Planering¶
Med Odoo Planning kan du planera ditt teams schema och hantera skift och resurser.
Att hantera ditt teams planering kommer med specifika krav som kan variera mycket beroende på dina affärsbehov. Följande koncept introducerades i Odoo Planning för att möta dessa behov:
Arbetsskift skickas till resurser, som kan vara antingen människa (anställda) eller material (t.ex. utrustning). Resurserna tilldelas roller, vilket gör det möjligt att organisera arbetet inom teamet.
När den inledande konfigurationen är klar kan planering av skift göras manuellt eller automatiseras med hjälp av funktionen Auto Plan.
En integration mellan planerings- och försäljningsapparna gör det möjligt att koppla sålda tjänster till roller och skift i planeringen. Integrationen med Project gör det dessutom möjligt att tilldela skift, och därmed tid och resurser, till specifika projekt.
Se även
Konfiguration¶
Roller¶
För att definiera vilka roller dina resurser ska ha (t.ex. kock, bartender, servitör), gå till , klicka sedan på Ny, och fyll i Namn (t.ex. assistent, receptionist, chef). Välj sedan de Resurser som ska utföra denna roll. Resurser kan vara antingen Medarbetare eller Material.
Observera
Om Sales-appen är installerad i din databas visas fältet Services, där du kan ange vilka roller som behövs för att utföra tjänster så att arbetspassen skickas till rätt person.
Hänsyn tas till roller vid användning av Auto Plan-funktionen.
Egenskapsfält och roller¶
Med Egenskapsfält kan du lägga till anpassade fält i formulär i flera Odoo-applikationer. Planering inkluderar möjligheten att lägga till egenskapsfält kopplade till roller till skift.
För att skapa ett egenskapsfält, byt till listvyn från vilket schema som helst. Därifrån, klicka på Skärm på arbetspasset du vill redigera. Om fältet Roll är tomt, fyll i det med önskad roll, klicka sedan på kugghjulsikonen och välj Lägg till egenskaper. Konfigurera det nya fältet enligt dina behov.
Fastighetsfältet är kopplat till rollen och ingår i skiftformuläret för alla skift som utförs av denna roll.
Example
Några av användningsområdena för rollegenskapsfält inkluderar:
Accreditation: för roller som kräver ett särskilt tillstånd (t.ex. körkort)
Location: i företag som är verksamma på flera platser (t.ex. butiker eller restauranger)
Språk: i en flerspråkig miljö (t.ex. ett konsultföretag)
Anställda¶
Alla medarbetare kan inkluderas i planeringen och tilldelas skift.
För att anpassa den anställdes planeringsinställningar går du till och väljer den anställde som du vill redigera inställningarna för. Gå sedan till fliken Arbetsinformation.
Tips
Du kan göra samma sak från appen Employees, som installeras som standard tillsammans med Planning.
Två avsnitt på den anställdes flik Work Information påverkar planeringen: Schedule (dvs. fältet Working Hours) och Planning.
Arbetstid¶
Hänsyn tas till Arbetstid när Tilldelad tid och dess procentandel beräknas för skift. Om fältet Arbetstid lämnas tomt, anses den anställde ha flexibla arbetstider.
För att skapa individuella Arbetstider, till exempel för anställda som arbetar deltid, klicka på Sök mer…, sedan Ny.
Observera
Arbetstid och Tilldelad tid i Planering kan påverka Lön, om den anställdes kontrakt är konfigurerat för att generera arbetsuppgifter baserat på skift.
Se även
Planering av roller¶
När en anställd har en eller flera Roller:
När du skapar ett arbetspass för den här medarbetaren visas endast arbetspassmallarna från de roller som valts i det här fältet.
När ett schema publiceras meddelas medarbetaren endast om lediga arbetspass för de roller som tilldelats dem.
Vid automatisk tilldelning av öppna arbetspass eller planering av försäljningsorder tilldelas den anställde endast arbetspass för de roller som tilldelats dem.
Dessutom, när en Default role är definierad:
När du skapar ett arbetspass för den anställde väljs standardrollen automatiskt.
Denna roll har också företräde framför den anställdes andra roller vid automatisk tilldelning av öppna skift eller planering av försäljningsorder.
Observera
If the Planning roles fields are left empty, there are no restrictions in the shift templates and open shifts shared with the employee. However, it’s not possible to use the Auto Plan feature for employees with no roles.
Material¶
Material är resurser som kan tilldelas skift och arbetstid men som inte är anställda. Ett byggföretag kan t.ex. använda material för att skapa skift för delade maskiner (t.ex. kranar, gaffeltruckar).
På samma sätt som anställda kan material tilldelas roller och arbetstid.
Mallar för skift¶
To create a shift template, click New on any schedule, then fill in the details of the shift, and click Save Template.
Alternatively, go to , then click New. Fill in the Start & End Hours and the shift’s Span, then assign a Role.
If the Project app is installed, a Project can also be selected.
Planering av skift¶
On opening the Planning app, the users see their own schedule. Users with administrator access rights can also see the schedule By Resource, By Role, By Project, and By Sales Order, as well as reporting and configuration menus.
Observera
The schedule is displayed in the Gantt view, which allows you to reassign, reschedule, resize, split, and duplicate shifts without having to open them.
Följande visuella element används på skiften i schemat:
Full color: shifts that are planned and published.
Diagonal stripes: shifts that are planned but have yet to be published.
Grayed-out background: employees who are on time off.
Framstegsstapel: för närvarande pågående arbetspass med tidrapporter kopplade till dem.
Gråtonat arbetspass: vid kopiering av arbetspass visas de kopierade arbetspassen i full färg, medan tidigare befintliga arbetspass tillfälligt är gråtonade. Färgen ändras tillbaka till fullfärg eller diagonala ränder vid nästa uppdatering av sidan eller genom att ta bort filtret.
Create shifts¶
För att skapa ett arbetspass, gå till valfritt schema och klicka sedan på New. Fyll i följande uppgifter i popup-fönstret som öppnas:
Templates: If there is one or more shift templates existing in the database, they are displayed in the upper section of the pop-up window. Once selected, a template prefills the shift form accordingly.
Resources: Resources can be both employees or materials. If this field is left empty, the shift is considered an open shift.
Date: Choose the date and time of the shift. This is the only mandatory field when creating a shift.
Repeat: Click the (repeat) button and configure the Repeat every fields as needed. The following rules apply to recurring shifts:
Alla fält (t.ex. Resource, Role, Project) kopieras från det ursprungliga skiftet utom datumet, som justeras enligt fältet Repeat Every.
Upprepningar är planerade men inte publicerade.
By default, planned shifts are created six months in advance, after which they are created gradually. To change the time frame, activate the developer mode, then go to and edit the Recurring Shifts.
Allocated Time: Is calculated based on the shift’s date and time, and the employee’s Working Schedule.
Role: Select the role that the assigned resources will be performing. This field is especially useful when auto-planning shifts. Once you select a role, the shift templates associated with it are displayed in the upper section of the pop-up window.
Additionally, the following fields may also be available:
Project: If the Project planning setting is enabled in the Planning settings, select the relevant project to link to the shift. Shifts dedicated to the selected project are then planned and tracked accordingly.
Task: If a project is selected, optionally select a task within that project.
Sales Order: If the Sales app is installed, select the relevant sales order to link to the shift.
Customer: If the shift is an on-site intervention, select the relevant customer to link to the shift.
Worksheet: If field service worksheets are configured, optionally select the relevant worksheet template.
Click Save to create the shift, or Publish to create it and notify the assigned employee by email.
Create shifts from sales orders¶
Shifts are created automatically from sales orders containing products configured as follows:
Product Type: Set to Service.
Plan Services: Enable the checkbox, then select the relevant role.
Once the sales order is confirmed, schedule the shift:
Click the To Plan smart button on the sales order form.
Click the relevant day in the appropriate resource’s schedule.
Observera
Only resources whose role matches the role configured for the product on the sales order are available for shift assignment.
Select the relevant shift from the list of open shifts for that role.
Publish the shift.
Tips
To edit the shift before planning it, on the Schedule by Resource view:
either click New;
or click the relevant day in the appropriate resource’s schedule, then click Create New.
Then, edit the fields as needed and Save the shift or Publish it.
Once shifts have been planned for the sales order, click the Planned smart button on the sales order form to view them.
Edit and delete shifts¶
To edit a shift, click it in the calendar or schedule, then click Edit.
Shifts can also be adjusted directly on the schedule, without opening them:
Reassign or reschedule a shift by dragging and dropping it to the desired employee and day.
Extend a shift over several days by hovering over the right edge of the shift block. When the cursor changes into a resize pointer, click and drag the edge to the desired day.
Split a shift spanning multiple consecutive days into two segments by hovering over the boundary between the two affected day columns, then clicking the (scissors) icon.
To delete a shift, click it in the schedule, then click Delete.
Tips
Alternatively, the shift form can be accessed by switching to the list view and clicking View on the relevant shift’s line, or by switching to the Kanban view and clicking the relevant shift’s card.
Publish shifts¶
Publishing shifts notifies the assigned employees by email and makes the schedule visible to all users, including those without Administrator Planning access rights (via ).
Shifts can be published individually or in bulk.
To publish an individual shift:
either click Publish at the end of the shift creation process;
or click the shift in the schedule, click Edit, then click Publish on the shift form.
To publish all planned shifts:
From any schedule, click Publish.
In the pop-up, optionally edit the Period.
Disable Include Open Shifts to exclude open shifts from the publication.
Optionally edit the list of employees; removing an employee from the list excludes their shifts from this publication.
Click Publish & Send.
Employees are notified of their shifts once they are published:
Anställda utan användarkonto omdirigeras till en särskild Planeringsportal.
Employees with a user account are redirected to the My Planning view.
Observera
If the email address of one or more employees in the list has not been configured, enter their Work Email in the pop-up that opens, then click Save & Send Schedule. If the missing email addresses are not added, the corresponding employees’ schedules are not published.
Unpublished shifts are only visible on schedules for users with Administrator Planning access rights and are identified by diagonal lines.
Öppna skift och automatisk planering¶
The Auto Plan button allows you to assign Open shifts (shifts with no resource assigned) and create and assign shifts linked to sales orders or project tasks.
Följande funktioner har en inverkan på automatisk planering:
Roles: Open shifts are only assigned to resources (employees or materials) that have the corresponding role assigned. It is not possible to use the Auto Plan feature for employees with no role.
Förvalda roller: Den standardroll som tilldelats en resurs prioriteras framför de andra roller som de har tilldelats.
Konflikter: Anställda eller material kan inte tilldelas flera skift samtidigt.
Time off: The employees’ time off is taken into account, as well as public holidays.
Arbetstid: Tas i beaktande när arbetspass tilldelas anställda eller material. Det är inte möjligt att använda funktionen Autoplanera för en anställd som arbetar flexibla tider.
Kontrakt: Om den anställde har ett aktivt kontrakt kommer de inte att tilldelas arbetspass som faller utanför deras kontraktsperiod.
Klicka på Publish för att bekräfta schemat och meddela de anställda om deras planering.
Byte av skift och avlastning¶
Det finns två funktioner som gör det möjligt för anställda att göra ändringar i sitt schema: byta skift och borttagning.
Observera
Dessa funktioner är ömsesidigt uteslutande. Skiftbyte är möjligt som standard och kan inte inaktiveras. När funktionen Tillåt tilldelning är aktiverad ersätter den dock möjligheten att byta skift.
Byte av skift¶
När arbetspassen har planerats och publicerats får de anställda ett e-postmeddelande. Om en anställd vill byta ett arbetspass kan de klicka på det oönskade arbetspasset och klicka på Ask to switch.
Skiftet är fortfarande tilldelat den ursprungliga medarbetaren, men i schemat visas ett meddelande om att den tilldelade medarbetaren vill byta skift på skiftet.
Skiftet visas sedan för andra anställda som delar samma roll, och om de vill tilldela det till sig själva kan de klicka på knappen Jag tar det.
Observera
Följande regler gäller:
Endast de arbetspass som matchar medarbetarens roll visas som tillgängliga för dem.
Att byta arbetspass är ej tillgängligt för arbetspass i det förflutna.
Otilldelad¶
För att tillåta anställda att ta bort sig själva från arbetspass, gå till , kryssa sedan i kryssrutan Tillåt borttagning. Ange sedan det maximala antalet dagar som de anställda kan ta bort sig själva före arbetspasset.
När arbetspassen har planerats och publicerats får de anställda ett e-postmeddelande. Om det är tillåtet att byta arbetspass kan de anställda klicka på knappen Jag är inte tillgänglig, så återgår arbetspasset till ett öppet arbetspass.
Observera
Följande regler gäller:
Endast de arbetspass som matchar medarbetarens roll visas i schemat.
Att ta bort tilldelning av arbetspass är ej tillgängligt för arbetspass i det förflutna.