Présences¶
Odoo’s Attendances application functions as a time clock. Employees are able to check in and out of work using a dedicated device in kiosk mode, while users are also able to check in and out of work directly from the database. Managers can see who is available at any given time, create reports to see everyone’s hours, and gain insights on which employees are working overtime, or checking out of work earlier than expected.
Droits d’accès¶
Comprendre les droits d’accès est essentiel pour naviguer dans l’application Présences.
Chaque utilisateur de la base de données peut pointer à l’entrée et à la sortie directement depuis la base de données, sans avoir besoin d’accéder à l’application Présences. De plus, tous les utilisateurs peuvent accéder à leurs propres enregistrements de présence depuis leur fiche employé dans l’application Employés.
Access to both the Attendances application, and the various features within the application is determined by access rights.
Pour voir quels droits d’accès possède un utilisateur, aller dans , et cliquer sur un utilisateur individuel. L’onglet Droits d’accès est visible par défaut. Faire défiler jusqu’à la section RESSOURCES HUMAINES pour voir les paramètres. Pour le champ Présences, les options sont soit de laisser le champ vide, soit de sélectionner Administrateur.
Si l’option Administrateur est sélectionnée, l’utilisateur a un accès complet à l’ensemble de l’application Présences, sans restrictions. Il peut consulter tous les enregistrements de présence des employés, accéder au Mode Kiosque depuis l’application, accéder à toutes les statistiques de reporting et apporter des modifications aux paramètres. Si le champ est laissé vide, l’utilisateur n’a pas accès à l’application Présences.
Note
Si un utilisateur n’a pas les droits Administrateur pour l’application Présences, il ne peut pas ouvrir l’application, même si elle apparaît sur le tableau de bord principal de la base de données. Un message contextuel Erreur d’accès apparaît, indiquant :
Vous ne disposez pas de droits suffisants pour accéder aux champs "attendance_manager_id" sur Employé (hr.employee). Veuillez contacter votre administrateur système.
Les utilisateurs qui ne peuvent pas accéder à l’application Présences peuvent toujours pointer à l’arrivée et au départ dans la base de données, en utilisant le (cercle rouge) ou le (cercle vert) qui sont toujours disponibles en haut de la base de données.
Validateurs¶
Un approbateur est un utilisateur chargé d’examiner et de gérer les enregistrements de présence d’un employé. Un approbateur est généralement un responsable, bien que cela ne soit pas obligatoire. Les approbateurs sans droits d’administration peuvent accéder et modifier les enregistrements de présence uniquement pour les employés qui leur sont assignés. Il s’agit de la seule exception où les utilisateurs non-administrateurs peuvent consulter les enregistrements dans l’application Présences.
To view who the attendances approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employees” attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Configuration¶
Peu de configurations sont nécessaires dans l’application Présences. Déterminer comment les employés pointent à l’arrivée et au départ, définir le fonctionnement des kiosques et déterminer comment les heures supplémentaires sont calculées sont tous définis dans le menu Configuration. Aller dans pour accéder au menu de configuration.
Note
Any configuration item with an (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Modes¶
Attendances from Backend : activate this feature to allow users to check in and out directly from the Odoo database. If this is not activated, users must use a kiosk to check in and out of work.
Automatic Check-Out : activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: this field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
With the Automatic Check-Out option enabled, and the Tolerance set to
2.00 hours, an employee checks in to work at 9:00 AM, and forgets to check-out at 5:00 PM. At
7:00 PM, they are automaticlaly checked out.
Absence Management : activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendances report.
Heures supplémentaires¶
Cette section spécifie comment le temps supplémentaire (parfois appelé heures supplémentaires) est calculé, y compris quand le temps supplémentaire est comptabilisé et quel temps n’est pas enregistré.
Tolerance Time In Favor Of Company: enter the amount of time, in minutes, that is not counted towards an employee’s overtime. When an employee checks out, and the extra time logged is below the specified minutes, the extra time is not counted as overtime for the employee.
Tolerance Time In Favor Of Employee: enter the amount of time, in minutes, that an employee is given, that does not adversely affect their attendance if they log less time than their working hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and less than this specified grace period, they are not penalized for their reduced hours.
Example
A company sets both of the Tolerance fields to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.If an employee checks in at 9:00 AM, and checks out at 5:14 PM, the extra 14 minutes are not counted towards their overtime.
If an employee checks in at 9:05 AM, and checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy.
Extra Hours Validation : tick either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Note
Les heures supplémentaires approuvées peuvent être déduites d’une demande de congé approuvée.
Vue d’ensemble¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employeess” check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
Le tableau de bord Présences permet de basculer entre les vues (Gantt) et (Liste), et de sélectionner une période à analyser. La période actuelle est automatiquement surlignée en jaune pour les enregistrements de présence en temps réel, tandis que le bouton (Focus aujourd’hui) ramène instantanément le tableau de bord à la date actuelle.
Note
Toutes les entrées comportant des erreurs apparaissent en rouge, indiquant qu’elles doivent être résolues par un utilisateur disposant des droits d’accès appropriés et/ou qui est approbateur pour les employés présentant des erreurs.
Filtres et regroupements¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts to determine which employees chronically forget to check-out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine these both to present the desired information.
Voir également
Filtres de haute valeur¶
Filtrer |
Cas d’usage courant |
|---|---|
Au travail |
Vérifier les employés encore sur site avant de fermer le bâtiment pour la nuit, ou pour effectuer un décompte. |
Erreurs |
Afficher toutes les erreurs pour les corriger avant le traitement de la paie. |
Checkout automatique |
Effectuer un audit pour déterminer les employés qui oublient chroniquement de pointer à la sortie du travail. |
Date |
Limiter les résultats à une période de paie spécifique ou une fenêtre d’audit. |
Employés actifs/archivés |
Basculer entre le personnel actuel et les anciens employés lors de l’audit de données historiques. |
Regroupements perspicaces¶
Regrouper par |
Quand cela aide |
|---|---|
Employé |
Examiner les enregistrements de présence individuels lors d’une réunion en tête-à-tête. |
Département |
Comparer les niveaux de dotation en personnel et les heures de travail pour déterminer les équipes en surcharge et en sous-charge de travail. |
Manager |
Déterminer à qui les questions de suivi des présences peuvent être adressées pour un employé. |
Mode |
Repérer les tendances dans les méthodes de présence pour potentiellement résoudre des problèmes matériels. |
Date (jour/semaine/mois) |
Identifier les pics d’absentéisme ou les tendances saisonnières. |
Détails du journal de présence¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given work day. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
Le journal de présence détaillé contient les informations suivantes :
Détails principaux¶
Employé : le nom de l’employé.
Check In: the date and time the employee checked in.
Check Out: the date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: the total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs. In an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: approved overtime (shows only when present for the employee).
Extra Hours: unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Détails des entrées et sorties¶
Les informations suivantes apparaissent pour les sections Pointer à l’arrivée et Pointer au départ.
Mode: attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: the device’s IP address used to log in or out.
Browser: the web browser the employee used to log in or out.
Localisation: the city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: the specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Erreurs de présence¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background. If in the (List) view, the entry text appears in red.
Une erreur se produit lorsqu’un employé s’est enregistré mais ne s’est pas déconnecté dans les 24 heures, ou lorsqu’une période d’enregistrement unique dépasse 16 heures.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Lorsque toutes les informations de la fenêtre contextuelle sont correctes, cliquer sur Enregistrer & Fermer. Lorsque l’entrée n’a plus d’erreur, elle apparaît en gris au lieu de rouge.
Pour supprimer une entrée, cliquer sur le bouton rouge Supprimer de la fenêtre contextuelle au lieu de modifier l’entrée.
Voir également