Aanwezigheid¶
Odoo’s Attendances application functions as a time clock. Employees are able to check in and out of work using a dedicated device in kiosk mode, while users are also able to check in and out of work directly from the database. Managers can see who is available at any given time, create reports to see everyone’s hours, and gain insights on which employees are working overtime, or checking out of work earlier than expected.
Toegangsrechten¶
Toegangsrechten begrijpen is essentieel voor het navigeren in de Aanwezigheid-applicatie.
Elke gebruiker in de database kan rechtstreeks vanuit de database in- en uitchecken, zonder toegang nodig te hebben tot de Aanwezigheid-app. Bovendien hebben alle gebruikers toegang tot hun eigen aanwezigheidsgegevens via hun werknemersformulier in de Werknemers-app.
Access to both the Attendances application, and the various features within the application is determined by access rights.
Om te zien welke toegangsrechten een gebruiker heeft, navigeer je naar en klik je op een individuele gebruiker. Het tabblad Toegangsrechten is standaard zichtbaar. Scroll naar beneden naar de sectie HUMAN RESOURCES om de instellingen te bekijken. Voor het veld Aanwezigheid zijn de opties om het veld leeg te laten of Beheerder te selecteren.
Als de optie Beheerder is geselecteerd, heeft de gebruiker volledige toegang tot de gehele Aanwezigheid-applicatie, zonder beperkingen. Ze kunnen alle aanwezigheidsrecords van werknemers bekijken, de Kioskmodus openen vanuit de applicatie, toegang krijgen tot alle rapportagemetrieken en wijzigingen aanbrengen in de instellingen. Als het veld leeg wordt gelaten, heeft de gebruiker geen toegang tot de Aanwezigheid-applicatie.
Notitie
Als een gebruiker geen Beheerder-rechten heeft voor de Aanwezigheid-app, kan hij de app niet openen, ook al verschijnt deze op het hoofddashboard van de database. Er verschijnt een pop-upbericht Toegangsfout met de melding:
Je hebt niet genoeg rechten om toegang te krijgen tot de velden "attendance_manager_id" op Werknemer (hr.employee). Neem contact op met je systeembeheerder.
Gebruikers die geen toegang hebben tot de Aanwezigheid-app kunnen nog steeds in- en uitklokken voor werk binnen de database, met behulp van het (rode cirkel) of (groene cirkel) die altijd bovenaan de database beschikbaar zijn.
Goedkeurders¶
Een goedkeurder is een gebruiker die is aangewezen om de aanwezigheidsgegevens van een werknemer te beoordelen en beheren. Een goedkeurder is doorgaans een manager, hoewel dat niet vereist is. Goedkeurders zonder beheerdersrechten hebben alleen toegang tot en kunnen aanwezigheidsgegevens wijzigen voor de werknemers die aan hen zijn toegewezen. Dit is de enige uitzondering waarbij gebruikers zonder beheerdersrechten gegevens kunnen bekijken in de Aanwezigheid-app.
To view who the attendances approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employees’ attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Configuratie¶
Er zijn weinig configuraties nodig in de Aanwezigheid-app. Bepalen hoe werknemers in- en uitklokken, definiëren hoe de kiosken functioneren en bepalen hoe extra uren worden berekend, worden allemaal ingesteld in het Configuratiemenu. Navigeer naar om toegang te krijgen tot het configuratiemenu.
Notitie
Any configuration item with an (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Modes¶
Attendances from Backend : activate this feature to allow users to check in and out directly from the Odoo database. If this is not activated, users must use a kiosk to check in and out of work.
Automatic Check-Out : activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: this field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
With the Automatic Check-Out option enabled, and the Tolerance set to
2.00 hours, an employee checks in to work at 9:00 AM, and forgets to check-out at 5:00 PM. At
7:00 PM, they are automaticlaly checked out.
Absence Management : activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendances report.
Extra uren¶
Deze sectie specificeert hoe extra tijd (soms aangeduid als overuren) wordt berekend, inclusief wanneer extra tijd wordt geteld en welke tijd niet wordt geregistreerd.
Tolerance Time In Favor Of Company: enter the amount of time, in minutes, that is not counted towards an employee’s overtime. When an employee checks out, and the extra time logged is below the specified minutes, the extra time is not counted as overtime for the employee.
Tolerance Time In Favor Of Employee: enter the amount of time, in minutes, that an employee is given, that does not adversely affect their attendance if they log less time than their working hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and less than this specified grace period, they are not penalized for their reduced hours.
Example
A company sets both of the Tolerance fields to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.If an employee checks in at 9:00 AM, and checks out at 5:14 PM, the extra 14 minutes are not counted towards their overtime.
If an employee checks in at 9:05 AM, and checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy.
Extra Hours Validation : tick either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Notitie
Goedgekeurde extra uren kunnen worden afgetrokken van een goedgekeurd verlofverzoek.
Overzicht¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employeess’ check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
Het Aanwezigheid-dashboard maakt het mogelijk om te schakelen tussen (Gantt) en (Lijst) weergaven, en om een periode te selecteren voor analyse. De huidige periode wordt automatisch geel gemarkeerd voor realtime aanwezigheidsrecords, terwijl de knop (Focus vandaag) het dashboard direct terugbrengt naar de huidige datum.
Notitie
Alle items met fouten verschijnen in rood, wat aangeeft dat ze moeten worden opgelost door een gebruiker met de juiste toegangsrechten en/of die goedkeurders zijn voor de werknemers met de fouten.
Filters en groepen¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts to determine which employees chronically forget to check-out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine these both to present the desired information.
Waardevolle filters¶
Filter |
Veelvoorkomend gebruiksscenario |
|---|---|
Op kantoor |
Controleer welke werknemers zich nog op locatie bevinden voordat het gebouw voor de nacht wordt afgesloten, of om een telling uit te voeren. |
Fouten |
Bekijk alle fouten om ze te corrigeren vóór de verwerking van de loonadministratie. |
Automatisch uitgecheckt |
Voer een audit uit om werknemers te identificeren die chronisch vergeten uit te checken. |
Datum |
Beperk resultaten tot een specifieke betaalperiode of auditvenster. |
Actieve/Gearchiveerde Werknemers |
Schakel tussen huidig personeel en voormalige werknemers bij het auditen van historische gegevens. |
Inzichtelijke groeperingen¶
Groeperen op |
Wanneer het helpt |
|---|---|
Werknemer |
Bekijk individuele aanwezigheidsrecords tijdens een een-op-een afspraak. |
Afdeling |
Vergelijk bezettingsniveaus en werkuren om overbelaste en onderbelaste teams te identificeren. |
Manager |
Bepaal waar opvolgingsvragen over aanwezigheid voor een werknemer naartoe kunnen worden gestuurd. |
Methode |
Ontdek trends in aanwezigheidsmethoden om mogelijk hardwareproblemen op te lossen. |
Datum (Dag/Week/Maand) |
Identificeer pieken in absenteïsme of seizoensgebonden patronen. |
Details van aanwezigheidslogboek¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given work day. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
Het gedetailleerde aanwezigheidslogboek bevat de volgende informatie:
Hoofdgegevens¶
Werknemer: de naam van de werknemer.
Check In: the date and time the employee checked in.
Check Out: the date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: the total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs. In an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: approved overtime (shows only when present for the employee).
Extra Hours: unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Inchecken/uitchecken details¶
Dezelfde informatie wordt weergegeven voor zowel de sectie Inklokken als Uitklokken.
Mode: attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: the device’s IP address used to log in or out.
Browser: the web browser the employee used to log in or out.
Localisation: the city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: the specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Aanwezigheidsfouten¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background. If in the (List) view, the entry text appears in red.
Een fout treedt op wanneer een werknemer heeft ingecheckt maar niet heeft uitgecheckt binnen 24 uur, of wanneer een enkele inchecksessie langer duurt dan 16 uur.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Wanneer alle informatie in het pop-upvenster correct is, klik op Opslaan & Sluiten. Wanneer de registratie geen fout meer bevat, verschijnt de registratie in grijs in plaats van rood.
Klik op de rode knop Verwijderen in het pop-upvenster in plaats van wijzigingen aan te brengen in de registratie om een registratie te verwijderen.
Zie ook