Toggle navigation
Start Now

Odoo online implementatie

Dit document vat Odoo's Online diensten samen, ons Implementatie succes pak en de beste methodes om te starten met ons product.

We raden aan dat nieuwe Odoo Online klanten dit document lezen voor de kick-of met hun projectleider. Op deze manier besparen we tijd en moeten we geen uren van uw succes pak gebruiken om de basis te bespreken.

Indien u dit document niet heeft gelezen zal onze projectleider het met u overlopen tijdens het kick-off gesprek.

Aan de slag

Wacht niet tot de kick-off meeting om te beginnen spelen met de software. Hoe meer u met Odoo in aanraking komt hoe meer tijd u later zal besparen tijdens de implementatie.

Eenmaal u een Odoo online abonnement aankoopt ontvangt u via e-mail instructies over hoe u uw database kan activeren of aanmaken. Vanuit deze e-mail kan u uw huidige database activeren of een nieuwe vanaf nul aanmaken.

Indien u deze e-mail niet ontvangen heeft, bijvoorbeeld omdat de betaling door iemand anders in het bedrijf is gemaakt, contacteert u onze ondersteuning via het online ondersteuningsformulier.

Vul het aanmeld of inschrijf scherm in en u krijgt uw eerste Odoo database die klaar is voor gebruik.

Om bekend te geraken met de gebruikersinterface neemt u best een paar minuten de tijd om items aan te maken: producten, klanten, opportuniteiten of projecten / taken. Volg de flikkerende bollen die uw tips geven over de interface zoals u ziet in onderstaande afbeelding.

left_picright_pic

Eenmaal u bekend geraakt met de interface neemt u best een kijkje naar de implementatie planners. Deze zijn toegankelijk vanuit de Instellingen app, of vanuit de bovenste voortgangsbalk in de rechter bovenkant van de hoofdapplicatie.

Deze implementatie planners zullen:

  • helpen u met het definiëren van uw doelen en KPI's voor elke applicatie,

  • helpen u door de verschillende configuratie stappen,

  • en geven uw tips en trucjes om het meeste uit Odoo te halen.

Vul de eerste stappen van de implementatie planners in (doelen, verwachtingen en KPI's). Onze projectleider controleert deze met u tijdens het implementatieproces.

Indien u vragen heeft of ondersteuning nodig heeft zal onze projectleider u doorheen alle stappen helpen. Maar u kan ook:

Wat verwachten wij van u?

We are used to deploying fully featured projects within 25 to 250 hours of services, which is much faster than any other ERP vendor on the market. Most projects are completed between 1 to 9 calendar months.

But what really differentiates between a successful implementation and a slow one, is you, the customer! From our experience, when our customer is engaged and proactive the implementation is smooth.

Uw interne implementatie beheerder

We ask that you maintain a single point of contact within your company to work with our project manager on your Odoo Implementation. This is to ensure efficiency and a single knowledge base in your company. Additionally, this person must:

  • be available at least 2 full days a week for the project, otherwise you risk slowing down your implementation. More is better with the fastest implementations having a full time project manager.
  • have authority to take decisions on their own. Odoo usually transforms all departments within a company for the better. There can be many small details that need quick turn arounds for answers and if there is too much back and forth between several internal decision makers within your company it could potentially seriously slow everything down.
  • have the leadership to train and enforce policies internally with full support from all departments and top management, or be part of top management.

Integreer 90% van uw bedrjif, geen 100%

You probably chose Odoo because no other software allows for such a high level of automation, feature coverage, and integration. But don't be an extremist.

Customizations cost you time, money, are more complex to maintain, add risks to the implementation, and can cause issues with upgrades.

Standard Odoo can probably cover 90% of your business processes and requirements. Be flexible on the remaining 10%, otherwise that 10% will cost you twice the original project price. One always underestimates the hidden costs of customization.

  • Doe het op de Odoo manier, niet uw manier. Wees flexibel, gebruiker Odoo waarvoor het ontworpen is. Leer hoe het werkt en probeer niet te repliceren hoe uw oude systeem werkt.

  • The project first, customizations second. If you really want to customize Odoo, phase it towards the end of the project, ideally after having been in production for several months. Once a customer starts using Odoo, they usually drop about 60% of their customization requests as they learn to perform their work flows out of the box, or the Odoo way. It is more important to have all your business processes working than customizing a screen to add a few fields here and there or automating a few e-mails.

Our project managers are trained to help you make the right decisions and measure the tradeoffs involved but it is much easier if you are aligned with them on the objectives. Some processes may take more time than your previous system(s), however you need to weigh that increase in time with other decreases in time for other processes. If the net time spent is decreased with your move to Odoo than you are already ahead.

Investeer tijd in het leren werken met Odoo

Start your free trial and play with the system. The more comfortable you are with navigating Odoo, the better your decisions will be and the quicker and easier your training phases will be.

Niets vervangt spelen met software, maar hier zijn wat extra hulpmiddelen:

Krijg dingen gedaan

Wilt u een gemakkelijke manier om te starten met Odoo? Installeer Odoo Notities om uw to do lijst voor de implementatie te beheren: https://www.odoo.com/page/notes. Vanuit de Odoo homepagina gaat u naar Apps en installeert u de Notities applicatie.

Deze module staat u toe om:

  • Beheer te doe lijsten voor betere interacties met uw consultant;

  • Deel Odoo kennis & goede gewoontes met uw werknemers;

  • Maak kennis met alle generieke tools van Odoo: Berichten, Discussie groepen, Kanban Dashboards, enz.

Wat zou u van ons moeten verwachten?

Abboneringsdiensten

Cloud hosting

Odoo biedt een top kwaliteit cloud infrastructuur aan inclusief back-ups in drie verschillende datacenters, database replicatie, de mogelijkheid om uw database te dupliceren in 10 minuten en meer!

Ondersteuning

Your Odoo Online subscription includes an unlimited support service at no extra cost, 24/5, Monday to Friday. To cover 24 hours, our teams are in San Francisco, Belgium and India. Questions could be about anything and everything from: specific questions on current Odoo features and where to configure them, bugfix requests, payments or subscription issues.

Our support can be contacted through our online support form.

Opmerking: Het Odoo ondersteuningsteam kan geen nieuwe opties bijbouwen, maatwerk doen, data importeren of uw gebruikers opleiden. Deze diensten zijn aangeboden door onze toegewezen projectleider, als onderdeel van het sucees pakket.

Upgrades

Eenmalig elke twee maanden brengt Odoo een nieuwe versie uit. U krijgt een upgrade knop binnen het Beheer uw databases scherm. Het upgraden van uw database is uw oordeel, maar staat u toe om te profiteren van nieuwe mogelijkheden.

We provide the option to upgrade in a test environment so that you can evaluate a new version or train your team before the roll out. Simply fill our online support form to make this request.

Succes pak diensten

The Success Pack is a package of premium hour-based services performed by a dedicated project manager and business analyst. The initial alloted hours you purchased is purely an estimate and we do not guarantee completion of your project within the first pack. We always strive to complete projects within the initial allotement however any number of factors can contribute to us not being able to do so, for example a scope expansion or "Scope Creep" in the middle of your implementation, new detail descoveries, or an increase in complexity that was not apparent from the beginning.

The list of services according to your success pack is detailed online: https://www.odoo.com/pricing-packs

Het doel van de projectleider is om u naar productie te helpen binnen de gedefinieerde tijdspanne en budget, zoals het initiële aantal uren opgegeven in het succes pakket.

Zijn/haar rol omvat:

  • Projectbeheer: controleer uw doelstellingen & verwachtingen, fases van de implementatie (routekaart), mappen van uw bedrijf zijn noden en de Odoo mogelijkheden.

  • Aangepaste ondersteuning: via telefoon, e-mail of webinar.

  • Training, begeleiding en consultancy of locatie: trainingen van op afstand via delen van het scherm of training op locatie. Voor onze trainingen op locatie wordt er een extra vergoeding gevraagd voor de verplaatsing en accommodatie van uw consultant.

  • Configuratie: beslissingen over hoe specifieke noden in Odoo moeten geïmplementeerd worden en geavanceerde configuratie. (bijvoorbeeld logistieke routes, geavanceerde prijsstructuren, enz.)

  • Data import: wij kunnen dit doen of u ondersteunen met een sjabloon gemaakt voor de projectleider.

If you have subscribed to Studio, you benefit from following extra services:

  • Customization of screens: Studio takes the Drag and Drop approach to customize most screens in any way you see fit.
  • Customization of reports (PDF): Studio itself will not allow you to customize the reports yourself, however our project managers have access to developers for advanced customizations.

  • Website ontwerp: standaard thema's worden aangeboden om te starten zonder extra kosten. Onze projectleider kan u coaching over hoe u bouwblokken kan gebruiken met de website designer. Deze gespendeerde tijd gaat van uw succes pakket.

  • Werkstroom automatiseringen: bijvoorbeeld waardes in velden instellen gebaseerd op trigger, reminders verzenden via e-mail, automatische acties, enz. Voor elke geavanceerde automatisering heeft onze projectleider toegang tot Odoo ontwikkelaars.

If any customization is needed, Odoo Studio App will be required. Customizations made through Odoo Studio App will be maintained and upgraded at each Odoo upgrade, at no extra cost.

All time spent to perform these customizations by our Business Analysts will be deducted from your Success Pack.

In case of customizations that cannot be done via Studio and would require a developer’s intervention, this will require Odoo.sh, please speak to your Account Manager for more information. Additionally, any work performed by a developer will add a recurring maintenance fee to your subscription to cover maintenance and upgrade services. This cost will be based on hours spent by the developer: 4€ or $5/month, per hour of development will be added to the subscription fee.

Example: a customization that took 2 hours of development will cost: 2 hours deducted from the Success Pack for the customization development 2 * $5 = $10/month as recurring fee for the maintenance of this customization

Implementatie methodologie

We volgen een praktijkgerichte methodologie die gebruikt wordt om klanten op een korte periode in productie te brengen en dat aan een lage kostprijs.

Na de kick-off meeting definiëren we een plan om Odoo progressief uit te rollen, per groep of app.

Het doel van het Kick-off gesprek is, voor onze projectleider, om te begrijpen hoe uw bedrijf werkt om een implementatieproces voor te stellen (fasering). Elke fase is de implementatie van een set applicaties die u volledig in productie gebruikt aan het einde van de fase.

Voor elke fase zijn de stappen de volgende:

  1. Opstart: Odoo's projectleider controleert de Odoo bedrijfsflows met u, naar gelang uw zaak. Het doel is om u te trainen, de bedrijfsprocessen te valideren en configureren naar uw specifieke noden.

  2. Data: is manueel aangemaakt of geïmporteerd vanuit uw huidige systeem. U bent verantwoordelijk om de data van uw huidige systeem te exporteren en de Odoo projectleider zal deze data importeren in Odoo.

  3. Training: once your applications are set up, your data imported, and the system is working smoothly, you will train your users. There will be some back and forth with your Odoo project manager to answer questions and process your feedback.

  4. Productie: Eenmaal iedereen getraind is starten uw gebruikers met het gebruiken van Odoo.

Eenmaal u comfortabel bent met het gebruik van Odoo optimaliseren wij het proces, automatiseren we sommige taken en doen we de overgebleven aanpassingen (extra schermen en rapporten).

Eenmaal alle applicaties uitgerold zijn en gebruikers comfortabel zijn met Odoo zal onze projectleider niet meer werken aan uw project (tenzij uw nieuwe noden heeft) en gebruikt u de ondersteuningsdienst als u verder vragen heeft.

Uw databases beheren

Om toegang te krijgen tot uw database gaat u naar Odoo.com, meld u aan en klikt u op Mijn databases in de dropdown in de rechterbovenhoek.

Odoo geeft u de mogelijkheid om het systeem te testen voordat u live gaat of voor u upgrade naar een nieuwe versie. Vervuil uw werkomgeving niet met test data!

In dat opzicht kan u zoveel trials aanmaken als u wilt (beschikbaar voor 15 dagen). Deze instanties kunnen direct gekopieerd worden naar werkende omgevingen. Om dit te doen gaat u naar het Odoo.com account op de Mijn Organisaties pagina en klikt u op Dupliceren.

U kan here meer informatie vinden over hoe uw database te beheren.

Klanten succes

Odoo is gepassioneerd in het blij maken van onze klanten en ons er van verzekeren dat ze alle bronnen nodig hebben om hun project te voltooien.

Tijdens de implementatie fase is uw contactpersoon de projectleider en eventueel het ondersteuningsteam.

Eenmaal u in productie hebt heeft u waarschijnlijk minder interactie met onze projectleider. Op dit moment wijzen wij u een lid van het klant succes team toe die gespecialiseerd is in de lange termijn relatie met onze klanten. Hij contacteert u om nieuwe versies te tonen, de manier waarop u werkt te verbeteren, uw nieuwe noden te beoordelen, enz.

Ons interne doel is om een klant minstens 10 jaar te behouden en om hen een aanbieding aan te bieden die meegroeit met hun noden!

Welkom aan boord en geniet van uw Odoo ervaring!