Comment gérer les dépôts de chèques par lots ?¶
Lorsque le service de la comptabilité client de votre entreprise reçoit des chèques des clients, ils déposent souvent ces chèques dans leur compte bancaire par lots. Comme cet argent a été reçu sous une forme physique, quelqu’un de votre entreprise doit apporter manuellement les chèques à la banque.
La banque va demander qu’un billet de dépôt (appelé aussi bordereau de dépôt) soit rempli avec les détails des chèques ou des espèces pour être inclus dans les transactions.
Le relevé bancaire indiquera le montant total qui a été déposé et la référence du billet de dépôt, mais pas le détail des chèques.
Odoo vous aide à préparer et imprimer vos bordereaux de dépôt puis à les rapprocher facilement avec votre relevé bancaire.
Configuration¶
Installer la fonctionnalité Bordereau de dépôt¶
Pour utiliser la fonction de dépôt de lot, vous avez besoin du module ** Dépôt de lot ** préinstallé.
Note
Habituellement, ce module est installé automatiquement si les chèques sont largement utilisés dans votre pays.
Pour vérifier que la fonctionnalité Bordereau de dépot est installée, allez au menu de l’application de la comptabilité. Cochez l’option : Utiliser dépôt de lot.
Activer la fonction sur vos comptes bancaires¶
Une fois cette fonctionnalité installée, Odoo active automatiquement les dépôts bancaires sur vos principaux comptes bancaires.
Pour contrôler quels comptes bancaires autorisent ou non les dépôts en masse, ouvrez le journal que vous avez configuré pour payer vos chèques, souvent appelés “Chèques” ou “Banque” (voir Comment enregistrer les paiements par chèques des clients ?, dans l’application de comptabilité, .
Dans l’onglet Paramètres avancés, dans la section Divers, dans les Méthodes de débit, cochez l’option Batch Deposit.
Si vous activez la Méthode de débit Batch Deposit, cela permet que les paiements créés en utilisant ce Journal (appelé Méthode de paiement lorsque vous voulez effectuer ou recevoir un paiement) soient éligibles à la création de Dépôts par lot.
Des chèques reçus à la banque¶
Réceptionner des chèques client¶
Lorsque vous enregistrez les chèques reçus, faites-les sur le compte bancaire sur lequel vous prévoyez de les déposer. Une fois que vous sélectionnez le compte bancaire (ou le journal de chèques si vous avez configuré Odoo de cette façon), Odoo vous propose d’utiliser un dépôt par lot. Sélectionnez cette option si vous envisagez de déposer les chèques à votre banque.
Dans le champ mémo, vous pouvez définir la référence du chèque.
Note
les paiements peuvent être enregistrés depuis le menu , ou directement sur la facture correspondante, en utilisant le bouton Enregistrer le paiement.
Preparer un dépôt par lot¶
Depuis l’application de Comptabilité, allez dans le menu , et créer un nouveau Bordereau de dépôt.
Choisissez la banque, puis sélectionnez les paiements (chèques) que vous souhaitez ajouter à ce dépôt. Par défaut, Odoo vous propose tous les chèques qui n’ont pas encore été déposés. Ainsi, vous pouvez vérifier que vous n’avez pas oublié ou perdu un chèque.
Vous pouvez ensuite imprimer le bordereau de dépôt, qui sera très utile pour préparer celui que la banque requière habituellement.
Rapprocher le Dépôt avec le Relevé de Banque¶
Lorsque vous effectuerez le rapprochement du relevé bancaire, vous verrez le numéro de bordereau de dépôt référencé dans le relevé. Lorsque le processus de rapprochement sera lancé, l’utilisateur sera en mesure de choisir le bordereau de dépôt qui correspond à la ligne de relevé bancaire.
Si vous sélectionnez un bordereau de dépôt, Odoo remplira automatiquement tous les chèques contenus dans ce dépôt pour la correspondance (2 chèques étaient dans le bordereau de dépôt de l’exemple ci-dessous).
Dépannage¶
Je ne vois pas le lien « Sélectionner un bordereau de dépôt » sur les relevés bancaires ?¶
Si vous ne voyez pas le lien « Selectionner le bordereau de dépôt » dans votre relevé bancaire, il peut y avoir deux explications :
Après avoir installé la fonctionnalité « Bordereau de dépôt », vous devez recharger la page afin que le navigateur soit au courant de cette nouvelle fonctionnalité. Cliquez sur le bouton d’actualisation de votre navigateur.
Vous n’avez pas créé de bordereau de dépôt pour ce compte bancaire.
Que se passe-t-il si un chèque a été refusé?¶
Si vous avez dans votre relevé bancaire un montant inférieur au montant réel de votre bordereau de dépôt, cela signifie probablement que l’un de vos chèques a été refusé.
Dans ce cas, cliquez sur la ligne relative à ce chèque pour le supprimer de la correspondance du relevé bancaire.