نصائح مفيدة للمحاسبة

الميزانية العمومية عبارة عن لمحة سريعة عن الوضع المالي للشركة في تاريخ محدد (على عكس الربح والخسارة، وهو تحليل على مدار فترة زمنية).

  • تمثل الأصول ثروة الشركة والبضائع التي تمتلكها، وتشمل الأصول الثابتة المباني والمكاتب، في حين تشمل الأصول المتداولة الحسابات المصرفية والنقد. الأموال المستحقة على العميل هي إحدى الأصول. لا يُعد الموظف أصلا.

  • الالتزامات هي التزامات ناتجة عن أحداث سابقة سيتعين على الشركة دفعها في المستقبل (فواتير المرافق والديون والموردين غير المدفوعين). ويمكن أيضاً تعريف الالتزامات على أنها مصدر التمويل المقدم للشركة، والذي يسمى أيضاً الرافعة المالية.

  • رأس المال هو المبلغ الذي ساهم به مالكو الشركة (المؤسسون أو المساهمين) بالإضافة إلى الأرباح (أو الخسائر) المحتجزة مسبقاً. في كل عام، يمكن الإبلاغ عن صافي الأرباح (أو الخسائر) كأرباح محتجزة أو توزيعها على المساهمين (كأرباح).

ما هو مملوك (أصل) تم تمويله من خلال الديون التي يجب ردها (الالتزامات) أو رأس المال (الأرباح ورأس المال).

هناك فرق بين الأصول و النفقات.

  • الأصل هو مَورِد ذو قيمة اقتصادية يمتلكه أو يتحكم فيه فرد أو شركة أو دولة مع توقع أنه سيكون ذا فائدة في المستقبل. يتم إعداد التقارير عن الأصول في الميزانية العمومية للشركة. يتم شراؤها أو إنشاؤها لزيادة قيمة الشركة أو الاستفادة من عملياتها.

  • النفقات هي تكاليف العمليات التي تتحملها الشركة لتوليد الإيرادات.

يُظهر تقرير **الأرباح والخسائر (P&L) أداء الشركة خلال فترة محددة من الوقت، عادة ما تكون ربع سنة أو عام مالي.

  • تشير الإيرادات إلى الأموال التي تجنيها الشركة من بيع البضائع و/أو الخدمات.

  • تشير تكلفة البضائع المباعة (COGS، أو المعروفة أيضاً باسم "تكلفة البيع") إلى تكاليف بيع البضائع (على سبيل المثال، تكلفة المواد والعمالة المستخدمة في إنشاء البضائع).

    • يساوي إجمالي الربح الإيرادات من المبيعات مطروحاً منها تكلفة البضائع المباعة.

    • نفقات التشغيل (OPEX) تشمل الإدارة ورواتب المبيعات والتطوير والإيجار والمرافق والتكاليف المتنوعة والتأمينات وأي شيء يتجاوز تكاليف المنتجات المباعة أو تكلفة البيع.

رأس المال

الأسهم العادية

زائد الأرباح المحتجزة

الأصول = الالتزامات + رأس المال

شجرة الحسابات

تحتوي شجرة الحسابات على قائمة بكافة حسابات الشركة: حسابات الميزانية العمومية وحسابات الربح والخسارة. يتم تسجيل كل معاملة عن طريق الخصم والإضافة إلى حسابات متعددة في قيد اليومية. بطريقة ما، شجرة الحسابات هي أشبه بالحمض النووي للشركة!

ينتمي كل حساب مدرج في شجرة الحسابات إلى فئة معينة. في أودو، كل حساب له رمز فريد وينتمي إلى إحدى هذه الفئات:

  • رأس المال والديون الثانوية

    • رأس المال هي مقدار الأموال التي يستثمرها مساهمو الشركة لتمويل أنشطة الشركة.

    • الديون الثانوية هي المبلغ المالي الذي يقرضه طرف ثالث إلى الشركة لتمويل أنشطتها. وفي حالة انحلال الشركة، يتم تعويض هذه الأطراف الثالثة أمام المساهمين.

  • الأصول الثابتة هي عناصر أو ممتلكات ملموسة (أي مادية) تشتريها الشركة وتستخدمها لإنتاج بضائعها وخدماتها. الأصول الثابتة هي أصول طويلة الأجل. وهذا يعني أن الأصول لها عمر إنتاجي يزيد عن سنة واحدة. وهي تشمل أيضاً الممتلكات والمصانع والمعدات (المعروفة أيضاً باسم "PP&E") ويتم تسجيلها في الميزانية العمومية بهذا التصنيف.

  • الأصول المتداولة والالتزامات الجارية

    • حساب الأصول المتداولة هو أحد بنود الميزانية العمومية المدرجة ضمن قسم الأصول، والذي يمثل كافة الأصول التي تملكها الشركة والتي يمكن تحويلها إلى نقد خلال عام واحد. تشمل الأصول المتداولة النقد والمكافِئات النقدية وحسابات المدينين ومخزون البضائع والأوراق المالية القابلة للتداول والالتزامات المدفوعة مقدماً والأصول السائلة الأخرى.

    • الالتزامات الجارية هي التزامات مالية قصيرة الأجل للشركة تستحق خلال عام واحد. من الأمثلة على الالتزامات الجارية هي الأموال المستحقة للموردين على شكل حسابات مستحقة الدفع.

  • الحسابات البنكية والنقدية

    • الحساب البنكي هو حساب مالي يحتفظ به بنك أو مؤسسة مالية أخرى ويتم فيه تسجيل المعاملات المالية بين البنك والعميل.

    • قد يشير الحساب النقدي أو دفتر النقدية إلى دفتر الأستاذ الذي يتم فيه تسجيل كافة المعاملات النقدية. يتضمن الحساب النقدي كلا من الإيصالات النقدية ودفاتر يومية الدفع النقدي.

  • النفقات والدخل

    • النفقات هي تكاليف العمليات التي تتحملها الشركة لتوليد الإيرادات. يتم تعريفها ببساطة على أنها التكلفة التي يتعين على المرء إنفاقها للحصول على شيء ما. تشمل النفقات الشائعة مدفوعات الموردين، وأجور الموظفين، وإيجار المصانع، واستهلاك المعدات.

    • يشير المصطلح "الدخل" عموماً إلى مقدار الأموال والممتلكات وغيرها من تحويلات القيمة المستلمة خلال فترة زمنية محددة مقابل خدمات أو منتجات.

مثال

*: لا يمكن تحديد خيارَي رد أموال العميل ومدفوعات العميل في وقت واحد لأنهما متناقضان.

الرصيد = الخصم - الائتمان

تأسيس الشركة (رأس المال الأولي 1,000 دولار)

فاتورة العميل (100$ + ضريبة 9%) وشحن البضائع

شحن البضائع إلى العميل

رد أموال العميل*

سداد العميل*

استلام بضائع المورد (أمر الشراء: 50$)

فاتورة المورد (الفاتورة: 50$)

فاتورة المورد (الفاتورة: 52$ ولكن أمر الشراء 50$)

سداد فاتورة المورد (52$ + ضريبة 9%)

الاستحواذ على مبنى (عقد شراء)

سداد ثمن المبنى

إهلاك الأصول السنوي (10% سنوياً)

فاتورة العميل (عقد خدمة لمدة 3 سنوات، 300$)

الاعتراف بالإيرادات (كل سنة، بما في ذلك السنة الأولى)

سداد الضرائب المستحقة

المدين

الدائن

الرصيد

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

قيود اليومية

يتم تسجيل كل مستند مالي للشركة (على سبيل المثال، فاتورة، كشف حساب بنكي، إيصال دفع، عقد زيادة رأس المال) كقيد دفتر يومية، مما يؤثر على عدة حسابات.

حتى تتم موازنة قيد اليومية، يجب أن يكون مجموع كافة خصوماتها مساوياً لمجموع كافة الائتمانات الخاصة بها.

تأسيس الشركة

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: النقدية

1000

الأسهم: الأسهم العادية

1000

الشرح

  • تستلم الشركة مبلغ 1,000 دولار نقداً

  • تعود أسهم بقيمة 1,000 دولار إلى المؤسسين

يمكن أن يكون رأس المال الأولي نقداً، ولكن يمكن أن يكون أيضاً ملكية فكرية، أو شهرة محل من شركة سابقة، أو تراخيص، أو معرفة فنية، وما إلى ذلك...

في بعض الأحيان، لا يتم تحرير رأس المال على الفور، وقد تكون حسابات "رأس المال المراد تحريره" ضرورية.

فاتورة العميل (100 دولار + 9% ضريبة)

الحساب

المدين

الدائن

الإيرادات: بضائع

100

الخصوم: التزامات ضريبية مؤجلة

9

الأصول: حسابات المدينين

109

الأصول: المخزون

50

النفقات: تكلفة البضائع المباعة

50

الشرح

  • تزداد الإيرادات بمقدار 100 دولار

  • ضريبة مستحقة الدفع في نهاية الشهر بقيمة 9 دولارات

  • يدين العميل بمبلغ 109 دولارات

  • ينخفض المخزون بمقدار 50 دولاراً (شحن البضائع)

  • تخفض تكلفة البضائع المباعة إجمالي الربح بمقدار 50 دولاراً

التهيئة

  • الإيرادات: محددة في المنتج، أو في فئة المنتج إذا لم تكن محددة في المنتج، حقل حساب الدخل

  • الالتزامات الضريبية المؤجلة: محددة في الضريبة المستخدمة في بند الفاتورة

  • حسابات القبض: محددة لدى العميل (خاصية)

  • المخزون: محدد في فئة المنتج ذي الصلة (خاصية)

  • النفقات: محددة في المنتج، أو فئة المنتج (خاصية)

قد يحتوي الوضع المالي المستخدم في الفاتورة على قاعدة تستبدل حساب الدخل أو الضريبة المحددة في المنتج بآخر.

دفعة العميل

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: النقدية

109

الأصول: حسابات المدينين

109

الشرح

  • تستلم الشركة 109$ نقداً

  • تنخفض المستحقات على العميل بمقدار 109$

التهيئة

  • النقد: محدد في دفتر اليومية المستخدم عند تسجيل الدفعة، في الحقلين حساب بطاقة ائتمانية الافتراضي وحساب الخصم الافتراضي

  • حسابات القبض: محددة لدى العميل (خاصية)

فاتورة المورد (أمر الشراء 50$ ولكن الفاتورة 52$)

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: المخزون غير المفوتر

50

الأصول: أصول ضريبية مؤجلة

4.68

النفقات: فرق السعر

2

الالتزامات: حسابات الدفع

56.68

الشرح

  • يُستخدم حساب مؤقت لتسجيل البضائع المراد استلامها

  • يوفر أمر الشراء أسعار البضائع، وقد تتضمن الفاتورة الفعلية تكاليف إضافية مثل الشحن

  • لا يزال يتعين على الشركة الدفع للمورد (مبادلة أصل مقابل التزام)

التهيئة

  • المخزون غير المفوتر: محدد في المنتج أو في فئة المنتج ذي الصلة، الحقل: حساب مدخلات المخزون

  • أصول ضريبية مؤجلة: محددة في الضريبة المستخدمة في بند أمر الشراء

  • حسابات الدائنين: محددة في المورّد المرتبط بالفاتورة

في هذا السيناريو، كان أمر الشراء بقيمة 50 دولاراً ولكن الشركة استلمت فاتورة بقيمة 52 دولاراً نظراً لوجود تكاليف شحن إضافية

استلام بضائع المورّد (أمر الشراء: 50 دولاراً)

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: المخزون

50

الأصول: المخزون غير المفوتر

50

الشرح

  • يزداد المخزون بمقدار 50 دولاراً، وهو المبلغ المتوقع الوارد من أمر الشراء

  • يُستخدم حساب مؤقت للقيد المقابل وستتم تسويته عند استلام الفاتورة

التهيئة

  • المخزون غير المفوتر: محدد في المنتج أو في فئة المنتج ذي الصلة، الحقل: حساب مدخلات المخزون

  • المخزون: محدد في فئة المنتج، الحقل: تقييم المخزون

شراء أصل (300,000 دولار - بدون ضريبة)

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: المباني

300000

الالتزامات: حسابات الدفع

300000

الشرح

  • تحصل الشركة على أصل بقيمة 300,000 دولار

  • يتعين على الشركة دفع 300,000 دولار للمورّد (مبادلة أصل بالتزام)

التهيئة

  • المباني: محددة في فئة الأصول المحددة في بند فاتورة المورّد

  • حسابات الدائنين: محددة في المورّد المرتبط بالفاتورة (خاصية)

سداد فاتورة المورّد

الحساب

المدين

الدائن

الالتزامات: حسابات الدفع

300000

الأصول: النقدية

300000

الشرح

  • يقل ما تدين به الشركة للمورّد بمقدار 300,000 دولار (تمت تسوية الالتزامات)

  • تنخفض نقدية الشركة بمقدار 300,000 دولار (انخفاض في الأصول)

التهيئة

  • حسابات الدائنين: محددة في المورّد الذي تدفع له (خاصية)

  • النقدية: محددة في دفتر اليومية المرتبط بطريقة الدفع

بيع نقدي (إيصال المبيعات)

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: النقدية

109

الإيرادات: بضائع

100

الخصوم: التزامات ضريبية مؤجلة

9

الشرح

  • تزداد نقدية الشركة بمقدار 109 دولارات

  • تزداد الإيرادات بمقدار 100 دولار

  • يجب دفع ضريبة بقيمة 9 دولارات

التهيئة

  • النقد: طريقة الدفع المحددة في إيصال المبيعات

  • المبيعات: محددة في المنتج المستخدم في إيصال المبيعات، أو فئة المنتج إذا كانت فارغة

  • الخصوم الضريبية المؤجلة: محددة في الضريبة المستخدمة في إيصال المبيعات (المأخوذة من المنتج)

يدفع العميل الفاتورة، مع خصم 5% للسداد المبكر

الحساب

المدين

الدائن

الأصول: النقدية

950

الإيرادات: خصم المبيعات

50

الأصول: حسابات المدينين

1000

الشرح

  • تزداد نقدية الشركة بمقدار 950 دولاراً

  • تخفض خصومات المبيعات الإيرادات الفعلية بمقدار 50 دولاراً

  • تقل مديونية العميل للشركة بمقدار 1000 دولار

التهيئة

  • النقد: محدد في دفتر اليومية المرتبط بالدفعة / كشف الحساب البنكي

  • خصم المبيعات: يتم تحديده أثناء عملية مطابقة الدفع

  • الحسابات المدينة: محددة في العميل المرتبط بالدفعة

إقفال السنة المالية - أرباح موجبة وتوزيعات أرباح بنسبة 50%

الحساب

المدين

الدائن

صافي الربح

1000

الأسهم: الأرباح المحتجزة

500

الخصوم: أرباح الأسهم مستحقة الدفع

500

الشرح

  • يتم إقفال حساب الأرباح والخسائر (صافي الربح)

  • يتم تحويل 50% إلى الأرباح المحتجزة

  • سيتم دفع 50% للمساهمين كتوزيعات أرباح

التهيئة

يسجل المستشار هذه المعاملة قبل إقفال السنة المالية، بناءً على كيفية استخدام الشركة لصافي أرباحها.

التسوية

Reconciliation هي عملية ربط عناصر دفتر اليومية الخاصة بحساب محدد ومطابقة الخصومات والائتمانات.

الغرض الأساسي منه هو ربط المدفوعات بالفواتير ذات الصلة لتحديدها كمدفوعة. يتم ذلك عن طريق إجراء تسوية على حساب الحسابات المدينة و/أو حساب الحسابات المستحقة الدفع.

يتم تنفيذ التسوية تلقائياً بواسطة النظام عندما:

  • يتم تسجيل الدفع مباشرة في الفاتورة

  • الروابط بين المدفوعات والفواتير يتم رصدها أثناء عملية المطابقة البنكية

مثال على كشف حساب العميل

حساب المدينين

المدين

الدائن

الفاتورة 1

100

الدفع الجزئي 1/2

70

الفاتورة 2

65

الدفع الجزئي 2/2

30

عملية الدفع 2

65

الفاتورة 3

50

إجمالي المستحق دفعه

50

  • تسوية

  • تسوية التالي

  • إلغاء التسوية

التسوية البنكية

التسوية البنكية هي عملية مطابقة بنود كشف الحساب البنكي (المقدمة من البنك الذي تتعامل معه) مع المعاملات المسجلة داخلياً (المدفوعات إلى الموردين أو من العملاء). لكل بند في كشف حساب البنك، يمكن أن يكون:

  • متطابقة مع دفعة مسجلة مسبقاً: يتم تسجيل الدفعة عند استلام شيك من العميل، ثم تتم مطابقتها عند التحقق من كشف الحساب البنكي.

  • تسجيلها كدفعة جديدة: يتم إنشاء قيد يومية الدفع ومطابقته مع الفاتورة ذات الصلة عند معالجة كشف الحساب البنكي.

  • مسجلة كمعاملة أخرى: تحويل بنكي، رسوم مباشرة، وما إلى ذلك.

يجب أن يقوم أودو بتسوية معظم المعاملات تلقائياً؛ عدد قليل فقط يجب أن يحتاج إلى مراجعة يدوية. عند الانتهاء من عملية التسوية البنكية، يجب أن يتطابق رصيد الحساب البنكي في أودو مع رصيد كشف الحساب البنكي.

التعامل مع الشيكات

توجد طريقتان لإدارة الشيكات والتحويلات البنكية الداخلية:

  • اثنين من قيود دفتر اليومية والتسوية

  • قيد دفتر يومية واحد والتسوية البنكية

يتم إنشاء قيد اليومية الأول عن طريق تسجيل الدفعة في الفاتورة. يتم إنشاء الثاني عند تسجيل كشف الحساب البنكي.

الحساب

المدين

الدائن

التسوية

حساب مدين

100

الفاتورة ABC

أموال غير مودعة

100

الشيك 0123

الحساب

المدين

الدائن

التسوية

أموال غير مودعة

100

الشيك 0123

البنك

100

يتم إنشاء قيد دفتر اليومية عن طريق تسجيل الدفعة في الفاتورة. عند تسوية كشف الحساب البنكي، يتم ربط بند كشف الحساب بقيد دفتر اليومية الموجود.

الحساب

المدين

الدائن

التسوية

كشف الحساب البنكي

حساب مدين

100

الفاتورة ABC

البنك

100

كشف الحساب XYZ