Kom igång med arbetet¶
Medan vissa företag använder Odoo från sin allra första verksamhetsdag, behöver många företag gå över till Odoo från ett annat äldre bokföringsprogram. Processen för företag som startar direkt med Odoo är mycket enklare, men kräver ändå följande steg:
Konfigurera inställningarna för Bokföring för att möta företagets affärsbehov
Processen för företag som övergår till Odoo omfattar samma steg samt att importera ingående poster.
Tidpunkt för genomförande |
Allmän kategori |
Specifikt att-göra-objekt |
|---|---|---|
Skattelokalisering |
Verifiera lokalisering |
|
Information om företaget
Periodicitet för deklaration
Skatteavrundning och inkludering i priser
Standardkonton
Räkenskapsårets slutdatum
Dokumentsekvensering
|
||
Observera
Processen att övergå från ett äldre mjukvarusystem till Odoo Bokföring är komplex och kan variera mycket från ett företag till ett annat. Även om dessa instruktioner ger de grundläggande stegen i processen, ger Odoos Success Packs dig möjlighet att få anpassade instruktioner om hur processen bäst anpassas till ditt företags behov. Avancerade användare kan använda dessa instruktioner som en guide för att övergå till Odoo Bokföring, med förståelse för att de kan ha individuella behov som inte täcks här.
Tips
Det rekommenderas att öva på denna process i en testdatabas och arbeta parallellt med dina tidigare bokföringsflöden i händelse av problem.
Vid skapande av databas/företag¶
Skattelokaliseringspaket är landsspecifika moduler som installerar förkonfigurerade skatter, skatteområden, kontoplaner och officiella rapporter i din databas. Vissa ytterligare funktioner, som konfigurering av specifika certifikat, läggs också till i appen Bokföring i enlighet med kraven från din skatteförvaltning.
Ett skattelokaliseringspaket installeras automatiskt baserat på det land som väljs när databasen skapas. Vissa länder har flera skattelokaliseringspaket för olika typer av verksamheter, så se till att verifiera att rätt paket är installerat. För att göra det går du till och verifierar att rätt lokalisering är inställd i fältet Emballage i sektionen Skattelokalisering.
Varning
Att välja ett annat emballage är endast möjligt om ingen verifikation har bokförts ännu.
Före implementering¶
Huvuddata för bokföring¶
Huvuddata är data som andra poster är beroende av. Till exempel kräver en faktura en kund; kunden, eller kontakten, är huvuddata. Eftersom andra poster är beroende av huvuddata är ordningen i vilken bokföringsdata överförs till Odoo, oavsett om det sker manuellt eller via import, avgörande.
Kontoplan¶
Kontoplanen är grunden för all ekonomisk redovisning, och som sådan måste den skapas före andra databasposter. En standardkontoplan ingår i varje skattelokalisering, men de flesta företag har en egen kontoplan med sina egna konton. Vissa av dessa konton fyller troligen samma funktion som några av Odoos standardkonton, men de kan ha ett annat namn och/eller kod. Andra konton kanske inte har något motsvarande konto i Odoos standardkontoplan. Dessa två typer av konton bör hanteras på olika sätt:
För konton i din kontoplan som har ett motsvarande konto i Odoos standardkontoplan redigerar du helt enkelt kontonamnet och/eller kontokoden för Odoos standardkonto så att det matchar ditt eget.
För konton i din kontoplan som inte har något motsvarande konto i Odoos standardkontoplan skapar du dem manuellt eller importerar dem.
Tips
Kontokoder, om de används, måste vara unika per kontoplan, så säkerställ att nyinrättade eller importerade konton inte delar samma kod som ett befintligt konto.
Risk
Eftersom vissa standardkonton är inställda som standardkonton för olika fält (på produkter, produktkategorier, kontakter och i inställningarna för Bokföring) kan grundläggande processer sluta fungera om du tar bort dem eller ändrar deras kontotyp, till exempel när en faktura skapas. I stället för att ta bort konton i Odoos standardkontoplan byter du helt enkelt namn och kod på dem.
Valuta¶
Om ytterligare valutor behövs utöver standarden för företagets skattelokalisering aktiverar du dem. Växelkurser kan ställas in för att uppdateras automatiskt i sektionen Valutor i inställningarna för Bokföring.
Tidskrifter¶
Standard” + ” journaler såsom en försäljningsjournal, en inköpsjournal, en bankjournal med mera skapas som standard, men ytterligare journaler kan skapas för att hantera olika situationer, inklusive:
spåra intäkter via flera försäljningsjournaler
ha flera bankkonton, vart och ett med en egen journal
hantera lån, skattedeklarationer, löner med mera med diverse journaler
Att registrera betalningar i bank-, kontant- och kreditkortjournaler kan skapa verifikationer eller inte, beroende på journalens konfiguration. Som standard skapas inga verifikationer för betalningar. För att konfigurera en journal att skapa betalningar anger du konton för pågående betalningar för journalens betalningsmetoder.
Observera
För att komma igång med elektronisk fakturering följer du de två konfigurationslänkarna på journalkortet Försäljning på instrumentpanelen för Bokföring: konfigurera dina företagsuppgifter och aktivera e-faktureringssystemet. Observera att specifika krav kan variera beroende på din fiskala lokalisering.
Finanspolitiska ställningstaganden¶
Skatteområden gör det möjligt att konfigurera produkter att använda olika intäkts-/utgiftskonton och tillämpa olika skatter beroende på vilken kund eller leverantör som köper eller säljer dem. De kan också konfigureras för att tillämpas automatiskt baserat på kundens eller leverantörens plats. Standardskatteområden ingår när du installerar ett skattelokaliseringspaket, men befintliga skatteområden kan justeras och nya skatteområden kan skapas manuellt.
Skatter¶
Skatter samspelar med många olika aspekter av bokföringen, inklusive skatteområden, konton och produkter. Standardskatter ingår när du installerar ett skattelokaliseringspaket, men befintliga skatter kan justeras och nya skatter kan skapas manuellt.
Betalningsvillkor¶
Betalningsvillkor anger villkoren för betalning för handlingar som försäljnings- och inköpsorder, kundfakturor och leverantörsfakturor. Betalningsvillkor gör det också möjligt att definiera delbetalningsplaner när en handlings betalningar ska göras i flera delbetalningar.
Eftersom båda används för att styra när betalning förfaller är betalningsvillkor och förfallodatum ömsesidigt uteslutande: en handling kan bara ha det ena eller det andra.
Ytterligare huvuddata¶
Produkter och produktkategorier¶
Importera dina produkter och produktkategorier eller skapa dem manuellt. Flera fält i formuläret för produktkategorier relaterar till bokföring, inklusive:
Intäktskonto
Utgiftskonto
Lagerkonto
Prisskillnadskonto (endast tillgängligt för produktkategorier som använder Löpande (vid fakturering) för sin Lagervärdering)
Som standard ärver produkter sitt Intäktskonto och Utgiftskonto från sin produktkategori, men dessa konton kan åsidosättas på varje produktpost. Andra fält i produktformuläret är också kopplade till bokföring, inklusive:
Faktureringspolicy
Försäljningsskatter
Kostnad (vilket är särskilt viktigt för att importera ingående lager)
Inköpsskatter
Tips
Importera produktkategorier före produkter så att varje produkts kategori kan anges vid produktimporten.
Kontaktbanker och bankkonton¶
För att skicka betalningar till leverantörer (t.ex. med filer för SEPA kreditöverföring eller NACHA) och ta emot betalningar från kunder via SEPA-direktdebitering måste kundens eller leverantörens bankkonto anges på deras kontaktpost.
Importera dina kontakters banker och bankkonton eller skapa dem manuellt.
Kontaktpersoner¶
Importera dina kontakter eller skapa dem manuellt. Flera fält i kontaktformuläret påverkar kontaktens ekonomiska redovisning, såsom kundfakturor och leverantörsfakturor, inklusive:
Betalningsvillkor för försäljning och för inköp
Kontofordringar
Kontoskuld
Fakturautskick-inställningar (endast synliga i utvecklarläge)
e-fakturaformat
Digital Peppol-adress (EAS)
destination för e-fakturering
Ytterligare fält för elektronisk fakturering kan vara tillgängliga beroende på skattelokalisering
Bokföringskonfigurationer¶
Följande primära bokföringskonfigurationer är avgörande för att framgångsrikt sätta upp ekonomisk redovisning. Majoriteten av dessa finns i bokföringsinställningarna och nås via .
Företagsinformation, såsom namn, adress, skattenummer, företags-ID, logga, telefon och e-postadress
Avrundningsmetod: Välj om det totala skattebeloppet avrundas per rad eller per skatt i sektionen Skatter i bokföringsinställningarna.
Priser: Välj om priser är Exklusive moms eller Inklusive moms som standard i sektionen Skatter i bokföringsinställningarna.
Standardkonton: Standardkonton kan ställas in i följande två sektioner i bokföringsinställningarna:
Standardkonton: Ytterligare standardkonton utöver de som konfigurerats för varje journal
Lagervärdering: Andra standardkonton som rör både lagervärdering och tillverkningsbokföring
Vid tidpunkten för implementering¶
Öppningsposter¶
Företag som övergår till Odoo med befintliga kontosaldon, öppna kund- och leverantörsfakturor samt en ingående lagerräkning måste registrera dessa öppningsposter i sin Odoo-databas så att de representeras korrekt.
Processen att föra in en ingående råbalans och öppna kund-/leverantörsfakturor medför komplikationer eftersom det kan orsaka dubblerade värden om det görs felaktigt.
Example
Ett företag har ett aktuellt saldo på $1000 på sina kundfordringskonton, vilket motsvarar de $1000 som det ska få för sina öppna fakturor.
Om dessa öppna fakturor och saldot på kundfordringskontona båda skapas i Odoo utan några ändringar, kommer kundfordringskontona felaktigt att visa ett saldo på $2000:
$1000 från kundfordringskontonas ingående råbalans
$1000 från skapandet av de öppna fakturorna i Odoo
Samma koncept gäller för öppna leverantörsfakturor och leverantörsskulder.
För att undvika detta fel, använd avräkningskonton, vilka är konton som tillfälligt håller värdet innan de balanseras (eller ”clearas”).
När övergången ska göras¶
Det finns tre optioner för när du ska överföra dina arbetsflöden för bokföring till Odoo:
Vid slutet av räkenskapsåret: detta är det enklaste alternativet eftersom det minimerar den data som behöver överföras.
Vid slutet av beskattningsperioden: med detta alternativ kan du välja att bokföra alla poster från föregående period eller endast saldot för varje konto vid periodens slut.
I mitten av en beskattningsperiod: detta alternativ rekommenderas inte eftersom det orsakar merarbete och komplikationer. Att dela en beskattningsperiod mellan en äldre mjukvara och Odoo försvårar skatteredovisningen eftersom data från de två systemen måste kombineras.
Förbered följande dokument från ditt/dina föregående system:
Ingående kontosaldon
Öppna (obetalda) fakturor och kreditfakturor
Öppna (obetalda) leverantörsfakturor och återbetalningar
Ingående lagerantal
Observera
Om verifikationer har skapats genom användning av appen Fakturering eller lagertransporter i ett system med automatiserad lagervärdering, använd funktionen Tröskelvärde för byte av fakturering i inställningarna för Bokföring för att avbryta alla verifikationer före det angivna datumet för att starta med en ren huvudbok. Ange dessutom lämplig växelkassa på varje bankjournals första påstående så att det matchar det aktuella bankkontosaldot.
Varning
Innan du påbörjar processen med att skapa ingående verifikationer i Odoo, verifiera att data uppfyller följande krav:
Summan av de ingående råbalanserna för alla kundfordringskonton måste vara lika med summan av de öppna kundfakturorna minus kreditfakturor.
Summan av de ingående råbalanserna för alla skuldkonton måste vara lika med summan av de öppna leverantörsfakturorna minus återbetalningar.
Summan av de ingående råbalansvärdena för alla lagerkonton måste vara lika med summan av lagrets värde (beräknat genom att multiplicera produktkostnaden med produktkvantiteten för varje produkt och summera dem).
Själva den ingående råbalansen måste vara balanserad.
Öppna fakturor och leverantörsfakturor¶
Företag som övergår till Odoo behöver importera eller manuellt skapa sina öppna (dvs. befintliga men ännu inte helt betalda) fakturor och leverantörsfakturor (samt eventuella kreditfakturor eller återbetalningar) i Odoo så att ingen faktura går förlorad i övergången. Att importera dessa handlingar är i stort sett samma process för både fakturor och leverantörsfakturor och görs i tre steg:
Observera
För enkelhetens skull rekommenderas det att importera varje faktura/leverantörsfaktura med endast det totala beloppet att betala, snarare än individuella faktura-/leverantörsfakturarader. Detta förhindrar vanliga fel, som att skattekonton påverkas två gånger för samma handling.
Förbered fakturor och leverantörsfakturor¶
Förbered de öppna fakturorna och leverantörsfakturorna med hjälp av den importmall som finns tillgänglig i Odoo. För att komma åt importmallarna:
För kundfakturor och kreditnotor, gå till , klicka på ikonen (Åtgärder) och klicka på Importera. Klicka på Mall för kundfakturor för att ladda ner mallen.
För leverantörsfakturor och återbetalningar, gå till , klicka på ikonen (Åtgärder) och klicka på Importera. Klicka på Mall för leverantörsfakturor för att ladda ner mallen.
Förbered följande fält:
Fält |
Beskrivning |
|---|---|
Partner |
Kundnamn (måste matcha en kontakthandling i Odoo exakt) |
Nummer |
Fakturanummer (t.ex. BILL/2026/00001): Detta nummer får inte redan finnas i denna databas; annars måste det omnumreras |
Referens |
(Valfritt) Fakturareferens (dvs. namnet på det dokument som skapade denna faktura) |
Fakturadatum |
Datum då fakturan skapades. Se till att året i Nummer och året i detta fält är detsamma för att förhindra fel. |
Förfallodatum |
Datum då fakturan/leverantörsfakturan förfaller. Varje faktura/leverantörsfaktura kan ha antingen ett förfallodatum eller betalningsvillkor, men inte båda. |
Betalningsvillkor |
Fakturans/leverantörsfakturans betalningsvillkor. Varje faktura/leverantörsfaktura kan ha antingen ett förfallodatum eller betalningsvillkor, men inte båda. Betalningsvillkor rekommenderas endast för öppna fakturor/leverantörsfakturor om de används med delbetalningar. |
Journal |
(Valfritt) Journalens namn, om det finns flera försäljningsjournaler eller flera inköpsjournaler |
Fakturarader / Etikett |
En etikett för fakturan (t.ex. |
Fakturarader / Konto |
Avräkningskontot för kundfordringar |
Fakturarader / Styckpris |
Det totala beloppet att betala på fakturan. Om delbetalningar har gjorts avser detta det återstående beloppet att betala (dvs. totalt minus delbetalningar). |
Valuta |
Valutan som fakturan utfärdades i (om den skiljer sig från företagets valuta). Om du importerar öppna fakturor med olika valutor, skapa en historisk växelkurs för varje faktura i en annan valuta före importen. |
Tips
För att identifiera konton när kontokoder inte används, ersätt fältet Fakturarader / Konto med Fakturarader / Konto / Externt ID och identifiera kontot med dess externa ID.
Validera fakturor och leverantörsfakturor¶
Validera följande aspekter av öppna fakturor, leverantörsfakturor, kreditfakturor och återbetalningar:
Summan av öppna leverantörsfakturor minus summan av öppna återbetalningar är lika med saldot för leverantörsskulder på leverantörsskulderna i den ingående råbalansen.
Summan av öppna fakturor minus summan av öppna kreditfakturor är lika med saldot för kundfordringskonton i den ingående råbalansen.
Kontrollera om det finns negativa fakturor och leverantörsfakturor:
Om några fakturor har negativa belopp är de kreditfakturor och bör importeras separat som ett positivt värde under menyn . Ändra Nummer från
INV/YEAR/NUMBERtillRINV/YEAR/NUMBER, och ändra (valfritt) Referens tillReversal of: [INV Number].På samma sätt, om några leverantörsfakturor har negativa belopp är de återbetalningar och bör importeras separat som ett positivt värde under menyn Bokföring –> Leverantörer –> Återbetalningar. Ändra Nummer från
BILL/YEAR/NUMBERtillRBILL/YEAR/NUMBERoch ändra (valfritt) Referens tillReversal of: [BILL Number].
Kontrollera olika valutor: Om du importerar öppna fakturor/leverantörsfakturor med olika valutor, skapa en historisk växelkurs för skapandedatumet för varje faktura eller leverantörsfaktura i en annan valuta.
Importera fakturor och leverantörsfakturor¶
Importera de förberedda fälten från lämplig meny:
För kundfakturor, gå till .
För leverantörsfakturor, gå till .
För kreditfakturor, gå till .
För leverantörsåterbetalningar, gå till .
Alla handlingar importeras som utkast. Välj de importerade utkasthandlingarna i den resulterande listvyn, klicka på Åtgärder och klicka på Bekräfta poster.
Upprepa processen för varje handlingstyp (fakturor, leverantörsfakturor, kreditfakturor och återbetalningar).
Ingående lager¶
Observera
Processen för att skapa en inventering av ingående lager och tillhörande lagervärdering är densamma oavsett redovisningsstandard eller värderingsmetod.
Processen att importera ett ingående lager görs i tre steg:
Förbered lagret¶
Om produktkostnader inte redan inkluderades när produkterna skapades, uppdatera dem, antingen manuellt i fältet Kostnad på produktformuläret, eller via en import för att uppdatera den.
Tips
För att importera produkter som använder en FIFO kalkyleringsmetod med flera kvantiteter till olika kostnader, ange kostnaden på produktformuläret och importera sedan kvantiteten till den kostnaden. Upprepa processen så många gånger som behövs, en gång för varje enskild kostnad.
Förbered den ingående lagerinventeringen med hjälp av importmallen som finns i Odoo. För att komma åt importmallen går du till , klickar på ikonen (Åtgärder) och klickar på Importera. Klicka på Mall för lagerjusteringar för att ladda ner mallen.
Förbered följande fält:
Fält |
Beskrivning |
|---|---|
Produkt |
Produktens namn eller interna referens. Om du använder produktvarianter blir det mer komplicerat att identifiera produkten eftersom flera varianter kan ha samma produktnamn. I detta fall rekommenderas det att använda externt ID för att identifiera produkten och ändra kolumnnamnet till |
Beräknad |
Kvantiteten produkter i inventeringen av ingående lager |
Plats |
Om funktionen Platser har aktiverats i inställningarna är det obligatoriskt att ange var varje rad i det ingående lagret finns. |
Parti/Serienummer |
Om produkten spåras med parti- eller serienummer anger du parti- eller serienumret här. Varje unikt parti- eller serienummer kräver en egen rad. |
Validera lagret¶
Verifiera att summan av värdena i den ingående råbalansen för alla lagerkonton motsvarar summan av lagervärdet. Lagervärdet beräknas genom att multiplicera produktkostnaden med produktkvantiteten för varje rad och summera dem.
Example
Produkt |
Räknad kvantitet |
produktkostnad |
Totalt värde |
|---|---|---|---|
Skrivbord |
10 |
$250 |
$2500 |
Tabell |
8 |
$350 |
$2800 |
Stol |
15 |
$50 |
$750 |
Summan av hela lagret är $6050 ($2500 + $2800 + $750). Värdet på lagerkontot i råbalansen måste vara lika med $6050, eller om det finns flera lagerkonton måste deras summa vara $6050.
Importera lagret¶
Importera de förberedda fälten:
Gå till .
Importera lagerinventeringen.
Alla poster importeras som utkast. Klicka på Tillämpa alla i den resulterande listvyn.
Ange en Inventeringsorsak (t.ex.
Ingående lager) och ett Inventeringsdatum.Klicka på Uppdatera kvantiteter.
Ingående råbalans¶
Råbalansen är den fullständiga listan över konton med deras aktuella saldo. Det är avgörande att mata in dessa data i Odoo så att kontona har korrekta saldon framöver.
Processen att importera en ingående råbalans görs i tre steg:
Förbered den ingående råbalansen¶
Exportera råbalansen från din tidigare mjukvara. Råbalansen bör vara en lista över alla konton i kontoplanen, vart och ett med sitt saldo som antingen debet eller kredit.
Förbered den ingående råbalansen genom att föra in informationen från din tidigare programvara i importmallen för verifikat som finns i Odoo. För att komma åt importmallen för verifikat, gå till , klicka på ikonen (Åtgärder) och klicka på Importera. Klicka på Mall för diverse operationer för att ladda ner mallen.
Infoga råbalansens data i mallen med följande fält:
Fält |
Beskrivning |
|---|---|
Referens |
En referens som identifierar denna verifikation (t.ex. |
Datum |
Datum för denna verifikation |
Journal |
Den journal som denna verifikation ska finnas i. Standardjournalen för diverse rekommenderas. |
Verifikationsrader/Konto |
Kontots kod och/eller namn |
Verifikationsrader/Debet |
Kontots debetvärde i företagets huvudvaluta. Om raden har kredit ska detta fält lämnas tomt. Ange inte |
Verifikationsrader/Kredit |
Kontots kreditvärde i företagets huvudvaluta. Om raden har debet ska detta fält lämnas tomt. Ange inte |
Verifikationsrader/Etikett |
(Valfritt) En etikett som identifierar denna specifika rad i råbalansen |
Viktigt
Kolumnerna Referens, Datum och Journal avser hela verifikationen. Därför ska de endast fyllas i för den första raden, så att en verifikation skapas som innehåller alla verifikationsrader i den.
Varje rad ska endast ha ett värde i antingen kolumnen Verifikationsrader/Debet eller Verifikationsrader/Kredit, och radens andra kolumn ska lämnas tom. Ange inte
0.00eller ett negativt värde i någon kolumn.
Tips
För att identifiera konton när kontokoder inte används ersätter du fältet Fakturarader / Konto med Transaktioner / Konto / Externt ID och identifierar kontot med dess externa ID.
Redigera kalkylarket för ingående råbalans och ersätt följande konton med clearingkonton:
Kundfordringskonton –> AR Clearing (Typ = Omsättningstillgångar)
Leverantörsskulder –> AP Clearing (Typ = Omsättningstillgångar)
Observera
I det slutliga valideringssteget ändras clearingkontonas kontotyper till Utanför balansräkningen, så kontotypen är inte avgörande.
Om du använder flera kundfordringskonton eller flera leverantörsskulder kan de slås samman till ett enda clearingkonto.
Example
Referens |
Datum |
Journal |
Verifikationsrader/Konto |
Verifikationsrader/Debet |
Verifikationsrader/Kredit |
|---|---|---|---|---|---|
Ingående råbalans |
01/01/2026 |
Diverse |
101404 Bank |
10,000 |
|
110100 Lagervärdering |
₹30 000 |
||||
777777 AR Clearing |
5 000 |
||||
131000 Betald skatt |
2 000 |
||||
888888 AP Clearing |
4 000 |
||||
220000 Kreditkort |
8 000 |
||||
251000 Mottagen skatt |
6 000 |
||||
400000 Produktförsäljning |
24 000 |
||||
690000 Diverse utgifter |
5 000 |
Validera den ingående råbalansen¶
Verifiera att råbalansen uppfyller följande krav:
Summan av de ingående råbalanserna för alla kundfordringskonton måste vara lika med summan av de öppna kundfakturorna minus kreditfakturor.
Summan av de ingående råbalanserna för alla skuldkonton måste vara lika med summan av de öppna leverantörsfakturorna minus återbetalningar.
Summan av de ingående råbalansvärdena för alla lagerkonton måste vara lika med summan av lagrets värde (beräknat genom att multiplicera produktkostnaden med produktkvantiteten för varje produkt och summera dem).
Själva den ingående råbalansen måste vara balanserad.
Importera den ingående råbalansen¶
Importera de förberedda fälten.
Råbalansen importeras som ett utkast. Från den resulterande listvyn, öppna utkastposten, granska den och klicka på Post.
Ingående bank- och kreditkortstransaktioner¶
För bank-, kreditkorts- och kontantkonton är det viktigt att verifiera att journalens ingående påståendes växelkassa är uppdaterad för att återspegla kontots faktiska värde:
När de första transaktionerna har lagts till (antingen manuellt, via import eller via banksynkronisering), skapa det ingående påståendet med så många eller få transaktioner som önskas. Ställ in Växelkassa till rätt saldo för bankkontot före den första transaktionen.
Observera
När du synkroniserar bank- och kreditkortskonton, radera eventuella transaktioner från före råbalansens datum för att säkerställa att kontots saldo är korrekt.
Upprepa denna process för varje bank-, kontant- eller kreditkortsjournal.
Slutlig validering¶
För att slutföra övergången till Odoo, verifiera att alla avräkningskonton nu är balanserade och ta bort dem från rapporter genom att ändra deras Kontotyp till Utanför balansräkningen efter importen.