Lập kế hoạch¶
Odoo Planning allows you to plan your team's schedule and manage shifts and resources.
Handling your team's planning comes with specific requirements that may vary widely depending on your business needs. The following concepts were introduced in Odoo Planning to meet those needs:
Shifts are dispatched to resources, which can be either human (employees) or material (e.g., equipment). The resources are assigned roles, which allows for organization of work within the team.
Once the initial configuration is done, planning shifts can be done manually or automated by using the Auto Plan feature.
An integration between the Planning and Sales apps allows the linking of sold services to roles and shifts in Planning. Additionally, integration with Project allows dedicating shifts, and thus time and resources, to specific projects.
Xem thêm
Cấu hình¶
Qui tắc¶
To define the roles your resources perform (e.g., chef, bartender, waiter), go to , then click New, and fill in the Name (e.g., assistant, receptionist, manager). Then, choose the Resources that will perform this role. Resources can be either Employees or Materials.
Ghi chú
If the Sales app is installed in your database, the Services field appears, allowing you to specify which roles are needed to perform services so that the shifts are dispatched to the right person.
Roles are taken into account when using the Auto Plan feature.
Property fields and roles¶
Property fields allow you to add custom fields to forms across several Odoo applications. Planning includes the possibility of adding property fields linked to roles to shifts.
Để tạo trường thuộc tính, chuyển sang chế độ xem danh sách từ bất kỳ lịch trình nào. Từ đó, nhấp vào View trên ca làm việc mà bạn muốn chỉnh sửa. Nếu trường Role trống, điền vai trò mong muốn vào đó, sau đó nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Add Properties. Cấu hình trường mới theo nhu cầu của bạn.
The property field is linked to the role and is included in the shift form of all shifts performed by this role.
Example
Some of the use cases of role property fields include:
Accreditation: for roles that require a specific permit (e.g., driving license)
Location: in companies that operate in multiple locations (e.g., shops or restaurants)
Language: in a multi-lingual environment (e.g., consulting company)
Nhân viên¶
All employees can be included in the planning and assigned shifts.
To adapt the employee's planning settings, go to , and choose the employee for whom you want to edit the settings. Then, go to the Work Information tab.
Mẹo
You can do the same from the Employees app, which is installed by default along with Planning.
Two sections of the employee's Work Information tab have an impact on Planning: Schedule (namely, the Working Hours field) and Planning.
Giờ làm việc¶
The Working Hours are taken into account when the Allocated Time and its percentage is calculated for shifts. If the Working Hours field is left blank, the employee is considered to be working flexible hours.
To create individual Working Hours, for example, for employees working part-time, click Search more..., then New.
Ghi chú
The Working Hours and the Allocated Time in Planning can impact Payroll, if the employee's contract is configured to generate work entries based on shifts.
Xem thêm
Planning roles¶
Once an employee has one or more Roles:
When creating a shift for this employee, only the shift templates from the roles chosen in this field are displayed.
When a schedule is published, the employee is only notified of open shifts for the roles that are assigned to them.
When auto-assigning open shifts or planning sales orders, the employee is only assigned shifts for the roles assigned to them.
Additionally, when a Default role is defined:
When creating a shift for the employee, the default role is automatically selected.
This role also has precedence over the other roles of the employee when auto-assigning open shifts or planning sales orders.
Ghi chú
If the Planning roles fields are left empty, there are no restrictions in the shift templates and open shifts shared with the employee. However, it’s not possible to use the Auto Plan feature for employee with no roles.
Nguyên liệu¶
Materials are resources that can be assigned shifts and working hours but are not employees. For example, a construction company could use materials to create shifts for shared machines (e.g., cranes, forklifts).
Similarly to employees, materials can be assigned roles and working time.
Mẫu ca làm¶
Để tạo mẫu ca làm việc, hãy nhấp vào Mới trên bất kỳ lịch trình nào, sau đó điền chi tiết của ca làm việc, rồi nhấp vào Lưu mẫu.
Hoặc, đi tới , sau đó nhấp vào Mới. Điền Giờ bắt đầu & kết thúc và Khoảng thời gian của ca, sau đó gán một Vai trò.
Nếu ứng dụng Dự án đã được cài đặt, bạn cũng có thể chọn Dự án.
Lập kế hoạch ca làm¶
Khi mở ứng dụng Kế hoạch, người dùng sẽ thấy lịch trình của chính họ. Người dùng có quyền truy cập quản trị viên cũng có thể xem lịch trình Theo nguồn lực, Theo vai trò, Theo dự án, và Theo đơn bán hàng, cũng như các menu báo cáo và cấu hình.
Ghi chú
Lịch trình được hiển thị ở chế độ xem Gantt, cho phép bạn phân công lại, lên lại lịch, đổi kích thước, chia nhỏ và nhân bản các ca làm việc mà không cần phải mở chúng.
The following visual elements are used on the shifts in the schedules:
Màu đầy đủ: các ca đã được lên kế hoạch và công bố.
Sọc chéo: các ca đã được lên kế hoạch nhưng chưa được công bố.
Nền màu xám: nhân viên đang nghỉ phép.
Progress bar: currently ongoing shifts with timesheets linked to them.
Grayed-out shift: when copying shifts, the copied shifts are shown in full color, whereas previously existing shifts are temporarily greyed out. The color changes back to full color or diagonal stripes on the next refresh of the page or by removing the filter.
Tạo ca làm việc¶
To create a shift, go to any schedule, then click New. In the pop-up window that opens, fill in the following details:
Mẫu: Nếu có một hoặc nhiều mẫu ca làm việc tồn tại trong cơ sở dữ liệu, chúng sẽ hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ bật lên. Sau khi chọn, mẫu sẽ tự động điền vào biểu mẫu ca tương ứng.
Resource: Resources can be both employees or materials. If this field is left empty, the shift is considered an open shift.
Ngày: Chọn ngày và giờ của ca làm việc. Đây là trường bắt buộc duy nhất khi tạo ca làm việc.
Lặp lại: Nhấp vào nút (lặp lại) và cấu hình các trường Lặp lại mỗi nếu cần. Các quy tắc sau áp dụng cho ca làm việc định kỳ:
All fields (e.g., Resource, Role, Project) are copied from the original shift except for the date, which is adjusted according to the Repeat Every field.
Recurrences are planned but not published.
By default, planned shifts are created six months in advance, after which they are created gradually. To change the time frame, activate the Developer mode, then go to and edit the Recurring Shifts.
Thời gian được phân bổ: Được tính dựa trên ngày và giờ của ca làm việc, cùng với Lịch làm việc.
Vai trò: Chọn vai trò mà các nguồn lực được chỉ định sẽ đảm nhận. Trường này đặc biệt hữu ích khi tự động lập kế hoạch ca làm việc. Sau khi bạn chọn một vai trò, các mẫu ca làm việc liên kết với vai trò đó sẽ được hiển thị ở phần trên cùng của cửa sổ bật lên.
Ngoài ra, các trường sau cũng có thể khả dụng:
Dự án: Nếu cài đặt Lập kế hoạch dự án được bật trong cài đặt Kế hoạch, hãy chọn dự án liên quan để liên kết với ca làm việc. Các ca dành riêng cho dự án đã chọn sau đó sẽ được lập kế hoạch và theo dõi tương ứng.
Nhiệm vụ: Nếu một dự án được chọn, bạn có thể tùy chọn chọn một nhiệm vụ trong dự án đó.
Đơn bán hàng: Nếu ứng dụng Bán hàng được cài đặt, hãy chọn đơn bán hàng liên quan để liên kết với ca làm việc.
Khách hàng: Nếu ca làm việc là một can thiệp tại chỗ, hãy chọn khách hàng liên quan để liên kết với ca làm việc.
Bảng công việc: Nếu bảng công việc dịch vụ hiện trường được cấu hình, bạn có thể tùy chọn chọn mẫu bảng công việc liên quan.
Nhấp vào Lưu để tạo ca làm việc, hoặc Đăng để tạo ca và thông báo cho nhân viên được chỉ định qua email.
Tạo ca làm việc từ đơn bán hàng¶
Các ca làm việc được tạo tự động từ đơn bán hàng có chứa các sản phẩm được cấu hình như sau:
Loại sản phẩm: Đặt thành Dịch vụ.
Lập kế hoạch dịch vụ: Chọn hộp kiểm, sau đó chọn vai trò liên quan.
Sau khi đơn bán hàng được xác nhận, hãy lên lịch cho ca làm việc:
Nhấp vào nút thông minh Cần lên kế hoạch trên biểu mẫu đơn bán hàng.
Nhấp vào ngày liên quan trong lịch trình của nguồn lực phù hợp.
Ghi chú
Chỉ các nguồn lực có vai trò khớp với vai trò được cấu hình cho sản phẩm trên đơn bán hàng mới khả dụng để phân công ca làm việc.
Chọn ca làm việc liên quan từ danh sách các ca mở cho vai trò đó.
Đăng ca làm việc.
Mẹo
Để chỉnh sửa ca làm việc trước khi lên kế hoạch, trên chế độ xem Lịch trình theo nguồn lực:
hoặc nhấp vào Mới;
hoặc nhấp vào ngày liên quan trong lịch trình của nguồn lực phù hợp, sau đó nhấp vào Tạo mới.
Sau đó, chỉnh sửa các trường nếu cần và Lưu ca làm việc hoặc Đăng ca đó.
Khi các ca làm việc đã được lên kế hoạch cho đơn bán hàng, hãy nhấp vào nút thông minh Đã lên kế hoạch trên biểu mẫu đơn bán hàng để xem các ca này.
Chỉnh sửa và xóa ca làm việc¶
Để chỉnh sửa ca làm việc, hãy nhấp vào ca đó trong lịch hoặc lịch trình, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa.
Các ca làm việc cũng có thể được điều chỉnh trực tiếp trên lịch trình mà không cần mở ca:
Chỉ định lại hoặc lên lại lịch cho ca làm việc bằng cách kéo và thả ca đó đến nhân viên và ngày mong muốn.
Kéo dài ca làm việc qua nhiều ngày bằng cách di chuột qua mép phải của khối ca làm việc. Khi con trỏ chuyển thành biểu tượng đổi kích thước, hãy nhấp và kéo mép đó đến ngày mong muốn.
Chia ca làm việc kéo dài nhiều ngày liên tiếp thành hai phần bằng cách di chuột qua ranh giới giữa hai cột ngày bị ảnh hưởng, sau đó nhấp vào biểu tượng (kéo).
Để xóa ca làm việc, hãy nhấp vào ca đó trong lịch trình, sau đó nhấp vào Xóa.
Mẹo
Ngoài ra, bạn có thể truy cập biểu mẫu ca làm việc bằng cách chuyển sang chế độ xem danh sách và nhấp vào Xem trên dòng của ca làm việc tương ứng, hoặc bằng cách chuyển sang chế độ xem Kanban và nhấp vào thẻ của ca làm việc đó.
Đăng ca làm việc¶
Việc đăng ca làm việc sẽ thông báo cho các nhân viên được phân công qua email và hiển thị lịch trình cho tất cả người dùng, bao gồm cả những người không có quyền cấp Quản trị viên về Kế hoạch theo quyền truy cập (thông qua ).
Các ca làm việc có thể được đăng riêng lẻ hoặc hàng loạt.
Để đăng một ca làm việc riêng lẻ:
hoặc nhấp vào Đăng ở cuối quy trình tạo ca làm việc;
hoặc nhấp vào ca làm việc trong lịch trình, nhấp vào Chỉnh sửa, sau đó nhấp vào Đăng trên biểu mẫu ca làm việc.
Để đăng tất cả các ca đã lập kế hoạch:
Từ bất kỳ lịch trình nào, hãy nhấp vào Đăng.
Trong cửa sổ bật lên, bạn có thể tùy ý chỉnh sửa Khoảng thời gian.
Vô hiệu hóa Bao gồm ca mở để loại trừ ca mở khỏi nội dung đăng.
Tùy ý chỉnh sửa danh sách nhân viên; việc xóa một nhân viên khỏi danh sách sẽ loại trừ các ca của họ khỏi lần đăng này.
Nhấp vào Đăng & gửi.
Nhân viên sẽ được thông báo về ca làm việc của mình sau khi chúng được đăng:
Employees without user accounts are redirected to a dedicated Planning portal.
Nhân viên có tài khoản người dùng sẽ được chuyển hướng đến chế độ xem Kế hoạch của tôi.
Ghi chú
Nếu địa chỉ email của một hoặc nhiều nhân viên trong danh sách chưa được định cấu hình, hãy nhập Email làm việc của họ vào cửa sổ bật lên mở ra, sau đó nhấp vào Lưu & gửi lịch trình. Nếu các địa chỉ email còn thiếu không được bổ sung, lịch trình của các nhân viên tương ứng sẽ không được đăng.
Các ca chưa đăng chỉ hiển thị trên lịch trình đối với người dùng có vai trò Quản trị viên trong quyền truy cập Kế hoạch và được nhận diện bằng các đường gạch chéo.
Open shifts and auto planning¶
Nút Tự động lập kế hoạch cho phép bạn chỉ định Ca mở (ca chưa được chỉ định tài nguyên) cũng như tạo và chỉ định các ca được liên kết với đơn bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án.
The following features have an impact on auto planning:
Roles: Open shifts are only assigned to resources (employees or materials) that have the corresponding role assigned. It is not possible to use the Auto Plan feature for employee with no roles.
Default roles: The default role assigned to a resource is given priority over the other roles they have assigned to them.
Conflicts: Employees or materials cannot be assigned multiple shifts at the same time.
Time off: The employees’ time off is taken into account, as well as public holidays.
Working hours: Are taken into account when assigning shifts to employees or materials. It is not possible to use the Auto Plan feature for an employee who is working flexible hours.
Contracts: If the employee has an active contract, they won't be assigned shifts that fall outside of their contract period.
Click Publish to confirm the schedule and notify the employees of their planning.
Switching shifts and unassignment¶
Two features are available to allow employees to make changes to their schedule: switching shifts and unassignment.
Ghi chú
These features are mutually exclusive. Switching shifts is possible by default and cannot be disabled. However, once the Allow unassignment feature is enabled, it replaces the option to switch shifts.
Đổi ca làm¶
Once shifts are planned and published, employees receive an email notification. If an employee wishes to switch a shift, they can click the unwanted shift and click Ask to switch.
The shift remains assigned to the original employee, but in the schedule, a notification informing that the assigned employee would like to switch shifts is visible on the shift.
The shift is then displayed to other employees who share the same role, and if they wish to assign it to themselves, they can click the I take it button.
Ghi chú
The following rules apply:
Only the shifts matching the employee's roles are displayed as available to them.
Switching shifts is not available for shifts in the past.
Huỷ phân công¶
To allow employees to unassign themselves from shifts, go to , then tick the checkbox Allow Unassignment. Then, specify the maximum number of days that the employees can unassign themselves before the shift.
Once shifts are planned and published, employees receive an email notification. If shift unassignment is allowed, the employees can click the I am unavailable button, and the shift reverts to an open shift.
Ghi chú
The following rules apply:
Only the shifts matching the employee's roles are displayed in their schedule.
Unassigning shifts is not available for shifts in the past.