Kontak¶
Kontak dibuat di aplikasi Kontak untuk semua entitas yang menjadi bagian dari bisnis perusahaan, baik sebagai pelanggan, vendor, maupun kapasitas lainnya. Catatan kontak merupakan repositori informasi penting bagi individu maupun perusahaan, yang memfasilitasi komunikasi dan transaksi bisnis.
Formulir kontak dan bidang dasar¶
Untuk membuat kontak baru, navigasikan ke , lalu klik tombol Baru. Formulir baru akan muncul tempat berbagai informasi kontak dapat ditambahkan.
Masukkan nama kontak pada bidang Nama (perusahaan atau orang). Bidang ini wajib diisi.
Tip
Kontak untuk individu dapat ditautkan ke kontak perusahaan dengan memilih kontak perusahaan terkait pada bidang Perusahaan Pemberi Kerja.
In the Email field, enter the email address with the domain. In the
Phone field, enter the contact's phone number. Enter the
Address of the contact. Finally, enter the Tax Identification Number (TIN)
(also called the VAT in some fiscal localizations the contact uses for tax and accounting purposes. If the contact
is not subject to taxation, a / may be entered in this field. If it's necessary to add the DUNS
number or any other identification number to the contact, this can be added by clicking the
(plus) button.
Field tambahan¶
Bidang-bidang berikut juga tersedia pada formulir kontak untuk membantu membuat entri yang lebih lengkap bagi individu atau perusahaan ini di dalam basis data:
Jabatan: Bidang ini mencatat posisi atau jabatan kontak, jika relevan.
Situs Web: Bidang ini mencatat alamat situs web kontak yang relevan, dimulai dengan
httpatauhttps.Level Mitra: Bidang ini merupakan menu tarik-turun tempat level mitra yang ditentukan untuk kontak ini dapat dipilih.
Bahasa: Bidang ini mencatat bahasa yang digunakan oleh kontak. Semua email dan dokumen yang dibuat oleh basis data yang dikirim ke kontak ini akan diterjemahkan ke dalam bahasa yang dipilih.
Tag: Bidang ini memungkinkan tag yang telah dikonfigurasi sebelumnya maupun tag kustom dimasukkan untuk mempermudah pencarian dan identifikasi kontak di dalam basis data. Ketik tag ke dalam bidang atau klik menu tarik-turun dan pilih salah satu. Untuk membuat tag baru, ketik tag baru di bidang tersebut, lalu klik Buat atau Buat dan edit dari menu tarik-turun yang muncul.
Tab kontak¶
Pada tab Kontak, kontak tambahan dapat ditambahkan yang terkait dengan formulir kontak saat ini dan alamat terkait apa pun. Misalnya, jika formulir Kontak saat ini ditujukan untuk mencakup perusahaan vendor, kontak yang ditambahkan melalui tab Kontak dapat dengan mudah diidentifikasi sebagai karyawan perusahaan tersebut.
Ini juga dapat digunakan untuk mengaitkan beberapa alamat dengan formulir kontak saat ini. Untuk melakukannya, klik Tambah Kontak Terkait pada tab Kontak. Tindakan ini akan membuka formulir Buat Kontak Terkait, tempat alamat tambahan dapat dikonfigurasi sebagai kontak biasa, alamat untuk faktur dan pengiriman, serta kebutuhan lainnya.
Pada formulir pop-up Buat Kontak Terkait, pilih salah satu opsi berikut:
Kontak: Opsi ini menambahkan kontak lain ke formulir kontak yang sudah ada.
Faktur: Opsi ini menambahkan alamat faktur tertentu ke formulir kontak yang sudah ada.
Pengiriman: Opsi ini menambahkan alamat pengiriman khusus ke formulir kontak yang sudah ada.
FACe Center: Opsi ini menambahkan alamat pengiriman khusus untuk FACe Center ke formulir kontak yang sudah ada.
Lainnya: Opsi ini menambahkan alamat alternatif ke formulir kontak yang sudah ada.
Setelah sebuah opsi dipilih, masukkan informasi kontak terkait yang harus digunakan untuk tipe alamat yang ditentukan. Odoo mereferensikan alamat faktur dan pengiriman selama bagian-bagian yang relevan dari proses penjualan.
Tab Sales & Purchase¶
Tab Penjualan & Pembelian hanya muncul bila aplikasi Penjualan, Pembelian, atau Point of Sale terinstal. Setiap aplikasi ini menambahkan bagian lain ke tab ini saat terinstal.
Bagian Sales¶
Di bawah judul Penjualan, seorang Tenaga Penjualan khusus dapat ditetapkan untuk bekerja sama dengan kontak tersebut. Untuk melakukannya, klik bidang tarik-turun Tenaga Penjualan, lalu pilih salah satu. Buat Tenaga Penjualan baru dengan mengetikkan nama pengguna dan mengundangnya.
Sebuah Daftar Harga atau Syarat Pembayaran juga dapat diatur, jika diperlukan. Pilih menu tarik-turun Daftar Harga untuk memilih Daftar Harga yang sesuai. Klik menu tarik-turun di samping Syarat Pembayaran dan ubah ke salah satu Syarat Pembayaran yang telah dipilih sebelumnya atau Cari lebih banyak untuk mencari yang lain atau membuat yang baru.
Klik ke bidang Metode Pembayaran untuk memilih opsi dari menu tarik-turun.
Klik kolom Metode Pengiriman untuk memilih opsi dari menu dropdown.
Opsi lain mungkin juga muncul di bagian ini, bergantung pada aplikasi apa yang terinstal di database dan konfigurasi apa yang telah diaktifkan.
Bagian Point of Sale (POS)¶
Di bawah judul Point of Sale, masukkan Barcode yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kontak ini.
Bagian pembelian¶
Di bawah judul Pembelian, pilih bagaimana Kelompokkan RFQ (permintaan penawaran harga) untuk kontak ini harus dikelompokkan bersama:
Saat Dipesan: Opsi ini mengelompokkan kebutuhan pengisian ulang bersama-sama kecuali untuk pengisian ulang Made to Order (MTO).
Harian: Opsi ini mengelompokkan kebutuhan pengisian ulang bersama-sama jika perkiraan kedatangannya berada di hari yang sama.
Mingguan: Opsi ini mengelompokkan kebutuhan pengisian ulang bersama-sama jika perkiraan kedatangannya berada di minggu atau hari dalam minggu yang sama.
Selalu: Opsi ini selalu mengelompokkan kebutuhan pengisian ulang bersama-sama.
Pilih Pembeli default jika RFQ harus selalu ditetapkan ke pengguna yang sama.
Tentukan Ketentuan Pembayaran, informasi 1099 Box, dan Metode Pembayaran yang diinginkan di sini. Pengingat Tanda Terima juga dapat diatur di sini. Pilih Mata Uang Pemasok yang akan digunakan untuk pembelian dari kontak.
Informasi fiskal¶
Untuk menetapkan Posisi Fiskal ke kontak ini, pilih dari menu drop-down.
Bagian Lain-lain¶
Di bawah tajuk Lain-lain, masukkan ID Perusahaan jika berlaku. Gunakan kolom Referensi untuk menambahkan informasi atau catatan tambahan bagi kontak ini.
Jika kontak ini hanya boleh diakses satu perusahaan dalam database multi-perusahaan, pilih dari daftar drop-down kolom Perusahaan. Gunakan menu drop-down Website untuk membatasi publikasi kontak ini ke satu website (jika mengerjakan database dengan beberapa website).
Pilih satu atau lebih Tag Website untuk membantu memfilter pelanggan yang dipublikasikan pada halaman situs web /customers. Pilih Industri untuk kontak ini dari menu drop-down. Gunakan kolom Kebijakan SLA untuk menetapkan kebijakan SLA Meja Bantuan ke kontak ini.
Tab Akuntansi¶
Tab Akuntansi muncul saat aplikasi Akuntansi diinstal. Di sini, pengguna dapat menambahkan Akun bank terkait atau menetapkan jurnal akuntansi default. Mitra bisnis tepercaya dapat mengaktifkan opsi Posting otomatis tagihan, yang memungkinkan tagihan diposting secara otomatis, tidak pernah, atau setelah 3 validasi tanpa pengeditan.
Di bawah tajuk Faktur Pelanggan, kolom ID Peppol digunakan untuk informasi identifikasi pajak yang relevan.
Tab Penugasan Mitra¶
Berikutnya adalah tab Penugasan Mitra, yang secara default menyertakan bagian Geolokasi dan opsi mitra lainnya, termasuk konfigurasi Aktivasi Mitra dan Peninjauan Mitra. Opsi ini hanya ada saat modul Reseller diinstal.
Tab catatan¶
Tab Catatan adalah kolom tempat catatan untuk pengguna lain dapat ditinggalkan pada formulir kontak. Tidak ada pengaturan yang dapat dikonfigurasi di dalam tab ini.
Tab UBO¶
Tab UBO (Ultimate Beneficial Owner) memuat ringkasan informasi Kepemilikan dari aplikasi Ekuitas, serta informasi untuk kontak individual. Kolom yang terlihat di sini juga dapat bervariasi bergantung pada aplikasi lain yang diinstal di database Odoo. Tab UBO hanya ada jika aplikasi Ekuitas diinstal.
Untuk meminta informasi yang diperlukan untuk tab UBO, klik ikon Tindakan, lalu pilih Minta Formulir UBO untuk mengirim email ke kontak.
Tampilan¶
Dasbor aplikasi Kontak menawarkan lima tampilan berbeda untuk membantu mengelola kontak secara sekilas. Tampilan tersebut adalah:
Daftar: Menampilkan kontak dalam daftar terperinci, memudahkan peninjauan rekaman individu yang mendetail, termasuk representasi grafis dari tombol pintar yang muncul di setiap formulir kontak. Ini adalah tampilan default saat membuka aplikasi.
Kanban: Menampilkan kontak sebagai kartu yang menyerupai kartu nama. Tampilan ini menyajikan informasi yang sama dengan tampilan daftar, tetapi dalam format yang lebih visual. Tampilan ini juga menampilkan tag apa pun yang terkait dengan kontak, yang tidak terlihat di tampilan Daftar.
Peta: Menampilkan peta dengan pin untuk kontak yang memiliki informasi alamat pada formulirnya. Semua kontak, termasuk yang tidak memiliki informasi alamat, ditampilkan di bilah sisi. Arahkan kursor ke pin pada peta untuk menyorot kontak terkait di bilah sisi. Formulir kontak dapat dibuka dengan mengekliknya di bilah sisi. Alamat yang terkait dengan lebih dari satu kontak memiliki angka untuk menunjukkan berapa banyak kontak yang memiliki lokasi tersebut pada formulir mereka.
Hierarki: Menampilkan kontak sebagai kartu yang menyerupai kartu nama, mirip dengan tampilan Kanban. Tampilan ini menambahkan tombol # Kontak ke kontak yang memiliki catatan lain yang terkait. Saat diklik, tombol ini menata ulang halaman untuk menampilkan informasi kontak bagi catatan terkait tersebut, sehingga memudahkan untuk melihat secara sekilas kontak mana yang merupakan karyawan atau berafiliasi satu sama lain.
Aktivitas: Menampilkan kisi semua kontak beserta aktivitas mendatang yang terkait. Aktivitas juga dapat dijadwalkan dan dikelola dari dalam tampilan ini serta dilacak pada chatter kontak. Harap dicatat, tampilan ini tidak berinteraksi langsung dengan aplikasi seperti aplikasi CRM, karena aplikasi tersebut mungkin mereferensikan data aplikasi Kontak, tetapi melacak hal yang terpisah, seperti Peluang.
Mengarsipkan kontak¶
Jika pengguna memutuskan tidak ingin lagi mengaktifkan kontak ini, catatan tersebut dapat diarsipkan. Untuk melakukannya, buka kontak individual di salah satu tampilan, atau pilih beberapa kontak sekaligus dalam tampilan Daftar. Klik menu Tindakan dan klik Arsipkan. Kemudian, klik tombol Arsipkan pada jendela pop-up Konfirmasi yang muncul.
Kontak yang diarsipkan dapat dicari dengan filter Diarsipkan di bilah pencarian. Kontak yang diarsipkan memiliki banner Diarsipkan yang menunjukkan statusnya.
Tip
Untuk membatalkan pengarsipan kontak, cukup klik kontak atau pilih kontak tersebut lalu gunakan kembali menu Tindakan dan klik Batalkan Pengarsipan. Setelah itu, banner Diarsipkan akan dihapus dan kontak dipulihkan.