Actividades

Las actividades son tareas de seguimiento vinculadas a un registro en una base de datos de Odoo. Estas se pueden programar desde cualquier página de la base de datos que tenga un hilo del chatter, una vista de kanban, una vista de lista o una vista de actividades de una aplicación.

Planear actividades

Una forma de crear actividades es hacer clic en el botón Planear actividades, ubicado en la parte superior del chatter en cualquier registro. En la ventana emergente que aparece, seleccione un Tipo de actividad del menú desplegable.

Truco

Las aplicaciones individuales tienen una lista de tipos de actividad específicas de esa aplicación. Por ejemplo, para ver y editar las actividades disponibles de la aplicación CRM debe ir a CRM ‣ Configuración ‣ Tipos de actividad.

Escriba un titulo para la actividad en el campo Resumen que se ubica en la ventana emergente de Planear actividad.

Para asignar la actividad a un usuario diferente, seleccione un nombre del menú desplegable de Asignado a. Si no selecciona a nadie, el usuario que crea la actividad será asignado de manera automática.

Por último, agregue cualquier información adicional necesaria en el campo opcional Escribir una nota….

Nota

El campo Fecha límite en la ventana emergente de Planear actividad se completa de manera automática según los ajustes de la configuración para el tipo de actividad que seleccionó. Sin embargo, puede cambiar esta fecha si selecciona un día en el calendario en el campo Fecha límite.

Por último, haga clic en uno de los siguientes botones:

  • Planear: agrega la actividad al chatter en la sección Actividades planeadas.

  • Marcar como hecho: agrega los detalles de la actividad al chatter en la sección Hoy. La actividad no se planea, sino que se marca como hecha de forma automática.

  • Hecho y programar siguiente: agrega la tarea en la sección Hoy marcada como hecha y abre una ventana para una actividad nueva.

  • Descartar: descarta cualquier cambio hecho en la ventana emergente.

Vista de los leads en CRM y la opción para planear una actividad.

Nota

Según el tipo de actividad, el botón Planear se reemplazará por un botón de Guardar o uno de Abrir calendario.

Las actividades planeadas se agregan al chatter para el registro en Actividades planeadas.

Vista de los leads en CRM y la opción para planear una actividad.

Las actividades también se pueden planear desde la vista kanban, de lista o de actividades en una aplicación.

Seleccione un registro en donde se planeará una actividad. Haga clic en el icono 🕘 (reloj), luego en Planear una actividad y luego complete el formulario emergente.

Vista kanban de un flujo de CRM y la opción para planear una actividad.

Nota

Los colores de actividad, y su relación con la fecha limite de la misma, son consistentes en Odoo sin importar el tipo de actividad o de vista.

  • Las actividades que aparecen de color verde indican que la fecha límite es en algún momento del futuro.

  • El color amarillo indica que la fecha límite es para hoy.

  • El color reojo indica que la actividad está vencida y la fecha límite ya pasó.

Por ejemplo, si crea una actividad para una llamada y la fecha límite pasa, la actividad aparecerá con un teléfono rojo en la vista de lista y con reloj rojo en la vista kanban.

Vista de las actividades planeadas

Para ver las actividades planeadas, puede abrir la aplicación Ventas o CRM y hacer clic en el icono 🕘 (reloj) que se ubica en la extrema derecha de las otras opciones de vista.

Esta acción abre de forma predeterminada el menú de actividades con todas las actividades programadas para el usuario. Para visualizar todas las actividades de todos los usuarios, quite el filtro Mi flujo de la barra de búsqueda.

Para ver una lista consolidada de actividades agrupadas por la aplicación donde se crearon y por fecha límite, haga clic en el icono 🕘 (reloj) en el menú del encabezado para ver las actividades de esa aplicación específica en un menú desplegable.

Al final de este menú desplegable tendrá la posibilidad de agregar una nota nueva y solicitar un documento si hace clic en el icono 🕘 (reloj).

Vista de la página de leads de CRM donde se resalta el menú de actividades.

Configure los tipos de actividades

Para configurar los tipos de actividades en la base de datos, vaya a Ajustes ‣ Conversaciones ‣ Actividades ‣ Tipos de actividades.

Vista de la página de ajustes donde se resalta el menú de tipos de actividad.

Esto mostrará la página Tipos de actividad, donde podrá encontrar los tipos de actividad existentes.

Para editar un tipo de actividad existente, selecciónelo de la lista y después haga clic en Editar. Para crear un nuevo tipo de actividad, haga clic en Crear.

Primero debe elegir un Nombre para el nuevo tipo de actividad. Esto lo puede hacer en la parte superior de un formulario de actividad en blanco.

Formulario para un nuevo tipo de actividad.

Ajustes de actividad

Acción

El campo Acción especifica el propósito de la actividad. Algunas acciones activarán comportamientos específicos después de programar una actividad.

  • Si selecciona Subir documento. se agregará un enlace para subir un documento directamente a la actividad planeada en el chatter.

  • Si selecciona Llamada o Junta los usuarios tendrán la opción de abrir su calendario para agendar esta actividad.

  • Si selecciona Solicitar firma se agregará un enlace en el chatter de la actividad planeada. Al hacer clic en este enlace se abrirá una ventana emergente para solicitar la firma.

Nota

Las acciones disponibles que puede seleccionar en el tipo de actividad varían dependiendo de las aplicaciones que tienen en la base de datos.

Usuario predeterminado

Para asignar esta actividad a un usuario específico de manera automática al programar este tipo de actividad, seleccione un nombre desde el menú desplegable Usuario predeterminado. Si este campo se deja en blanco, se asignará una actividad al usuario que cree la actividad.

Resumen predeterminado

Para incluir notas al crear este tipo de actividad debe ingresarlas en el campo Resumen predeterminado.

Nota

La información en los campos Usuario predeterminado y Resumen predeterminado se incluye en la actividad creada, pero puede alterar estos campos antes de que la actividad se programe o se guarde.

Siguiente actividad

Para sugerir o activar una actividad de manera automática después de que una actividad se marca como completada, se debe configurar el Tipo de encadenamiento.

Sugerir la siguiente actividad

En el campo Tipo de encadenamiento seleccione Sugerir siguiente actividad. Al hacerlo, el campo de abajo cambiará a Sugerir. Haga clic en este campo para seleccionar las actividades que recomienda como actividades que le sigan a este tipo de actividad.

En el campo Horario seleccione una fecha límite predeterminada para estas actividades. Para hacerlo, configure un número específico de Días, Semanas, o Meses. Después, decida si debe pasar después de la fecha de finalización o después de la fecha límite de actividad anterior.

Puede alterar la información del campo Horario antes de agendar la actividad.

Al completar todas las configuraciones, haga clic en Guardar.

Ventana emergente de actividad programada con las actividades recomendadas resaltadas.

Nota

Si una actividad tiene el Tipo de encadenamiento configurado como Sugerir siguiente actividad y tiene actividades enlistadas en el campo Sugerir, los usuarios obtendrán recomendaciones de actividades que pueden ser el siguiente paso.

Activar la siguiente actividad

Si configura el Tipo de encadenamiento a Activar siguiente actividad hara que la siguiente actividad se active de inmediato una vez que la actividad previa se termine.

Si selecciona Activar la siguiente actividad en el campo Tipo de encadenamiento, el campo de abajo cambiará a Activador. Desde el menú desplegable del campo Activador seleccione la actividad que se debería iniciar una vez que esta actividad se complete.

En el campo Horario seleccione una fecha límite predeterminada para estas actividades. Para hacerlo, configure un número específico de Días, Semanas, o Meses. Después, decida si debe pasar después de la fecha de finalización o después de la fecha límite de actividad anterior.

Puede alterar la información del campo Horario antes de agendar la actividad.

Al completar todas las configuraciones, haga clic en Guardar.

Ventana emergente de programar siguiente información con énfasis en el botón Hecho y continúe con el siguiente.

Nota

Cuando el tipo de encadenamiento de una actividad es Activar la siguiente actividad, al marcar la actividad como Lista, la siguiente actividad que aparece en el campo Activar iniciará de inmediato.