Ce document résume Les fonctionnalités de Odoo en ligne, notre formule de succès Méthodologie de déploiement, et meilleures pratiques pour commencer avec notre produit.
Nous recommandons que les nouveaux client de Odoo en ligne lisent ce document avant le premier appel avec le chef de projet. De la sorte, nous gagnons du temps et ne gaspillons pas les heures du Success Pack avec les fondamentaux .
Si vous n'avez pas lu ce document, notre chef de projet vous le résumera au moment du premier appel.
Commencer
N'attendez pas la première réunion de démarrage pour commencer à jouer avec le logiciel. Plus vous passez de temps à jouer avec Odoo, plus vous gagnez de temps pour plus tard pendant la mise en place.
Une fois que vous avez acheté un abonnement à Odoo en ligne, vous recevrez par e-mail les instructions pour activer ou créer votre base de données. Avec cet e-mail, vous pouvez activer votre base de données Odoo déjà existante ou en créer une à partir de zéro.
Si vous ne recevez pas cet e-mail, par ex. parce que le paiement a été fait par quelqu'un d'autre dans votre entreprise, contactez notre assistance en utilisant notre formulaire d'assistance en ligne.
Remplissez les cases de connexion ou d'inscription et vous obtiendrez votre première base de données Odoo prête à être utilisée.
Afin de vous familiariser avec l'interface utilisateur, prenez quelques minutes pour créer des enregistrements: articles, clients, opportunités ou projets/tâches. Suivez les points clignotants, ils vous donnent des conseils sur l'interface utilisateur, comme indiqué dans l'image ci-dessous.
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Une fois que vous vous êtes habitué à l'interface utilisateur, jetez un oeil sur les planificateurs de mise en œuvre. Ceux-ci sont accessibles depuis l'application Configuration, ou à partir de la barre de progression en haut à droite des principales applications.
Ces planificateurs de mise en œuvre vont :
vous aider à définir vos objectifs et indicateurs de performance clés pour chaque application,
vous guider à travers les différentes étapes de configuration,
et vous fournir des conseils et astuces pour tirer le meilleur parti de Odoo.
Remplissez les premières étapes de la planification de la mise en œuvre (objectifs, attentes et KPI). Notre chef de projet va les examiner avec vous pendant le processus de mise en œuvre.
Si vous avez des questions ou besoin de soutien, notre chef de projet vous guidera à travers toutes les étapes. Mais vous pouvez aussi :
Lire la documentation sur notre site Web: https://www.odoo.com/documentation/user
Ou envoyez vos questions à notre assistance en ligne via notre formulaire d'assistance en ligne.
Qu'attendons-nous de vous ?
Nous avons l'habitude de déployer des projets complets de 25 à 250 heures de services, ce qui est beaucoup plus rapide que tout autre fournisseur d'ERP sur le marché. La plupart des projets sont terminés entre 1 et 4 mois.
Mais ce qui réellement différencie une mise en œuvre réussie et une lente, c'est vous, le client !. D'après notre expérience, voici ce qui conduit à un projet réussi.
Votre chef de projet interne
Nous vous demanderons un contact unique au sein de votre entreprise pour travailler sur le projet avec notre chef de projet. Pour être efficace, cette personne doit :
Être disponible au moins 2 jours complets par semaine pour le projet, sinon vous allez ralentir l'implémentation. Plus, c'est encore mieux! Les implémentations les plus rapides ont un chef de projet à temps plein.
Pouvoir prendre des décisions par eux-même. Odoo transforme généralement tous les services des entreprises pour un mieux. Dans un tel projet, vous avez beaucoup de décisions à prendre sur des petits détails. S'il y a trop d'aller-retours entre plusieurs décideurs, cela risque de sérieusement ralentir les choses.
Posséder le leadership pour former et appliquer des politiques dans la plupart des services. Cette personne doit avoir le soutien, ou faire partie, du comité de direction.
Intégrer 95% de votre activité, et non pas 100%
Vous avez probablement choisi Odoo parce qu'aucun autre logiciel ne permet un tel niveau d'automatisation, de couverture fonctionnelle et d'intégration. Mais ne soyez pas extrémiste dans cette direction.
Les customisations vous coûtent de l'argent, seront plus complexe à maintenir, ajouteront des risques lors de l'implémentation et pourront causer des problèmes avec les mises à jour.
Les fonctionnalités standard d'Odoo peuvent probablement couvrir 95% de votre activité. Soyez flexible sur les 5% restants, sinon ces 5% vous coûteront deux fois le prix initial du projet. On sous-estime toujours les coûts cachés des customisations.
Faites-le à la manière Odoo, pas à la vôtre. Soyez flexible, utilisez Odoo de la façon dont il a été conçu. Découvrez comment il fonctionne et n'essayez pas de reproduire la façon dont votre ancien système fonctionne.
Le projet d'abord, les customisations ensuite. Si vous voulez vraiment des customisations, planifiez-les à la fin du projet, idéalement après la mise en production. Une fois que les clients commencent à utiliser Odoo, ils abandonnent généralement environ 60% de leurs demandes de customisations car ils apprennent à faire de la façon d'Odoo standard. Il est plus important d'avoir tous vos processus qui fonctionnent, que de personnaliser un écran pour ajouter des champs ou automatiser quelques courriels.
Nos chefs de projet sont formés pour vous aider à prendre les bonnes décisions et de mesurer les compromis que cela entraîne, mais c'est beaucoup plus facile si vous êtes en phase avec eux sur les objectifs.
Investir du temps dans l'apprentissage d'Odoo
Commencer votre essai gratuit. Jouez avec le système. Plus vous serez à l'aise avec Odoo, meilleures seront vos décisions, et la phase de formation sera beaucoup plus facile.
Rien ne remplace le jeu avec le logiciel, mais voici quelques ressources supplémentaires :
- Documentation: https://www.odoo.com/documentation/user
Vidéos de Présentation : https://www.odoo.com/r/videos
Avis de Clients : https://www.odoo.com/blog/customer-reviews-6
Faire avancer les choses
Vous voulez un moyen facile de commencer à utiliser Odoo ? Installez l'application Notes d'Odoo pour gérer votre liste de choses à faire pour la mise en œuvre : https://www.odoo.com/page/notes. De votre page d'accueil Odoo, accédez à Applications et installer l'application Notes.
Ce module vous permet de :
Gérer les listes de choses à faire pour améliorer les interactions avec votre consultant Odoo;
Partager vos connaissances et vos bonnes pratiques dans Odoo avec vos employés;
Faire connaissance avec tous les outils génériques d' Odoo: messagerie, groupes de discussion, tableau de bord Kanban, etc.
Astuce
Cette application est même compatible avec la plate-forme Etherpad (http://etherpad.org). Pour utiliser ces pads collaboratifs plutôt que des notes standards Odoo, installez le module suivant : Memos Pad.
Que devez-vous attendre de nous ?
Services d'Abonnement
Hébergement Cloud
Odoo fournit une infrastructure de cloud de premier ordre, y compris les sauvegardes dans trois centres de données différents, la réplication de base de données, la capacité de reproduire votre instance en 10 minutes, et plus encore !
Qualité de service d'Odoo en ligne : https://www.odoo.com/page/odoo-online-sla
Sécurité d'Odoo en ligne : https://www.odoo.com/page/security
Politique de Confidentialité : https://www.odoo.com/page/odoo-privacy-policy
Support
Votre abonnement Odoo en ligne comprend un service de**support illimité sans frais supplémentaires, 24/5, du lundi au vendredi**. Pour couvrir les 24 heures, nos équipes sont à San Francisco, en Belgique et en Inde. Les questions pourraient être n'importe lesquelles comme : comment utiliser ou configurer, demandes de correction de bugs, problèmes de paiements ou d'abonnement.
Notre assistance peut être contactée via notre formulaire d'assistance en ligne.
Note : L'équipe de support ne peut pas développer de nouvelles fonctionnalités, personnaliser, importer des données ou former vos utilisateurs. Ces services sont fournis par votre chef de projet dédié, dans le cadre du Succes Pack.
Mises à jour
Une fois tous les deux mois, Odoo publie une nouvelle version. Vous aurez alors un bouton de mise à niveau dans l'écran Manage Your Databases. Mettre à niveau votre base de données reste votre décision, mais vous permet de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.
Nous fournissons l'option de mise à niveau dans un environnement de test afin que vous puissiez évaluer une nouvelle version ou former votre équipe avant le déploiement. Il suffit de remplir notre formulaire d'assistance en ligne pour faire cette demande.
Services Succes Pack
The Success Pack is a package of premium hour-based services performed by a dedicated project manager and business analyst. The initial alloted hours you purchased is purely an estimate and we do not guarantee completion of your project within the first pack. We always strive to complete projects within the initial allotement however any number of factors can contribute to us not being able to do so, for example a scope expansion or "Scope Creep" in the middle of your implementation, new detail descoveries, or an increase in complexity that was not apparent from the beginning.
The list of services according to your success pack is detailed online: https://www.odoo.com/pricing-packs
L'objectif du gestionnaire de projet est de vous aider à la mise en production dans le laps de temps et le budget définis, i.e. le nombre initial d'heures définies dans votre succes pack.
Son rôle comprend :
Gestion de projet : l'examen de vos objectifs et attentes, la planification de la mise en œuvre (feuille de route), la cartographie entre les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités de Odoo.
Assistance personnalisée : par téléphone, par courriel ou webinaire.
Formation, Coaching, et Conseils sur Site : formations à distance via le partage d'écran ou formations sur site. Pour des sessions de formation sur site, vous devrez prévoir de payer un supplément pour les frais de voyage et d'hébergement pour votre consultant.
Configuration : décisions sur la façon de mettre en œuvre des besoins spécifiques dans Odoo et configuration avancée. (par ex. routes logistique, structures avancées de tarification, etc.)
Importation de données : nous pouvons le faire ou vous aider à le faire avec un modèle préparé par le chef de projet.
Si vous avez souscrit à une Application personnalisée, vous bénéficiez de services suivants supplémentaires :
Personnalisation d'écrans
Personnalisation des rapports (PDF) : nos chefs de projet ont accès à des développeurs pour les personnalisations avancées.
Conception de site Web : des thèmes standards sont fournis pour commencer sans frais supplémentaires. Cependant, notre chef de projet peut vous coacher sur la façon d'utiliser les blocs de construction du concepteur de site Web. Le temps passé va consommer des heures de votre succes pack.
Automatisation des processus : par ex. définition de valeurs dans des champs basés sur les déclencheurs, l'envoi de relance par courriel, automatisation d'actions, etc. Pour des automatisations très avancées, nos chefs de projet ont accès aux développeurs d'Odoo.
Méthodologie d'implémentation
Nous suivons une méthodologie Lean et pratique, qui est utilisée pour mettre les clients en production dans un court laps de temps et à un faible coût.
Après la réunion de lancement, nous définissons un planning en plusieurs phases pour déployer Odoo progressivement, par groupes d'apps.
Le but de l'appel de lancement est pour notre chef de projet d'arriver à comprendre votre entreprise afin de proposer un planning de mise en œuvre phasé. Chaque phase est le déploiement d'un ensemble d'applications que vous utiliserez pleinement en production à la fin de la phase.
Pour chaque phase, les étapes sont les suivantes :
A l'embarquement : Le chef de projet Odoo passera en revue les processus de Odoo avec vous, selon vos activités. Le but est de vous former, valider le processus d'affaires et de configurer selon vos besoins spécifiques.
Données : créées manuellement ou importées de votre système existant. Vous êtes responsable de l'export des données de votre système existant et le chef de projet Odoo va les importer dans Odoo.
Formation : une fois que les applications sont en place et les données importées, vous devez former vos utilisateurs sur l'environnement qui doit parfaitement fonctionner. Il y aura quelques aller-retours avec le chef de projet Odoo pour répondre aux questions et traiter vos retour d'information.
Production : une fois que tout le monde est formé, les utilisateurs commencent à utiliser Odoo.
Une fois que vous êtes à l'aise en utilisant Odoo, nous allons peaufiner le processus, automatiser certaines tâches et faire les personnalisations restantes (écrans supplémentaires et rapports).
Une fois que toutes les applications sont déployées et que les utilisateurs sont à l'aise sur Odoo, notre chef de projet ne travaillera plus sur votre projet (sauf si vous avez de nouveaux besoins) et vous utiliserez le service d'assistance si vous avez d'autres questions.
Gestion de vos bases de données
Pour accéder à vos bases de données, aller à Odoo.com, connectez-vous et cliquez sur My Databases dans le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit.
Odoo vous donne la possibilité de tester le système avant de l'utiliser en direct ou avant de passer à une version plus récente. Ne gâchez pas votre environnement de travail avec des données de test !
Dans ce but, vous pouvez créer autant d'essais libres que vous le souhaitez (disponible pendant 15 jours). Ces instances peuvent être des copies instantanées de votre environnement de travail. Pour ce faire, rendez-vous sur le compte Odoo.com sur la page My Databases et cliquez sur Dupliquer.
Vous pourrez trouver plus d'informations sur la façon de gérer vos bases de données ici.
Succès Client
Odoo se passionne pour ravir nos clients, et de veiller à ce qu'ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour réaliser leur projet.
Pendant la phase de mise en œuvre, votre contact est le chef de projet, et éventuellement l'équipe d'assistance.
Une fois que vous êtes en production, vous aurez probablement moins de contacts avec votre chef de projet. À ce moment-là, nous vous attribuons un membre de notre Customer Success Team, qui est spécialisée dans la relation à long terme avec nos clients. Il communiquera avec vous pour présenter les nouvelles versions, améliorer la façon dont vous travaillez avec Odoo, évaluer vos nouveaux besoins, etc.
Notre objectif interne est de garder les clients au moins pendant 10 ans, et de leur offrir une solution qui grandit avec leurs besoins!
Bienvenue à bord et profiter de votre expérience Odoo !
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