Maak dynamische workflows
Maak documenten vanuit sjablonen
Pas de bewerkbare velden in de pdf aan met de slepen en neerzetten-functie. Automatiseer repetitieve handtekeningen met behulp van sjablonen om tijd te besparen en productiever te zijn.
Meerdere handtekeningen
Maak een document dat getekend moet worden openbaar en laat iedereen toe om zijn eigen exemplaar te tekenen zonder verdere actie langs jouw kant.
Meerdere rollen
Bepaal de rol van alle mensen die betrokken zijn bij een ondertekening. Verstuur de juiste versie afhankelijk van de positie van de persoon die gaat ondertekenen.
Carbonkopie
Verstuur automatisch je getekende documenten aan een externe partij toegewezen als "volger".
Automatisch opslaan
Maak je geen zorgen meer over het opslaan van je documenten. Wanneer je eSign gebruikt, wordt elk document gearchiveerd op je eigen instantie.
Boost productiviteit
Stuur finale documenten automatisch naar alle partijen
Zodra je document succesvol is ingevuld, ontvangt elke ontvanger een kopie ervan in zijn inbox.
Bekijk de vooruitgang van je document
Krijg een volledig overzicht van je sjablonen, lopende handtekeningen en volledig ondertekende documenten.
Geautomatiseerde herinneringen
Plan automatische herinneringen in zodat de persoon herinnerd wordt aan het ondertekenen van het document.
Notificaties en meldingen
Ontvang statusnotificaties en krijg meldingen zodra documenten getekend zijn.
Delen van openbare sjablonen
Genereer een link naar een documentsjabloon die alleen beschikbaar is voor degenen die het ontvangen. Wanneer het document wordt ondertekend, ontvangt de ondertekenaar een kopie.
Sluit deals, waar je ook bent
Compatibel met elk apparaat
Verzamel elektronische handtekeningen op je iPhone, iPad, Android of andere mobiele toestellen.
Afwijzing
Ontvangers kunnen weigeren een document te ondertekenen voor een bepaalde reden.
Personaliseer elk document
Gebruik dynamische veldinhouden
Gebruik de slepen en neerzetten-functie om dynamische velden met vooraf ingevulde gegevens toe te voegen afhankelijk van de persoon die gaat ondertekenen.
Verplichte velden
Geef aan welke bewerkbare velden verplicht zijn voordat je document wordt ondertekend.
Maak je eigen handtekening aan
Kies tussen verschillende opties: handgeschreven lettertypes, tekenen met je muis of vinger of een scan van je handtekening uploaden.
Ondertekeningsvolgorde
Verstuur handtekeningverzoeken in een bepaalde volgorde, zodat ondertekenaars alleen een melding krijgen wanneer het hun beurt is om het document te ondertekenen.
Beveiliging en compliance
Beveiligde identificatie
Ontvangers kunnen een document alleen digitaal ondertekenen via een persoonlijke unieke beveiligde link die is gekoppeld aan hun e-mailadres. Het systeem registreert de geoloatie van de gebruiker en de datum en tijd van het evenement en archiveert deze in het auditlogboek van het document.
Integriteit van documenten
Elke activiteit op het document (ondertekenen, lezen, enz.) wordt te allen tijde bijgehouden en cryptografisch bewijs van de integriteit van het document wordt bij elke stap berekend en gecontroleerd. Gebruikers kunnen op elk moment hun persoonlijke en unieke documentlink gebruiken om een kopie van het referentiedocument te downloaden en af te drukken. Een compleet auditlograpport is steeds beschikbaar.
SMS-verificatie
De eigenaar van het document kan optioneel een extra SMS-verificatie (6-cijferige code) vereisen voor sommige ontvangers.
100% legaal
Documenten die zijn ondertekend via Odoo Sign zijn geldige elektronische handtekeningen onder EU verordening 910/2014 (eIDAS) en de US ESIGN Act. Ze voldoen ook aan de vereisten voor elektronische handtekeningen in de meeste landen. In sommige gevallen is sms-verificatie vereist naast de unieke e-maillink, als aanvullend identiteitsbewijs.
Brede document dekking
Digitale handtekeningen zijn geschikt voor elke verkoops- of commerciële overeenkomst, geheimhoudingsverklaring, leaseovereenkomst, arbeidsovereenkomst, enz. Meer gevoelige documenten zoals belastingaangiften en document die bij de overheid zijn ingediend, vereist mogelijks geavanceerdere vormen van handtekeningen of de tussenkomst van een geregistreerde vertrouwensautoriteit.
itsme® Integratie
Sta ondertekenaars toe om hun identiteit op te geven met behulp van de itsme® identiteitsdienst (alleen België en Nederland).
Kader handtekening
Een visueel kader kan worden toegevoegd aan handtekeningen, zodat papieren exemplaren een visuele aanwijzing bevatten dat het document elektronisch is ondertekend.
