voor databases met meerdere bedrijven moet elk bedrijf zijn eigen werktijden hebben.

Als de werktijden van een werknemer niet zijn ingesteld als werktijden voor het bedrijf, kunnen nieuwe werktijden worden toegevoegd of bestaande werktijden worden gewijzigd. Om een werktijd toe te voegen of te wijzigen, ga naar de applicatie Loonadministratie ‣ Configuratie ‣ Werktijden en voeg een nieuwe werktijd toe of bewerk een bestaande werktijd.

Nadat de werktijd is aangemaakt, stel je de werktijden voor de werknemer in.

Optionele velden

• Foto: Klik in het afbeeldingsvak rechtsboven op de werknemersfiche op het bewerkingspictogram ✏️ (potlood) om een foto te selecteren die je wilt uploaden.

• Functie: Vul de functietitel van de werknemer in.

• Labels: Klik op een label in het vervolgkeuzemenu om alle labels toe te voegen die van toepassing zijn op de werknemer. Elke label kan in dit veld worden aangemaakt door het in te typen. Eenmaal aangemaakt is de nieuwe label beschikbaar voor alle werknemersfiches. Een oneindig aantal labels kan worden toegevoegd.

• Professionele contactgegevens: Voer het Professioneel gsm-nummer, het Professioneel telefoonnummer, het Professioneel e-mailadres van de werknemer en/of de naam van het Bedrijf in.

• Afdeling: Kies in het vervolgkeuzemenu de afdeling van de werknemer.

• Manager: Kies in het vervolgkeuzemenu de manager van de werknemer.

• Coach: Kies in het vervolgkeuzemenu de coach van de werknemer.

Notitie

Als een Manager is geselecteerd en het veld Coach leeg is, dan word in het veld Coach de geselecteerde manager automatisch ingevuld.

Tip

Om de geselecteerde Afdeling, Manager, Coach, of Bedrijf te wijzigen, klik op de knop Externe link naast de betreffende selectie. De knop Externe link opent het geselecteerde formulier zodat je wijzigingen kunt aanbrengen. Klik op Opslaan nadat je wijzigingen hebt aangebracht.

Tabbladen aanvullende informatie

Tabblad Curriculum vitae

Cv

Next, the employee’s work history is entered in the Resumé tab. Each previous experience must be entered individually. Click Create a New Entry, and the Create Resumé lines form appears. Enter the following information, then click the Save & Close button if there is only one entry to add, or click the Save & New button to save the current entry and create another line.

• Name: Type in the name of the previous work experience.

• Type: Kies in het vervolgkeuzemenu Ervaring, Opleiding, Interne certificering, Interne opleiding, of voer een nieuw item in.

• Soort weergave: Kies in het vervolgkeuzemenu Klassiek, Certificering, of Cursus.

• Startdatum en Einddatum: Kies de start- en einddatum van de werkervaring. Om een datum te kiezen, gebruik je de pijltjes < (links) en > (rechts) om naar de gewenste maand te gaan en klik vervolgens op de gewenste dag.

• Omschrijving: Voer alle relevantie details in het veld in.

Vaardigheden

An employee’s skills can be entered in the Resumé tab in the same manner a resumé line is created. Click the Create a New Entry button under Skills and a Create Skills form appears. Fill in the information, then click the Save & Close button if there is only one entry to add, or click the Save & New button to save the current entry and immediately create a new entry.

• Skill Type: Select from the drop-down menu either Languages, Dev, Music, Marketing, or type in a new skill type. After entering the new skill type, an option to Create the skill or Create and Edit the skill appears. Click Create and Edit, and a pop-up for the specific skill type appears. This can also be accessed with the External Link button next to the new skill. This form allows for the creation of specific skills and levels. Click Add a line and enter the information for the new skill, then repeat for all other added skills. Repeat this process for the Levels section. Click Add a line to add each level and progress.

  

  Example

  To add a math skill set, enter Math in the Name field. In the Skills field, enter Algebra, Calculus, and Trigonometry. And, in the Levels field enter beginner, intermediate, and expert. Then, either click Save & Close or Save & New.

• Vaardigheid: De vaardigheden die bij het geselecteerde Vaardigheidstype horen verschijnen in een vervolgkeuzemenu. Als je bijvoorbeeld Talen kiest als Vaardigheidstype, verschijnen er verschillende talen waaruit je kan kiezen in het veld Vaardigheden. Selecteer de juiste vooraf geconfigureerde vaardigheid of typ een nieuwe vaardigheid.

• Skill Level: Pre-defined skill levels associated with the selected Skill Type appear in a drop-down menu. Select a level or create a new skill level by typing it in.

• Progress: Progress is automatically selected based on the selected Skill Level. Skill levels and progress can be modified in the Skill Type pop-up form, which is accessed via the External Link button next to Skill Type field.

To delete any line from the Resumé tab, click the 🗑️ (trash can) delete icon to delete the entry. Add a new line by clicking the ADD button next to the corresponding section.

Tabblad Werkinformatie

• Location: Select the Work Address from the drop-down menu. The External Link button opens up the selected company form in a window, and allows for editing. The Work Location is where any specific location details should be noted, such as a floor, or building.

• Approvers: Using the drop-down menus, select the employees responsible for approving Time Off, Expenses, and Timesheets for the employee. The External Link button opens a form with the approver’s Name, Email Address, Company, Phone, and Mobile fields. These can be modified, if needed. Click Save after making any edits.

• Schedule: Select the Working Hours (required) and Timezone for the employee. The External Link button opens up a detailed view of the specific daily working hours. Working hours can be created, modified, or deleted here. Global time off (such as holidays) can be entered in the Global Time Off tab. Click Add a line to add a new global time off.

• Planning: Click on a planning role from the drop-down menu for both the Default Planning Role and the Planning Roles fields to add a role. There is no limit to the amount of Planning Roles that can be selected for an employee, but there can only be one Default Planning Role. The default is the typical role that the employee performs, where the Planning Roles are all the specific roles the employee is able to perform.

  

Tabblad privé informatie

Informatie in het tabblad Privé informatie is niet vereist, maar sommige informatie in dit gedeelte kan van cruciaal belang zijn voor de loonadministratie van het bedrijf. Om de loonstroken goed te kunnen verwerken en ervoor te zorgen dat alle inhoudingen worden verantwoord, moeten de persoonlijke gegevens van de werknemer worden ingevoerd.

Hier wordt de informatie over de Privé contact, de Burgerlijke staat, Noodcontactpersoon, Opleiding, Burgerschap, Personen ten laste en Werkvergunning van de werknemer ingevuld. De velden kunnen worden ingevoerd via een vervolgkeuzelijst, een selectievakje of een tekstvak.

• Private Contact: Enter the Address for the employee. The selection can be made with the drop-down menu. If the information is not available, type in the name for the new address. To edit the new address, click the External Link button to open the address form. On the address form, enter the necessary details, then click Save. Some other information in the Private Contact section may auto-populate, if the address is already listed in the drop-down menu.

• Burgerlijke staat: Selecteer in het vervolgkeuzemenu Ongehuwd, Gehuwd, Wettelijk samenwonend, Weduwe/Weduwenaar, of Gescheiden.

• Emergency Contact: Type in the name and phone number of the employee’s emergency contact.

• Opleiding: Selecteer in het vervolgkeuzemenu Niveau getuigeschrift het hoogste onderwijsniveau dat de werknemer heeft behaald. Je kan onder andere kiezen tussen Gediplomeerd, Bachelor, Master, Dokter, of Overige. Voer het Vakgebied en de naam van de School in de betreffende velden in.

• Citizenship: This section houses all the information relevant to the citizenship of the employee. Some selections use a drop-down menu, as does the Nationality (Country), Gender, and Country of Birth sections. The Date of Birth uses a calendar module to select the date. First, click on the name of the month, then the year, to access the year ranges. Use the < (left) and > (right) arrow icons, navigate to the correct year range, and click on the year. Next, click on the month. Last, click on the day to select the date. Type in the information for the Identification No, Passport No, and Place of Birth fields. If the employee is Disabled or a Nonresident, click the check box next to the respective fields.

• Dependant: If the employee has any dependants, that information is entered here. Type in the number of children the employee has, and check the boxes next to Disabled Children and/or Other Dependent People if applicable.

• Work Permit: If the employee has a work permit, enter the information in this section. Type in the Visa No and/or Work Permit No in the corresponding fields. Using the calendar module, select the Visa Expire Date to enter the expiration date.

Tabblad Personeelsbeheer instellingen

Dit tabblad bevat verschillende velden voor verschillende informatie, afhankelijk van het land waar het bedrijf zich bevindt. Verschillende velden zijn geconfigureerd voor verschillende locaties, maar sommige secties worden ongeacht weergegeven.

• Status: If applicable, select a Related User, Job Position, and Language with the drop-down menus. Type in the Registration Number of the Employee, and the NIF Country Code if available.

• Fleet: If the employee has access to a company car, enter the Mobility Card information here.

• Timesheets: Enter the employee’s cost per hour in a $XX.XX format. This is factored in when the employee is working at a work center. This value affects the employee’s pay, and may also affect manufacturing costs for a product, if the value of the manufactured product is not a fixed amount.

• Attendance: This section may only appear for Belgian companies. Enter the INSZ or BIS number if applicable. Badge ID and a PIN Code can be entered here, if the employee needs/has one. Click Generate next to the Badge ID to create a badge ID.

Personal documents tab

The Personal Documents tab is only displayed for certain countries. If this tab is not visible, it is not applicable to the company’s location.

Add a file for the employee’s ID Card Copy, Driving License, Mobile Subscription Invoice, SIM Card Copy, and Internet Subscription Invoice by clicking the Upload Your File button next to the corresponding field. File types that can be accepted are .jpg, .png, and .pdf.