Contacts

Les contacts sont créés dans l’application Contacts pour les clients avec lesquels l’entreprise fait des affaires via Odoo. Un contact est un référentiel d’informations commerciales essentielles, facilitant la communication et les transactions commerciales.

Formulaire de contact

To create a new contact, navigate to the Contacts app, and click Create. A new form appears where various contact information can be added.

Type de contrat

Odoo allows for both Individual and Company contacts. Select either Individual or Company, depending on the type of contact that is being added.

Nom

First, fill in the name of the Individual or Company. This is how the name appears throughout the database. This field is mandatory.

Astuce

Les contacts Individu peuvent avoir un contact Société qui leur est lié. Après avoir sélectionné Individu, un nouveau champ Nom de la société… apparaît sous le champ du prénom.

Adresse

Next, enter the Address of the Company or Individual.

Astuce

If the Individual option is chosen, then the type of address can be chosen from a drop-down menu. Options for this drop-down menu include: Contact, Invoice Address, Delivery Address, Other Address, and Private Address.

Champs supplémentaires

Des détails supplémentaires sont inclus dans le formulaire initial. Les champs suivants sont disponibles :

  • VAT: Value Added Tax number.

  • Citizen Identification: citizen or government identification number (only available on Individual).

  • Job Position: list the job position of the Individual (only available on Individual).

  • Phone: list phone number (with country code). Make a call, send an SMS, or WhatsApp message by hovering over the field on the saved form, and clicking the desired option.

  • Mobile: list mobile phone number (with country code). Make a call, send an SMS, or WhatsApp message by hovering over the field on the saved form, and clicking on the desired option.

  • Email: enter the email address with the domain.

  • Site Web : saisir l’adresse complète du site web, en commençant par http ou https.

  • Title: select Doctor, Madam, Miss, Mister, Professor, or create a new one directly from this field.

  • Étiquettes : saisir des étiquettes préconfigurées en les tapant dans le champ ou en cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant une étiquette. Pour en créer une nouvelle, taper la nouvelle étiquette dans le champ et cliquer sur Créer dans le menu déroulant qui s’affiche.

Onglet Contacts et adresses

Au bas du formulaire de contact se trouvent plusieurs onglets. Dans l’onglet Contacts et adresses, des contacts peuvent être ajoutés qui sont associés à une Société et à des adresses liées. Par exemple, une personne de contact spécifique pour la société peut être répertoriée ici.

Multiple addresses can be added on both Individual and Company contacts. To do so, click Add in the Contacts & Addresses tab. Doing so reveals a Create Contact pop-up form, in which additional addresses can be configured.

Ajoutez un contact/une adresse au formulaire de contact.

On the Create Contact pop-up form, start by clicking the default Other Address field at the top to reveal a drop-down menu of address-related options.

Select any of the following options:

  • Contact : ajoute un autre contact au formulaire de contact existant.

  • Adresse de facturation : ajoute une adresse de facturation spécifique à un formulaire de contact existant.

  • Adresse de livraison : ajoute une adresse de livraison spécifique au formulaire de contact existant.

  • Other Address: adds an alternate address to the existing contact form.

  • Private Address: adds a private address to the existing contact form.

Create a new contact/address on a contact form.

Une fois qu’une option est sélectionnée, saisir les coordonnées correspondantes à utiliser pour le type d’adresse spécifié.

Add the Contact Name, Address, Email, along with the Phone and/or Mobile numbers below.

Définir le Poste, qui apparaît si le type d’adresse Contact a été sélectionné. Ceci est similaire au contact Individu.

Pour ajouter une note, cliquer sur le champ de texte à côté de Notes et saisir tout ce qui s’applique au client ou au contact.

Cliquer ensuite sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer l’adresse et fermer la fenêtre Créer un contact. Ou cliquer sur Enregistrer & Nouveau pour enregistrer l’adresse et en saisir immédiatement une autre.

Onglet Ventes & Achats

Next, is the Sales & Purchases tab, which only appears when the Sales, Purchase, or Point of Sale applications are installed.

La Position fiscale peut être définie dans l’onglet Ventes & Achats. Sélectionner une Position fiscale dans le menu déroulant.

Section Ventes

Sous l’en-tête Ventes, un Vendeur spécifique peut être assigné à un contact. Pour ce faire, cliquer sur le champ déroulant Vendeur et en sélectionner un. Créer un nouveau Vendeur en tapant le nom de l’utilisateur et en faisant la sélection appropriée.

Certain Payment Terms, or a certain Pricelist, can also be set, if needed. Click the drop-down menu next to Payment Terms, and change it to one of the preselected Payment Terms, or Create a new one. Select the Pricelist drop-down menu to choose the appropriate Pricelist.

Cliquer dans le champ Méthode de livraison pour sélectionner une option dans le menu déroulant.

Section Point de Vente

Under the Point Of Sale heading, enter a Barcode that can be used to identify the contact. Use the Loyalty Points field to track points the user won as part of a Loyalty Program.

Section Achats

Spécifier les Conditions de paiement, les informations du Formulaire 1099, et un Mode de paiement préféré ici. Un Rappel de réception peut également être défini ici.

Section divers

Under the Misc. heading, use Reference field to add any additional information for this contact. If this contact should only be accessible for one company in a multi-company database, select it from the Company field drop-down list. Use the Website drop-down menu to restrict the publishing of this contact to one website (if working on a database with multiple websites). Select one or more Website Tags to assist in filtering published customers on the /customers website page. Select an Industry for this contact from the drop-down menu. Use the SLA Policies field to assign a Helpdesk SLA policy to this contact.

Onglet comptabilité

The Accounting tab appears when the Accounting application is installed. Here, a user can add any related Bank Accounts, or set default Accounting entries.

Sous le titre Divers, utiliser le champ LEI pour saisir un identifiant d’entité juridique, si nécessaire.

Onglet notes internes

Après l’onglet Comptabilité se trouve l’onglet Notes internes, où des notes peuvent être laissées sur ce formulaire de contact, tout comme sur le formulaire de contact mentionné ci-dessus.

Onglet affectation de partenaire

Next is the Partner Assignment tab, which by default, includes a Geolocation section, and other partner options, including Partner Activation and Partner Review configurations. These are only present when the Resellers module is installed.

Voir également

Consulter la documentation Revendeurs pour plus d’informations sur la publication de partenaires sur le site web.

Onglet Adhésion

Enfin, il y a l’onglet Adhésion sur les formulaires de contact, qui peut aider les utilisateurs à gérer les adhésions proposées à ce contact spécifique. Il convient de noter que cet onglet apparaît uniquement lorsque l’application Membres est installée.

Activer l’adhésion

Pour activer l’adhésion d’un contact, cliquer sur Acheter une adhésion dans l’onglet Adhésion d’un formulaire de contact. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionner une Adhésion dans le menu déroulant. Ensuite, configurer un Prix d’adhésion. Cliquer sur Facturer l’adhésion lorsque les deux champs sont remplis.

Alternativement, pour offrir une adhésion gratuite, cocher la case Membre gratuit, dans l’onglet Adhésion d’un formulaire de contact.

Voir également

Consulter la documentation Membres pour plus d’informations sur la publication des membres sur le site web.

Boutons intelligents

En haut du formulaire de contact, des options supplémentaires sont disponibles, connues sous le nom de boutons intelligents.

Ici, Odoo affiche une variété d’enregistrements, liés à ce contact, qui ont été créés dans d’autres applications. Odoo intègre les informations de chaque application, donc il existe de nombreux boutons intelligents.

Example

For example, there is an Opportunities smart button, where all the opportunities related to this customer from the CRM app are accessible.

Astuce

Si les applications correspondantes sont installées, leurs boutons intelligents associés apparaissent automatiquement sur un formulaire de contact.

Un utilisateur peut voir les Réunions, les Ventes, les Commandes Point de Vente, les Abonnements, les Tâches de projet, et le bouton intelligent Plus révèle des options supplémentaires, via un menu déroulant. Un utilisateur peut même accéder rapidement aux Achats, aux tâches Assistance, au Taux de ponctualité pour les livraisons, aux informations Facturées, aux Factures fournisseurs, et au Grand livre partenaire associé à ce contact.

Deliveries, documents, loyalty cards, and direct debits are also linked to smart buttons, like this, should there be any outstanding/on-file for this contact.

Si le contact est un partenaire, l’utilisateur peut visiter sa page partenaire sur le site web créé avec Odoo en cliquant sur le bouton intelligent Aller au site web.

Archiver des contacts

Si un utilisateur décide qu’il ne souhaite plus avoir ce contact actif, l’enregistrement peut être archivé. Pour ce faire, aller dans le menu Action en haut du formulaire de contact, et cliquer sur Archiver.

Then, click OK from the resulting Confirmation pop-up window.

Une fois ce contact archivé avec succès, comme indiqué par une bannière en haut, il n’apparaît pas dans la page principale des contacts, mais il peut toujours être recherché avec le filtre Archivé.

Astuce

Un contact peut être désarchivé, si l’utilisateur décide de travailler à nouveau avec lui. Pour ce faire, cliquer simplement sur le menu Action à nouveau en haut du formulaire de contact archivé, et cliquer sur Désarchiver. Ce faisant, la bannière Archivé est supprimée, et le contact est restauré.

Voir également