Services sur site¶
Services sur site permet de planifier des interventions sur site directement dans l’application Planification. Le travail effectué peut être consigné à l’aide de feuilles de travail personnalisées, tandis que les articles utilisés et le temps passé peuvent être suivis sur le créneau et facturés au client. Un rapport client peut être généré à la fin de l’intervention pour signature. Des itinéraires peuvent également être planifiés pour les employés sur le terrain.
Pour activer Services sur site, aller à , activer Services sur site, puis cliquer sur Enregistrer.
planification des interventions¶
Les interventions sont planifiées sous forme de créneaux et peuvent être créées :
directement depuis l’application Planification, de la même manière que les créneaux standards ;
Selon le cas d’utilisation, les informations relatives aux interventions sur site sont ajoutées manuellement ou automatiquement à l’aide des champs suivants sur le formulaire de poste :
Client : sélectionner ou créer le client concerné.
Bon de commande : si l’intervention doit être facturée, sélectionner le bon de commande concerné. Seuls les bons de commande liés au client spécifié et contenant des produits de type service sont disponibles dans le menu déroulant. Si le poste a été créé à partir d’un bon de commande, ce champ est automatiquement renseigné.
Feuille de travail : si les feuilles de travail sont activées, celle par défaut est automatiquement sélectionnée dans ce champ. En choisir une autre dans le menu déroulant ou en créer une si nécessaire.
Sous garantie : cocher la case pour définir automatiquement le prix de tout matériel ou service ajouté au bon de commande à partir du poste à zéro, évitant ainsi qu’il ne soit facturé. Le prix de tout matériel ou service ajouté directement sur le bon de commande reste inchangé.
Une fois le poste créé, le publier.
Astuce
S’assurer que le client dispose d’une adresse valide si la planification d’itinéraire est requise.
Enregistrement des interventions¶
Note
Pour commencer à travailler sur une intervention :
Le poste doit être publié.
Un Client doit être défini pour le poste.
Pour pointer et enregistrer les détails de l’intervention, suivre ces étapes :
Aller à ou accéder à un planning.
Cliquer sur l’intervention concernée dans le calendrier ou le planning, puis cliquer sur Pointer.
Ajouter des Photos ou des produits, le cas échéant, à l’aide des boutons situés au-dessus du formulaire.
Utiliser les onglets Note et Feuille de travail pour ajouter des notes internes et les détails de la feuille de travail, respectivement.
Cliquer sur Terminer. Le rapport client est automatiquement généré, le cas échéant.
Note
La date et l’heure de début et de fin de l’intervention sont mises à jour au moment de pointer et de terminer l’intervention, respectivement, et le Temps alloué est ajusté en conséquence.
Astuce
Pour ajouter ultérieurement des éléments ou des informations aux postes en cours ou terminés, modifier le poste.
Géolocalisation¶
Pour suivre la localisation du technicien au début et à la fin d’une intervention, aller à et activer Géolocalisation dans la section Services sur site.
Une fois cette option activée, les utilisateurs sont géolocalisés lorsqu’ils cliquent sur Pointer et Terminer sur un créneau ; les coordonnées GPS sont enregistrées dans le chatter du créneau. Cliquer sur Voir sur la carte pour afficher l’emplacement dans Google Maps.
Note
La géolocalisation nécessite que le navigateur soit autorisé à accéder à la position de l’utilisateur. Une fenêtre contextuelle demandant l’autorisation d’accès à la position s’affiche généralement la première fois qu’un utilisateur pointe sur une intervention après l’activation de la fonctionnalité. Si la fenêtre contextuelle n’apparaît pas, les utilisateurs doivent activer manuellement l’accès à la position dans les paramètres de site du navigateur.
Feuilles de travail¶
Les feuilles de travail permettent de documenter et de rendre compte du travail effectué lors des interventions sur site. Elles peuvent inclure divers types de contenu, tels que des instructions, des listes de contrôle, des champs de texte, etc.
Configuration¶
Pour utiliser les feuilles de travail pour les interventions de service sur site, aller à , activer Feuilles de travail dans la section Services sur site et cliquer sur Enregistrer.
Note
L’activation des feuilles de travail active également la fonctionnalité Rapport client par défaut.
Créer ensuite des modèles de feuille de travail :
Aller à .
Cliquer sur Nouveau.
Saisir un Nom.
Sous Propriétés de la feuille de travail, cliquer sur Ajouter une propriété, puis configurer le champ de propriété.
Répéter l’étape précédente pour chaque champ de propriété supplémentaire.
Note
Par défaut, le premier modèle de la liste est appliqué aux créneaux de service sur site, à moins qu’un modèle ne soit sélectionné manuellement. Pour réorganiser les modèles de feuille de travail, utiliser l’icône (poignée de déplacement).
Astuce
Les modèles de feuille de travail peuvent également être créés et/ou modifiés depuis le formulaire de créneau.
Un modèle de feuille de travail par défaut peut également être assigné à un service spécifique. Pour ce faire, configurer l’article de service pour créer automatiquement un créneau à partir des bons de commande qui le contiennent, puis sélectionner la Feuille de travail pertinente dans l’onglet Informations générales de la fiche de l’article.
Feuilles de travail dans les créneaux¶
Le modèle de feuille de travail par défaut est automatiquement sélectionné dans le champ Feuille de travail sur le formulaire de créneau lors de sa création. Sélectionner un autre modèle dans le menu déroulant ou en créer un si nécessaire.
Astuce
Pour modifier un modèle de feuille de travail depuis le créneau, survoler le menu déroulant Feuille de travail, cliquer sur l’icône (lien interne), puis modifier le modèle. Les modifications s’appliquent à tous les créneaux utilisant ce modèle.
La feuille de travail peut ensuite être complétée dans l’onglet Feuille de travail du formulaire de créneau pendant l’intervention.
Carte¶
Les techniciens peuvent accéder à une carte indiquant l’emplacement de leurs interventions de service sur site planifiées pour la journée en allant dans .
Important
Pour que l’emplacement d’une intervention apparaisse sur la carte, une adresse valide doit être renseignée pour le client.
Les interventions sont triées par date et heure prévues dans le panneau de gauche. Cliquer sur l’une d’elles pour afficher son emplacement et ses détails. De là, cliquer sur Ouvrir pour ouvrir le formulaire du poste, ou sur Naviguer vers pour obtenir l’itinéraire depuis l’emplacement actuel jusqu’au lieu de l’intervention dans Google Maps.
Astuce
Par défaut, la carte affiche les interventions planifiées pour aujourd’hui. Pour afficher tous les postes, supprimer le filtre Date de début : Aujourd’hui dans la barre de recherche.
Cliquer sur Cartes dans le coin supérieur droit pour afficher les emplacements et les itinéraires dans Google Maps.
Les administrateurs peuvent afficher toutes les ressources et leurs lieux d’intervention respectifs sur la carte en allant dans .
Il est également possible d’afficher le lieu d’une intervention en cliquant sur le poste dans le calendrier ou le planning, puis en cliquant sur (Voir l’itinéraire).
Planification de l’itinéraire
Pour afficher un itinéraire sur la carte dans l’application Planning, configurer l’intégration de Mapbox. Une fois activée, la carte du technicien affiche un itinéraire complet pour la journée.
Facturation¶
Pour facturer aux clients les services fournis et le matériel utilisé lors des interventions, aller dans et activer Facturation dans la section Services sur site section.
Note
L’activation de la fonctionnalité Facturation installe automatiquement l”application Ventes.
Les paramètres Produits et Rapport client sont activés par défaut lorsque Facturation est activée.
Une fois la fonctionnalité activée, une intervention est facturée chaque fois qu’elle est liée à un bon de commande. Cela se produit lorsque :
L’intervention a été planifiée à partir d’un bon de commande.
Un bon de commande a été sélectionné sur le poste.
Des produits ont été ajoutés depuis le formulaire du poste, à condition que le poste ne soit pas marqué comme Sous garantie.
Un Service à facturer est défini sur la fiche du ou des employés assignés en tant que Ressources du poste.
Voir également
Facturation au temps passé¶
Pour facturer le temps réellement passé sur une intervention, les applications Projet et Feuilles de temps doivent être installées, et les éléments suivants doivent être définis sur le formulaire de créneau :
Ressources : assigner au moins un employé au créneau.
Projet : le projet lié au créneau doit être configuré comme Facturable, et Feuilles de temps doit être activé dans les paramètres du projet.
Le service du bon de commande est ensuite facturé sur la base du Temps alloué au créneau, qui est mis à jour lors du démarrage et de l’achèvement du créneau.
Si le travail d’un employé est facturé à un tarif spécifique ou avec des frais supplémentaires, définir un produit dédié sur la fiche de l’employé. Pour ce faire, aller dans , sélectionner l’employé concerné, aller dans l’onglet Paramètres et sélectionner le Service à facturer correspondant dans la section Planning.
Le service défini pour l’employé est ajouté au bon de commande lié à l’intervention, le cas échéant. Sinon, un bon de commande est créé avec le service de l’employé lorsque le créneau est marqué comme terminé, et facturé en fonction du temps passé sur l’intervention.
Produits¶
Le matériel utilisé lors des interventions peut être enregistré directement depuis les créneaux d’intervention et facturé aux clients.
Pour ajouter des produits à un créneau, aller dans et s’assurer que les fonctionnalités Facturation et Produits sont activées. Suivre ensuite ces étapes :
Pointer sur le créneau ou modifier un créneau en cours.
Cliquer sur le bouton 0 Produits.
Cliquer sur Ajouter sur la carte d’un produit.
Ajuster la quantité de produit, si nécessaire, à l’aide des boutons - et +.
Cliquer sur Retour pour revenir au créneau.
Le bouton Produits affiche le nombre de produits ajoutés au créneau. Cliquer dessus pour en ajouter d’autres.
Astuce
Pour retrouver plus facilement un produit dans le catalogue, utiliser la barre de recherche et filtrer par Catégorie de produit ou par Attributs.
Pour créer ou modifier des produits depuis l’application Planning, aller dans .
Note
L’ajout de produits depuis un créneau requiert le rôle Utilisateur : Tous les documents (ou Administrateur) de Ventes comme droit d’accès.
Tous les produits ajoutés au créneau sont reportés sur le bon de commande associé. Si aucun bon de commande n’est lié au créneau, un nouveau est créé automatiquement. Pour y accéder, cliquer sur le bouton intelligent Bon de commande du formulaire de créneau.
Les articles ajoutés aux postes marqués comme Sous garantie ne sont pas facturés ; leur prix est automatiquement défini sur
0sur le bon de commande.
Devis¶
Des devis peuvent être créés directement depuis les postes d’intervention sur site, par exemple lorsque du travail ou du matériel supplémentaire est identifié lors d’une intervention. Pour activer cette fonctionnalité, aller à , s’assurer que le paramètre Facturation est activé dans la section Services sur site, puis activer Devis et cliquer sur Enregistrer.
Pour créer un devis à partir d’un poste, cliquer sur le bouton intelligent Devis sur le formulaire de poste, puis cliquer sur Nouveau et remplir les champs.
Rapport client¶
Lorsque les interventions sont facturées et/ou que des feuilles de travail sont utilisées, un rapport client est généré automatiquement dès l’achèvement du poste. Il détaille le matériel et les services fournis, le temps passé et la feuille de travail complétée (le cas échéant).
Note
La fonctionnalité Rapport client est activée par défaut lorsque la fonctionnalité Facturation ou Feuilles de travail est activée dans la section Services sur site des paramètres de Planning.
Cliquer sur le bouton intelligent Aperçu client sur le formulaire de poste pour accéder au rapport, puis cliquer sur Signer le rapport pour recueillir la signature du client et lui envoyer le rapport.
Astuce
Pour exclure les prix du rapport client pour les interventions facturées, aller à , s’assurer que les fonctionnalités Facturation et Articles sont activées, activer Masquer les prix sur le rapport client, puis cliquer sur Enregistrer.