HOTSPLOTS: A New Connection with Odoo

Company name: HOTSPLOTS  GmbH
Location: Berlin, Germany
Industry: Professional Wifi solutions
Partner name: Intero Technologies
Odoo functional consultant or account manager: Maximilian Bernhard
Main Apps implemented: Project, Helpdesk, Inventory, Sales
Company Size: 44 employees
Number of Odoo Users: 44


About HOTSPLOTS

Founded by Dr. Ulrich Meier and computer scientist Dr.-Ing. Jörg Ontrup, HOTSPLOTS have been a WLAN provider since 2004. They have more than 16,500 active hotspot locations in Europe including stationary hotspots in cities and municipalities, hotels, clinics, youth hostels, student accommodation. HOTSPLOTS also have connections in public spaces as well as a large number of mobile hotspots in public transport (buses and trains) that commute short and long-distance travel. 

Their commitment to usability, reliability and security right from the start is how they have become a proven partner for many companies. Today, the team consists of over 40 employees. They ensure that the technology they provide is continuously developed and adapted to new requirements.

Learn more about HOTSPLOTS at: https://www.hotsplots.de/ 



Looking for a new connection

HOTSPLOTS WLAN solutions offer a secure usage through VPN routing, intelligent bandwidth management and flexible access and reporting options. Customers from public transport and tourism benefit from a fast vehicle-land connection via their mobile hotspots. The modular HOTSPLOTS WLAN portal offers the possibility of integrating tourist information, digital newspapers and magazines as well as entertainment content.

If required, HOTSPLOTS takes over the operation of the networks technically and legally, supplies Internet connections or SIM cards and also temporarily provides WLAN hotspots for events.

Prior to adopting Odoo, there was no uniform platform for company processes and data storage such as customer data, products and warehouse management. Many departments had developed their own processes and business transactions. These required high maintenance stemming from a lack of holistic evaluation options. In addition the different systems for each department were not in sync with one another making it difficult for departments to collaborate.

As such, a major challenge was to unify decentralized business transactions and isolated departmental solutions. 



To improve this, 24 Odoo Apps were implemented. These ranged from Sales, Purchasing and Accounting to Inventory, Manufacturing, Quality and more. Structuring HOTSPLOTS 'sales process through quotes, invoicing and project management was key to improving their processes.

Overall, the Odoo implementation led to an improved evaluation and overview of HOTSPLOTS 'processes and activities across the entire business. Leveraging unified processes improved cross-departmental coordination and optimized organizational communication.

For example, vacation planning, travel expenses and working hours now follow the same process across all departments in the business, leading to fewer mistakes, less time spent planning and overall a greater effectiveness. HOTSPLOTS 'employees value the uniform, flexible system, through which all business transactions can be processed.

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Die hotsplots GmbH ist seit 2004 als WLAN-Provider tätig. Zu den mehr als 16,500 aktiven Hotspot-Standorten in Europa zählen stationäre Hotspots in Städten und Gemeinden, Hotels, Kliniken, Jugendherbergen, Studentenwohnheimen und an Haltestellen im öffentlichen Raum sowie eine Vielzahl mobiler Hotspots in Bussen und Bahnen des ÖPNV und Fernreiseverkehrs.

Die HOTSPLOTS WLAN-Lösungen bieten Sicherheit mittels VPN-Routing, intelligentes Bandbreitenmanagement und flexible Zugangs- und Reportingmöglichkeiten. Kunden aus ÖPNV und Reiseverkehr profitieren von einer schnellen Fahrzeug-Land-Verbindung bei ihren mobilen Hotspots. Das modular aufgebaute HOTSPLOTS WLAN-Portal bietet die Möglichkeit, touristische Informationen, digitale Zeitungen und Zeitschriften sowie Entertainmentinhalte zu integrieren.

HOTSPLOTS übernimmt bei Bedarf technisch und rechtlich den Betrieb der Netzwerke, liefert Internetanschlüsse oder SIM-Karten und stellt auch temporär WLAN-Hotspots für Events bereit.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website: www.hotsplots.de.

Vor der Einführung von Odoo gab es keine einheitliche Plattform für Unternehmensprozesse und Datenspeicherung wie z.B Kundendaten, Produkte, Lagerverwaltung usw.

Eine große Herausforderung bestand darin, dezentrale Geschäftstransaktionen und isolierte Abteilungslösungen zu vereinheitlichen. Diese erforderten einen hohen Wartungsaufwand, da in einzelnen Bereichen unterschiedliche Anwendungen ohne ganzheitliche Bewertungsmöglichkeiten eingesetzt wurden.



Daher wurden mit Hilfe unseres Integrations Partners, Intero Technologies GmbH,  ungefähr 24 Odoo Apps implementiert. Diese reichten von Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung bis hin zu Inventar, Fertigung, Qualität und vielen mehr.
Die Strukturierung unseres Verkaufsprozesses durch Angebote, Rechnungsstellung, Projektmanagement, Lieferung usw. war dabei von hoher Wichtigkeit.

Insgesamt führte die Implementierung von Odoo zu einer verbesserten Auswertbarkeit und Übersicht unserer Prozesse und Aktivitäten, vor allem in Verkaufsaktivitäten, Kundenanfragen in Tickets, Lagerbeständen usw.

Durch die Nutzung einheitlicher Prozesse wurde die abteilungsübergreifende Koordination verbessert und die organisatorische Kommunikation optimiert. Urlaubsplanung, Reisekosten, Arbeitszeiten usw. folgen jetzt in allen Abteilungen des Unternehmens den gleichen Prozessen, was zu weniger Fehlern, weniger Planungsaufwand und insgesamt größerer Effektivität führt. Das freut natürlich vor allem unsere Mitarbeiter.



Asfir 4X4: Achieving Digital transformation with Odoo
Layline Tech leads disruptive innovation from Advanced manufacturing to Customer centric business model