Crear cotizaciones¶
La aplicación Ventas de Odoo le permite crear cotizaciones y enviárselas a sus clientes. Al confirmarlas, estas se convierten en órdenes de venta que pueden ser facturadas y pagadas.
Ajustes de la cotización¶
To access these settings options, navigate to , and scroll to the Quotations & Orders section.
Firma en línea: Solicite una firma digital para confirmar las órdenes.
Plantillas de cotización: Habilite esta opción para crear plantillas que incluyan productos estándar que se pueden seleccionar en los formularios de cotización. Si selecciona esta casilla aparecerá el campo adicional Plantilla predeterminada junto con un enlace a la página Plantillas de cotización.
Validez predeterminada de la cotización: Determine la cantidad fija (en días) durante la que las cotizaciones serán válidas.
Bloquear órdenes confirmadas: Asegúrese de que no habrá modificaciones en las órdenes confirmadas.
Online Payment: Request an online prepayment from customers to confirm orders, which can be a full or partial payment (via down payment). When this checkbox is ticked, an additional field, Prepayment amount (%), appears. There is also a link to the Payment Providers page.
Quotation Builder: Enable this option to utilize Odoo’s building block options and style elements to design quotation templates.
Advertencias de venta: Reciba mensajes de advertencia relacionados con las órdenes que incluyen productos o clientes específicos.
Factura proforma: Envíe facturas proforma a sus clientes.
Para activar estas funciones solo seleccione la casilla que se encuentra junto a la opción correspondiente y luego haga clic en Guardar.
Tablero de cotizaciones¶
La primera página que aparece al abrir la aplicación es el tablero de cotizaciones.
De forma predeterminada, el tablero de cotizaciones muestra todas las cotizaciones en la base de datos que están relacionadas con el usuario actual tal y como lo indica el filtro Mis cotizaciones que se encuentra en la barra de búsqueda.
Nota
Elimine el filtro Mis cotizaciones de la barra de búsqueda para ver todas las cotizaciones de la base de datos.
Las cotizaciones en esta página aparecen en la vista de lista de forma predeterminada, pero también puede verlas en la vista de kanban, de calendario, de tabla dinámica, de gráfico o de actividad.
To view and/or modify any listed quotation from the Quotations dashboard, click on the desired quotation, and Odoo reveals the specific form for that selected quotation.
Crear una cotización¶
Para crear una cotización, abra y haga clic en el botón Nuevo ubicado en la esquina superior izquierda de la página del tablero principal de cotizaciones.
Importante
El botón Nuevo solo aparece si el tablero de cotizaciones se encuentra en la vista de lista o de kanban.
Al hacer clic en Nuevo aparecerá un formulario de cotización vacío con varios campos y pestañas para configurar.
Truco
To create a new quotation from the Quotations dashboard, while in Calendar view, click into the desired date/time slot on the calendar, and Odoo presents a new quotation form.
On the quotation form, begin by entering the customer’s name in the Customer field at the top of the form. This is a required field.
Si la información del cliente ya está en la base de datos, los campos Dirección de factura y Dirección de entrega se completan en automático con la información guardada para esos campos en específico con los datos del registro de contacto de ese cliente (ubicado en la aplicación Contactos).
Si el cliente fue referido por otro cliente o contacto, escriba su nombre en el campo Referido.
El campo Plan de comisión aparecerá si selecciona un referido, allí puede seleccionar una comisión con el menú desplegable y esta se asigna al contacto seleccionado en el campo Referido.
Si los campos Dirección de factura y Dirección de entrega no se completaron en automático con la información del cliente, escriba las direcciones correspondientes. Ambos campos son obligatorios.
Then, if desired, choose a Quotation Template from the drop-down field to apply to this quotation. It should be noted that some additional fields may appear, depending on the template selected. The Default Template option is selected, by default.
The default date that appears in the Expiration field is based on the number configured in the Quotation expires after field on the quotation template form.
Truco
To access the various quotation forms, go to . Alternatively, hover over the Quotation Template field on the quotation form, and click the (right arrow) icon to view that specific quotation template form.
If the quotation is for a recurring product or subscription, select the desired Recurrence option from that specific drop-down menu.
If a Recurrence option is selected, an until field appears beside it. In this field, select the desired date the Recurrence should end, via a calendar popover window.
Also, if a Recurrence option is selected, a new field, Freeze Plan, appears on the quotation form, between Referrer and Commission Plan. When this checkbox is ticked, the commission plan does not automatically update.
Next, select a specific Pricelist to be applied to this quotation, if desired.
Por último, seleccione los términos de pago específicos que se utilizarán en esta cotización.
Pestaña de líneas de la orden¶
La primera pestaña del formulario de cotización es Líneas de la orden.
In this tab, select products, and the quantities of those products, to add to the quotation.
Click Add a product, select the desired item from the Product drop-down field, and proceed to adjust the Quantity of that selected product, if necessary.
Si es necesario mostrar varios artículos de manera más organizada en la cotización haga clic en Agregar una sección, escriba el nombre de la sección y arrastre y suelte el encabezado de la sección en la ubicación deseada entre los artículos en la pestaña Líneas de la orden. El encabezado de la sección aparecerá en negritas.
Además, también puede hacer clic en el botón Agregar una nota que se encuentra abajo de la línea de un producto determinado para incluir una nota personalizada sobre ese producto en específico, esta aparecerá en cursiva. Luego, si es necesario, arrástrela abajo de la línea de producto correspondiente.
Beneath the product lines, there are buttons that can be clicked to apply any of the following: Add Shipping, Coupon Code, and Promotions.
Pestaña de productos opcionales¶
Abra la pestaña Productos opcionales para seleccionar los productos relacionados. Estos los verá el cliente y podrían ocasionar un incremento en sus ventas.
Por ejemplo, si el cliente quiere comprar un automóvil, el producto opcional que podría ofrecer es un enganche de remolque.
Ver también
Pestaña de Otra información¶
In the Other Info tab, there are various quotation-related configurations separated into four different sections: Sales, Delivery, Invoicing and Payments, and Tracking.
Nota
Algunos campos solo aparecen si seleccionó ajustes y opciones específicas.
Sección de ventas¶
In the Sales section of the Other Info tab, there are sales-specific fields that can be configured.
Vendedor: Asigne a un vendedor con el menú desplegable para vincularlo a esta cotización. El usuario que creó la cotización está seleccionado en este campo de forma predeterminada.
Equipo de ventas: Asigne un equipo de ventas específico a esta cotización. Si el vendedor seleccionado pertenece a un equipo de ventas, ese equipo completará el campo.
Empresa: Seleccione la empresa con la que debe asociarse esta cotización con el menú desplegable. Este campo solo aparece en el entorno multiempresa.
Online confirmation: This field contains two checkboxes: Signature and Payment. Tick the Signature checkbox to request an online signature from the customer to confirm the order. This field only appears if the Online Signature setting has been enabled. Tick the Payment checkbox to request an online payment from the customer to confirm the order. This field only appears if the Online Payment setting has been enabled.
Referencia del cliente: Proporcione un ID de referencia personalizado para este cliente, puede incluir letras, números o una combinación de ambos.
Etiquetas: Agregue etiquetas específicas a la cotización para tener mejor organización y aumentar la capacidad de búsqueda en la aplicación Ventas de Odoo. Puede agregar varias en caso de que sea necesario.
Start Date: If the quotation is for a subscription-based product, select a subscription starting date from the calendar popover window that appears when the field is clicked.
Sección de entrega¶
La sección Entrega de la pestaña Otra información incluye campos específicos que se pueden configurar y están relacionados con las entregas.
Política de entrega: Seleccione la política de entrega deseada del menú desplegable. La orden de envío se programa con el plazo de entrega más largo que tenga un producto si entregará todos los productos a la vez; de lo contrario, se basa en el plazo más corto. Las opciones disponibles son Lo antes posible y Cuando todos los productos estén listos.
Fecha de entrega: Haga clic en el campo vacío para abrir el calendario emergente en el que podrá seleccionar una fecha de entrega para el cliente. Si no es necesario proporcionar una fecha personalizada, consulte la fecha esperada que aparece a la derecha de ese campo.
Invoicing and Payments section¶
In the Invoicing section of the Other Info tab, there are invoicing-specific fields that can be configured.
Posición fiscal: Seleccione una posición fiscal para adaptar los impuestos y cuentas para clientes u órdenes de venta y facturas específicas. El valor predeterminado proviene del cliente. Si elige una opción en este campo aparece un enlace y el icono Actualizar impuestos en los que puede hacer clic. Al hacerlo, se actualizan los impuestos para este cliente en particular y para la cotización y también aparece una ventana de confirmación.
Cuenta analítica: Seleccione la cuenta analítica a aplicar a este cliente o cotización.
Sección de seguimiento¶
La sección Seguimiento de la pestaña Otra información incluye campos específicos que se pueden configurar y están relacionados con el seguimiento.
Documento origen: Ingrese la referencia del documento que generó la cotización u orden de venta solo si aplica.
Campaña: Seleccione la campaña de marketing relacionada a esta cotización en caso de que haya una.
Medium: Select the method by which this quotation originated (e.g. Email, Facebook, etc.), if applicable.
Source: Select the source of the link used to generate this quotation, if applicable.
Pestaña de notas¶
Escriba las notas internas específicas relacionadas con la cotización o el cliente en la pestaña Notas del formulario de cotización en caso de que sean necesarias.
Enviar y confirmar cotizaciones¶
Once all the necessary fields and tabs have been configured, it is time to send the quotation to the customer for confirmation. Upon confirmation, the quotation turns into an official SO.
En la parte superior del formulario hay varios botones:
Enviar por correo electrónico: Al hacer clic aparece una ventana emergente con el nombre y la dirección de correo electrónico del cliente en el campo Destinatarios, la cotización (y el ID de referencia) en el campo Asunto y un breve mensaje predeterminado en el cuerpo del correo electrónico, puede modificarlo en caso de que sea necesario.
Se adjunta una copia en PDF de la cotización. Cuando haya terminado haga clic en Enviar para enviar la cotización por correo electrónico al cliente para que la revise y la confirme.
Enviar factura proforma: Este botón solo aparece si la función Factura proforma está habilitada. Al hacer clic, aparece una ventana emergente con el nombre y la dirección de correo electrónico del cliente en el campo Destinatarios, la factura proforma (y el ID de referencia) en el campo Asunto y un breve mensaje predeterminado en el cuerpo del correo, puede modificar este último en caso de que sea necesario.
Se adjunta una copia en PDF de la cotización. Cuando haya terminado haga clic en Enviar para enviar la cotización por correo electrónico al cliente para que la revise y la confirme.
Confirmar: Al hacer clic, la cotización queda confirmada y el estado cambia a Orden de venta.
Cancelar: Al hacer clic la cotización se cancela.
There is also a Customer Preview smart button present, in the upper-right corner of the form. When clicked, Odoo reveals a preview of the quotation the customer sees when they log into their customer portal. Click the Back to edit mode link at the top of the preview page, in the blue banner, to return to the quotation form.
Nota
If the Lock Confirmed Sales setting is enabled, the SO becomes Locked, and is indicated as such on the SO form.
At this point, the quotation has been confirmed, turned into a SO, and is now ready to be invoiced and paid for.
For more information about invoicing, refer to the Invoice based on delivered or ordered quantities documentation.