Contactos¶
Los contactos se crean en la aplicación Contactos para todas las entidades que forman parte de la actividad de una empresa, ya sea como cliente, proveedor o en cualquier otra condición. El registro de un contacto es un repositorio de información esencial tanto para particulares como para empresas, lo que facilita la comunicación y las transacciones comerciales.
Formulario de contacto y campos básicos¶
Para crear un nuevo contacto, ve a la y haz clic en el botón Nuevo. Aparecerá un nuevo formulario donde podrás añadir diversa información del contacto.
Introduce el nombre del contacto en el campo Nombre (empresa o persona). Este campo es obligatorio.
Truco
Los contactos de particulares se pueden vincular a los contactos de empresas seleccionando el contacto de la empresa asociada en el campo Empresa empleadora.
En el campo Correo electrónico, introduce la dirección de correo con el dominio. En el campo Teléfono, introduce el número de teléfono del contacto. Introduce la Dirección del contacto. Por último, introduce el Número de identificación fiscal (NIF) (también llamado IVA en algunas localizaciones fiscales que utiliza el contacto para fines fiscales y contables. Si el contacto no está sujeto a impuestos, puedes introducir una «/» en este campo. Si es necesario añadir el número DUNS o cualquier otro número de identificación al contacto, puedes hacerlo al hacer clic en el botón (más).
Campos adicionales¶
Los siguientes campos también están disponibles en el formulario de contacto para ayudarte a crear una entrada más completa para este particular o empresa en la base de datos:
Puesto de trabajo: este campo registra el puesto o cargo del contacto, si procede.
Sitio web: este campo registra una dirección del sitio web relevante para el contacto, que comience por
httpohttps.Nivel de partner: este campo es un menú desplegable en el que puedes seleccionar el nivel de partner asignado para este contacto.
Idioma: este campo registra el idioma utilizado por el contacto. Todos los correos electrónicos y documentos generados por la base de datos que se envíen a este contacto se traducirán al idioma seleccionado.
Etiquetas: este campo permite introducir etiquetas preconfiguradas y personalizadas para facilitar la búsqueda y la identificación del contacto en la base de datos. Escribe las etiquetas en el campo o haz clic en el menú desplegable y selecciona una. Para crear una nueva, escribe la nueva etiqueta en el campo y haz clic en Crear o Crear y editar en el menú desplegable resultante.
Pestaña de contactos¶
En la pestaña Contactos, se pueden añadir contactos adicionales asociados al formulario de contacto actual y cualquier dirección relacionada. Por ejemplo, si el formulario de contacto actual corresponde a una empresa proveedora, los contactos añadidos a través de la pestaña Contactos se podrán identificar fácilmente como empleados de esa empresa.
Esto también se puede utilizar para asociar varias direcciones al formulario de contacto actual. Para ello, haz clic en Añadir contactos relacionados en la pestaña Contactos. Al hacerlo, se abrirá el formulario Crear contactos relacionados, en el que se pueden configurar direcciones adicionales como contactos habituales, direcciones para facturas y entregas, u otras necesidades.
En el formulario emergente Crear contactos relacionados, selecciona una de las siguientes opciones:
Contacto: Esta opción añade otro contacto al formulario de contacto existente.
Factura: Esta opción añade una dirección de facturación específica al formulario de contacto existente.
Entrega: Esta opción añade una dirección de entrega específica al formulario de contacto existente.
Centro FACe: Esta opción añade una dirección de entrega específica para un centro FACe al formulario de contacto existente.
Otro: Esta opción añade una dirección alternativa al formulario de contacto existente.
Una vez seleccionada una opción, introduce la información de contacto correspondiente que se debe utilizar para el tipo de dirección especificado. Odoo toma como referencia las direcciones de facturación y de entrega durante las fases pertinentes del proceso de ventas.
Pestaña de venta y compra¶
La pestaña Ventas y compras solo aparece cuando están instaladas las aplicaciones Ventas, Compras o Punto de venta. Cada una de estas aplicaciones añade otra sección a esta pestaña cuando se instala.
Sección de ventas¶
En el encabezado Ventas, se puede asignar un Comercial específico para trabajar con el contacto. Para hacerlo, haz clic en el campo desplegable Comercial y selecciona uno. Crea un nuevo Comercial escribiendo el nombre del usuario e invitándolo.
También se puede establecer una Tarifa o unos Plazos de pago si es necesario. Selecciona el menú desplegable Tarifa para elegir la Tarifa adecuada. Haz clic en el menú desplegable junto a Plazos de pago y cámbialo a uno de los Plazos de pago preseleccionados o a Buscar más para encontrar otros o crear uno nuevo.
Haz clic en el campo Método de pago para seleccionar una opción del menú desplegable.
Haga clic en el campo Método de entrega para seleccionar una opción desde el menú desplegable.
También pueden aparecer otras opciones en esta sección, según las aplicaciones instaladas en la base de datos y las configuraciones que se hayan habilitado.
Sección del punto de venta¶
Bajo el encabezado Punto de venta, introduce un Código de barras que se pueda utilizar para identificar este contacto.
Sección de compra¶
Bajo el encabezado Compras, selecciona cómo se deben agrupar las Agrupar SdP (solicitudes de presupuesto) para este contacto:
Bajo pedido: Esta opción agrupa las necesidades de reabastecimiento excepto las reposiciones bajo pedido (MTO).
Diario: Esta opción agrupa las necesidades de reabastecimiento si su llegada prevista es el mismo día.
Semanal: Esta opción agrupa las necesidades de reabastecimiento si la llegada prevista es la misma semana o el mismo día de la semana.
Siempre: Esta opción siempre agrupa las necesidades de reabastecimiento.
Selecciona un Comprador predeterminado si las SdP se deben asignar siempre al mismo usuario.
Indica aquí las Términos de pago, el Método de pago preferido y la información de la Casilla 1099. También puedes configurar aquí un Recordatorio de recepción. Selecciona una Moneda del proveedor para utilizarla en las compras a este contacto.
Información fiscal¶
Para asignar una Posición fiscal a este contacto, selecciónala del menú desplegable.
Sección Varios¶
En el encabezado Varios, introduce un ID de la empresa si corresponde. Utiliza el campo Referencia para añadir cualquier información o nota adicional sobre este contacto.
Si este contacto solo debe ser accesible para una empresa en una base de datos multiempresa, selecciónala de la lista desplegable del campo Empresa. Usa el menú desplegable Sitio web para restringir la publicación de este contacto a un sitio web (si trabajas en una base de datos con múltiples sitios web).
Selecciona una o más etiquetas del sitio web para ayudar a filtrar los clientes publicados en la página web /customers. Selecciona un sector para este contacto desde el menú desplegable. Usa el campo políticas de SLA para asignar una política SLA del servicio de asistencia a este contacto.
Pestaña de contabilidad¶
La pestaña Contabilidad aparece cuando la aplicación Contabilidad está instalada. Aquí puedes añadir las Cuentas bancarias asociadas o configurar los diarios contables predeterminados. Para los socios comerciales de confianza, puedes activar Autocancelar facturas de compra, lo que permite que las facturas de proveedor se asienten automáticamente, nunca, o tras 3 validaciones sin modificaciones.
En el encabezado Facturas de clientes, el campo ID de Peppol se utiliza para la información de identificación fiscal correspondiente.
Pestaña de Asignación de partner¶
A continuación se encuentra la pestaña Asignación de socios, que incluye por defecto una sección de Geolocalización y otras opciones de socios, incluidas las configuraciones de Activación de socio y Revisión del socio. Estas solo están disponibles cuando está instalado el módulo Distribuidores.
Pestaña “Notas”¶
La pestaña Notas es un campo donde puedes dejar notas para otros usuarios en el formulario de contacto. No hay ningún parámetro que configurar dentro de esta pestaña.
Pestaña UBO¶
La pestaña UBO (titular real) contiene un resumen de la información de Participaciones de la aplicación Capital social, así como información del contacto individual. Los campos visibles aquí también pueden variar en función de las demás aplicaciones instaladas en la base de datos de Odoo. La pestaña UBO solo se muestra si la aplicación Capital social está instalada.
Para solicitar la información requerida para la pestaña UBO, haz clic en el icono acción, luego selecciona solicitar formulario UBO para enviar un correo electrónico al contacto.
Vistas¶
El panel principal de la aplicación Contactos ofrece cinco vistas distintas para facilitar la gestión de contactos de un vistazo. Estas vistas son:
Lista: muestra los contactos en una lista detallada, lo que permite consultar fácilmente los registros individuales detallados, incluidas representaciones gráficas de los botones inteligentes que aparecen en el formulario de cada contacto. Esta es la vista por defecto al abrir la aplicación.
Kanban: muestra los contactos en tarjetas similares a tarjetas de visita. Esta vista presenta la misma información que la vista de lista, pero con un formato más visual. También muestra las etiquetas asociadas al contacto, que no se visualizan en la vista de Lista.
Mapa: muestra un mapa con marcadores para los contactos que tienen información de dirección en su formulario. Todos los contactos, incluidos los que no disponen de dirección, se muestran en una barra lateral. Pasa el ratón sobre los marcadores del mapa para resaltar el contacto correspondiente en la barra lateral. Haz clic sobre ellos en la barra lateral para abrir sus formularios. Las direcciones asociadas a más de un contacto muestran un número que indica cuántos contactos comparten esa ubicación en sus formularios.
Jerarquía: muestra los contactos como tarjetas que recuerdan a tarjetas de visita, de forma similar a la vista Kanban. Esta vista añade un botón # Contactos a los contactos que tienen otros registros vinculados. Al hacer clic en él, reorganiza la página para mostrar la información de contacto de esos registros asociados, facilitando identificar rápidamente qué contactos son empleados o están relacionados entre sí.
Actividades: muestra una tabla con todos los contactos que tienen actividades próximas asociadas. También puedes programar y gestionar actividades desde esta vista, las cuales se registran en el chatter del contacto. Ten en cuenta que esta vista no interactúa directamente con aplicaciones como CRM, ya que pueden hacer referencia a los datos de la aplicación Contactos, pero registrar elementos distintos como Oportunidades.
Archivar contactos¶
Si un usuario decide que ya no quiere mantener activo este contacto, puede archivar el registro. Para ello, entra en un contacto individual en cualquiera de las vistas o selecciona varios contactos a la vez en la vista de Lista. Haz clic en el menú Acciones y haz clic en Archivar. A continuación, haz clic en el botón Archivar en la ventana emergente de Confirmación que aparece.
Los contactos archivados se pueden buscar con el filtro Archivado en la barra de búsqueda. Los contactos archivados muestran un banner Archivado que indica su estado.
Truco
Para desarchivar contactos, entra en el contacto o selecciónalo, utiliza de nuevo el menú Acciones y haz clic en Desarchivar. Al hacerlo, el banner Archivado desaparece y el contacto queda restaurado.