Gastos¶
Gastos de Odoo agiliza la gestión de los gastos. Los empleados pueden introducir sus gastos, los managers pueden aprobarlos y los contadores pueden registrarlos y procesar los pagos.
Ver también
Como configurar tipos de gasto¶
El primer paso para realizar un seguimiento de los gastos es configurar los tipos de gastos (gestionados como productos en Odoo) que su empresa permite, desde el menú Configuración. Cuando se reembolsa un gasto específico a un precio fijo, establezca un costo para el producto. De lo contrario, mantenga el costo en 0.0 y los empleados informarán el costo real por gasto.
Estos son algunos de los ejemplos:
Restaurante:
Costo: 0.00 (el costo del boleto se registrará en cada gasto)
Viajar con coche personal:
Costo: 0.30 (el precio por milla reembolsado por la empresa es fijo)
Hotel:
Costo: 0.00 (el costo del boleto se registrará en cada gasto)
Otros:
Coste: 0.0
No olvide establecer un impuesto sobre los gastos para cada tipo de gasto (y una cuenta si usa la contabilidad de Odoo). Por lo general, es una buena práctica utilizar un impuesto que esté configurado con Impuesto incluido en el precio. De esa forma, los empleados informan los gastos con precios que incluyen impuestos, que suele ser el comportamiento esperado.
Truco
La aplicación de Ventas le permite especificar las unidades de medida para sus tipos de gasto (unidades, millas, noches, etc.). Vaya a y marque Algunos productos se pueden vender/comprar en diferentes unidades de medida (avanzado).
Cómo registrar gastos¶
Manualmente¶
Como empleado (Empleado con derechos de acceso de usuario), puede registrar los gastos de .
Seleccione el producto relacionado e ingrese el monto total que pagó (con Cantidad = 1) o el precio unitario si la Cantidad es contable (por ejemplo, número de noches de hotel).
Introduce la fecha del gasto.
Elija si pagó la factura por su cuenta (y espera que se le reembolse) o si la empresa pagó directamente (por ejemplo, si utilizó la tarjeta de crédito de una empresa).
Establezca la referencia de la factura, agregue algunas notas si se solicita y adjunte una foto / escaneo del recibo del hilo de discusión. Eso ayudará al gerente y al contador a validarlo.
Correos en un solo clic¶
Deje que sus empleados registren sus gastos desde un simple correo electrónico. Haga una instantánea del recibo y envíelo por correo electrónico, o simplemente ¡envíe una factura!
Lo único que debe hacer es configurar un alias de correo electrónico en :menuselection: Gastos --> Configuración --> Configuración (por ejemplo, gastos @mycompany.odoo.com). Por motivos de seguridad, solo se aceptan correos electrónicos de empleados autenticados (cfr. * Correo electrónico laboral * en el formulario de detalles del empleado).
Truco
El producto de gastos se establece automáticamente si el asunto del correo contiene la referencia interna del producto en la primera posición. Escriba el monto del gasto en el asunto del correo para establecerlo también en el gasto (por ejemplo, Ref001 Comida 100 €).
Cómo enviar gastos a los responsables¶
Cuando esté listo para enviar sus gastos a su gerente (por ejemplo, al final de un viaje de negocios o una vez al mes), vaya al menú . Seleccione todos los gastos de la vista de lista y haga clic en :menuselection: Acción -> Enviar al Responsable. Guarde el informe de gastos recién creado (es decir, el conjunto de gastos) y espere a que su gerente lo apruebe.
También puede enviar los gastos uno por uno desde el botón Enviar al Responsable en la vista de formulario de un gasto.
Todos los informes de gastos enviados se pueden encontrar en .
Cómo aprobar gastos¶
Los gerentes de recursos humanos y de equipo obtienen una descripción general de todos los informes de gastos para validar desde el menú superior :menuselection: Para aprobar -> Informes de gastos para aprobar. Dichos usuarios deben tener al menos derechos de acceso de Oficiales para Gastos.
Pueden revisar informes de gastos, aprobarlos o rechazarlos, así como dar retroalimentación gracias a la herramienta de comunicación integrada.
Como gerente de equipo, puede encontrar fácilmente los informes de gastos de los miembros de su equipo. Debe establecerse como gerente en la forma detallada de esos empleados.
Cómo contabilizar gastos en contabilidad¶
Una vez que los gerentes aprueban los informes de gastos, el departamento de contabilidad va a :menuselection: Gastos --> Contador --> Informes de gastos a contabilizar para consultar cuentas, productos e impuestos. Pueden hacer clic en Publicar entradas de diario para publicar entradas de diario relacionadas en sus libros. Para hacerlo, el usuario debe tener los siguientes derechos de acceso:
Contabilidad: Contable o asesor
Gastos: Responsable
Nota
Para contabilizar un gasto, se debe establecer una Dirección particular en el empleado. Si recibe un mensaje de bloqueo relacionado al publicar, haga clic en el empleado, vaya a la pestaña Información personal y seleccione / cree el contacto de su empleado en la libreta de direcciones. Se ha creado un contacto automáticamente si esta persona está usando Odoo.
Cómo reembolsar a los empleados¶
Ahora puede ver todos los informes de gastos para reembolsar en . Para registrar el pago o pagar con cheque, haga clic en Registrar un pago.
Vea cómo puede administrar fácilmente el proceso de pago en Odoo:
¿Cómo volver a facturar gastos a sus clientes?¶
Si realiza un seguimiento de los gastos de los proyectos de los clientes, puede cargarlos automáticamente a sus clientes.
Configurar¶
Habilite Facturación al cliente en la configuración de Gastos
Vaya al menú de configuración del producto y configure el método de facturación en todos sus tipos de gastos:
Cantidades ordenadas: facturará los gastos en función de la cantidad ordenada
Cantidades entregadas: facturará los gastos en función de la cantidad de gastos
A costo: facturará los gastos a su costo real.
A precio de venta: se facturará en base a un precio de venta fijo establecido en la orden de venta.
Crear un pedido¶
Como vendedor, cree y confirme una orden de venta para los servicios prestados a su cliente. Si no incluye ningún gasto en el pedido, se agregará automáticamente una vez que el contador lo publique.
Vincula el gasto a la orden de venta.
Presentar, validar y contabilizar gastos¶
Como gerente, asegúrese de que la cuenta analítica esté configurada en cada línea de gastos al aprobar los informes de gastos. Haga clic en la línea para agregar una si falta. Los empleados ya pueden configurar uno al enviar.
Como contador, publique entradas de diario.
Gastos de factura¶
Ahora puedes facturar el pedido. Aparece en . Los gastos se han agregado automáticamente en las líneas de pedido. Dichos artículos se muestran en azul (es decir, para facturar).
e (es decir, para facturar).