Fundamentos de Eventos¶
O Odoo Eventos oferece aos coordenadores de eventos um arsenal de ferramentas de planejamento, comunicação e relatórios para criar experiências imersivas e envolventes para os clientes. Ou seja, a equipe pode criar e publicar eventos em seu site, vender ingressos on-line, escanear ingressos com o código de barras do Odoo, enviar e-mails automatizados e gerar dados de relatórios avançados quando o evento aceitar inscrições.
Conceitos e organização do Kanban¶
Para começar, clique no aplicativo Eventos no painel inicial, que leva ao modo de visualização kanban preenchido com uma variedade de estágios do funil. As principais informações são listadas em cada cartão de evento, como a data/hora do evento, juntamente com o número de participantes esperados (e confirmados).
Para criar um novo estágio, clique em Adicionar uma coluna e forneça um título adequado que reflita a finalidade desse estágio.
Reorganize os estágios arrastando e soltando-os até que estejam na ordem correta. Para uma apresentação mais limpa, os estágios também podem ser “dobrados” no Kanban, através do menu Definições à direita do título de cada estágio, que é representado por um ícone de engrenagem.
Nota
Por padrão, o ícone de engrenagem está oculto e aparecerá ao lado do ícone + ao passar o mouse sobre ele.
Ao clicar nele, um menu suspenso de configurações será exibido.
Criar um novo evento¶
Para criar um evento, clique em Criar no painel Eventos. Em seguida, o Odoo direcionará a página para um formulário de modelo de evento em branco.
No formulário de evento, preencha os campos necessários, escolhendo entre os dados existentes na base de dados do Odoo ou criando e editando novos dados de campo. As principais informações a inserir para o evento são:
Nome do evento: dê um título ao evento.
Date: when the event is scheduled to take place (expressed in your local timezone on the form view).
Display Timezone: indicates the timezone in which the event dates/times will be displayed on the website.
Modelo: escolha um modelo de evento pré-moldado ou crie um modelo personalizado e vincule-o aqui.
Marcadores: adicione marcadores para indicar brevemente a finalidade do evento (por exemplo,
tradeshow). Os marcadores ajudam a organizar melhor os cartões de evento no Kanban e são úteis ao usar filtros de busca nos períodos de relatório.Organizador: especifique o(s) organizador(es) do evento. Geralmente é a empresa que possui a base de dados Odoo ou um fornecedor.
Responsável: nomeie a pessoa responsável pela organização do evento.
Website: indique em qual(is) site(s) do Odoo o evento deve ser publicado.
Local: liste os detalhes do local aqui, se for um novo registro, ou escolha um local existente.
Limitar inscrições: quando ativada, essa configuração limita as inscrições de participantes a uma quantidade específica
Autoconfirmação: quando ativada, essa configuração ignora a solicitação de confirmação que é enviada por e-mail aos inscritos no evento e confirma automaticamente a inscrição.
Depois que os campos do formulário de evento estiverem definidos, passe para as abas Ingressos e Comunicação e, opcionalmente, para a aba Perguntas, se os registros exigirem informações adicionais.
Adicionar e vender ingressos para eventos¶
Na aba Ingressos, adicione itens de linha para cada tipo de ingresso que o evento planeja oferecer. Aqui, determine o preço do ingresso, as datas de início e término das inscrições, bem como o número máximo de ingressos que podem ser vendidos.
Se a venda de ingressos não for necessária para o evento, um simples botão Inscrição será exibido na página do evento por padrão.
Envie e-mails, textos e publicações de redes sociais de modo automatizado para os participantes do evento¶
Na aba Comunicação, configure mensagens personalizadas de e-mail, SMS ou postagem de rede social para manter contato com os participantes do evento. Para cada comunicação, clique em Adicionar uma linha no formulário da aba Comunicação e, em seguida, escolha (ou crie) um modelo de comunicação usando o menu suspenso na coluna Modelo.
Em seguida, defina o Intervalo e a Unidade de tempo para a frequência com que a comunicação deve ser enviada; use esses campos de tempo para especificar a frequência com que as comunicações Horas, Dias, Semanas ou Meses devem ser enviadas. Há também a opção de enviar comunicações “imediatamente” depois que um determinado Disparo for ativado.
Na última coluna, determine o Disparo que controla como e quando a comunicação é enviada. Para essa ação, escolha entre: Antes do evento, Após cada inscrição ou Após o evento.
Anexar um questionário às inscrições de eventos¶
A implementação de um questionário durante a inscrição no evento é uma maneira eficaz de avaliar antecipadamente os desejos, as necessidades e os interesses dos participantes do evento. Os questionários também funcionam como ferramentas de análise informativas para períodos de relatório antes (ou depois) da realização dos eventos.
Para criar um questionário, no aplicativo Eventos, navegue até e, em seguida, ative a configuração Perguntas.
Com a configuração ativada, as perguntas e respostas agora podem ser adicionadas (e registradas) na aba Perguntas no formulário do evento. Para cada pergunta, especifique se ela deve ser feita apenas uma vez com a caixa de seleção Perguntar uma vez por pedido ou se a pergunta requer uma Resposta obrigatória, o que tornará a pergunta obrigatória para o registro.
Example
Se a caixa de seleção Uma vez por pedido estiver ativada, uma única inscrição para três participantes mostrará o questionário apenas uma vez.
Há dois Tipos de pergunta para escolher: Seleção e Entrada de texto. O tipo Seleção permite que os participantes selecionem uma resposta a partir de opções pré-configuradas, que são inseridas na aba Respostas abaixo. O tipo Entrada de texto permite que os participantes escrevam suas próprias respostas à pergunta em uma caixa de texto.
Registrar notas internas ou adicionar instruções para ingressos¶
Na guia Notas, há a opção de adicionar uma Nota e/ou Instruções do ingresso.
Em Nota, podem ser deixadas anotações internas (como listas de tarefas, informações de contato etc.) para serem consultadas pela equipe do evento. No campo Instruções do ingresso, informações úteis para a equipe e os participantes podem ser compartilhadas (como instruções para o local do evento, horários de abertura/fechamento etc.)
Dica
Digite / em um dos campos de texto (Nota ou Instruções do ingresso) para exibir um submenu de opções Estrutura. Essas opções oferecem várias opções de formatação para garantir que as informações internas vitais sejam organizadas para serem revisadas pela equipe do evento.
Convidar participantes para o evento¶
Para convidar pessoas para um evento, clique no botão Convidar localizado no canto superior esquerdo do formulário do evento.
Dentro do formulário de modelo de convite, há opções para enviar convites por e-mail ou SMS. Cada mensagem pode ser totalmente personalizada e os destinatários podem ser adicionados.
A adição de uma linha Assunto para a mensagem de convite é obrigatória, mas o campo Texto de visualização é opcional. O Texto de visualização é uma frase de visualização cativante destinada a incentivar os destinatários a abrir o e-mail.
Nota
Na maioria dos casos, o Texto de visualização é exibido ao lado do assunto. Deixe esse campo em branco para garantir que os primeiros caracteres do conteúdo do e-mail sejam exibidos.
Selecionar convidados e configurar filtros de destinatários¶
No meio do formulário de convite, localize e clique no campo Destinatários para exibir um menu suspenso de opções de destinatários. Essas opções representam onde o Odoo encontrará as informações dos destinatários desejados.
Quando uma opção desse menu for selecionada (por exemplo, Candidato, Contato, Inscrição em evento, Lead/Oportunidade, etc.), o Odoo enviará o convite a todos os destinatários que correspondem a essa regra inicial. Regras adicionais podem ser adicionadas para restringir os destinatários-alvo, clicando em Adicionar filtro.
Clicar em Adicionar filtro revela três campos, formatados como uma equação. Para revelar as opções do submenu, clique em cada campo e faça as seleções desejadas, até que a configuração preferida seja alcançada. O número de Registros que correspondem à(s) regra(s) é indicado à direita do campo Destinatários, em verde.
Nota
Algumas opções de submenu no primeiro campo de regra permitem uma segunda opção para fornecer ainda mais especificidade.
À direita de cada regra, há os ícones x, + e …. O ícone x exclui um nó específico (linha) da regra, o + adiciona um nó (linha) à regra e o … adiciona uma ramificação ao nó. Uma ramificação significa que dois subnós adicionais e recuados são adicionados à regra, proporcionando ainda mais especificidade à linha acima dela.
Criar um convite de evento personalizado¶
Na aba Corpo do e-mail, há vários modelos de mensagens pré-configuradas para você escolher. Selecione o modelo desejado e modifique os elementos de seus detalhes de design com o construtor da web de arrastar e soltar do Odoo, localizado na barra lateral direita.
Dica
Para criar um e-mail de convite de evento do zero, selecione o modelo Texto simples e o Odoo fornecerá uma tela de e-mail em branco, que pode ser personalizada usando o editor de rich text de front-end que aceita comandos de barra (/) ou o editor de código XML, quando o Modo desenvolvedor está ativado e o ícone </> é pressionado.
Nota
A aba Corpo do e-mail (e as opções de modelo) só estarão disponíveis se o convite do evento Tipo de comunicação for designado como E-mail. Se SMS for o Tipo de comunicação, uma aba Conteúdo do SMS (que consiste em um espaço de texto em branco) ficará disponível.
Modificar as configurações de convite de evento¶
As opções na aba Definições são diferentes, dependendo do Tipo de comunicação especificado.
Se a opção E-mail for selecionada como o Tipo de comunicação, um funcionário poderá ser designado como o Responsável, o que significa que essa pessoa é a responsável por essa mensagem de convite em específico.
Além disso, se algum documento específico for necessário (ou útil) para este convite, ele poderá ser enviado junto com o e-mail, clicando em ANEXAR UMA ARQUIVO e adicionando o(s) documento(s) apropriado(s).
Se a opção SMS for selecionada como Tipo de comunicação, um Responsável poderá ser designado e a opção Incluir link de cancelamento estará disponível.
Enviar convites de eventos para os destinatários¶
Se o Tipo de e-mail selecionado for E-mail, haverá três opções para enviar o convite: Enviar, Agendas e Testar.
A opção Enviar envia o convite imediatamente. A opção Agendar abre uma janela pop-up, na qual é possível selecionar uma data/hora programada para o envio do e-mail. A opção Testar exibe um pop-up Testar envio, no qual podem ser inseridos endereços de e-mail de destinatários específicos para que o Odoo envie a eles a versão atual do e-mail para revisão antes de enviá-lo oficialmente aos possíveis participantes do evento.
Se o Tipo de comunicação selecionado for SMS, haverá quatro opções para enviar o convite: Colocar na fila, Enviar agora, Agendar e Testar.
A opção Colocar na fila agenda uma mensagem de SMS para todos os destinatários (que correspondem às regras designadas, se houver) em um futuro próximo. Clicar em Colocar na fila revela uma janela pop-up que requer confirmação. Quando confirmado, uma faixa azul é exibida no formulário de modelo de convite de evento, indicando que o SMS será enviado mais tarde naquele dia.
Nota
As opções Enviar agora, Agendar e Testar funcionam da mesma forma para ambas as opções de Tipo de comunicação.
Publicar eventos¶
Até que um evento seja publicado, ele permanecerá oculto da visualização pública no site e não será possível se inscrever nele. Para publicar um evento, navegue até ele a partir do back-end do Odoo, pelo aplicativo Eventos, ou acesse a página oculta de eventos pelo front-end, como usuário privilegiado ou administrador.
If navigating from the backend, go to the event form, and click the Go to Website smart button to reach the event page on the website (on the frontend). If starting from the frontend, simply navigate to the event page that needs to be published.
Independentemente da rota, uma página de evento só pode ser publicada no front-end. No canto superior direito da página do evento no site, alterne o status vermelho Não publicado para o status verde Publicado. Ao fazer isso, a página do evento fica imediatamente acessível ao público no site.
