Exportar e importar datos

En Odoo, a veces es necesario exportar o importar datos para crear informes o para modificar datos. En esta documentación se hablará sobre la exportación e importación de datos a y desde Odoo.

Importante

Es posible que los usuarios obtengan un error de “tiempo de espera agotado”, o que no se procese un registro debido al tamaño. Esto puede ocurrir con exportaciones grandes, o en casos donde el archivo es muy grande. Para evitar esta limitación en el tamaño de los archivos, es necesario procesar exportaciones o importaciones en lotes más pequeños.

Exportar datos desde Odoo

Cuando se trabaja con una base de datos, a veces es necesario exportar datos en un archivo separado. Hacerlo puede ayudar en los informes sobre actividades, aunque Odoo proporciona una herramienta de informes precisa con cada aplicación disponible.

Con Odoo, es posible exportar los valores de cualquier campo de cualquier registro. Para ello, activa la vista de lista con el icono (Lista) en los elementos que quieras exportar y selecciona los registros correspondientes marcando la casilla situada junto a cada uno. Por último, haz clic en el botón Acciones y selecciona Exportar.

Truco

Los registros también se pueden exportar desde la vista (Kanban). Para seleccionar un primer registro, mantén pulsada la tecla Alt y haz clic en su tarjeta; mientras mantengas la tecla pulsada, aparecerá la información emergente Haz clic para seleccionar en las tarjetas. Una vez seleccionado un registro, haz clic en otra tarjeta para añadirla a la selección o mantén pulsada la tecla Mayús mientras haces clic para seleccionar todo un intervalo. Después, haz clic en el botón Acciones y selecciona Exportar.

Al hacer clic en Exportar, aparece una ventana emergente de Exportar datos. La parte izquierda enumera los Campos disponibles de los registros y la parte derecha los Campos a exportar, es decir, las columnas del archivo generado.

1. Con la opción Solo campos actualizables activada, solo se muestran los campos que se pueden volver a importar a Odoo. Esto resulta útil en caso de que sea necesario actualizar registros existentes. Funciona como un filtro aplicado únicamente a la lista de Campos disponibles; la lista de Campos a exportar no se modifica. Dejar esta opción desactivada ofrece muchas más opciones de campos, ya que muestra todos los campos y no solo los importables.

2. Utiliza la barra Buscar… para encontrar campos específicos. Los subcampos coincidentes también se muestran, desplegando automáticamente su campo principal.

3. Estos son los elementos que se pueden exportar. Utiliza el icono (Mostrar subcampos) para mostrar más opciones de subcampos. Para añadir un campo a la lista de Campos a exportar, haz clic en el icono (Seleccionar campo) a la derecha del campo, o haz doble clic en un campo que no tenga subcampos.

4. Selecciona el Formato del archivo generado: Libro de Excel (.xlsx), que contiene información sobre todas las hojas de cálculo del archivo, incluidos el contenido y el formato, o Texto sin formato (.csv), donde los elementos están separados por comas.

5. La lista de Campos a exportar contiene las columnas del archivo exportado en orden. Utiliza el icono (Ordenar) a la izquierda de un campo para arrastrarlo y soltarlo hacia arriba o hacia abajo, cambiando el orden en que se muestran las columnas en el archivo exportado. Haz clic en el icono (Eliminar campo) para quitar un campo de la lista.

6. Para informes periódicos, guarda la selección actual como una plantilla de exportación y elígela en el menú desplegable la próxima vez que necesites exportar la misma lista.

7. Si la base de datos tiene varios idiomas instalados y al menos un campo seleccionado es traducible, se muestra el campo Idiomas para exportar traducciones.

Una vez configurado todo, haz clic en Exportar para descargar el archivo.

Truco

Es útil saber el identificador externo del campo. Por ejemplo, Empresa relacionada en la interfaz de exportación del usuario es igual que el identificador externo parent_id. Esto es útil porque así los únicos datos exportados serán los que se deban modificar y volver a importar.

Plantillas de exportación

Las plantillas de exportación guardan un conjunto de campos, su orden y los idiomas que se van a exportar, de modo que la misma estructura de archivo se pueda reutilizar más adelante. Se guardan por modelo y se comparten con los demás usuarios de la base de datos.

Para crear una plantilla, selecciona los campos necesarios, haz clic en el icono (Guardar como plantilla de exportación) junto al menú desplegable de plantillas, escribe un nombre único y haz clic en el icono (Aplicar cambios). Pulsa Enter para guardar o Escape para descartar.

Para editar una plantilla existente, selecciónala en el menú desplegable y haz clic en el icono (Editar nombre de plantilla y/o campos). Su nombre, campos, orden de campos e idiomas podrán modificarse y se guardarán con el icono (Aplicar cambios). Haz clic en el icono (Descartar cambios) para dejar la plantilla como estaba.

Para eliminar una plantilla, selecciónala en el menú desplegable, haz clic en el icono (Eliminar la plantilla) y confirma.

Nota

Modificar los campos, su orden o los idiomas mientras una plantilla está seleccionada, pero no se está editando, borra la selección de la plantilla y conserva la selección actual como un conjunto de trabajo no guardado. Esto permite crear una nueva plantilla sobre una existente sin modificarla.

Exportar traducciones

Cuando hay más de un idioma instalado en la base de datos y al menos un campo de la lista Campos a exportar es traducible, se muestra el campo Idiomas debajo de esa lista. Por defecto, no hay ningún idioma seleccionado y los campos traducibles se exportan en el idioma del propio usuario.

Haz clic en el campo Idiomas y selecciona uno o varios idiomas para exportar las traducciones de cada campo traducible en esos idiomas. Cada idioma seleccionado se muestra como una etiqueta y se puede eliminar haciendo clic en el icono (Eliminar) que contiene.

En el archivo generado, cada campo traducible se sustituye por una columna por cada idioma seleccionado, nombrada con el campo y el código de idioma, p. ej., Name@fr_FR. Se trata de la misma convención que utiliza la importación, por lo que una exportación realizada con el interruptor Solo campos actualizables activado se puede volver a importar directamente con sus traducciones.

Importar datos a Odoo

Importar datos a Odoo es muy útil, sobre todo durante la implementación o cuando necesita actualizar los datos en lote. La siguiente documentación menciona cómo importar datos a una base de datos de Odoo.

Advertencia

Las importaciones son permanentes y no se pueden deshacer. Sin embargo, es posible usar filtros (Creado el o Última modificación) para identificar registros que se cambiaron o se crearon con la importación.

Truco

Al activar el modo de desarrollador se cambian los ajustes de importación visibles en el menú de la izquierda. Al hacerlo, aparecerá el menú Avanzado. En este menú avanzado se incluyen dos opciones: Registrar historial durante la importación y Permitir emparejamiento con subcampos.

Si el modelo utiliza openchatter, la opción Registrar historial durante la importación configura las suscripciones y envía notificaciones durante la importación, pero hace que la importación sea más lenta.

Si selecciona la opción Permitir emparejamiento con subcampos, entonces todos los subcampos dentro de un campo se usan para coincidir con el Campo Odoo al realizar la importación.

Empezar

Los datos pueden ser importados en cualquier objeto empresarial de Odoo usando formatos Excel (.xlsx) o CSV (.csv). Esto incluye: contactos, productos, extractos bancarios, asientos y pedidos.

Abre la vista del objeto al que se deben importar/poblar los datos, haz clic en el icono (Acción) y en el menú desplegable selecciona (Importar registros).

Haz clic en Importar plantilla para clientes en el centro de la página para descargar una plantilla y poblarla con los propios datos de la empresa. Tales plantillas se pueden importar con un clic ya que el mapeo de datos ya está preconfigurado.

Para cargar la plantilla descargada o un archivo existente, sigue los siguientes pasos:

1. Haga clic en Subir archivo de datos y seleccione el archivo deseado.

2. Ajuste las opciones de Formato como sea necesario (solo para archivos CSV).

3. Asegúrese de que todos los datos en la Columna de archivo estén mapeados correctamente a su Campo de Odoo y no tenga errores.

4. (Opcional) Haga clic en Cargar archivo de datos para volver a cargar el mismo archivo o subir uno diferente.

5. Haga clic en Probar para verificar que los datos sean válidos.

6. Haga clic en Importar.

Nota

Las opciones de Formato no aparecen al importar el tipo de archivo de Excel propietario (es decir, .xls o .xlsx).

Adaptar una plantilla

En la herramienta de importación se proporcionan las plantillas para importar los datos más comunes (contactos, productos, estados de cuenta bancarios, etc.). Puede abrirlas con cualquier software de hojas de cálculo (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive, entre otros).

Una vez que se descargue la plantilla, siga los siguientes pasos:

• Agregue, elimine y organice columnas para que se adapten mejor a la estructura de su información.

• Se le recomienda no quitar la columna ID externo (ID) (vea por qué en la siguiente sección).

• Configure un ID único para cada registro, solo tiene que arrastrar hacia abajo la secuencia de ID en la columna ID externo (ID).

Nota

Al agregar una nueva columna, es posible que Odoo no pueda mapearla automáticamente si la etiqueta no corresponde a ningún campo en Odoo pero puede mapear las nuevas columnas de forma manual cuando pruebe la importación. Busque el campo correspondiente en el menú desplegable..

Después, use la etiqueta de este campo para asegurar que las importaciones futuras serán exitosas.

Truco

Otra forma útil de averiguar los nombres de columna adecuados para importar es exportar un archivo de muestra usando los campos que se van a importar. De esta manera, si no hay una plantilla de importación de muestra, los nombres son precisos.

Importar desde otra aplicación

El ID externo (ID) es un identificador único para un elemento de línea. Es posible usar un ID externo (ID) de software anterior para facilitar la transición a Odoo.

No es obligatorio establecer un ID al importar, pero es de gran ayuda en muchos casos:

• Actualizar importaciones: Importe el mismo archivo varias veces sin crear duplicados.

• Importar campos relacionales.

Para recrear relaciones entre diferentes registros, el identificador único de la aplicación original debe usarse para mapearlo a la columna ID Externo (ID) en Odoo.

Cuando se importe otro registro vinculado al primero, utilice XXX/ID (XXX/ID externo) para el identificador único original. Este registro también se puede encontrar utilizando su nombre.

Advertencia

Es importante mencionar que habrá conflictos si dos (o más) registros tienen el mismo ID externo.

Campo faltante para mapear una columna

Odoo heurísticamente intenta encontrar el tipo de campo para cada columna dentro del archivo importado, basado en las primeras diez líneas de los archivos.

Por ejemplo, si hay una columna que sólo contiene números, sólo se presentan como opciones los campos de tipo entero.

Aunque en la mayoría de los casos este comportamiento puede ser favorable, también es posible que ocurra un error o que la columna se asigne a un campo que no está propuesto de forma predeterminada.

SI esto pasa, marque la opción Mostrar campos de campos relacionados (avanzado), después una lista completa de campos estará disponible para cada columna.

Cambiar el formato de importación de datos

Nota

Odoo puede detectar de forma automática si una columna es una fecha e intentará deducir el formato de fecha a partir de un conjunto de los formatos de fecha que usan con mayor frecuencia. Aunque este proceso puede funcionar para varios formatos de fecha, algunos no se reconocerán. Esto puede causar confusión debido a las inversiones de día y mes, es difícil deducir qué parte del formato de la fecha es el día y qué parte es el mes, como en 01-03-2016.

Al importar un archivo CSV file, Odoo le da opciones de Formato.

Para ver qué formato de fecha encontró Odoo en el archivo, puede revisar el formato de fecha que aparece al hacer clic en las opciones en el selector de archivos. Si este formato no es correcto, puede cambiarlo usando la ISO 8601 para definir el formato.

Importante

ISO 8601 es un estándar internacional que cubre el intercambio mundial, junto con la comunicación de datos relacionados con fecha y hora. Por ejemplo, el formato de fecha debe ser YYYY-MM-DD. En el caso del 24 de julio de 1981, debe escribirse como 1981-07-24.

Truco

Cuando importe archivos Excel (.xls, .xlsx), considere usar celdas de fecha para almacenar fechas. Esto mantiene los formatos de fecha locales para su visualización, independientemente de cómo se formatea la fecha en Odoo. Cuando importe un archivo CSV, use la sección Formato de Odoo para seleccionar las columnas de formato de fecha a importar.

Importar números con signos de divisa

Odoo es compatible con los números entre paréntesis para representar los signos negativos, así como los números con los signos de divisa. Odoo también detecta de forma automática qué separador de miles o decimales utiliza. Si usa un símbolo de divisa que Odoo no conoce, es posible que no se reconozca como un número y se bloqueará.

Nota

Al importar un archivo CSV, aparece el menú Formato en la columna de la izquierda. En estas opciones, se puede cambiar el Separador de miles.

Ejemplos de números compatibles (se usa treinta y dos mil como ejemplo):

• 32.000,00

• 32000,00

• 32,000.00

• -32000.00

• (32000.00)

• $ 32,000.00

• (32000.00 €)

Ejemplos que no son compatibles:

• ABC 32,000.00

• $ (32,000.00)

Importante

Un () (paréntesis) alrededor del número indica que el número es un valor negativo. El símbolo de moneda debe colocarse dentro del paréntesis para que Odoo lo reconozca como un valor de moneda negativo.

Tabla de previsualización de la importación no se muestra correctamente

De forma predeterminada, la vista previa de importación está configurada con comas como separadores de campo y con comillas como delimitadores de texto. Si el archivo CSV no cuenta con estos ajustes, entonces modifique las opciones de formato que aparecen en la barra de importación del archivo CSV después de seleccionar el archivo CSV.

Importante

Si el archivo CSV tiene una tabulación como separador, Odoo no detecta las separaciones. Las opciones de formato de archivo necesitan modificarse en la aplicación de hoja de cálculo. Vea la siguiente sección Cambiar formato de archivo CSV.

Cambiar el formato del archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo

Al editar y guardar archivos CSV en aplicaciones de hojas de cálculo, se aplica la configuración regional del ordenador para el separador y el delimitador. Odoo sugiere usar OpenOffice o LibreOffice, ya que ambas aplicaciones permiten modificar las tres opciones (desde la aplicación LibreOffice, ir al cuadro de diálogo “Guardar como” ‣ Marcar la casilla “Editar configuración de filtro” ‣ Guardar).

Microsoft Excel solo puede modificar la codificación al guardar (en el cuadro de diálogo “Guardar como” ‣ “Herramientas” ‣ Pestaña de codificación).

Diferencias entre el ID de la base de datos y el ID externo

Algunos campos definen una relación con otro objeto. Por ejemplo, el país de un contacto es un enlace a un registro del objeto “País”. Cuando se importan estos campos, Odoo tendrá que volver a crear enlaces entre los diferentes registros. Para ayudarle a importar dichos campos, Odoo proporciona tres mecanismos.

Importante

Solo un mecanismo debe usarse por campo importado.

Por ejemplo, para referenciar el país de un contacto, Odoo propone tres campos distintos para importar:

• País: el nombre o código del país.

• País/ID de la base de datos: el ID único de Odoo para un registro, definido por la columna ID PostgreSQL.

• País/ID externo: el ID de este registro al que se hace referencia en otra aplicación (o el archivo .XML que lo importó).

Para Bélgica, por ejemplo, use una de estas tres maneras de importar:

• País: Bélgica

• País/ID de la base de datos: 21

• País/ID externo: base.be

Según las necesidades de la empresa, utilice una de estas 3 formas de referenciar registros en relaciones. Deberá usar una u otra, según sea necesario, aquí tiene un ejemplo:

• Usar país: esta es la forma más sencilla cuando los datos provienen de archivos CSV que se crearon de forma manual.

• Usar país/ID de la base de datos: es poco probable que use esta notación, ya que en su mayoría la utilizan los desarrolladores. Su principal ventaja es que nunca tiene conflictos (puede tener varios registros con el mismo nombre, pero solo tendrán un ID de base de datos único).

• Usar país/ID externo: utilice el ID externo cuando importa datos desde una aplicación de terceros.

Cuando se utilicen ID externos, importe archivos CSV con la columna ID externos (ID) que define el ID externo de cada registro que se importa. A continuación, se puede hacer referencia a ese registro con columnas como Campo/ID externo. Los dos archivos CSV siguientes ofrecen un ejemplo de productos y sus categorías.

• Archivo CSV para categorías

• Archivo CSV para productos

Importar campos de relación

Un objeto de Odoo siempre se relaciona con muchos otros, por ejemplo, un producto está vinculado a categorías de productos, atributos, proveedores y más. Para importar esas relaciones, primero debe importar los registros del objeto relacionado desde su propio menú de lista.

Esto puede hacerse mediante el nombre del registro relacionado o por su ID, este último se espera cuando dos registros tienen el mismo nombre. En tal caso, agregue /ID al final del título de la columna (por ejemplo, para atributos de producto: Atributos de producto / Atributo / ID).

Opciones para varias coincidencias en campos

Si, por ejemplo, hay dos categorías de producto con el nombre secundario Se puede vender (por ejemplo, Productos varios/Se puede vender y Otros productos/Se puede vender), la validación se detendrá, pero aún podrá importar los datos. Le recomendamos que no importe los datos, ya que todos se vincularán a la primera categoría, Se puede vender, que a su vez pertenece a la categoría Lista de producto (Productos varios/Se puede vender). Le sugerimos que modifique uno de los valores duplicados, o la jerarquía de la categoría del producto.

Sin embargo, si la empresa no desea cambiar la configuración de las cateogrías de los producto, le recomendamos usar el ID externo para el campo “Categoría”.

Importar campos de relación many2many

Las etiquetas se deben separar con coma y sin espacios. Por ejemplo, si un cliente debe vincularse a las etiquetas Fabricante y Vendedor minorista entonces debe poner las etiquetas “Fabricante,Vendedor minorista” en la misma columna del archivo CSV.

• Archivo CSV para fabricante, minorista

Importar relaciones one2many

Si una empresa desea importar un pedido de venta con varias líneas de pedido es necesario que reserven una fila específica en el archivo CSV para cada línea del pedido. La primera línea del pedido se importa en la misma fila que la información relacionada al pedido. Las líneas adicionales necesitan otras filas que no tengan información en los campos relacionados a ese pedido.

Example

Una empresa importa presupuestos usando un archivo CSV, basado en datos de demostración:

• Archivo para algunos presupuestos

Una empresa importa órdenes de compra con sus respectivas líneas de orden de compra usando un archivo CSV:

• Órdenes de compra con sus respectivas líneas de orden de compra

Una empresa importa clientes y sus respectivos contactos usando un archivo CSV:

• Clientes y sus respectivos contactos

Importar archivos de imagen

Para importar archivos con el archivo CSV o Excel subido, siga los siguientes pasos:

1. Añada los nombres de archivo de la imagen a la columna Imagen correspondiente en el archivo de datos.

2. Suba el archivo de datos o haga clic en Cargar archivo de datos para volver a subirlo.

3. Haga clic en Suba sus archivos en la sección Archivos a importar.

4. Seleccione los archivos de imagen correspondientes. El número de archivos seleccionados aparecerá a un lado del botón.

5. Haga clic en Probar para verificar que todos los datos sean válidos.

6. Haga clic en Importar. Durante el proceso de importación, Odoo realiza una revisión de archivo para vincular automáticamente las imágenes subidas con el archivo de datos importado. Si no encuentra una coincidencia, el archivo de datos se importará sin la imagen.

Nota

• La sección Archivos a importar se habilita si la plantilla de producto tiene una columna Imagen con todos los campos completados.

• El nombre de los archivos de imágenes en el campo de datos deben corresponder a los archivos de imágenes subidos.

• Al importar un gran número de imágenes, especifica el tamaño máximo de lote en megabytes y configura un retraso para evitar que el sistema se sobrecargue. Para hacerlo, activa el modo de desarrollador y completa los campos Tamaño máximo por lote y Retraso después de cada lote en la sección Archivos a importar. Por defecto, el retraso cumple con el límite de llamadas RPC/API definido en la Política de uso aceptable de Odoo Cloud.

Importar registros varias veces

Si un archivo importado contiene la columna ID externo o la columna ID de la base de datos, los registros que ya se importaron se modificarán en lugar de que se creen desde cero. Esto es uy util ya que permite que los usuarios importen el mismo archivo CSV varias veces si se hicieron cambios durante dos importaciones.

Odoo se asegura de crear o modificar cada registro, dependiendo de si es nuevo o no.

Esta función permite que la empresa use la herramienta de importación o exportación para modificar un lote de registros en la aplicación Hoja de cálculo.

Valor no dado para un campo en específico

Si no todos los campos están configurados en el archivo CSV, Odoo asigna el valor predeterminado para cada campo no definido. Sin embargo, si los campos están configurados con valores vacíos en el archivo CSV, Odoo establece el valor vacío en el campo, en lugar de asignar el valor predeterminado.

Exportar o importar diferentes tablas de una aplicación SQL a Odoo

Si necesita importar datos de diferentes tablas, tendrá que volver a crear relaciones entre registros que pertenecen a diferentes tablas. Por ejemplo, si importa empresas e individuos, deberá volver a crear el vinculo entre cada individuo y la empresa en la que trabajan.

Para gestionar las relaciones entre tablas, puede utilizar las funciones de ID externo de Odoo. El ID externo de un registro es el identificador único de este registro en otra aplicación. Este debe ser único en todos los registros de todos los objetos, así que es una buena práctica anteponer este ID externo al nombre de la aplicación o tabla, (como “empresa_1”, “persona_1” en lugar de “1”).

Como ejemplo, supongamos que hay una base de datos SQL con dos tablas que se necesitan importar: empresas y personas. Cada persona pertenece a una empresa, entonces se debe volver a crear el vínculo entre una persona y la empresa para la que trabajan.

Pruebe este ejemplo con un ejemplo de una base de datos PostgreSQL.

Primero, exporte todas las empresas y sus ID externos. Escriba el siguiente comando en PSQL:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Este comando SQL crea el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Usaremos el siguiente comando SQL en PSWL para crear el archivo CSV para personas vinculadas a empresas:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Produce el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

En el archivo anterior, Fabien y Laurence trabajan para la empresa Bigees (empresa_1) y Eric trabaja para la empresa Organi. La relación entre personas y empresas se realiza mediante el ID externo de las empresas. Se usa el nombre de la tabla como prefijo del ID externo para evitar un conflicto de ID entre personas y empresas (persona_1 y empresa_1 que compartían el mismo ID 1 en la base de datos original).

Los dos archivos que se generaron están listos para importarse a Odoo sin ninguna modificación. Tras importar estos dos archivos CSV, tendrá cuatro contactos y tres empresas, los dos primeros contactos están vinculados a la primera empresa. Primero debe importar las empresas y luego las personas.

Actualizar datos en Odoo

Es posible actualizar los datos existentes en lote con una importación de datos siempre y cuando el ID externo sea consistente.

Preparar la exportación de datos

Para actualizar datos mediante una importación, primero navega a los datos que se actualizarán y selecciona el icono (Lista) para activar la vista de lista. En el extremo izquierdo de la lista, marca la casilla de cualquier registro que se actualizará. Luego, haz clic en el botón Acciones y selecciona Exportar del menú desplegable.

En la ventana emergente resultante Exportar datos, activa el interruptor Solo campos actualizables. Esto incluye automáticamente el ID externo en la exportación. Además, limita la lista de Campos disponibles para incluir únicamente los campos que se pueden importar.

Nota

El campo ID externo no aparece en la lista Campos a exportar a menos que se añada manualmente. Sin embargo, si el interruptor Solo campos actualizables está activado, se incluye en la exportación.

Seleccione los campos que se deben incluir en la exportación usando las opciones de la ventana emergente y después haga clic en Exportar.

Importar los datos actualizados

Haga los cambios necesarios en el archivo de datos después de exportarlo. Una vez que el archivo esté listo, podrá importarlo con el mismo proceso que realiza para cualquier otra importación.

Peligro

Al actualizar los datos es muy importante que conserven su ID externo, ya que este dato es el que permite que el sistema identifique un registro. Si lo modifica o elimina, el sistema podría agregar un registro duplicado en lugar de actualizar el existente.