QUALITANDO S.R.L.
Settore: Software per il settore alberghiero (hospitality)
Sito web: Qualitando (https://www.qualitando.com/)
La sfida
Qualitando è un'azienda con sede a Milano, fondata nel 2014, che sviluppa software per il settore alberghiero. Le sue soluzioni coprono newsletter, hotspot e marketing digitale per strutture ricettive. La base clienti include gruppi alberghieri, rivenditori territoriali, gestori esterni e diverse ragioni sociali per la fatturazione: una struttura relazionale complessa che richiedeva uno strumento gestionale capace di rappresentarla fedelmente.
Per gestire questa complessità, Qualitando aveva adottato Agile CRM, convinta che fosse la soluzione più adatta al proprio modello operativo. Con il tempo, lo strumento si è rivelato inadeguato: non supportava la gestione strutturata dei rinnovi delle licenze né le attività di upsell, e le relazioni tra contatti, rivenditori e ragioni sociali non erano modellabili correttamente. Le analisi commerciali venivano condotte su fogli Excel, rendendo oneroso identificare i clienti con potenziale di rinnovo o upgrade. Sapendo di poter personalizzare Odoo per soddisfare le proprie esigenze specifiche, l'azienda ha avviato la migrazione affidandola direttamente a Odoo SA. La transizione non ha prodotto i risultati attesi: la base contatti importata era piena di duplicati, le relazioni tra aziende e persone erano assenti e i campi strutturati in modo errato avevano reso impossibile adottare moduli come l'Email Marketing. Qualitando ha quindi scelto di affidarsi a un partner specializzato per risolvere la situazione in modo definitivo.
La soluzione
L'analisi dei processi ha evidenziato la necessità di attivare i moduli CRM, Vendite e Abbonamenti, con personalizzazioni per modellare correttamente le relazioni tra contatti (capogruppo, sedi, destinazioni di fatturazione, rivenditori), strutturare i prodotti con varianti e listini differenziati per segmento e canale, e ricostruire lo storico degli abbonamenti tramite ordini di vendita passati. Per abilitare queste personalizzazioni è stato necessario adottare Odoo SH versione 18 Enterprise. Il progetto ha adottato una metodologia Agile con rilasci progressivi: Qualitando ha potuto beneficiare del sistema fin dalle prime fasi e verificare, sprint dopo sprint, che i moduli configurati e le personalizzazioni sviluppate coprissero i propri processi operativi. Il go-live è stato completato in circa due mesi dal kickoff.
La fase successiva, attualmente in corso, prevede la configurazione dei preventivi in PDF con firma digitale, il ciclo attivo e l'automazione dell'email marketing.
I risultati
Agile CRM è stato dismesso e i relativi costi di licenza azzerati. La base contatti, ripulita dai duplicati ereditati dalla migrazione precedente, ha ridotto la ridondanza dei dati del 50-60% e la pipeline CRM si basa oggi su un'unica fonte strutturata. Il team ha ora visibilità completa sui contatti interni, sulle aziende del gruppo e sugli abbonamenti gestiti dai rivenditori, con attività tracciate e comunicazione centralizzata nel gestionale. Con la fase sul ciclo attivo già avviata, il processo commerciale dalla pipeline alla fatturazione si chiuderà interamente in Odoo.
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