Від рахунку-фактури клієнта до збору платежів

Odoo підтримує кілька робочих процесів із виставлення рахунків та оплати, тому ви можете вибрати та використовувати ті, що відповідають вашим потребам у бізнесі. Незалежно від того, чи хочете ви прийняти єдиний платіж за один рахунок-фактуру або обробити платіж, який охоплює кілька рахунків-фактур, і приймаєте знижки на дострокові платежі, ви можете зробити це ефективно та точно.

Від чорновика рахунку до доходів та витрат

Якщо ми підберемо наприкінці типового сценарію «замовлення на готівку», після того як товар буде відправлений, ви: видаєте рахунок-фактуру; отримуєте плату; депоновуєте цей платіж у банку; переконуєтеся, що рахунок-фактура замовника закрита; нагадуєте, якщо клієнти спізнюються; і, нарешті, представляєте свій дохід у звіті про доходи та збитки та показуєте зменшення активів у звіті про баланс.

Рахунок-фактура в більшості країн створюється, коли виконується договірне зобов’язання. Якщо ви доставляєте коробку клієнту, ви виконали умови договору та можете оплатити їх. Якщо ваш постачальник надсилає вам вантаж, він відповідає умовам цього контракту та може сплатити рахунок. Тому умови договору виконуються, коли коробка переміщується до вантажівки або з неї. На цьому етапі, Odoo підтримує створення так званого чорновика рахунку-фактури при отриманні товару.

Створення рахунків-фактур

Чернетка рахунка-фактури може бути згенерована вручну з інших документів, таких як замовлення на продаж, замовлення на купівлю тощо. Хоча ви можете й самі створити чернетку рахунка, якщо хочете.

Рахунок-фактуру потрібно надати з правильною інформацією для того, аби клієнт міг заплатити у замовленні за поставлені товари та послуги. Він повинен також включати іншу інформацію, необхідну для своєчасної та точної оплати рахунка-фактури.

Чорновик рахунків-фактур

Система створює рахунок-фактуру спочатку у стані чернетки. Поки ці рахунки-фактури

залишаються недійсними, вони не мають впливу на бухоблік у системі. Ніщо не перешкоджає користувачам створювати власну черенетку рахунків-фактур.

Створимо рахунок-фактуру клієнта з наступною інформацією:

• Замовник: Агролайт

• Товар: iMac

• Кількість: 1

• Ціна одиниці: 100

• Податки: податок 15%

Документ складається з трьох частин:

• верхня частина рахунка-фактури, інформація про клієнтів,

• основна частина рахунка-фактури з докладними рядками рахунків-фактур,

• внизу сторінки, детальна інформація про податки та підсумкові дані.

Відкриті рахунки або про-форма рахунків-фактур

Рахунок, як правило, включає кількість та ціну товарів та/або послуг, дату, будь-які залучені сторони, унікальний номер рахунку та будь-яку податкову інформацію.

Натисніть «Підтвердити» рахунок-фактуру, коли ви готові схвалити його. Після цього рахунок-фактура переходить з Чернетки до статусу Відкрито.

Коли ви підтвердили рахунок-фактуру, Odoo надає йому унікальний номер із певної та модифікованої послідовності.

Бухгалтерські записи, що відповідають цьому рахунку-фактурі, автоматично генеруються, коли ви перевіряєте рахунок-фактуру. Ви можете переглянути деталі, натиснувши на запис у полі Журналу на вкладці Інша інформація.

Відправте рахунок-фактуру замовнику

Після перевірки рахунка-фактури ви можете безпосередньо надіслати його клієнту за допомогою функції „Надіслати на електронну пошту“.

Типовий запис журналу, створений з підтвердженого рахунку, буде виглядати наступним чином:

Рахунок	Партнер	Установлений термін	Дебет	Кредит
Дебіторська заборгованість	Агролайт	01/07/2015	115
Податки	Агролайт			15
Продажі				100

Оплата

В Odoo рахунок-фактура вважається оплаченим, коли пов’язаний бухгалтерський запис був узгоджений з записами платежу. Якщо не було узгодження, рахунок-фактура залишатиметься у відкритому стані, доки ви не внесете платіж.

Типовий запис журналу, створений із платежу, буде виглядати наступним чином:

Рахунок	Партнер	Установлений термін	Дебет	Кредит
Банк	Агролайт		115
Дебіторська заборгованість	Агролайт			115

Отримайте часткову оплату через банківську виписку

Ви можете вручну вводити банківські виписки в Odoo, або ви можете імпортувати їх з файлу CSV або з декількох інших попередньо визначених форматів відповідно до вашої облікової локалізації.

Створіть банківську виписку з інформаційної панелі обліку з відповідним журналом і введіть суму 100 доларів США.

Узгодити

Тепер давайте узгодимо!

Тепер ви можете пройти через кожну транзакцію та узгодити її, або ж можна узгодити з інструкціями нижче.

Після узгодження елементів на листку, відповідний рахунок тепер відображатиме: «Ви маєте непогашені платежі для цього клієнта. Ви можете узгодити їх, щоб оплатити цей рахунок-фактуру».

Застосуйте платіж. Нижче ви можете побачити, що платіж додається до рахунка-фактури.

Нагадування платежу

Тенденція зростає, коли клієнти сплачують рахунки все пізніше та пізніше. Тому колектори повинні докласти всіх зусиль, щоби збирати гроші та збирати їх швидше.

Odoo допоможе вам визначити стратегію подальшої роботи. Щоб нагадати клієнтам про оплату невиплачених рахунків-фактур, можна визначити різні дії залежно від того, наскільки сильно протерміновано оплату. Ці дії накладаються на наступні рівні, які спрацьовують, коли термін дії рахунка-фактури минув певну кількість днів. Якщо є інші протерміновані рахунки для одного й того ж клієнта, дія найпростішого рахунка-фактури буде виконана.

Перейшовши до запису про клієнтів і в «Протерміновані платежі», ви побачите наступне повідомлення та всі протерміновані рахунки-фактури.

Звіт про старіння клієнта:

Звіт про старіння клієнта стане додатковим ключовим інструментом для колектора для розуміння проблем клієнтів-кредиторів та визначення пріоритетів їх роботи.

Використовуйте звіт про старіння, щоб визначити, які клієнти є протермінованими, і почати роботу збору платежів.

Доходи та витрати

Звіт про доходи і витрати відображає їх дані. Зрештою, це дає вам чітке уявлення про чистий дохід та витрати. Його іноді називають «Звіт про доходи» або «Звіт про доходи та витрати».

Звіт балансу

Баланс підсумовує зобов’язання, активи та власний капітал вашої компанії на конкретний момент часу.

Наприклад, якщо ви керуєте своїм товаром за допомогою безперервного методу оцінки запасів, слід очікувати зменшення значення на рахунку «Поточні активи» після того, як товар був відправлений клієнту.