Llevar el seguimiento de compras, gastos y subcontratación¶
Información general¶
Gracias a la contabilidad analítica podemos rastrear costos de compras, gastos y subcontratación en el módulo de contabilidad.
Tomaremos el siguiente ejemplo. Vendimos un paquete de consulta a un cliente. El paquete es todo incluido traduciéndose en que no se puede agregar costo extra. Sin embargo, nos gustaría seguir que costo fue fijado a esta transacción ya que debemos pagar costos por compras, gastos, y subcontratación relacionados al proyecto.
Configuración¶
Los siguientes módulos necesitan ser instalados para rastrear costos. Ingrese al módulo aplicaciones e instale las siguientes aplicaciones:
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Por favor note que las aplicaciones proveídas por estas aplicaciones solamente nos permiten rastrear los costos. No podremos automáticamente re-facturar estos costos a nuestros clientes. Para rastrear y re-facturar costos se debe también instalar la aplicación Administración de Ventas.
Habilitar Contabilidad Analítica¶
El siguiente paso es activar la contabilidad analítica. En la aplicación de contabilidad, seleccione y de clic en la casilla Contabilidad analítica.
Así mismo, desplácese hacia abajo y seleccione la casilla Contabilidad analítica para compras.
No olvide guardar sus cambios.
Cree una Cuenta Analítica.¶
Primero que todo debe crear una Cuenta analítica en la cual pueda señalar todos sus gastos. Ingrese a la aplicación contabilidad, seleccione . Cree una nueva. En este caso la llamaremos «paquete de consulta» para nuestro cliente Smith&Co.
Dirigiremos todos nuestros costos a esta cuenta para mantener rastro de los mismos.
Registrar un gasto¶
Empezaremos registrando un gasto. Nuestro técnico IT tuvo que tomar un tren para ir a ver a nuestro cliente. Él mismo pago por su tiquete.
Cree un producto de gasto¶
Primero necesitamos crear un producto de gasto. Ingrese al módulo Gasto, de clic en . Cree un nuevo producto llamado Tiquete de tren y configure el precio costo a 15.50 euros. Asegúrese que la casilla Puede ser gastado esta marcada.
Registre el gasto¶
Ingrese al módulo de Gasto, de clic en . Seleccione el producto Tiquete de tren y vinculelo a la cuenta analítica discutida antes.
Preséntelo al administrador y espere a que el administrador apruebe y publique los asientos en el diario.
Cree una Orden de Compra vinculada a la cuenta analítica¶
Producto de Compra¶
También necesitamos comprar un software para nuestros clientes. En la aplicación de Compra cree una orden de compra para el producto de software. En la línea podemos vincular el costo del producto con la cuenta analítica. Especifique la línea de orden y seleccione la cuenta analítica correcta. Confirme la venta.
Acepte la entrega e ingrese la factura. Una vez la factura es ingresda el precio de costo (campo Precio del Proveedor) será registrado en la cuenta analítica.
Subcontratación¶
El módulo de compra puede ser usado de la forma vista anteriormente para manejar subcontratación. Si compramos un servicio de otra compañía podemos re-facturar este costo vinculando la línea de la orden de compra a la cuenta analítica correcta. Simplemente necesitamos crear el producto correcto del proveedor.
Nota
Puede también rastrear costos con hojas de trabajo, vea hojas de trabajo
Rastree costos en la contabilidad¶
Ahora que todo esta registrado y apunta a la cuenta analítica. Simplemente ábralo para revisar los costos relacionados a esa cuenta.
Ingrese al módulo contabilidad, de clic en .
Seleccione «paquete de consulta - Smith» y de clic en el botón costo e ingreso para tener un resumen de todos los costos vinculados a la cuenta.
Nota
Si le gustaría también tener el ingreso debe facturar el Paquete de Consulta en el menú de la factura y vincular la línea de la factura a esta misma cuenta analítica.