Jurnale de prezență

La accesarea aplicației Prezențe, tabloul de bord Prezentare generală este prezentat în mod implicit și afișează toate jurnalele de prezență ale utilizatorului (informațiile despre intrare și ieșire) pentru ziua curentă. Dacă utilizatorul are drepturile de acces necesare sau este un aprobator pentru anumiți angajați, jurnalele de prezență ale acelor angajați apar, de asemenea, pe tabloul de bord Prezentare generală.

Tabloul de bord Prezentare generală afișează ziua curentă, segmentată pe oră, cu ora curentă evidențiată în galben. Aspectul tabloului de bord Prezentare generală este determinat de programul de lucru stabilit în înregistrările angajatului. Orele de lucru ale fiecărui angajat apar în alb, în timp ce toate celelalte ore apar în gri. Acest lucru permite managerilor să determine vizual dacă un angajat lucrează în afara orelor de lucru.

Angajații populează rândurile, în ordine alfabetică după prenume. Fiecare jurnal de prezență afișează totalul orelor împreună cu orele specifice de intrare și ieșire. Culorile jurnalului indică următoarele statusuri:

• Gri: Intrări finalizate în care angajatul s-a înregistrat la intrare și la ieșire.

• Verde: Intrări active în care angajatul s-a înregistrat la intrare, dar nu s-a înregistrat încă la ieșire.

• Roșu: Intrări cu erori (de exemplu, angajații au intrări duble sau uită să se înregistreze la ieșire).

O bară codificată prin culoare indică câte ore din totalul orelor așteptate a înregistrat angajatul pentru ziua respectivă. Treceți mouse-ul peste bara de culoare pentru a vizualiza detaliile pentru ziua curentă a angajatului. Culorile solide indică orele înregistrate (cu o oră de început și de sfârșit), în timp ce culorile pale indică că angajatul este autentificat, dar nu s-a deconectat încă. Doar jurnalele de prezență finalizate (înregistrări cu o oră de intrare și de ieșire) apar în rezumatul timpului înregistrat.

Example

Abigail Peterson este programată să lucreze de la 9:00 AM până la 12:00 PM, apoi să ia o pauză de prânz de o oră de la 12:00 PM până la 1:00 PM, apoi să lucreze de la 1:00 PM până la 6:00 PM, pentru un total de opt ore.

Abigail se înregistrează la 9:00 AM și se deconectează la 12:00 PM. Ea se înregistrează din nou la 1:00 PM. Ora actuală este 2:15 PM. Informațiile rezumative afișează 3h / 8h, indicând că Abigail a înregistrat trei ore de lucru complete dintr-un total de opt. Există o linie verde deschisă care se extinde dincolo de blocul rezumativ, indicând că s-a înregistrat la 1:00 PM, dar nu s-a deconectat încă. Lungimea liniei verzi deschise indică timpul lucrat.

Tabloul de bord Prezențe permite modificarea perioadei de timp afișate, fie Zi, Săptămână, Lună, Trimestru, An, sau o perioadă de timp personalizată. Pentru a reveni instantaneu la data curentă în tabloul de bord, faceți clic pe butonul Astăzi în orice moment.

Notă

Orice înregistrări de prezență care au erori apar în roșu, indicând că trebuie rezolvate de un utilizator cu drepturi de acces corespunzătoare sau care sunt aprobatori pentru angajații cu erori.

Filtre și grupuri

Uneori, responsabilii de prezență și managerii trebuie să vizualizeze înregistrări specifice, cum ar fi toate ieșirile automate, pentru a determina care angajați uită în mod cronic să iasă din sistem, sau pe departamente, pentru a determina care echipă lucrează cele mai multe ore suplimentare.

Pentru aceste cazuri, utilizați bara de căutare pentru a selecta un Filtru sau Grupare după, sau combinați ambele pentru a prezenta informațiile dorite.

Vedeți și

Căutați, filtrați și grupați înregistrări

Filtre de valoare ridicată

Filtru	Caz de utilizare frecvent
La muncă	Verificați dacă angajații sunt încă la sediu înainte de a închide clădirea pentru noapte sau pentru a face un recensământ.
Erori	Vizualizați toate erorile pentru a le corecta înainte de procesarea salariilor.
Ieșit automat	Efectuați un audit pentru a determina angajații care uită frecvent să se ponteze la plecare.
Dată	Limitați rezultatele la o anumită perioadă de salarizare sau fereastră de audit.
Angajați activi/arhi vați	Comutați între personalul actual și foștii angajați când auditați date istorice.

Grupări relevante

Grupează după	Când este util
Angajat	Revizuiește jurnalele individuale de prezență în timpul unei întâlniri unu-la-unu.
Departament	Comparați nivelurile de personal și orele lucrate pentru a determina echipele care lucrează prea mult sau prea puțin.
Manager	Determinați către cine pot fi direcționate întrebările de urmărire a prezenței pentru un angajat.
Metodă	Identificați tendințe în metodele de pontaj pentru a rezolva eventuale probleme hardware.
Dată (Zi/Săptămână/Lună)	Identificați vârfurile de absenteism sau tiparele sezoniere.

Detaliile jurnalului de prezență

Odoo înregistrează atât ora, cât și locația pentru fiecare intrare și ieșire, câmpurile variind în funcție de metoda utilizată. Aceste jurnale detaliate de prezență pot confirma unde s-a aflat un angajat într-o anumită zi lucrătoare. Acest lucru poate fi util pentru companiile cu programe de lucru hibride, care ar putea avea nevoie să efectueze audituri pentru a asigura conformitatea corespunzătoare.

Pentru a vizualiza un jurnal de prezență, faceți clic pe orice intrare de prezență din tabloul de bord Prezentare generală, iar jurnalul de prezență apare într-o fereastră pop-up. Acest jurnal afișează un rezumat, incluzând următoarele informații:

• Angajat: Numele angajatului.

• Intrare: Data și ora la care angajatul a intrat.

• Ieșire: Data și ora la care angajatul a ieșit. Acest câmp apare numai dacă angajatul a ieșit din sistem.

• Timp lucrat: Cantitatea de timp pe care angajatul a înregistrat-o pentru acea intrare specifică, în format oră și minut (HH:MM).

• Ore suplimentare lucrate: Orele suplimentare neplătite lucrate peste programul de lucru așteptat pentru acea intrare specifică (se afișează doar când sunt prezente pentru angajat).

• Ore suplimentare: Orele suplimentare aprobate pentru acea intrare specifică (Timpul lucrat minus Orele suplimentare lucrate aprobate).

Detalii de check-in/check-out

Informații detaliate suplimentare despre intrare și ieșire pentru jurnalul de prezență sunt disponibile. Faceți clic pe pictograma (extindere) din colțul din dreapta sus al jurnalului de prezență, iar înregistrarea detaliată se va încărca.

Următoarele informații suplimentare apar atât pentru secțiunile Intrare, cât și pentru Ieșire, care apar în jurnalul de prezență extins.

• Mod: Metoda de trimitere a prezenței. Opțiunile disponibile sunt:

  • Systray: Angajatul a înregistrat intrarea sau ieșirea direct din baza de date.

  • Kiosk: Angajatul a înregistrat intrarea sau ieșirea folosind un chioșc de prezență.

  • Manual: Managerul angajatului sau un administrator al aplicației Attendances a creat manual înregistrarea de prezență. Acest lucru se întâmplă de obicei când un angajat uită să înregistreze intrarea sau ieșirea.

• Adresă IP: Adresa IP a dispozitivului utilizat pentru a înregistra intrarea sau ieșirea.

• Browser: Browserul web pe care angajatul l-a folosit pentru a înregistra intrarea sau ieșirea.

• Localizare: Orașul și țara asociate cu adresa IP a computerului.

• Coordonate GPS: Coordonatele în momentul în care utilizatorul a făcut check-in sau check-out. Pentru a vizualiza coordonatele pe o hartă, faceți clic pe butonul Vizualizare pe Hărți de sub coordonatele GPS. Aceasta deschide o hartă într-o filă nouă de browser, cu locația indicată.

Erori de prezență

Înregistrările care conțin o eroare apar pe tabloul de bord de prezentare generală în roșu. În vizualizarea (Gantt), înregistrarea apare cu un fundal roșu; în vizualizarea (Listă), textul înregistrării apare în roșu.

O eroare apare atunci când un angajat s-a pontat la intrare, dar nu s-a pontat la ieșire în decurs de 24 de ore sau când o singură perioadă de pontaj depășește 16 ore.

Pentru a remedia eroarea, înregistrarea de prezență trebuie modificată sau ștearsă. Faceți clic pe intrare pentru a afișa o fereastră pop-up care conține detaliile pentru respectiva intrare. Pentru a modifica informațiile Check In și/sau Check Out, faceți clic pe câmpul Check In sau Check Out și apare un selector de calendar. Faceți clic pe data dorită, apoi utilizați selectorul de timp de sub calendar pentru a selecta ora specifică pentru intrare. Când informațiile sunt corecte, faceți clic pe Aplicați.

Când toate informațiile din fereastra pop-up sunt corecte, faceți clic pe Salvați și închideți. Când intrarea nu mai are o eroare, intrarea apare cu gri în loc de roșu.

Pentru a șterge o înregistrare, faceți clic pe butonul roșu Șterge din fereastra pop-up, în loc să modificați înregistrarea.