Dumotec
Dumotec est une entreprise active dans le chauffage et le sanitaire, avec une expertise centrée sur l’installation, l’entretien, la maintenance et le dépannage de systèmes thermiques. Dans un métier où la fiabilité des interventions, la traçabilité des installations et la conformité administrative sont essentielles, l’entreprise accompagne ses clients avec une approche de proximité et un suivi technique rigoureux.
Dans le cadre de son évolution digitale, Dumotec a choisi Odoo afin de centraliser son activité administrative, commerciale et technique dans un environnement unique. L’objectif était de remplacer progressivement des outils vieillissants et des fichiers dispersés par une solution intégrée permettant de mieux gérer les clients, les propriétaires, les locataires, les sites d’installation, les interventions, les documents réglementaires, la facturation et les échanges comptables.
Beone a accompagné Dumotec dans la mise en place d’un périmètre Odoo structuré, couvrant notamment les modules Contacts, CRM, Ventes, Facturation, Comptabilité, Documents, Projet, Service sur site, Signature, Connaissances, Achats, Inventaire, E-mail Marketing et Marketing Automation. Cette approche permet à l’entreprise de disposer d’un socle centralisé pour piloter ses dossiers clients, ses devis, ses interventions techniques, ses factures, ses documents et ses communications.
Le module Contacts joue un rôle central dans le projet. Dumotec devait pouvoir distinguer clairement le propriétaire, le locataire et le site d’installation, tout en conservant une vision fiable des informations administratives et techniques. Odoo permet de structurer ces données, de centraliser les adresses, les équipements, les historiques d’intervention et les informations utiles aux techniciens comme à l’administration.
Le module Ventes permet de standardiser la création des devis et commandes. Les prestations, produits, taux de TVA, conditions commerciales et modèles de documents peuvent être harmonisés afin de réduire les erreurs, accélérer l’encodage et garantir une présentation professionnelle. Les devis peuvent ensuite être transformés en interventions ou en factures, avec une meilleure continuité entre la demande client, le travail technique et le suivi administratif.
La facturation et la comptabilité ont été intégrées afin de sécuriser le cycle financier. Odoo permet de générer les factures à partir des commandes validées, d’assurer la conformité avec la facturation électronique Peppol, de suivre les paiements, de mettre en place des relances automatiques et de conserver une compatibilité avec l’export comptable vers Winbooks. Cette structuration réduit les ressaisies et renforce la fiabilité des données financières.
Le module Projet et le Service sur site permettent de digitaliser le suivi des interventions techniques. Les entretiens, dépannages et installations peuvent être planifiés, suivis et clôturés dans Odoo, avec un historique complet par client et par site d’installation. Les techniciens disposent ainsi d’un meilleur accès aux informations utiles, tandis que l’administration bénéficie d’un flux plus clair entre l’intervention réalisée, le bon d’intervention, la facturation et l’archivage des documents.
Un volet spécifique du projet concerne la génération des attestations régionales Wallonie. Ces documents, essentiels dans le cadre des interventions liées au chauffage, peuvent être produits depuis Odoo sur base des données clients, techniques et d’intervention. Cette automatisation permet de réduire le travail manuel, de fiabiliser les informations reprises sur les attestations et de garantir une meilleure traçabilité documentaire.
Le module Documents vient renforcer cette organisation en centralisant les attestations, fiches clients, fiches d’installation, rapports, modèles et pièces administratives. Les documents sont mieux classés, plus faciles à retrouver et directement liés aux dossiers concernés. Associé au module Signature, ce dispositif permet également de dématérialiser la validation des devis, bons d’intervention ou autres documents nécessitant une approbation client.
Les modules Achats et Inventaire permettent d’accompagner la gestion des pièces, consommables et commandes fournisseurs. Cette évolution donne à Dumotec une meilleure visibilité sur les articles utilisés dans les interventions, les besoins d’approvisionnement et les mouvements de stock. L’objectif est d’ajouter progressivement de la structure sans alourdir le fonctionnement quotidien des équipes.
Les modules Connaissances, E-mail Marketing et Marketing Automation complètent le dispositif en apportant des outils de documentation interne, de communication client et d’automatisation. Dumotec peut ainsi centraliser ses procédures, mieux transmettre l’information aux équipes, envoyer des rappels d’entretien et maintenir un lien régulier avec ses clients sur base des données présentes dans Odoo.
Grâce à cette mise en place, Dumotec dispose d’un environnement Odoo cohérent, capable de soutenir son activité technique, administrative et commerciale. La solution permet de gagner en efficacité, d’améliorer la qualité des données, de renforcer la traçabilité des interventions et de professionnaliser la gestion des obligations liées aux installations de chauffage et aux attestations régionales.
