Contactos¶
Los contactos se crean en la aplicación Contactos para todas las entidades que forman parte de la actividad comercial de una empresa, ya sea como cliente, proveedor o en alguna otra función. El registro de un contacto es un repositorio de información fundamental tanto para personas como para empresas, lo que facilita la comunicación y las transacciones comerciales.
Formulario de contacto y campos básicos¶
Para crear un nuevo contacto, ve a la y haz clic en el botón Nuevo. Aparece un nuevo formulario donde puedes agregar diversa información de contacto.
Escribe el nombre del contacto en el campo Nombre (empresa o persona). Este campo es obligatorio.
Truco
Puedes vincular contactos de personas con contactos de empresas al seleccionar el contacto de la empresa asociada en el campo Empresa empleadora.
En el Correo electrónico campo, ingresa la dirección de correo electrónico con el dominio. En el Teléfono campo, ingresa el número de teléfono del contacto. Ingresa la Dirección del contacto. Por último, ingresa el Número de identificación fiscal (NIF) (también llamado IVA en algunas localizaciones fiscales) que el contacto utiliza para fines fiscales y contables. Si el contacto no está sujeto a impuestos, puedes ingresar un / en este campo. Si es necesario añadir el número DUNS o cualquier otro número de identificación al contacto, puedes hacerlo al hacer clic en el botón (más).
Campos adicionales¶
Los siguientes campos también están disponibles en el formulario de contacto para ayudarte a crear una entrada más completa para esta persona o empresa en la base de datos:
Puesto de trabajo: este campo registra el puesto o cargo del contacto, si corresponde.
Sitio web: este campo registra la dirección del sitio web correspondiente del contacto, que debe empezar con
httpohttps.Nivel de socio: este campo es un menú desplegable donde puedes seleccionar el nivel de socio designado para este contacto.
Idioma: este campo registra el idioma que utiliza el contacto. Todos los correos electrónicos y documentos que genera la base de datos y que se envían a este contacto se traducen al idioma seleccionado.
Etiquetas: este campo permite ingresar etiquetas preconfiguradas y personalizadas para facilitar la búsqueda e identificación del contacto en la base de datos. Escribe las etiquetas en el campo o haz clic en el menú desplegable y selecciona una. Para crear una nueva etiqueta, escríbela en el campo y haz clic en Crear o en Crear y editar en el menú desplegable resultante.
Pestaña de contactos¶
En la pestaña Contactos, puedes agregar contactos adicionales asociados con el formulario de contacto actual y cualquier dirección relacionada. Por ejemplo, si el formulario de contacto actual corresponde a una empresa proveedora, los contactos agregados a través de la pestaña Contactos se pueden identificar fácilmente como empleados de esa empresa.
Esto también sirve para asociar varias direcciones con el formulario de contacto actual. Para hacerlo, haz clic en Agregar contactos relacionados en la pestaña Contactos. Esto abrirá el formulario Crear contactos relacionados, donde puedes configurar direcciones adicionales como contactos habituales, direcciones para facturas y entregas, entre otras necesidades.
En la ventana emergente Crear contactos relacionados, selecciona una de las siguientes opciones:
Contacto: esta opción agrega otro contacto al formulario de contacto existente.
Factura: esta opción agrega una dirección de factura específica al formulario de contacto existente.
Entrega: Esta opción agrega una dirección de entrega específica al formulario de contacto existente.
Centro FACe: Esta opción agrega una dirección de entrega específica para un centro FACe al formulario de contacto existente.
Otra: Esta opción agrega una dirección alternativa al formulario de contacto existente.
Una vez que selecciones una opción, ingresa la información de contacto correspondiente que se debe utilizar para el tipo de dirección especificado. Odoo toma como referencia las direcciones de facturación y de entrega durante las etapas pertinentes del proceso de ventas.
Pestaña «Ventas y compras»¶
La pestaña Ventas y compras solo aparece cuando las aplicaciones Ventas, Compra o Punto de venta están instaladas. Cada una de estas aplicaciones agrega otra sección a esta pestaña al instalarse.
Sección «Ventas»¶
En el encabezado Ventas, puedes asignar un Comercial específico para que trabaje con el contacto. Para hacerlo, haz clic en el campo desplegable Comercial y selecciona uno. Crea un nuevo Comercial al escribir el nombre del usuario e invitarlo.
También puedes establecer una Lista de precios o Términos de pago, si es necesario. Selecciona el menú desplegable Lista de precios para elegir la Lista de precios correspondiente. Haz clic en el menú desplegable junto a Términos de pago y cámbialo a uno de los Términos de pago preseleccionados o haz clic en Buscar más para encontrar otros o crear uno nuevo.
Haz clic en el campo Método de pago para seleccionar una opción del menú desplegable.
Haz clic en el campo Método de entrega para seleccionar una opción con el menú desplegable.
También pueden aparecer otras opciones en esta sección, según las aplicaciones que estén instaladas en la base de datos y las configuraciones que se hayan habilitado.
Sección «Punto de venta»¶
En el encabezado Punto de venta, ingresa un Código de barras que se pueda usar para identificar a este contacto.
Sección «Compras»¶
En el encabezado Compra, selecciona cómo se deben agrupar las SdC grupales (solicitudes de cotización) para este contacto:
Bajo pedido: Esta opción agrupa las necesidades de reabastecimiento, excepto los reabastecimientos bajo pedido (MTO).
Diario: Esta opción agrupa las necesidades de reabastecimiento si su llegada prevista es el mismo día.
Semanal: Esta opción agrupa las necesidades de reabastecimiento si la llegada prevista es en la misma semana o el mismo día de la semana.
Siempre: Esta opción siempre agrupa las necesidades de reabastecimiento.
Selecciona un Comprador predeterminado si las solicitudes de cotización siempre se deben asignar al mismo usuario.
Especifica aquí los Términos de pago, un Método de pago preferido y la información de la Casilla 1099. También puedes configurar un Recordatorio de recibo aquí. Selecciona una Moneda del proveedor para usar en las compras realizadas a este contacto.
Información fiscal¶
Para asignar una posición fiscal a este contacto, selecciónala desde el menú desplegable.
Sección Varios¶
En el encabezado Varios, ingresa un ID de la empresa si corresponde. Utiliza el campo Referencia para agregar cualquier información o notas adicionales sobre este contacto.
Si solo una empresa debería tener permisos de acceso para este contacto en una base de datos multiempresa, selecciónala en la lista desplegable Empresa. Usa el menú Sitio web para restringir la publicación de este contacto a solo un sitio web (si trabajas en una base de datos con varios sitios web).
Selecciona una o más etiquetas de sitio web para ayudar a filtrar los clientes publicados en la página del sitio web /customers. Selecciona una Industria para este contacto desde el menú desplegable. Usa el campo Políticas SLA para asignar una política SLA de Soporte al cliente a este contacto.
Pestaña «Contabilidad»¶
La pestaña Contabilidad aparece cuando la aplicación Contabilidad está instalada. Aquí puedes agregar las Cuentas bancarias relacionadas o configurar los diarios contables predeterminados. Los contactos de confianza pueden tener habilitada la opción Publicar facturas automáticamente, lo que permite que las facturas se publiquen automáticamente, nunca o después de 3 validaciones sin modificaciones.
En el encabezado Facturas de cliente, el campo ID de Peppol se utiliza para la información de identificación fiscal correspondiente.
Pestaña «Asignación de socio»¶
A continuación está la pestaña Asignación de contactos, que de forma predeterminada incluye una sección de Geolocalización y otras opciones de contacto, incluidas las configuraciones de Activación de contacto y Revisión de contacto. Estas solo están presentes cuando el módulo Distribuidores está instalado.
Pestaña de notas¶
La pestaña Notas es un campo donde puedes dejar notas para otros usuarios en el formulario de contacto. No hay ajustes para configurar dentro de esta pestaña.
Pestaña UBO¶
La pestaña UBO (beneficiario final efectivo) contiene un resumen de la información de Participaciones de la aplicación Patrimonio, así como información para el contacto individual. Los campos visibles aquí también pueden cambiar según las otras aplicaciones instaladas en la base de datos de Odoo. La pestaña UBO solo está presente cuando la aplicación Patrimonio está instalada.
Para solicitar la información requerida para la pestaña UBO haz clic en el icono Acción y selecciona Solicitar formulario con información del UBO para enviar un correo electrónico al contacto.
Vistas¶
El tablero de la aplicación Contactos ofrece cinco vistas diferentes para ayudar a gestionar contactos de un vistazo. Estas vistas son:
Lista: muestra los contactos en una lista detallada, lo que permite ver con facilidad los registros individuales detallados, incluidas las representaciones gráficas de los botones inteligentes que aparecen en el formulario de cada contacto. Esta es la vista predeterminada al abrir la aplicación.
Kanban: muestra los contactos como tarjetas que se asemejan a tarjetas de presentación. Esta vista presenta la misma información que la vista de lista, pero en un formato más visual. También muestra las etiquetas asociadas a un contacto, que no son visibles en la vista de Lista.
Mapa: muestra un mapa con marcadores para los contactos que tienen información de dirección en su formulario. Todos los contactos, incluidos los que no tienen información de dirección, se muestran en una barra lateral. Puedes pasar el cursor sobre los marcadores del mapa para resaltar el contacto correspondiente en la barra lateral. Haz clic en ellos en la barra lateral para abrir sus formularios. Las direcciones asociadas a más de un contacto tienen un número para indicar cuántos contactos tienen esa ubicación en sus formularios.
Jerarquía: muestra los contactos como tarjetas que se asemejan a tarjetas de presentación, similar a la vista de kanban. Esta vista agrega un botón # Contactos a los contactos que tienen otros registros asociados. Al hacer clic en él, este botón reorganiza la página para mostrar la información de contacto de esos registros asociados, lo que facilita ver de un vistazo qué contactos son empleados o están afiliados entre sí.
Actividades: muestra una cuadrícula de todos los contactos con sus próximas actividades asociadas. También puedes programar y gestionar actividades desde esta vista, y se les da seguimiento en el chatter del contacto. Toma en cuenta que esta vista no se conecta directamente con aplicaciones como CRM, ya que esas aplicaciones pueden hacer referencia a los datos de la aplicación Contactos, pero rastrean algo independiente, como Oportunidades.
Archivar contactos¶
Si decides que ya no deseas tener este contacto activo, puedes archivar el registro. Para hacerlo, haz clic en un contacto individual en cualquiera de las vistas o selecciona varios contactos a la vez en la vista de Lista. Haz clic en el menú Acciones y luego haz clic en Archivar. Después, haz clic en el botón Archivar en la ventana emergente de Confirmación.
Puedes buscar contactos archivados con el filtro Archivado en la barra de búsqueda. Los contactos archivados tienen un banner de Archivado que indica su estado.
Truco
Para desarchivar contactos, solo haz clic en el contacto o selecciónalo, vuelve a usar el menú Acciones y haz clic en Desarchivar. Al hacerlo, se elimina el banner Archivado y se restaura el contacto.