Odoo Sign • Features

Maak dynamische workflows

Maak documenten vanuit sjablonen

Pas de bewerkbare velden aan in de PDF door ze naar de gewenste plaats te slepen. Automatiseer repetitieve handtekeningen met behulp van sjablonen om tijd te besparen en productiever te zijn.

Meerdere handtekeningen

Maak een document dat getekend moet worden openbaar en laat iedereen toe om zijn eigen exemplaar te tekenen zonder verdere actie langs jouw kant.

Meerdere rollen

Definieer de rol van alle mensen die deelnemen aan een transactie en stuur de juiste versie, afhankelijk van de positie van de persoon die tekent.

Carbonkopie

Verstuur automatisch ondertekende documenten naar een externe partij toegewezen als “volger”.

Auto-archivering

Je hoeft niet langer zelf je documenten op te slaan. Als je gebruik maakt van de Ondertekenen app, wordt elk document gearchiveerd op je eigen server.

Boost productiviteit

Stuur finale documenten automatisch naar alle partijen

Zodra het document succesvol ingevuld is, ontvangt elke ontvanger een kopie in zijn inbox.

Bekijk de vooruitgang van je document

Krijg een volledig overzicht van je sjablonen, lopende handtekeningen en getekende documenten.

Notificaties en meldingen

Ontvang statusnotificaties en krijg meldingen zodra documenten getekend zijn.

Sluit deals, waar je ook bent

Compatibel met elk apparaat

Verzamel elektronische handtekeningen onderweg met je iPhone, iPad, Android of ander mobiel toestel.

Persoonlijk tekenen

Bied klanten de mogelijkheid om hun handtekening rechtstreeks op het scherm te zetten.

Personaliseer elk document

Gebruik dynamische veldinhouden

Voeg velden toe precies waar jij wilt met de slepen en neerzetten-functie.

Preciseer vereiste handelingen

Geef aan wat soort handeling vereist is om het document te valideren: volledige handtekening, initialen, tekst, naam, e-mail, telefoon of bedrijf.

Maak je eigen handtekening aan

Kies tussen verschillende opties: handgeschreven lettertypes, tekenen met je muis of vinger of een scan van je handtekening uploaden.

Beveiliging en compliance

Beveiligde identificatie

Ontvangende partijen mogen een document enkel digitaal ondertekenen via een persoonlijke en unieke beveiligde link die is gekoppeld aan hun e-mailadres. Het systeem registreert de geolokalisatie (lengte- & breedtegraad) van de gebruiker, de datum en de tijd van de gebeurtenis en archiveert deze in het auditlogboek van het document. De eigenaar van het document kan optioneel van sommige ontvangers een extra sms-verificatie (6-cijferige code) vereisen, op basis van hun rol.

Integriteit van documenten

Odoo houdt het gezaghebbende document te allen tijde onder controle. Elke activiteit op het document (ondertekenen, lezen, enz.) wordt geregistreerd en versleuteld om de integriteit van je document te garanderen. Gebruikers kunnen hun persoonlijke en unieke link altijd downloaden et een kopie van het referentiedocument afdrukken. Een compleet auditlograpport is steeds beschikbaar.

100% legaal

Documenten die zijn ondertekend via Odoo Sign zijn geldige elektronische handtekeningen onder EU verordening 910/2014 (eIDAS) en de US ESIGN Act. Ze voldoen ook aan de vereisten voor elektronische handtekeningen in de meeste landen. In sommige gevallen is sms-verificatie vereist naast de unieke e-maillink, als aanvullend identiteitsbewijs.

Brede document dekking

Digitale handtekeningen zijn geschikt voor elke verkoops- of commerciële overeenkomst, geheimhoudingsverklaring, leaseovereenkomst, arbeidsovereenkomst, enz. Gevoelige documenten zoals belastingaangiften en documenten die bij de overheid zijn ingediend, vereisen mogelijk geavanceerdere vormen van handtekeningen of de tussenkomst van een geregistreerde vertrouwensautoriteit.