Ce document résume Les fonctionnalités de Odoo en ligne, notre formule de succès Méthodologie de déploiement, et meilleures pratiques pour commencer avec notre produit.
Nous recommandons que les nouveaux client de Odoo en ligne lisent ce document avant le premier appel avec le chef de projet. De la sorte, nous gagnons du temps et ne gaspillons pas les heures du Success Pack avec les fondamentaux .
Si vous n'avez pas lu ce document, notre chef de projet vous le résumera au moment du premier appel.
Commencer
N'attendez pas la première réunion de démarrage pour commencer à jouer avec le logiciel. Plus vous passez de temps à jouer avec Odoo, plus vous gagnez de temps pour plus tard pendant la mise en place.
Une fois que vous avez acheté un abonnement à Odoo en ligne, vous recevrez par e-mail les instructions pour activer ou créer votre base de données. Avec cet e-mail, vous pouvez activer votre base de données Odoo déjà existante ou en créer une à partir de zéro.
Si vous ne recevez pas cet e-mail, par ex. parce que le paiement a été fait par quelqu'un d'autre dans votre entreprise, contactez notre assistance en utilisant notre formulaire d'assistance en ligne.
Remplissez les cases de connexion ou d'inscription et vous obtiendrez votre première base de données Odoo prête à être utilisée.
Afin de vous familiariser avec l'interface utilisateur, prenez quelques minutes pour créer des enregistrements: articles, clients, opportunités ou projets/tâches. Suivez les points clignotants, ils vous donnent des conseils sur l'interface utilisateur, comme indiqué dans l'image ci-dessous.
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Une fois que vous vous êtes habitué à l'interface utilisateur, jetez un oeil sur les planificateurs de mise en œuvre. Ceux-ci sont accessibles depuis l'application Configuration, ou à partir de la barre de progression en haut à droite des principales applications.
Ces planificateurs de mise en œuvre vont :
vous aider à définir vos objectifs et indicateurs de performance clés pour chaque application,
vous guider à travers les différentes étapes de configuration,
et vous fournir des conseils et astuces pour tirer le meilleur parti de Odoo.
Remplissez les premières étapes de la planification de la mise en œuvre (objectifs, attentes et KPI). Notre chef de projet va les examiner avec vous pendant le processus de mise en œuvre.
Si vous avez des questions ou besoin de soutien, notre chef de projet vous guidera à travers toutes les étapes. Mais vous pouvez aussi :
Lire la documentation sur notre site Web: https://www.odoo.com/documentation/user
- Watch the videos on our eLearning platform (Free with your first Success Pack): https://odoo.thinkific.com/courses/odoo-functional
- Watch the webinars on our Youtube channel
Ou envoyez vos questions à notre assistance en ligne via notre formulaire d'assistance en ligne.
Qu'attendons-nous de vous ?
We are used to deploying fully featured projects within 25 to 250 hours of services, which is much faster than any other ERP vendor on the market. Most projects are completed between 1 to 9 calendar months.
But what really differentiates between a successful implementation and a slow one, is you, the customer! From our experience, when our customer is engaged and proactive the implementation is smooth.
Votre chef de projet interne
We ask that you maintain a single point of contact within your company to work with our project manager on your Odoo Implementation. This is to ensure efficiency and a single knowledge base in your company. Additionally, this person must:
- be available at least 2 full days a week for the project, otherwise you risk slowing down your implementation. More is better with the fastest implementations having a full time project manager.
- have authority to take decisions on their own. Odoo usually transforms all departments within a company for the better. There can be many small details that need quick turn arounds for answers and if there is too much back and forth between several internal decision makers within your company it could potentially seriously slow everything down.
- have the leadership to train and enforce policies internally with full support from all departments and top management, or be part of top management.
Integrate 90% of your business, not 100%
You probably chose Odoo because no other software allows for such a high level of automation, feature coverage, and integration. But don't be an extremist.
Customizations cost you time, money, are more complex to maintain, add risks to the implementation, and can cause issues with upgrades.
Standard Odoo can probably cover 90% of your business processes and requirements. Be flexible on the remaining 10%, otherwise that 10% will cost you twice the original project price. One always underestimates the hidden costs of customization.
Faites-le à la manière Odoo, pas à la vôtre. Soyez flexible, utilisez Odoo de la façon dont il a été conçu. Découvrez comment il fonctionne et n'essayez pas de reproduire la façon dont votre ancien système fonctionne.
- The project first, customizations second. If you really want to customize Odoo, phase it towards the end of the project, ideally after having been in production for several months. Once a customer starts using Odoo, they usually drop about 60% of their customization requests as they learn to perform their work flows out of the box, or the Odoo way. It is more important to have all your business processes working than customizing a screen to add a few fields here and there or automating a few e-mails.
Our project managers are trained to help you make the right decisions and measure the tradeoffs involved but it is much easier if you are aligned with them on the objectives. Some processes may take more time than your previous system(s), however you need to weigh that increase in time with other decreases in time for other processes. If the net time spent is decreased with your move to Odoo than you are already ahead.
Investir du temps dans l'apprentissage d'Odoo
Start your free trial and play with the system. The more comfortable you are with navigating Odoo, the better your decisions will be and the quicker and easier your training phases will be.
Rien ne remplace le jeu avec le logiciel, mais voici quelques ressources supplémentaires :
- Documentation: https://www.odoo.com/documentation/user
Vidéos de Présentation : https://www.odoo.com/r/videos
Avis de Clients : https://www.odoo.com/blog/customer-reviews-6
Faire avancer les choses
Vous voulez un moyen facile de commencer à utiliser Odoo ? Installez l'application Notes d'Odoo pour gérer votre liste de choses à faire pour la mise en œuvre : https://www.odoo.com/page/notes. De votre page d'accueil Odoo, accédez à Applications et installer l'application Notes.
Ce module vous permet de :
Gérer les listes de choses à faire pour améliorer les interactions avec votre consultant Odoo;
Partager vos connaissances et vos bonnes pratiques dans Odoo avec vos employés;
Faire connaissance avec tous les outils génériques d' Odoo: messagerie, groupes de discussion, tableau de bord Kanban, etc.
Astuce
Cette application est même compatible avec la plate-forme Etherpad (http://etherpad.org). Pour utiliser ces pads collaboratifs plutôt que des notes standards Odoo, installez le module suivant : Memos Pad.
Que devez-vous attendre de nous ?
Services d'Abonnement
Hébergement Cloud
Odoo fournit une infrastructure de cloud de premier ordre, y compris les sauvegardes dans trois centres de données différents, la réplication de base de données, la capacité de reproduire votre instance en 10 minutes, et plus encore !
Qualité de service d'Odoo en ligne : https://www.odoo.com/page/odoo-online-sla
Sécurité d'Odoo en ligne : https://www.odoo.com/page/security
Politique de Confidentialité : https://www.odoo.com/page/odoo-privacy-policy
Assistance
Your Odoo Online subscription includes an unlimited support service at no extra cost, 24/5, Monday to Friday. To cover 24 hours, our teams are in San Francisco, Belgium and India. Questions could be about anything and everything from: specific questions on current Odoo features and where to configure them, bugfix requests, payments or subscription issues.
Notre assistance peut être contactée via notre formulaire d'assistance en ligne.
Note : L'équipe de support ne peut pas développer de nouvelles fonctionnalités, personnaliser, importer des données ou former vos utilisateurs. Ces services sont fournis par votre chef de projet dédié, dans le cadre du Succes Pack.
Mises à jour
Une fois tous les deux mois, Odoo publie une nouvelle version. Vous aurez alors un bouton de mise à niveau dans l'écran Manage Your Databases. Mettre à niveau votre base de données reste votre décision, mais vous permet de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.
Nous fournissons l'option de mise à niveau dans un environnement de test afin que vous puissiez évaluer une nouvelle version ou former votre équipe avant le déploiement. Il suffit de remplir notre formulaire d'assistance en ligne pour faire cette demande.
Services Succes Pack
The Success Pack is a package of premium hour-based services performed by a dedicated project manager and business analyst. The initial alloted hours you purchased is purely an estimate and we do not guarantee completion of your project within the first pack. We always strive to complete projects within the initial allotement however any number of factors can contribute to us not being able to do so, for example a scope expansion or "Scope Creep" in the middle of your implementation, new detail descoveries, or an increase in complexity that was not apparent from the beginning.
The list of services according to your success pack is detailed online: https://www.odoo.com/pricing-packs
L'objectif du gestionnaire de projet est de vous aider à la mise en production dans le laps de temps et le budget définis, i.e. le nombre initial d'heures définies dans votre succes pack.
Son rôle comprend :
Gestion de projet : l'examen de vos objectifs et attentes, la planification de la mise en œuvre (feuille de route), la cartographie entre les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités de Odoo.
Assistance personnalisée : par téléphone, par courriel ou webinaire.
Formation, Coaching, et Conseils sur Site : formations à distance via le partage d'écran ou formations sur site. Pour des sessions de formation sur site, vous devrez prévoir de payer un supplément pour les frais de voyage et d'hébergement pour votre consultant.
Configuration : décisions sur la façon de mettre en œuvre des besoins spécifiques dans Odoo et configuration avancée. (par ex. routes logistique, structures avancées de tarification, etc.)
Importation de données : nous pouvons le faire ou vous aider à le faire avec un modèle préparé par le chef de projet.
If you have subscribed to Studio, you benefit from following extra services:
- Customization of screens: Studio takes the Drag and Drop approach to customize most screens in any way you see fit.
- Customization of reports (PDF): Studio itself will not allow you to customize the reports yourself, however our project managers have access to developers for advanced customizations.
Conception de site Web : des thèmes standards sont fournis pour commencer sans frais supplémentaires. Cependant, notre chef de projet peut vous coacher sur la façon d'utiliser les blocs de construction du concepteur de site Web. Le temps passé va consommer des heures de votre succes pack.
Automatisation des processus : par ex. définition de valeurs dans des champs basés sur les déclencheurs, l'envoi de relance par courriel, automatisation d'actions, etc. Pour des automatisations très avancées, nos chefs de projet ont accès aux développeurs d'Odoo.
If any customization is needed, Odoo Studio App will be required. Customizations made through Odoo Studio App will be maintained and upgraded at each Odoo upgrade, at no extra cost.
All time spent to perform these customizations by our Business Analysts will be deducted from your Success Pack.
In case of customizations that cannot be done via Studio and would require a developer’s intervention, this will require Odoo.sh, please speak to your Account Manager for more information. Additionally, any work performed by a developer will add a recurring maintenance fee to your subscription to cover maintenance and upgrade services. This cost will be based on hours spent by the developer: 4€ or $5/month, per hour of development will be added to the subscription fee.
Example: a customization that took 2 hours of development will cost: 2 hours deducted from the Success Pack for the customization development 2 * $5 = $10/month as recurring fee for the maintenance of this customization
Méthodologie d'implémentation
Nous suivons une méthodologie Lean et pratique, qui est utilisée pour mettre les clients en production dans un court laps de temps et à un faible coût.
Après la réunion de lancement, nous définissons un planning en plusieurs phases pour déployer Odoo progressivement, par groupes d'apps.
Le but de l'appel de lancement est pour notre chef de projet d'arriver à comprendre votre entreprise afin de proposer un planning de mise en œuvre phasé. Chaque phase est le déploiement d'un ensemble d'applications que vous utiliserez pleinement en production à la fin de la phase.
Pour chaque phase, les étapes sont les suivantes :
A l'embarquement : Le chef de projet Odoo passera en revue les processus de Odoo avec vous, selon vos activités. Le but est de vous former, valider le processus d'affaires et de configurer selon vos besoins spécifiques.
Données : créées manuellement ou importées de votre système existant. Vous êtes responsable de l'export des données de votre système existant et le chef de projet Odoo va les importer dans Odoo.
Formation : une fois que les applications sont en place et les données importées, vous devez former vos utilisateurs sur l'environnement qui doit parfaitement fonctionner. Il y aura quelques aller-retours avec le chef de projet Odoo pour répondre aux questions et traiter vos retour d'information.
Production : une fois que tout le monde est formé, les utilisateurs commencent à utiliser Odoo.
Une fois que vous êtes à l'aise en utilisant Odoo, nous allons peaufiner le processus, automatiser certaines tâches et faire les personnalisations restantes (écrans supplémentaires et rapports).
Une fois que toutes les applications sont déployées et que les utilisateurs sont à l'aise sur Odoo, notre chef de projet ne travaillera plus sur votre projet (sauf si vous avez de nouveaux besoins) et vous utiliserez le service d'assistance si vous avez d'autres questions.
Gestion de vos bases de données
Pour accéder à vos bases de données, aller à Odoo.com, connectez-vous et cliquez sur My Databases dans le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit.
Odoo vous donne la possibilité de tester le système avant de l'utiliser en direct ou avant de passer à une version plus récente. Ne gâchez pas votre environnement de travail avec des données de test !
Dans ce but, vous pouvez créer autant d'essais libres que vous le souhaitez (disponible pendant 15 jours). Ces instances peuvent être des copies instantanées de votre environnement de travail. Pour ce faire, rendez-vous sur le compte Odoo.com sur la page My Databases et cliquez sur Dupliquer.
Vous pourrez trouver plus d'informations sur la façon de gérer vos bases de données ici.
Succès Client
Odoo se passionne pour ravir nos clients, et de veiller à ce qu'ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour réaliser leur projet.
Pendant la phase de mise en œuvre, votre contact est le chef de projet, et éventuellement l'équipe d'assistance.
Une fois que vous êtes en production, vous aurez probablement moins de contacts avec votre chef de projet. À ce moment-là, nous vous attribuons un membre de notre Customer Success Team, qui est spécialisée dans la relation à long terme avec nos clients. Il communiquera avec vous pour présenter les nouvelles versions, améliorer la façon dont vous travaillez avec Odoo, évaluer vos nouveaux besoins, etc.
Notre objectif interne est de garder les clients au moins pendant 10 ans, et de leur offrir une solution qui grandit avec leurs besoins!
Bienvenue à bord et profiter de votre expérience Odoo !
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