Começar¶
Embora algumas empresas usem o Odoo desde o primeiro dia de atividade, muitas empresas precisam migrar para o Odoo a partir de outro software de contabilidade legado. O processo para empresas que começam diretamente com o Odoo é muito mais simples, mas ainda requer as seguintes etapas:
Configurar as definições do Financeiro para atender às necessidades do negócio da empresa
O processo para empresas em transição para o Odoo envolve as mesmas etapas, bem como importar lançamentos de abertura.
Tempo de execução |
Categoria geral |
Item específico da lista de tarefas |
|---|---|---|
Localização fiscal |
Verificar localização |
|
Informações sobre a empresa
Periodicidade da declaração de impostos
Arredondamento de impostos e inclusão nos preços
Contas padrões
Data de encerramento do ano fiscal
Sequenciamento de documentos
|
||
Nota
O processo de transição de um sistema legado para o Odoo Financeiro é complexo e pode variar muito de uma empresa para outra. Embora estas instruções apresentem as etapas básicas do processo, os Success Packs da Odoo permitem receber instruções personalizadas sobre a melhor forma de adaptar o processo às necessidades da sua empresa. Usuários avançados podem usar estas instruções como um guia para a transição para o Odoo Financeiro, cientes de que podem ter necessidades individuais não abordadas aqui.
Dica
Recomenda-se praticar este processo em uma base de dados de teste e trabalhar em paralelo com seus fluxos de trabalho contábeis anteriores para o caso de haver algum problema.
Na criação da base de dados/empresa¶
Pacotes de localização fiscal são módulos específicos por país que instalam impostos, posições fiscais, planos de contas e relatórios legais pré-configurados em sua base de dados. Alguns recursos adicionais, como a configuração de certificados específicos, também são adicionados ao aplicativo Financeiro, de acordo com os requisitos da sua administração fiscal.
Um pacote de localização fiscal é instalado automaticamente com base no país selecionado quando a base de dados é criada. Alguns países têm vários pacotes de localização fiscal para diferentes tipos de empresas, portanto, certifique-se de verificar se o pacote correto está instalado. Para fazer isso, acesse e verifique se a localização correta está definida no campo Pacote na seção Localização fiscal.
Aviso
Só é possível selecionar outro pacote se nenhum lançamento contábil tiver sido registrado ainda.
Antes da implementação¶
Dados mestres do Financeiro¶
Dados mestres são dados dos quais outros registros dependem. Por exemplo, uma fatura exige um cliente; o cliente, ou contato, é um dado mestre. Como outros registros dependem de dados mestres, a ordem na qual os dados contábeis são transferidos para o Odoo, seja manualmente ou por meio de importação, é crucial.
Plano de contas¶
O plano de contas é a base de todos os registros contábeis e, como tal, precisa ser criado antes de outros registros da base de dados. Um plano de contas padrão está incluído em cada localização fiscal, mas a maioria das empresas tem seu próprio plano de contas com suas próprias contas. Algumas dessas contas provavelmente têm a mesma finalidade de algumas contas padrão do Odoo, mas podem ter um nome e/ou código diferente. Outras contas podem não ter uma conta correspondente no plano de contas padrão do Odoo. Esses dois tipos de contas devem ser tratados de forma diferente:
Para contas em seu plano que tenham uma conta correspondente no plano de contas padrão do Odoo, basta editar o nome e/ou código da conta padrão do Odoo para que correspondam aos seus.
Para contas em seu plano que não tenham uma conta correspondente no plano de contas padrão do Odoo, crie-as manualmente ou importe-as.
Dica
Os códigos das contas, se usados, devem ser exclusivos por plano de contas. Portanto, certifique-se de que nenhuma conta recém-criada ou importada compartilhe o mesmo código de uma conta existente.
Perigo
Como certas contas padrão estão definidas como as contas padrão para vários campos (em produtos, categorias de produtos, contatos e nas configurações do Financeiro), excluí-las ou alterar seu tipo de conta pode interromper processos básicos, como a criação de uma fatura. Em vez de excluir contas no plano de contas padrão do Odoo, basta renomeá-las e recodificá-las.
Moeda¶
Se forem necessárias moedas adicionais além do padrão da localização fiscal da empresa, ative-as. As taxas de câmbio podem ser definidas para atualizar automaticamente na seção Moedas das configurações do Financeiro.
Diários¶
Standard diários como um diário de vendas, um diário de compras, um diário bancário e outros são criados por padrão, mas diários adicionais podem ser criados para gerenciar diferentes situações, incluindo:
rastrear receitas por meio de múltiplos diários de vendas
ter várias contas bancárias, cada uma com seu próprio diário
gerenciar empréstimos, declarações fiscais, folha de pagamento e muito mais com diários diversos
O registro de pagamentos em diários de banco, dinheiro e cartão de crédito pode criar lançamentos no diário ou não, dependendo da configuração do diário. Por padrão, nenhum lançamento no diário é criado para pagamentos. Para configurar um diário para criar pagamentos, defina contas de pagamentos pendentes nos métodos de pagamento do diário.
Nota
Para começar a usar o faturamento eletrônico, siga os dois links de configuração no cartão do diário de Vendas localizado no painel de Contabilidade: configurar os dados da sua empresa e ativar o sistema de faturamento eletrônico. Observe que os requisitos específicos podem variar dependendo da sua localização fiscal.
Posições fiscais¶
Posições fiscais permitem configurar produtos para usar diferentes contas de receitas/despesas e aplicar diferentes impostos dependendo do cliente ou fornecedor que os compra ou vende. Elas também podem ser configuradas para aplicação automática com base no local do cliente ou fornecedor. As posições fiscais padrão são incluídas ao instalar um pacote de localização fiscal, mas as posições fiscais existentes podem ser ajustadas e novas posições fiscais podem ser criadas manualmente.
Impostos¶
Impostos interagem com muitos aspectos diferentes do financeiro, incluindo posições fiscais, contas e produtos. Os impostos padrão são incluídos ao instalar um pacote de localização fiscal, mas os impostos existentes podem ser ajustados e novos impostos podem ser criados manualmente.
Condições de pagamento¶
Condições de pagamento detalham as condições de pagamento para registros como pedidos de venda e de compra, faturas de clientes e contas de fornecedores. As condições de pagamento também permitem definir planos de parcelamento quando os pagamentos de um registro devem ser feitos em várias parcelas.
Como ambos são usados para determinar a data de vencimento do pagamento, as condições de pagamento e as datas de vencimento são mutuamente exclusivas: um registro só pode ter uma ou outra.
Dados mestres adicionais¶
Produtos e categorias de produtos¶
Importe seus produtos e categorias de produtos ou crie-os manualmente. Vários campos no formulário de categoria de produto estão relacionados ao Financeiro, incluindo:
Conta de receita
Conta de despesas
Conta de estoque
Conta de diferença de preço (disponível apenas em categorias de produtos que usam Perpétuo (no faturamento) para sua Valoração de inventário)
Por padrão, os produtos herdam sua Conta de receita e Conta de despesas de sua categoria de produto, mas essas contas podem ser substituídas em cada registro de produto. Outros campos no formulário do produto também se relacionam ao Financeiro, incluindo:
Política de faturamento
Impostos de Venda
Custo (que é particularmente importante para importar o inventário inicial)
Impostos de compra
Dica
Importe as categorias de produtos antes dos produtos para que a categoria de cada produto possa ser especificada durante a importação do produto.
Bancos e contas bancárias de contatos¶
Para enviar pagamentos a fornecedores (como com arquivos de transferência de crédito SEPA ou NACHA) e receber pagamentos de clientes via débito direto SEPA, a conta bancária do cliente ou fornecedor deve ser definida em seu registro de contato.
Importe os bancos e as contas bancárias de seus contatos ou crie-os manualmente.
Contatos¶
Importe seus contatos ou crie-os manualmente. Vários campos no formulário de contato afetam os registros contábeis do contato, como faturas de clientes e de fornecedores, incluindo:
Condições de pagamento para vendas e para compras
Conta a Receber
Conta a Pagar
Preferências de envio de faturas (visíveis apenas no modo de desenvolvedor)
Formato de fatura eletrônica
Endereço eletrônico do Peppol (EAS)
endpoint de faturamento eletrônico
Campos adicionais de faturamento eletrônico podem estar disponíveis dependendo da localização fiscal
Configurações do Financeiro¶
As seguintes configurações financeiras principais são cruciais para a configuração bem-sucedida dos registros contábeis. A maioria delas é encontrada nas configurações do Financeiro e acessível em .
Informações da empresa, como nome, endereço, ID fiscal, ID da empresa, logotipo, telefone e endereço de e-mail
Método de arredondamento: Escolha se o valor total do imposto é arredondado por linha ou por imposto na seção Impostos das configurações do Financeiro.
Preços: Escolha se os preços têm Impostos excluídos ou Impostos incluídos por padrão na seção Impostos das configurações do Financeiro.
Contas padrão: As contas padrão podem ser definidas nas duas seções a seguir das configurações do Financeiro:
Contas padrão: Contas padrão adicionais além daquelas configuradas para cada diário
Valoração de inventário: Outras contas padrão referentes tanto à valoração de inventário quanto à contabilidade de fabricação
No momento da implementação¶
Lançamentos de abertura¶
Empresas em transição para o Odoo com saldos de contas existentes, faturas de clientes e de fornecedores em aberto e uma contagem de inventário inicial precisam inserir esses lançamentos de abertura em sua base de dados do Odoo para que sejam representados com precisão.
O processo de importação de um balancete de abertura e faturas de clientes/fornecedores em aberto introduz complicações porque pode gerar valores duplicados se for feito incorretamente.
Example
Uma empresa tem um saldo atual de $1000 em suas contas a receber, refletindo os $1000 devidos por suas faturas em aberto.
Se essas faturas em aberto e o saldo das contas a receber forem ambos criados no Odoo sem nenhuma alteração, as contas a receber refletirão erroneamente um saldo de $2000:
$1000 do balancete de abertura das contas a receber
$1000 da criação das faturas em aberto no Odoo
O mesmo conceito se aplica a faturas de fornecedor em aberto e às contas a pagar.
Para evitar esse erro, use contas transitórias, que são contas que retêm temporariamente o valor antes de serem equilibradas (ou “compensadas”).
Quando fazer a transição¶
Há três opções de quando fazer a transição dos seus fluxos de trabalho do Financeiro para o Odoo:
No final do ano fiscal: esta é a opção mais fácil porque minimiza os dados que precisam ser transferidos.
No final do período fiscal: com esta opção, você pode optar por lançar todos os lançamentos do período anterior ou apenas o saldo de cada conta no final do período.
No meio de um período fiscal: esta opção não é recomendada porque causa trabalho adicional e complicações. Dividir um período fiscal entre um software legado e o Odoo complica o processo de declaração fiscal, já que os dados dos dois sistemas precisam ser combinados.
Prepare os seguintes documentos do(s) seu(s) sistema(s) anterior(es):
Saldos de abertura de contas
Faturas e notas de crédito em aberto (não pagas)
Faturas de fornecedor e reembolsos em aberto (não pagos)
Contagem de inventário inicial
Nota
Se lançamentos contábeis tiverem sido criados pelo uso do aplicativo Faturamento ou por movimentações de estoque em um sistema com avaliação automatizada de inventário, use o recurso Limite de transição de faturamento nas configurações do Financeiro para cancelar todos os lançamentos contábeis anteriores à data especificada e começar com um livro-razão limpo. Além disso, insira o saldo inicial apropriado no primeiro extrato de cada diário bancário para que ele coincida com o saldo atual da conta bancária.
Aviso
Antes de iniciar o processo de criação de lançamentos de abertura no Odoo, verifique se os dados atendem aos seguintes requisitos:
A soma dos balancetes de abertura de todas as contas a receber deve ser igual à soma das faturas de clientes em aberto menos as notas de crédito.
A soma dos balancetes de abertura de todas as contas a pagar deve ser igual à soma das faturas de fornecedor em aberto menos os reembolsos.
A soma dos valores do balancete de abertura de todas as contas de inventário deve ser igual à soma do valor do inventário (calculado multiplicando o custo do produto pela quantidade do produto para cada produto e somando-os).
O próprio balancete de abertura deve estar balanceado.
Faturas e faturas de fornecedor em aberto¶
As empresas em transição para o Odoo precisam importar ou criar manualmente suas faturas e faturas de fornecedor em aberto (ou seja, existentes, mas ainda não totalmente pagas), bem como quaisquer notas de crédito ou reembolsos, no Odoo, para que nenhum documento seja perdido na transição. A importação desses registros é basicamente o mesmo processo tanto para faturas de cliente quanto de fornecedor e é realizada em três etapas:
Nota
Por questões de simplicidade, recomenda-se importar cada fatura/conta apenas com o valor total devido, em vez de linhas individuais de fatura/conta. Isso evita erros comuns, como contas de impostos serem afetadas duas vezes no mesmo registro.
Prepare faturas e contas¶
Prepare as faturas e contas em aberto usando o modelo de importação disponível no Odoo. Para acessar os modelos de importação:
Para faturas e notas de crédito, acesse , clique no ícone (Ações) e clique em Importar. Clique em Modelo para faturas para baixar o modelo.
Para faturas de fornecedor e reembolsos, acesse , clique no ícone (Ações) e clique em Importar. Clique em Modelo para faturas de fornecedor para baixar o modelo.
Prepare os seguintes campos:
Campo |
Descrição |
|---|---|
Usuário |
Nome do cliente (deve corresponder exatamente a um registro de contato no Odoo) |
Número |
Número da fatura (ex.: BILL/2026/00001): este número não deve existir ainda nesta base de dados; caso contrário, precisará ser renumerado |
Referência |
(Opcional) Referência da fatura (ou seja, o nome do documento que originou esta fatura) |
Data da fatura/conta |
Data em que a fatura foi criada. Certifique-se de que o ano no campo Número e o ano neste campo sejam os mesmos para evitar erros. |
Data de vencimento |
Data de vencimento da fatura/conta. Cada fatura/conta pode ter uma data de vencimento ou condições de pagamento, mas não ambas. |
Condições de Pagamento |
As condições de pagamento da fatura/conta. Cada fatura/conta pode ter uma data de vencimento ou condições de pagamento, mas não ambas. As condições de pagamento só são recomendadas para faturas/contas em aberto se forem usadas com parcelamento. |
Diário |
(Opcional) O nome do diário, se existirem vários diários de vendas ou vários diários de compras |
Linhas da fatura / Rótulo |
Um rótulo para a fatura (ex.: |
Linhas da fatura / Conta |
A conta transitória de contas a receber |
Linhas da fatura / Preço unitário |
O valor total devido na fatura. Se tiverem sido efetuados pagamentos parciais, refere-se ao valor restante devido (ou seja, o total menos os pagamentos parciais). |
Moeda |
Moeda na qual a fatura foi emitida (se diferente da moeda da empresa). Se estiver importando faturas em aberto com moedas diferentes, crie uma taxa de câmbio histórica para cada fatura em moeda diferente antes de importar. |
Dica
Para identificar contas quando não utilizar códigos de conta, substitua o campo Linhas da fatura / Conta por Linhas da fatura / Conta / ID externo e identifique a conta pelo seu ID externo.
Validar faturas e faturas de fornecedor¶
Valide os seguintes aspectos das faturas, faturas de fornecedor, notas de crédito e reembolsos em aberto:
A soma das faturas de fornecedor em aberto menos a soma dos reembolsos em aberto é igual ao saldo de contas a pagar nas contas a pagar do balancete de abertura.
A soma das faturas em aberto menos a soma das notas de crédito em aberto é igual ao saldo de contas a receber no balancete de abertura.
Verificar se há faturas e faturas de fornecedor negativas:
Se alguma fatura tiver valor negativo, ela é uma nota de crédito e deve ser importada separadamente como um valor positivo no menu . Altere o Número de
INV/YEAR/NUMBERparaRINV/YEAR/NUMBERe (opcionalmente) altere a Referência paraReversal of: [INV Number].Da mesma forma, se alguma fatura de fornecedor tiver valor negativo, ela é um reembolso e deve ser importada separadamente como um valor positivo no menu Financeiro –> Fornecedores –> Reembolsos. Altere o Número de
BILL/YEAR/NUMBERparaRBILL/YEAR/NUMBERe (opcionalmente) altere a Referência paraReversal of: [BILL Number].
Verificar moedas diferentes: se estiver importando faturas/faturas de fornecedor em aberto com moedas diferentes, crie uma taxa de câmbio histórica para a data de criação de cada fatura ou fatura de fornecedor em moeda diferente.
Importar faturas e faturas de fornecedor¶
Importe os campos preparados a partir do menu apropriado:
Para faturas de clientes, acesse .
Para faturas de fornecedor, acesse .
Para notas de crédito, acesse .
Para reembolsos de fornecedores, acesse .
Todos os registros são importados como rascunhos. Na visualização de lista resultante, selecione os registros em rascunho importados, clique em Ações e clique em Confirmar lançamentos.
Repita o processo para cada tipo de registro (faturas de clientes, faturas de fornecedores, notas de crédito e reembolsos).
Inventário inicial¶
Nota
O processo de criação de uma contagem de inventário inicial e da avaliação de inventário associada é o mesmo, independentemente da norma contábil ou do método de avaliação.
O processo de importação de um inventário inicial é feito em três etapas:
Prepare o inventário¶
Se os custos dos produtos ainda não tiverem sido incluídos quando os produtos foram criados, atualize-os manualmente no campo Custo no formulário do produto ou por meio de uma importação para atualização.
Dica
Para importar produtos que usam o método de custeio PEPS com várias quantidades a custos diferentes, defina o custo no formulário do produto e, em seguida, importe a quantidade com esse custo. Repita o processo quantas vezes for necessário, uma vez para cada custo diferente.
Prepare a contagem de inventário inicial usando o modelo de importação disponível no Odoo. Para acessar o modelo de importação, acesse , clique no ícone (Ações) e clique em Importar. Clique em Modelo para ajustes de inventário para baixar o modelo.
Prepare os seguintes campos:
Campo |
Descrição |
|---|---|
Produto |
O nome do produto ou a referência interna. Se estiver usando variantes de produto, identificar o produto é mais complicado, pois várias variantes podem ter o mesmo nome de produto. Nesse caso, recomenda-se usar o ID externo para identificar o produto e alterar o nome da coluna para |
Contado |
A quantidade de produtos na contagem de inventário inicial |
Local |
Se o recurso Locais tiver sido ativado nas configurações, será necessário especificar onde cada linha do inventário inicial está localizada. |
Número de lote/série |
Se o produto for rastreado por números de lote ou de série, especifique o número de lote ou de série aqui. Cada número de lote ou de série exclusivo requer sua própria linha. |
Valide o inventário¶
Verifique se a soma dos valores do balancete de abertura de todas as contas de inventário é igual à soma do valor do inventário. O valor do inventário é calculado multiplicando o custo do produto pela quantidade do produto em cada linha e somando-os.
Example
Produto |
Quantidade contada |
custo do produto |
Valor total |
|---|---|---|---|
Mesa |
10 |
$250 |
$2500 |
Mesa |
8 |
$350 |
$2800 |
Cadeira |
15 |
$50 |
$750 |
A soma de todo o inventário é de $6050 ($2500 + $2800 + $750). O valor da conta de inventário no balancete deve ser igual a $6050 ou, se houver várias contas de inventário, a soma delas deve ser $6050.
Importar o inventário¶
Acesse .
Importe a contagem de inventário.
Todos os registros são importados como rascunhos. Na visualização em lista resultante, clique em Aplicar tudo.
Insira um Motivo do inventário (ex.:
Inventário inicial) e uma Data de contagem.Clique em Atualizar quantidades.
Balancete de abertura¶
O balancete é a lista completa de contas com seus saldos atuais. É crucial inserir esses dados no Odoo para que as contas tenham os saldos corretos daqui em diante.
O processo de importação de um balancete de abertura é realizado em três etapas:
Prepare o balancete de abertura¶
Exporte o balancete do seu software legado. O balancete deve ser uma lista de todas as contas do plano de contas, cada uma com seu saldo como débito ou credit.
Prepare o balancete de abertura inserindo as informações do seu software legado no modelo de importação de lançamentos contábeis disponível no Odoo. Para acessar o modelo de importação de lançamentos contábeis, acesse , clique no ícone (Ações) e clique em Importar. Clique em Modelo para operações diversas para baixar o modelo.
Insira os dados do balancete no modelo com os seguintes campos:
Campo |
Descrição |
|---|---|
Referência |
Uma referência que identifica este lançamento contábil (ex.: |
Data |
A data deste lançamento contábil |
Diário |
O diário no qual este lançamento contábil deve existir. O diário de operações diversas padrão é recomendado. |
Itens do diário/Conta |
O código e/ou nome da conta |
Itens do diário/Débito |
O valor a débito da conta na moeda principal da empresa. Se a linha tiver um credit, este campo deve ser deixado em branco. Não insira |
Itens do diário/Credit |
O valor de credit da conta na moeda principal da empresa. Se a linha tiver um débito, este campo deve ser deixado em branco. Não insira |
Itens do diário/Rótulo |
(Opcional) Um rótulo que identifica esta linha específica do balancete |
Importante
As colunas Referência, Data e Diário referem-se a todo o lançamento contábil. Como tal, elas só devem ser preenchidas na primeira linha para que seja criado um único lançamento contábil contendo todos os itens de diário dentro dele.
Cada linha deve ter apenas um valor na coluna Itens do diário/Débito ou Itens do diário/Credit, e a outra coluna da linha deve permanecer em branco. Não insira
0.00ou um valor negativo em nenhuma coluna.
Dica
Para identificar contas quando não utilizar códigos de conta, substitua o campo Linhas da fatura / Conta por Itens do diário / Conta / ID externo e identifique a conta pelo seu ID externo.
Edite a planilha do balancete de abertura, substituindo as seguintes contas por contas transitórias:
Contas a receber –> AR Clearing (Tipo = Ativo circulante)
Contas a pagar –> AP Clearing (Tipo = Ativo circulante)
Nota
Na etapa final de validação, os tipos de conta transitória são alterados para Fora do balanço, portanto o tipo de conta não é crítico.
Se você usar várias contas a receber ou várias contas a pagar, elas poderão ser mescladas em uma única conta transitória.
Example
Referência |
Data |
Diário |
Itens do diário/Conta |
Itens do diário/Débito |
Itens do diário/Credit |
|---|---|---|---|---|---|
Balancete de abertura |
01/01/2026 |
Diversos |
101404 Banco |
10.000 |
|
110100 Avaliação de inventário |
₹30.000 |
||||
777777 AR Clearing |
5.000 |
||||
131000 Impostos pagos |
2.000 |
||||
888888 AP Clearing |
4.000 |
||||
220000 Cartão de crédito |
8.000 |
||||
251000 Impostos recebidos |
6.000 |
||||
400000 Vendas de produtos |
24.000 |
||||
690000 Despesas diversas |
5.000 |
Validar o balancete de abertura¶
Verifique se o balancete atende aos seguintes requisitos:
A soma dos balancetes de abertura de todas as contas a receber deve ser igual à soma das faturas de clientes em aberto menos as notas de crédito.
A soma dos balancetes de abertura de todas as contas a pagar deve ser igual à soma das faturas de fornecedor em aberto menos os reembolsos.
A soma dos valores do balancete de abertura de todas as contas de inventário deve ser igual à soma do valor do inventário (calculado multiplicando o custo do produto pela quantidade do produto para cada produto e somando-os).
O próprio balancete de abertura deve estar balanceado.
Importar o balancete de abertura¶
O balancete é importado como rascunho. Na visualização em lista resultante, abra o lançamento em rascunho, revise-o e clique em Lançar.
Transações de abertura de banco e cartão de crédito¶
Para contas bancárias, de cartão de crédito e de caixa, é importante verificar se o saldo inicial do extrato de abertura do diário está atualizado para refletir o valor real da conta:
Depois que as primeiras transações forem adicionadas (seja manualmente, por importação ou por sincronização bancária), crie o extrato de abertura com a quantidade de transações que desejar. Defina o Saldo inicial com o saldo correto da conta bancária antes da primeira transação.
Nota
Ao sincronizar contas bancárias e de cartão de crédito, exclua todas as transações anteriores à data do balancete para garantir que o saldo da conta esteja correto.
Repita esse processo para cada diário de banco, caixa ou cartão de crédito.
Validação final¶
Para concluir a transição para o Odoo, verifique se todas as contas transitórias estão equilibradas e remova-as dos relatórios alterando seu Tipo de conta para Fora do balanço após a importação.