جهات الاتصال¶
يتم إنشاء جهات الاتصال في تطبيق جهات الاتصال لكافة الكيانات التي تشكل جزءاً من أعمال الشركة، سواء كعميل أو مورّد أو بأي صفة أخرى. ويُعد سجل جهة الاتصال مستودعاً للمعلومات الحيوية لكل من الأفراد والشركات، مما يسهل التواصل والمعاملات التجارية.
نموذج جهة الاتصال والحقول الأساسية¶
لإنشاء جهة اتصال جديدة، انتقل إلى ، واضغط على زر جديد. يظهر نموذج جديد حيث يمكن إضافة معلومات جهة الاتصال المختلفة.
أدخل اسم جهة الاتصال في حقل الاسم (شركة أو شخص). هذا الحقل إلزامي.
نصيحة
يمكن ربط جهات اتصال الأفراد بجهات اتصال الشركات من خلال تحديد جهة اتصال الشركة المرتبطة في حقل الشركة صاحبة العمل.
في حقل البريد الإلكتروني، أدخل عنوان البريد الإلكتروني مع النطاق. وفي حقل رقم الهاتف، أدخل رقم هاتف جهة الاتصال. أدخل العنوان الخاص بجهة الاتصال. وأخيراً، أدخل رقم التعريف الضريبي (TIN) (ويُسمى أيضاً ضريبة القيمة المضافة في بعض التوطينات المالية) التي تستخدمها جهة الاتصال لأغراض الضرائب والمحاسبة. إذا لم تكن جهة الاتصال خاضعة للضريبة، يمكن إدخال / في هذا الحقل. إذا كان من الضروري إضافة رقم DUNS أو أي رقم تعريف آخر إلى جهة الاتصال، يمكن إضافة ذلك بالنقر على زر (إضافة).
الحقول الإضافية¶
تتوفر الحقول التالية أيضاً في نموذج جهة الاتصال للمساعدة في إنشاء قيد أكثر اكتمالاً لهذا الفرد أو هذه الشركة في قاعدة البيانات:
المنصب الوظيفي: يُسجل هذا الحقل المنصب أو المسمى الوظيفي لجهة الاتصال، إذا كان ذلك مناسباً.
الموقع الإلكتروني: يُسجل هذا الحقل عنوان موقع إلكتروني ملائم لجهة الاتصال، بدءاً بـ
httpأوhttps.مستوى الشريك: هذا الحقل عبارة عن قائمة منسدلة حيث يمكن تحديد مستوى الشريك المحدد لجهة الاتصال هذه.
اللغة: يُسجل هذا الحقل اللغة التي تستخدمها جهة الاتصال. وتتم ترجمة جميع رسائل البريد الإلكتروني والمستندات المنشأة بواسطة قاعدة البيانات والمُرسلة إلى جهة الاتصال هذه إلى اللغة المحددة.
علامات التصنيف: يتيح هذا الحقل إدخال علامات تصنيف مُعدة مسبقاً وعلامات مخصصة لتسهيل البحث عن جهة الاتصال وتحديدها داخل قاعدة البيانات. اكتب علامات التصنيف في الحقل أو اضغط على القائمة المنسدلة وحدد واحدة منها. ولإنشاء علامة جديدة، اكتب العلامة الجديدة في الحقل، ثم اضغط على إنشاء أو إنشاء وتعديل من القائمة المنسدلة الناتجة.
تبويب جهات الاتصال¶
في علامة التبويب جهات الاتصال، يمكن إضافة جهات اتصال إضافية مرتبطة بنموذج جهة الاتصال الحالي وأي عناوين ذات صلة. على سبيل المثال، إذا كان نموذج جهة الاتصال الحالي مخصصاً لشركة مورّد، فإن جهات الاتصال المُضافة من خلال علامة التبويب جهات الاتصال يمكن التعرف عليها بسهولة كموظفين في تلك الشركة.
يمكن استخدام هذا أيضاً لربط عناوين متعددة بنموذج جهة الاتصال الحالي. للقيام بذلك، اضغط على إضافة جهات اتصال ذات صلة في علامة التبويب جهات الاتصال. يؤدي هذا إلى إظهار نموذج إنشاء جهات اتصال ذات صلة، حيث يمكن تكوين عناوين إضافية كجهات اتصال عادية، وعناوين للفواتير والتوصيل، واحتياجات أخرى.
في النموذج المنبثق إنشاء جهات اتصال ذات صلة، حدد أحد الخيارات التالية:
جهة الاتصال: يضيف هذا الخيار جهة اتصال أخرى إلى نموذج جهة الاتصال الحالي.
الفاتورة: يضيف هذا الخيار عنوان فاتورة مخصصاً إلى نموذج جهة الاتصال الحالي.
التوصيل: يُضيف هذا الخيار عنوان توصيل مخصصاً إلى استمارة جهة الاتصال الحالية.
مركز FACe: يُضيف هذا الخيار عنوان توصيل مخصصاً لمركز FACe إلى استمارة جهة الاتصال الحالية.
أخرى: يُضيف هذا الخيار عنواناً بديلاً إلى استمارة جهة الاتصال الحالية.
بمجرد تحديد أحد الخيارات، أدخل معلومات جهة الاتصال المقابلة التي يجب استخدامها لنوع العنوان المحدد. يشير أودو إلى عناوين الفواتير والتوصيل خلال المراحل ذات الصلة من عملية المبيعات.
علامة تبويب المبيعات والمشتريات¶
تظهر علامة تبويب المبيعات والمشتريات فقط عند تثبيت تطبيقات المبيعات أو المشتريات أو نقطة البيع. يُضيف كل تطبيق من هذه التطبيقات قسماً إضافياً إلى علامة التبويب هذه عند تثبيته.
قسم المبيعات¶
تحت عنوان المبيعات، يمكن تعيين مندوب مبيعات محدد للعمل مع جهة الاتصال. للقيام بذلك، انقر على الحقل المنسدل مندوب المبيعات وحدد أحدهم. وأنشئ مندوب مبيعات جديداً بكتابة اسم المستخدم ودعوته.
يمكن أيضاً تعيين قائمة الأسعار أو شروط السداد عند الحاجة. حدد القائمة المنسدلة قائمة الأسعار لاختيار قائمة الأسعار المناسبة. انقر على القائمة المنسدلة بجوار شروط السداد وغيّرها إلى أحد شروط السداد المحددة مسبقاً، أو انقر على البحث عن المزيد للبحث عن شروط أخرى أو إنشاء شرط جديد.
انقر داخل حقل طريقة الدفع لتحديد أحد الخيارات من القائمة المنسدلة.
انقر في حقل طريقة التسليم لتحديد خيار من القائمة المنسدلة.
قد تظهر خيارات أخرى في هذا القسم أيضاً، بناءً على التطبيقات المثبتة في قاعدة البيانات والإعدادات المفعلة.
خيار نقطة البيع¶
تحت عنوان نقطة البيع، أدخل باركود يمكن استخدامه لتحديد هوية جهة الاتصال هذه.
قسم الشراء¶
تحت عنوان المشتريات، حدد كيفية تجميع طلبات عروض الأسعار (requests for quotations) الخاصة بجهة الاتصال هذه معاً:
عند الطلب: يجمع هذا الخيار احتياجات تجديد المخزون معاً باستثناء عمليات تجديد المخزون حسب الطلب (MTO).
يومياً: يجمع هذا الخيار احتياجات تجديد المخزون معاً إذا كان الوصول المتوقع لها في اليوم نفسه.
أسبوعياً: يجمع هذا الخيار احتياجات تجديد المخزون معاً إذا كان الوصول المتوقع لها في الأسبوع نفسه أو في يوم الأسبوع نفسه.
دائماً: يجمع هذا الخيار دائماً احتياجات تجديد المخزون معاً.
حدد المشتري الافتراضي إذا كان يجب تعيين طلبات عروض الأسعار للمستخدم نفسه دائماً.
حدد شروط الدفع، ومعلومات صندوق 1099، و:guilabel:طريقة الدفع المفضلة هنا. يمكن تعيين تذكير الاستلام هنا أيضًا. حدد عملة المورد لاستخدامها في المشتريات من جهة الاتصال.
Fiscal information¶
لتعيين وضع مالي لجهة الاتصال هذه، حدده من القائمة المنسدلة.
قسم المتفرقات¶
تحت عنوان متفرقات، أدخل معرّف الشركة إن وُجد. واستخدم حقل المرجع لإضافة أي معلومات إضافية أو ملاحظات لجهة الاتصال هذه.
إذا كان يجب أن تكون جهة الاتصال هذه قابلة للوصول فقط لشركة واحدة في قاعدة بيانات متعددة الشركات، فحددها من قائمة حقل الشركة المنسدلة. استخدم القائمة المنسدلة الموقع الإلكتروني لتقييد نشر جهة الاتصال هذه على موقع ويب واحد (إذا كنت تعمل على قاعدة بيانات بها مواقع ويب متعددة).
حدد واحدة أو أكثر من وسوم الموقع الإلكتروني للمساعدة في تصفية العملاء المنشورين على صفحة الموقع /customers. حدد صناعة لجهة الاتصال هذه من القائمة المنسدلة. استخدم حقل سياسات اتفاقية مستوى الخدمة لتعيين سياسة اتفاقية مستوى الخدمة في مكتب المساعدة لجهة الاتصال هذه.
شريط المحاسبة¶
تظهر علامة تبويب المحاسبة عند تثبيت تطبيق المحاسبة. يمكن للمستخدم هنا إضافة أي حسابات بنكية ذات صلة أو تعيين دفاتر يومية محاسبية افتراضية. يمكن تمكين خيار ترحيل الفواتير تلقائياً لشركاء العمل الموثوق بهم، مما يتيح ترحيل الفواتير تلقائياً، أو عدم ترحيلها أبداً، أو ترحيلها بعد 3 عمليات تأكيد دون تعديلات.
تحت عنوان فواتير العملاء، يُستخدم حقل معرف Peppol لمعلومات التعريف الضريبي ذات الصلة.
تبويب تعيين الشريك¶
تليها علامة تبويب تعيين الشريك، والتي تتضمن افتراضياً قسم الموقع الجغرافي وخيارات شريك أخرى، بما في ذلك تهيئات تفعيل الشريك و:guilabel:مراجعة الشريك. وتتوفر هذه الخيارات فقط عند تثبيت تطبيق Resellers.
علامة تبويب الملاحظات¶
علامة تبويب ملاحظات هي حقل يمكن من خلاله ترك ملاحظات للمستخدمين الآخرين في استمارة جهة الاتصال. ولا توجد أي إعدادات يمكن تهيئتها ضمن علامة التبويب هذه.
علامة تبويب المالك المستفيد الفعلي¶
تحتوي علامة تبويب UBO (المستفيد الحقيقي النهائي) على لمحة عامة عن معلومات الحصص من تطبيق Equity، بالإضافة إلى معلومات جهة الاتصال الفردية. قد تتغير الحقول المرئية هنا أيضاً بناءً على التطبيقات الأخرى المثبتة في قاعدة بيانات أودو. وتتوفر علامة تبويب UBO فقط عند تثبيت تطبيق Equity.
لطلب المعلومات المطلوبة لعلامة التبويب UBO، انقر على أيقونة إجراء، ثم حدد طلب نموذج UBO لإرسال بريد إلكتروني إلى جهة الاتصال.
أدوات العرض¶
توفر لوحة بيانات تطبيق جهات الاتصال خمس طرق عرض مختلفة للمساعدة في إدارة جهات الاتصال في لمحة سريعة. طرق العرض هذه هي:
القائمة: تعرض جهات الاتصال في قائمة مفصلة، مما يتيح عرض السجلات الفردية المفصلة بسهولة، بما في ذلك تمثيل رسومي للأزرار الذكية التي تظهر في استمارة كل جهة اتصال. طريقة العرض هذه هي العرض الافتراضي عند فتح التطبيق.
كانبان: تعرض جهات الاتصال كبطاقات تشبه بطاقات العمل. تقدم طريقة العرض هذه نفس المعلومات الموجودة في طريقة عرض القائمة، ولكن بتنسيق مرئي أكثر. كما تعرض أي علامات تصنيف مرتبطة بجهة الاتصال، والتي لا تكون مرئية في طريقة عرض القائمة.
الخريطة: تعرض خريطة بها دبابيس لجهات الاتصال التي تحتوي استماراتها على معلومات العنوان. يتم عرض جميع جهات الاتصال، بما في ذلك جهات الاتصال دون معلومات عنوان، في شريط جانبي. يمكن تمرير مؤشر الماوس فوق الدبابيس الموجودة على الخريطة لتمييز جهة الاتصال المقابلة في الشريط الجانبي. يمكن فتح استمارات جهات الاتصال بالنقر عليها في الشريط الجانبي. وتحتوي العناوين المرتبطة بأكثر من جهة اتصال واحدة على رقم يوضح عدد جهات الاتصال التي تتضمن هذا الموقع في استماراتها.
التسلسل الهرمي: تعرض جهات الاتصال كبطاقات تشبه بطاقات العمل، على غرار طريقة عرض كانبان. تضيف طريقة العرض هذه زر # جهات الاتصال إلى جهات الاتصال التي ترتبط بها سجلات أخرى. وعند النقر عليه، يعيد هذا الزر ترتيب الصفحة لعرض معلومات الاتصال لتلك السجلات المرتبطة، مما يسهل معرفة جهات الاتصال التي تمثل موظفين أو المرتبطة ببعضها البعض في لمحة سريعة.
الأنشطة: تعرض شبكة بجميع جهات الاتصال والأنشطة القادمة المرتبطة بها. يمكن أيضاً جدولة الأنشطة وإدارتها من طريقة العرض هذه، وتتبعها في سجل أنشطة جهة الاتصال. يُرجى ملاحظة أن طريقة العرض هذه لا تتصل مباشرةً بتطبيقات مثل تطبيق إدارة علاقات العملاء (CRM)، لأن هذه التطبيقات قد تشير إلى بيانات تطبيق جهات الاتصال ولكنها تتبع عناصر منفصلة، مثل الفرص.
أرشفة جهات الاتصال¶
إذا قرر المستخدم أنه لم يعد يرغب في أن تكون جهة الاتصال هذه نشطة، فيمكن أرشفة السجل. للقيام بذلك، انقر فوق جهة اتصال فردية في أي من طرق العرض، أو حدد عدة جهات اتصال دفعة واحدة في طريقة عرض القائمة. انقر فوق قائمة إجراءات ثم انقر فوق أرشفة. بعد ذلك، انقر فوق زر أرشفة في نافذة تأكيد المنبثقة الناتجة.
يمكن البحث عن جهات الاتصال المؤرشفة باستخدام عامل التصفية مؤرشف في شريط البحث. تظهر على جهات الاتصال المؤرشفة شارة مؤرشف للإشارة إلى حالتها.
نصيحة
لإلغاء أرشفة جهات الاتصال، ما عليك سوى النقر على جهة الاتصال أو تحديدها واستخدام قائمة إجراءات مرة أخرى ثم النقر فوق إلغاء الأرشفة. عند القيام بذلك، تتم إزالة شارة مؤرشف واستعادة جهة الاتصال.
انظر أيضًا