Las siglas de OCR son de Reconocimiento Óptico de Caracteres y es una tecnología desarrollada para leer documentos y digitalizarlos al instante. Básicamente, lee cualquier texto de imágenes y lo convierte en un texto editable.
La tecnología OCR nace con el objetivo de reducir tiempos a la hora de digitalizar documentos. Por ejemplo, si recibes una factura de un proveedor y debes pasarla a tu software de facturación, en lugar de ir copiando los datos uno a uno, el OCR leerá la factura y volcará la información en las casillas correspondientes.
Aunque el OCR se puede utilizar en muchos documentos diferentes, nos centraremos en su utilidad en relación con las facturas de proveedores, ya que cargar estos documentos manualmente puede resultar agotador y llevar mucho tiempo, además de ser repetitivo y presentar la posibilidad de cometer errores humanos.
¿Cómo funciona en Odoo?
La tecnología OCR en Odoo está disponible para digitalizar las facturas de los proveedores. Tanto en la aplicación de facturación como en la de contabilidad, se encuentra disponible esta herramienta de digitalización de documentos.
Tan sencillo como subir la factura al diario de facturas de proveedor, así el sistema leerá la información presente y la volcará de manera automática. Además, si recibes múltiples facturas puedes digitalizarlas todas al mismo tiempo, de manera masiva, sin necesidad de ir una por una.
Además, gracias al gestor documental de Odoo, existe la opción de seleccionar las páginas relevantes de cada factura para digitalizar, pudiendo descartar las páginas innecesarias.
El OCR, a la hora de empezar a digitalizar facturas, tiene un margen de aprendizaje. Es probable que las primeras facturas digitalizadas tengan algún error, ya que cada proveedor puede tener una factura distinta. En estos casos iniciales, debemos revisar y quizá corregir algún campo.
Sin embargo, pasadas estas facturas iniciales, el OCR de la base de datos ya tendrá la suficiente información para digitalizar tus facturas sin errores, ahorrando mucho tiempo y una carga de trabajo manual de subir una a una tus facturas al sistema.
Otra forma de subir las facturas automáticamente y evitar el trabajo manual de subir facturas a los contables, es usando un alias de correo electrónico. Esto es una dirección genérica creada por Odoo a través de la cual, todas las facturas que tus proveedores envíen a ese correo, se digitalizarán y se subirán al sistema de manera automática.
De esta manera, sólo hará falta una rápida revisión de las facturas que el sistema OCR ha digitalizado para poder publicarlas. Con esta funcionalidad, no haría falta hacer la carga manual, aunque se haga de manera masiva, de las facturas de proveedores.
Gestor documental de Odoo
Odoo cuenta con una aplicación llamada Documentos que sirve como gestor documental. Dividido por aplicaciones, te da la opción de categorizar documento dentro de la propia aplicación, siendo así accesible para todos los usuarios con acceso.
Además de poder limitar los accesos según el interés principal de los documentos, así se pueden tener documentos para toda la empresa y otros privados para un grupo de personas o para una única persona.
Para la facturación, la aplicación Documentos puede actuar como un repositorio para todas nuestras facturas, desde ahí podremos subir de manera masiva las facturas de proveedores y luego, gracias al OCR, digitalizarlas y volcarlas en la aplicación de Facturación.
Si bien es cierto que para hacer uso del OCR hacen falta cŕeditos de Odoo, el ahorro en tiempo por parte del equipo contable o del autónomo es tal que es completamente rentable. El OCR de Odoo va a facilitar mucho el trabajo, agilizar procesos y disminuir la probabilidad de error humano. Esta es otra de las ventajas de que el OCR vaya aprendiendo con cada factura que subimos al sistema.
Finalmente, para conseguir créditos una vez que se han terminado, solo hay que ir a los ajustes generales y en la sección Odoo IAP acceder a los servicios. Desde ahí podemos crear una nueva línea para la digitalización de documentos, desde ahí tendremos la opción de comprar los créditos para que queden directamente vinculados a nuestra base de datos.
