Toggle navigation
Start Now

Odoo Online Implementation

Dit document vat Odoo's Online diensten samen, ons Implementatie succes pak en de beste methodes om te starten met ons product.

We raden aan dat nieuwe Odoo Online klanten dit document lezen voor de kick-of met hun projectleider. Op deze manier besparen we tijd en moeten we geen uren van uw succes pak gebruiken om de basis te bespreken.

Indien u dit document niet heeft gelezen zal onze projectleider het met u overlopen tijdens het kick-off gesprek.

Aan de slag

Wacht niet tot de kick-off meeting om te beginnen spelen met de software. Hoe meer u met Odoo in aanraking komt hoe meer tijd u later zal besparen tijdens de implementatie.

Eenmaal u een Odoo online abonnement aankoopt ontvangt u via e-mail instructies over hoe u uw database kan activeren of aanmaken. Vanuit deze e-mail kan u uw huidige database activeren of een nieuwe vanaf nul aanmaken.

If you did not receive this email, e.g. because the payment was made by someone else in your company, contact our support using our online support form.

Vul het aanmeld of inschrijf scherm in en u krijgt uw eerste Odoo database die klaar is voor gebruik.

Om bekend te geraken met de gebruikersinterface neemt u best een paar minuten de tijd om items aan te maken: producten, klanten, opportuniteiten of projecten / taken. Volg de flikkerende bollen die uw tips geven over de interface zoals u ziet in onderstaande afbeelding.

left_picright_pic

Eenmaal u bekend geraakt met de interface neemt u best een kijkje naar de implementatie planners. Deze zijn toegankelijk vanuit de Instellingen app, of vanuit de bovenste voortgangsbalk in de rechter bovenkant van de hoofdapplicatie.

Deze implementatie planners zullen:

  • helpen u met het definiëren van uw doelen en KPI's voor elke applicatie,

  • helpen u door de verschillende configuratie stappen,

  • en geven uw tips en trucjes om het meeste uit Odoo te halen.

Vul de eerste stappen van de implementatie planners in (doelen, verwachtingen en KPI's). Onze projectleider controleert deze met u tijdens het implementatieproces.

Indien u vragen heeft of ondersteuning nodig heeft zal onze projectleider u doorheen alle stappen helpen. Maar u kan ook:

Wat verwachten wij van u?

We leverden volledige projecten binnen 25 tot 250 uren op, wat veel sneller is dan eender welke ERP leverancier op de markt. De meeste projecten worden voltooid binnen 1 tot 4 kalendermaanden.

Maar wat werkelijk het verschil is tussen een succesvolle implementatie en een trage ben jij, de klant! Vanuit onze ervaring lijdt het volgende tot een succesvol project.

Uw interne implementatie beheerder

We vragen u voor één contactpersoon uit uw bedrijf om te werken met onze projectleider. Om efficiënt te zijn moet deze persoon:

  • wees minstens 2 volledige dagen per week beschikbaar voor het project, anders vertraagt u de implementatie. Meer is beter, de snelste implementaties hebben een full time projectleider.

  • heb de autoriteit om beslissing te nemen op uw eigen. Odoo transformeert normaal gezien alle departementen van bedrijven. In zo een project moet u veel beslissingen maken gebaseerd op kleine details. Als er te veel heen en weer getrek is tussen verschillende beslissingsnemers kan dit mogelijk alles aanzienlijk vertragen.

  • heb het leiderschap om beleidsregels aan te leren en toe te passen in de meeste departementen. Deze persoon moet de ondersteuning hebben of deel uitmaken van het bestuur.

integreer 95% van uw zaken, geen 100%

U heeft waarschijnlijk voor Odoo gekozen omdat geen andere software zo een hoog niveau van automatisatie, eigenschappen en integratie bevat. Maar wees geen extremist in deze richting.

Maatwerk kost u geld, is moeilijker te onderhouden, voegt risico aan de implementatie toe en kan problemen geven bij het upgraden.

De standaard Odoo kan waarschijnlijk 95% van uw zaken omvatten. Wees flexibel met de andere 5%, anders zal deze andere 5% u dubbel de originele projectprijs kosten. Men onderschat altijd de verborgen kosten van maatwerk.

  • Doe het op de Odoo manier, niet uw manier. Wees flexibel, gebruiker Odoo waarvoor het ontworpen is. Leer hoe het werkt en probeer niet te repliceren hoe uw oude systeem werkt.

  • Het project eerst, maatwerk tweedes. Indien u echt maatwerk wilt faseert u deze best naar het einde van het project, ideaal gezien nadat u in productie gaat. Eenmaal een klant start met het gebruik van Odoo laten ze meestal ongeveer 60% van het maatwerk vallen naarmate ze leren dit te doen via de standaard Odoo manier. Het is belangrijker al uw bedrijfsprocessen werkend te hebben dan een scherm aan te passen om velden toe te voegen of een paar e-mails te automatiseren.

Onze projectleiders zijn getraind om u te helpen met het maken van de juiste beslissingen en een compromis te vinden maar het is gemakkelijker als u op één lijn zit met hen over de doelen.

Investeer tijd in het leren werken met Odoo

Start uw gratis trial. Speel met het systeem. Hoe comfortabeler u bent met Odoo, hoe beter uw beslissingen zullen zijn en hoe gemakkelijker de opleidingsfase zal zijn.

Niets vervangt spelen met software, maar hier zijn wat extra hulpmiddelen:

Krijg dingen gedaan

Wilt u een gemakkelijke manier om te starten met Odoo? Installeer Odoo Notities om uw to do lijst voor de implementatie te beheren: https://www.odoo.com/page/notes. Vanuit de Odoo homepagina gaat u naar Apps en installeert u de Notities applicatie.

Deze module staat u toe om:

  • Beheer te doe lijsten voor betere interacties met uw consultant;

  • Deel Odoo kennis & goede gewoontes met uw werknemers;

  • Maak kennis met alle generieke tools van Odoo: Berichten, Discussie groepen, Kanban Dashboards, enz.

Wat zou u van ons moeten verwachten?

Abboneringsdiensten

Cloud hosting

Odoo biedt een top kwaliteit cloud infrastructuur aan inclusief back-ups in drie verschillende datacenters, database replicatie, de mogelijkheid om uw database te dupliceren in 10 minuten en meer!

Ondersteuning

Uw Odoo Online abonnement bevat een ongelimiteerde ondersteuningsdienst aan geen extra kosten, 24/5, maandag tot vrijdag. Om 24u te dekken zitten onze teams in San Francisco, België en India. Vragen kunnen over eender wat gaan, van: hoe te gebruiken of configureren, bugfix aanvragen, betalingen of abonnement problemen.

Our support can be contacted through our online support form.

Opmerking: Het Odoo ondersteuningsteam kan geen nieuwe opties bijbouwen, maatwerk doen, data importeren of uw gebruikers opleiden. Deze diensten zijn aangeboden door onze toegewezen projectleider, als onderdeel van het sucees pakket.

Upgrades

Eenmalig elke twee maanden brengt Odoo een nieuwe versie uit. U krijgt een upgrade knop binnen het Beheer uw databases scherm. Het upgraden van uw database is uw oordeel, maar staat u toe om te profiteren van nieuwe mogelijkheden.

We provide the option to upgrade in a test environment so that you can evaluate a new version or train your team before the roll out. Simply fill our online support form to make this request.

Succes pak diensten

The Success Pack is a package of premium hour-based services performed by a dedicated project manager and business analyst. The initial alloted hours you purchased is purely an estimate and we do not guarantee completion of your project within the first pack. We always strive to complete projects within the initial allotement however any number of factors can contribute to us not being able to do so, for example a scope expansion or "Scope Creep" in the middle of your implementation, new detail descoveries, or an increase in complexity that was not apparent from the beginning.

The list of services according to your success pack is detailed online: https://www.odoo.com/pricing-packs

Het doel van de projectleider is om u naar productie te helpen binnen de gedefinieerde tijdspanne en budget, zoals het initiële aantal uren opgegeven in het succes pakket.

Zijn/haar rol omvat:

  • Projectbeheer: controleer uw doelstellingen & verwachtingen, fases van de implementatie (routekaart), mappen van uw bedrijf zijn noden en de Odoo mogelijkheden.

  • Aangepaste ondersteuning: via telefoon, e-mail of webinar.

  • Training, begeleiding en consultancy of locatie: trainingen van op afstand via delen van het scherm of training op locatie. Voor onze trainingen op locatie wordt er een extra vergoeding gevraagd voor de verplaatsing en accommodatie van uw consultant.

  • Configuratie: beslissingen over hoe specifieke noden in Odoo moeten geïmplementeerd worden en geavanceerde configuratie. (bijvoorbeeld logistieke routes, geavanceerde prijsstructuren, enz.)

  • Data import: wij kunnen dit doen of u ondersteunen met een sjabloon gemaakt voor de projectleider.

Indien u zich geabonneerd heeft op een Maatwerk App, profiteert u van de volgende extra diensten:

  • Personalisering van schermen

  • Aanpassingen van rapporten (PDF): onze projectleiders hebben toegang tot ontwikkelaars voor geavanceerde aanpassingen.

  • Website ontwerp: standaard thema's worden aangeboden om te starten zonder extra kosten. Onze projectleider kan u coaching over hoe u bouwblokken kan gebruiken met de website designer. Deze gespendeerde tijd gaat van uw succes pakket.

  • Werkstroom automatiseringen: bijvoorbeeld waardes in velden instellen gebaseerd op trigger, reminders verzenden via e-mail, automatische acties, enz. Voor elke geavanceerde automatisering heeft onze projectleider toegang tot Odoo ontwikkelaars.

Implementatie methodologie

We volgen een praktijkgerichte methodologie die gebruikt wordt om klanten op een korte periode in productie te brengen en dat aan een lage kostprijs.

Na de kick-off meeting definiëren we een plan om Odoo progressief uit te rollen, per groep of app.

Het doel van het Kick-off gesprek is, voor onze projectleider, om te begrijpen hoe uw bedrijf werkt om een implementatieproces voor te stellen (fasering). Elke fase is de implementatie van een set applicaties die u volledig in productie gebruikt aan het einde van de fase.

Voor elke fase zijn de stappen de volgende:

  1. Opstart: Odoo's projectleider controleert de Odoo bedrijfsflows met u, naar gelang uw zaak. Het doel is om u te trainen, de bedrijfsprocessen te valideren en configureren naar uw specifieke noden.

  2. Data: is manueel aangemaakt of geïmporteerd vanuit uw huidige systeem. U bent verantwoordelijk om de data van uw huidige systeem te exporteren en de Odoo projectleider zal deze data importeren in Odoo.

  3. Training: once your applications are set up, your data imported, and the system is working smoothly, you will train your users. There will be some back and forth with your Odoo project manager to answer questions and process your feedback.

  4. Productie: Eenmaal iedereen getraind is starten uw gebruikers met het gebruiken van Odoo.

Eenmaal u comfortabel bent met het gebruik van Odoo optimaliseren wij het proces, automatiseren we sommige taken en doen we de overgebleven aanpassingen (extra schermen en rapporten).

Eenmaal alle applicaties uitgerold zijn en gebruikers comfortabel zijn met Odoo zal onze projectleider niet meer werken aan uw project (tenzij uw nieuwe noden heeft) en gebruikt u de ondersteuningsdienst als u verder vragen heeft.

Uw databases beheren

Om toegang te krijgen tot uw database gaat u naar Odoo.com, meld u aan en klikt u op Mijn databases in de dropdown in de rechterbovenhoek.

Odoo geeft u de mogelijkheid om het systeem te testen voordat u live gaat of voor u upgrade naar een nieuwe versie. Vervuil uw werkomgeving niet met test data!

In dat opzicht kan u zoveel trials aanmaken als u wilt (beschikbaar voor 15 dagen). Deze instanties kunnen direct gekopieerd worden naar werkende omgevingen. Om dit te doen gaat u naar het Odoo.com account op de Mijn Organisaties pagina en klikt u op Dupliceren.

You can find more information on how to manage your databases here.

Klanten succes

Odoo is gepassioneerd in het blij maken van onze klanten en ons er van verzekeren dat ze alle bronnen nodig hebben om hun project te voltooien.

Tijdens de implementatie fase is uw contactpersoon de projectleider en eventueel het ondersteuningsteam.

Eenmaal u in productie hebt heeft u waarschijnlijk minder interactie met onze projectleider. Op dit moment wijzen wij u een lid van het klant succes team toe die gespecialiseerd is in de lange termijn relatie met onze klanten. Hij contacteert u om nieuwe versies te tonen, de manier waarop u werkt te verbeteren, uw nieuwe noden te beoordelen, enz.

Ons interne doel is om een klant minstens 10 jaar te behouden en om hen een aanbieding aan te bieden die meegroeit met hun noden!

Welkom aan boord en geniet van uw Odoo ervaring!