Asistencias¶
Odoo’s Attendances application functions as a time clock. Employees are able to check in and out of work using a dedicated device in kiosk mode, while users are also able to check in and out of work directly from the database. Managers can see who is available at any given time, create reports to see everyone’s hours, and gain insights on which employees are working overtime, or checking out of work earlier than expected.
Permisos de acceso¶
Comprender los derechos de acceso es esencial para navegar por la aplicación Asistencias.
Todos los usuarios de la base de datos pueden fichar la entrada y la salida directamente desde la base de datos, sin necesidad de acceder a la aplicación Asistencias. Además, todos los usuarios pueden acceder a sus propios registros de asistencia desde su formulario de empleado en la aplicación Empleados.
Access to both the Attendances application, and the various features within the application is determined by access rights.
Para ver qué derechos de acceso tiene un usuario, ve a , y haz clic en un usuario individual. La pestaña Derechos de acceso es visible de forma predeterminada. Desplázate hacia abajo hasta la sección RECURSOS HUMANOS para ver los ajustes. Para el campo Asistencias, las opciones son dejar el campo en blanco o seleccionar Administrador.
Si se selecciona la opción Administrador, el usuario tiene acceso completo a toda la aplicación Asistencias, sin restricciones. Puede ver todos los registros de asistencia de los empleados, entrar en Modo quiosco desde la aplicación, acceder a todas las métricas de informes y realizar modificaciones en los ajustes. Si se deja en blanco, el usuario no tiene acceso a la aplicación Asistencias.
Nota
Si un usuario no tiene derechos de Administrador para la aplicación Asistencias, no puede abrir la aplicación, aunque aparezca en el tablero principal de la base de datos. Aparece un mensaje emergente Error de acceso que indica:
No tienes suficientes derechos para acceder a los campos "attendance_manager_id" en Empleado (hr.employee). Ponte en contacto con tu administrador del sistema.
Los usuarios que no pueden acceder a la aplicación Asistencias pueden igualmente fichar al entrar y al salir del trabajo dentro de la base de datos, usando el (círculo rojo) o (círculo verde) que están siempre disponibles en la parte superior de la base de datos.
Aprobadores¶
Un aprobador es un usuario asignado para revisar y gestionar los registros de asistencia de un empleado. Un aprobador suele ser un gerente, aunque no es obligatorio. Los aprobadores sin derechos administrativos pueden acceder y modificar los registros de asistencia solo de los empleados que tienen asignados. Esta es la única excepción en la que usuarios no administradores pueden ver registros en la aplicación Asistencias.
To view who the attendances approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employees” attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Configuración¶
Se necesitan pocas configuraciones en la aplicación Asistencias. Determinar cómo los empleados fichan al entrar y al salir, definir cómo funcionan los quioscos y determinar cómo se calculan las horas extra se configuran en el menú Configuración. Ve a para acceder al menú de configuración.
Nota
Any configuration item with an (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Modos¶
Attendances from Backend : activate this feature to allow users to check in and out directly from the Odoo database. If this is not activated, users must use a kiosk to check in and out of work.
Automatic Check-Out : activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: this field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
With the Automatic Check-Out option enabled, and the Tolerance set to
2.00 hours, an employee checks in to work at 9:00 AM, and forgets to check-out at 5:00 PM. At
7:00 PM, they are automaticlaly checked out.
Absence Management : activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendances report.
Horas extras¶
Esta sección especifica cómo se calcula el tiempo extra (a veces denominado horas extras), incluyendo cuándo se cuenta el tiempo extra y qué tiempo no se registra.
Tolerance Time In Favor Of Company: enter the amount of time, in minutes, that is not counted towards an employee’s overtime. When an employee checks out, and the extra time logged is below the specified minutes, the extra time is not counted as overtime for the employee.
Tolerance Time In Favor Of Employee: enter the amount of time, in minutes, that an employee is given, that does not adversely affect their attendance if they log less time than their working hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and less than this specified grace period, they are not penalized for their reduced hours.
Example
A company sets both of the Tolerance fields to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.If an employee checks in at 9:00 AM, and checks out at 5:14 PM, the extra 14 minutes are not counted towards their overtime.
If an employee checks in at 9:05 AM, and checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy.
Extra Hours Validation : tick either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Nota
Las horas extra aprobadas pueden deducirse de una solicitud de ausencia aprobada.
Vista general¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employeess” check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
El tablero de Asistencias permite cambiar entre las vistas (Gantt) y (Lista), y seleccionar un periodo para analizar. El periodo actual se resalta automáticamente en amarillo para los registros de asistencia en tiempo real, mientras que el botón (Enfocar hoy) devuelve instantáneamente el tablero a la fecha actual.
Nota
Las entradas que tienen errores aparecen en rojo, indicando que deben ser resueltas por un usuario con los derechos de acceso adecuados y/o son aprobadores de los empleados con los errores.
Filtros y grupos¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts to determine which employees chronically forget to check-out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine these both to present the desired information.
Ver también
Filtros de alto valor¶
Filtro |
Caso de uso común |
|---|---|
En el trabajo |
Verificar empleados que aún están en el sitio antes de cerrar el edificio por la noche, o para realizar un recuento de personas. |
Errores |
Ver todos los errores para corregirlos antes del procesamiento de nómina. |
Salida automática |
Realizar una auditoría para determinar empleados que olvidan crónicamente fichar su salida del trabajo. |
Fecha |
Limitar resultados a un periodo de pago específico o ventana de auditoría. |
Empleados activos/archivados |
Cambia entre el personal actual y los antiguos empleados al auditar datos históricos. |
Agrupaciones perspicaces¶
Agrupar por |
Cuando resulta útil |
|---|---|
Empleado |
Revisa los registros de asistencia individuales durante una reunión 1:1. |
Departamento |
Compara los niveles de dotación de personal y las horas de trabajo para determinar los equipos con exceso o falta de trabajo. |
Gerente |
Determina a dónde se pueden dirigir las preguntas de seguimiento de asistencia para un empleado. |
Método |
Detecta tendencias en los métodos de asistencia para resolver potencialmente problemas de hardware. |
Fecha (Día/Semana/Mes) |
Identifica picos de absentismo o patrones estacionales. |
Detalles del registro de asistencia¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given work day. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
El registro detallado de asistencia incluye la siguiente información:
Detalles principales¶
Empleado: el nombre del empleado.
Check In: the date and time the employee checked in.
Check Out: the date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: the total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs. In an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: approved overtime (shows only when present for the employee).
Extra Hours: unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Detalles de entrada y salida¶
La siguiente información aparece en la sección de Entrada y en la de Salida.
Mode: attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: the device’s IP address used to log in or out.
Browser: the web browser the employee used to log in or out.
Localisation: the city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: the specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Errores de asistencia¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background. If in the (List) view, the entry text appears in red.
Se produce un error cuando un empleado ha fichado la entrada pero no la salida en 24 horas, o cuando un único período de fichaje supera las 16 horas.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Cuando toda la información en la ventana emergente es correcta, haga clic en Guardar y cerrar. La entrada aparecerá en color gris en lugar de rojo cuando ya no tenga errores.
Para eliminar una entrada, haz clic en el botón rojo Eliminar en la ventana emergente en lugar de realizar modificaciones en la entrada.
Ver también