Kontaktpersoner¶
Kontakter skapas i appen Kontakter för alla enheter som ingår i ett företags verksamhet, oavsett om det är som kund, leverantör eller i någon annan roll. En kontaktpost är en samlingsplats för viktig information om både privatpersoner och företag, vilket underlättar kommunikation och affärstransaktioner.
Kontaktformulär och grundläggande fält¶
För att skapa en ny kontakt, gå till och klicka på knappen Ny. Ett nytt formulär visas där olika kontaktuppgifter kan läggas till.
Ange kontaktens namn i fältet Namn (företag eller person). Detta fält är obligatoriskt.
Tips
Kontakter för privatpersoner kan kopplas till kontakter för företag genom att välja tillhörande företagskontakt i fältet Företag/arbetsgivare.
In the Email field, enter the email address with the domain. In the
Phone field, enter the contact’s phone number. Enter the
Address of the contact. Finally, enter the Tax Identification Number (TIN)
(also called the VAT in some fiscal localizations the contact uses for tax and accounting purposes. If the contact
is not subject to taxation, a / may be entered in this field. If it’s necessary to add the DUNS
number or any other identification number to the contact, this can be added by clicking the
(plus) button.
Ytterligare fält¶
Följande fält finns också tillgängliga på kontaktformuläret för att skapa en mer fullständig post för privatpersonen eller företaget i databasen:
Befattning: Detta fält anger kontaktens befattning eller titel, om tillämpligt.
Webbplats: Detta fält anger en relevant webbadress för kontakten, som börjar med
httpellerhttps.Partnernivå: Detta fält är en rullgardinsmeny där den avsedda nivån för partner kan väljas för denna kontakt.
Språk: Detta fält anger det språk som kontakten använder. Alla e-postmeddelanden och dokument som skapas av databasen och skickas till denna kontakt översätts till det valda språket.
Taggar: Detta fält gör det möjligt att ange förkonfigurerade och anpassade taggar för att underlätta sökning och identifiering av kontakten i databasen. Skriv taggarna i fältet eller klicka på rullgardinsmenyn och välj en. För att skapa en ny tagg skriver du den i fältet och klickar på Skapa eller Skapa och redigera i rullgardinsmenyn som visas.
Fliken Kontakter¶
På fliken Kontakter kan ytterligare kontakter läggas till som är kopplade till det aktuella kontaktformuläret och eventuella relaterade adresser. Om det aktuella kontaktformuläret exempelvis avser ett leverantörsföretag kan kontakter som läggs till via fliken Kontakter enkelt identifieras som anställda på det företaget.
Detta kan också användas för att koppla flera adresser till det aktuella kontaktformuläret. Klicka på Lägg till relaterade kontakter under fliken Kontakter. Då öppnas formuläret Skapa relaterade kontakter, där ytterligare adresser kan konfigureras som vanliga kontakter, adresser för fakturor och leveranser samt andra behov.
I popup-formuläret Skapa relaterade kontakter, välj ett av följande alternativ:
Kontakt: Detta alternativ lägger till ytterligare en kontakt i det befintliga kontaktformuläret.
Faktura: Detta alternativ lägger till en specifik fakturaadress i det befintliga kontaktformuläret.
Leverans: Detta alternativ lägger till en specifik leveransadress i det befintliga kontaktformuläret.
FACe Center: Detta alternativ lägger till en specifik leveransadress för ett FACe Center i det befintliga kontaktformuläret.
Övrigt: Detta alternativ lägger till en alternativ adress i det befintliga kontaktformuläret.
När ett alternativ har valts anger du motsvarande kontaktinformation som ska användas för den angivna adresstypen. Odoo refererar till faktura- och leveransadresser under relevanta delar av försäljningsprocessen.
Fliken Försäljning & inköp¶
Fliken Försäljning & inköp visas endast när apparna Försäljning, Inköp eller Kassa är installerade. Var och en av dessa appar lägger till ytterligare ett avsnitt på denna flik när de installeras.
Försäljningsavdelning¶
Under rubriken Försäljning kan en specifik Säljare tilldelas för att arbeta med kontakten. För att göra det klickar du på rullgardinsfältet Säljare och väljer en. Skapa en ny Säljare genom att skriva användarens namn och bjuda in denne.
En Prislista eller Betalningsvillkor kan också ställas in vid behov. Välj rullgardinsmenyn Prislista för att välja lämplig Prislista. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Betalningsvillkor och ändra till ett av de förvalda Betalningsvillkor eller Sök fler för att hitta andra eller skapa ett nytt.
Klicka i fältet Betalningsmetod för att välja ett alternativ från rullgardinsmenyn.
Klicka i fältet Delivery Method för att välja ett alternativ från rullgardinsmenyn.
Andra alternativ kan också visas i detta avsnitt, beroende på vilka appar som är installerade i databasen och vilka konfigurationer som har aktiverats.
Avdelning för försäljningsställen¶
Under rubriken Kassa anger du en Streckkod som kan användas för att identifiera kontakten.
Köpavdelning¶
Under rubriken Inköp väljer du hur Gruppera offertförfrågningar (offertförfrågningar) för denna kontakt ska grupperas tillsammans:
Vid beställning: Detta alternativ grupperar påfyllningsbehov tillsammans, förutom påfyllningar av typen Made to Order (MTO).
Dagligen: Detta alternativ grupperar påfyllningsbehov tillsammans om deras förväntade ankomst är samma dag.
Veckovis: Detta alternativ grupperar påfyllningsbehov tillsammans om den förväntade ankomsten är samma vecka eller veckodag.
Alltid: Detta alternativ grupperar alltid påfyllningsbehov tillsammans.
Välj en standardmässig Inköpare om offertförfrågningarna alltid ska tilldelas samma användare.
Ange Betalningsvillkor, en föredragen Betalningsmetod och information om 1099-ruta här. En Mottagningspåminnelse kan också ställas in här. Välj en Leverantörsvaluta som ska användas för inköp från kontakten.
Skatteinformation¶
För att tilldela en Skatterättslig position till denna kontakt, välj den från rullgardinsmenyn.
Avsnittet Övrigt¶
Under rubriken Övrigt anger du ett Företags-ID om tillämpligt. Använd fältet Referens för att lägga till ytterligare information eller anteckningar för denna kontakt.
Om denna kontakt endast ska vara tillgänglig för ett företag i en databas med flera företag, välj det från rullgardinsmenyn för fältet Företag. Använd rullgardinsmenyn Hemsida för att begränsa publiceringen av denna kontakt till en hemsida (om du arbetar med en databas med flera hemsidor).
Välj en eller flera Hemsidetaggar för att underlätta filtrering av publicerade kunder på hemsidans /customers-sida. Välj en Bransch för denna kontakt från rullgardinsmenyn. Använd fältet Servicenivåavtalspolicyer för att tilldela en Kundtjänst-servicenivåavtalspolicy till denna kontakt.
Fliken Redovisning¶
Fliken Bokföring visas när appen Bokföring är installerad. Här kan en användare lägga till relaterade Bankkonton eller ange standardjournaler. Betrodda affärspartners kan ha Bokför leverantörsfakturor automatiskt aktiverat, vilket gör att leverantörsfakturor kan bokföras automatiskt, aldrig, eller efter 3 valideringar utan ändringar.
Under rubriken Kundfakturor används fältet Peppol-ID för relevant skatteidentifieringsinformation.
Fliken Partnertilldelning¶
Därefter följer fliken Partnertilldelning, som som standard innehåller ett avsnitt för Geolokalisering och andra partneralternativ, inklusive konfigurationer för Partneraktivering och Partnergranskning. Dessa finns endast när modulen Återförsäljare är installerad.
Fliken Anteckningar¶
Fliken Anteckningar är ett fält där anteckningar för andra användare kan lämnas på kontaktformuläret. Det finns inga inställningar som kan konfigureras under denna flik.
UBO-flik¶
Fliken UBO (Ultimate Beneficial Owner) innehåller en ögonblicksbild av informationen om Innehav från appen Equity, samt information om den enskilda kontakten. Vilka fält som visas här kan också ändras beroende på vilka andra appar som är installerade i Odoo-databasen. Fliken UBO finns endast när appen Equity är installerad.
För att begära den information som krävs för fliken UBO, klicka på ikonen Åtgärd, välj sedan Begär UBO-formulär för att skicka ett e-postmeddelande till kontakten.
Vyer¶
Översikten i appen Kontakter erbjuder fem olika vyer för att hantera kontakter med en snabb blick. Dessa vyer är:
Lista: Visar kontakter i en detaljerad lista, vilket gör det enkelt att se detaljerade enskilda poster, inklusive grafiska representationer av de smarta knappar som visas på varje kontakts formulär. Detta är standardvyn när appen öppnas.
Kanban: Visar kontakter som rutor som liknar visitkort. Denna vy visar samma information som listvyn, men i ett mer visuellt format. Den visar även eventuella taggar som är kopplade till en kontakt, vilka inte syns i Lista-vyn.
Karta: Visar en karta med nålar för kontakter som har adressinformation i sitt formulär. Alla kontakter, inklusive de som saknar adressinformation, visas i ett sidofält. Du kan föra muspekaren över nålar på kartan för att markera motsvarande kontakt i sidofältet. Kontakternas formulär kan öppnas genom att klicka på dem i sidofältet. Adresser som är kopplade till fler än en kontakt har en siffra på sig för att ange hur många kontakter som har den adressen i sina formulär.
Hierarki: Visar kontakter som rutor som liknar visitkort, i likhet med Kanban-vyn. Denna vy lägger till knappen # Kontakter för kontakter som har andra poster kopplade till sig. När du klickar på denna knapp struktureras sidan om för att visa kontaktinformationen för de kopplade posterna, vilket gör det enkelt att med en snabb blick se vilka kontakter som är anställda eller på annat sätt kopplade till varandra.
Aktiviteter: Visar ett rutnät med alla kontakter och deras kopplade kommande aktiviteter. Aktiviteter kan också schemaläggas och hanteras inifrån denna vy och spåras i kontaktens chatter. Observera att denna vy inte interagerar direkt med appar som appen CRM, eftersom dessa appar kan referera till data från appen Kontakter men spåra något separat, till exempel Möjligheter.
Arkivkontakter¶
Om en användare inte längre vill ha denna kontakt aktiv kan posten arkiveras. För att göra det klickar du på en enskild kontakt i någon av vyerna, eller markerar flera kontakter samtidigt i vyn Lista. Klicka på menyn Åtgärder och klicka på Arkivera. Klicka sedan på knappen Arkivera i popup-fönstret Bekräftelse som visas.
Arkiverade kontakter kan sökas fram med filtret Arkiverad i sökfältet. Arkiverade kontakter har en banderoll med Arkiverad som visar deras status.
Tips
För att avarkivera kontakter klickar du bara på kontakten eller markerar den, använder menyn Åtgärder igen och klickar på Avarkivera. Därefter tas banderollen Arkiverad bort och kontakten återställs.