Contrats

Chaque employé d’Odoo doit avoir un contrat afin d’être payé. Un contrat décrit les conditions du poste de l’employé, sa rémunération, ses heures de travail, ainsi que d’autres détails.

Important

Contract documents (PDFs) are uploaded and organized using the Documents application, and are signed using the Sign application. Ensure these applications are installed in order to send and sign contracts. Please refer to the Documents and Signature documentation.

Pour voir les contrats des employés, allez à l’application Paie ‣ Employés ‣ Contrats dans le menu. Tous les contrats des employés et leur statut actuel sont affichés dans une vue kanban par défaut. La vue par défaut affiche à la fois les contrats en cours et les contrats nécessitant une action. Les contrats expirés et annulés sont masqués dans la vue par défaut.

Note

La liste des contrats dans l’application Paie correspond à la liste des contrats dans l’application Employés. La vue par défaut des contrats dans l’application Paie montre les contrats en cours et les contrats nécessitant de l’attention, tandis que la vue par défaut des contrats dans l’application Employés montre tous les contrats dans une vue kanban, organisés par étape, indépendamment du statut. Tous les contrats sont visibles en changeant les filtres.

Créer un nouveau contrat

Pour qu’un employé soit payé, il doit avoir un contrat actif. Si vous devez créer un nouveau contrat, cliquez sur le bouton Créer dans le tableau de bord des contrats. Un formulaire de contrat s’affiche et vous pouvez saisir les informations nécessaires. Les champs obligatoires sont surlignés en gras.

Champs obligatoires

• Référence du contrat : Tapez le nom ou le titre du contrat, tel que Contrat de John Smith.

• Société : Sélectionnez la société à laquelle s’applique le contrat dans le menu déroulant. Vous pouvez créer une nouvelle société en tapant son nom dans le champs et en cliquant sur Créer pour créer la nouvelle société ou sur Créer et Modifier pour créer la nouvelle société en en modifier les détails.

• Type de structure salariale : Sélectionnez l’un des types de structure salariale dans le menu déroulant. Le type de structure salariale par défaut sont Employé ou Ouvrier. Vous pouvez créer un nouveau type de structure salariale en tapant le nom dans le champ.

• Date de début : La date à laquelle le contrat prend cours. Choisissez une date en cliquant sur le mon déroulant, en allant au bon mois et à la bonne année en utilisant les icônes < > (flèches), puis en cliquant sur la date.

• Horaire de travail : Sélectionnez l’un des horaires de travail dans le menu déroulant.

Astuce

Le menu déroulant Horaire de travail affiche toutes les heures de travail de la société sélectionnée. Pour modifier cette liste ou ajouter des horaires, allez à Paie ‣ Configuration ‣ Horaire de travail et cliquez sur Créer pour en créer un nouveau ou cliquez sur un horaire existant et modifiez-le en cliquant sur Modifier.

Champs optionnels

• Employé : Le nom de l’employé auquel le contrat s’applique.

• Département : Le département auquel le contrat s’applique.

• Poste : Le poste spécifique auquel le contrat s’applique.

• Type de contrat : Choisissez CDI, CDD, ou PFI dans le menu déroulant.

  • Le CDI est un contrat à durée indéterminée avec une date de début et sans date de fin.

  • Le CDD est un contrat à durée déterminée avec une date de début et une date de fin.

  • Le PFI signifie Plan formation-insertion et est un contrat spécifique à la Belgique, utilisé lors de l’embauche d’employés nécessitant une formation et qui couvre spécifiquement la période de formation.

• Date de fin : Si le contrat a une date de fin spécifique, cliquez sur le menu déroulant, allez au bon mois et à la bonne année à l’aide des flèches, puis cliquez sur la date.

• Responsable RH : Si une personne spécifique du département Ressources humaines est chargée du contrat, sélectionnez la personne dans le menu déroulant.

• Compte analytique : Ce champ autorise un lien entre le contrat et un compte analytique spécifique à des fins comptables.

Détails du contrat

La section relative aux détails du contrat permet d’ajouter et de modifier un contrat et d’envoyer le contrat à l’employé pour approbation et signature.

• Modèle de contrat : Sélectionnez un modèle de contrat préexistant dans le menu déroulant. Les modèles de contrat sont généralement créés via l’application Recrutement.

• Modèle du nouveau contrat : Sélectionnez un contrat dans le menu déroulant à modifier pour le contrat de ce nouvel employé.

• Modèle de mise à jour du contrat : Sélectionnez un contrat dans le menu déroulant si l’employé a un contrat existant qui doit être mis à jour.

• Notes : Le champ de notes est un champ de texte dans lequel vous pouvez saisir des notes sur le contrat de l’employé pour référence ultérieure.

Modifier un contrat

Cliquez sur le bouton Lien externe à la fin de chaque ligne pour ouvrir le modèle de contrat correspondant et apporter des changements.

Une fenêtre contextuelle s’ouvre avec les détails du contrat. Modifiez les champs du contrat si nécessaire.

• Étiquettes : Sélectionnez toutes les étiquettes associées au contrat.

• Espace de travail des documents signés : Il s’agit de l’endroit où les signatures sont stockées. Choisissez un espace de travail préconfiguré ou créez-en un nouveau.

• Étiquettes du document signé : Sélectionnez ou créez des étiquettes associées uniquement au contrat signé, par opposition au contrat original non signé.

• Lien de redirection : Saisissez un lien de redirection pour que les employés puissent accéder au contrat. Un lien de redirection permet à l’utilisateur de passer d’une URL à une autre, dans ce cas, au contrat nouvellement mis à jour et spécifiquement rédigé pour lui.

• Qui peut signer : Sélectionnez soit Tous les utilisateurs, soit Sur invitation.

  • Tous les utilisateurs : Tous les utilisateurs dans l’organisation peuvent signer le contrat.

  • Sur invitation : Seuls les utilisateurs sélectionnés dans ce champ peuvent signer le contrat.

• Utilisateurs invités : Sélectionnez la ou les personnes qui peuvent signer le document.

• Document : Le document joint peut être remplacé en cliquant sur l’icône ✏️ (crayon). Une fenêtre contextuelle s’ouvre permettant de sélectionner un autre document à charger. Le fichier doit être au format PDF. Pour supprimer le document, cliquez sur l’icône 🗑️ (corbeille).

Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer. Toutes les informations relatives au modèle de contrat sélectionné remplissent les champs de l’onglet Informations sur le salaire. Tout onglet supplémentaire, tel que Documents personnels, s’affiche le cas échéant.

Informations sur le salaire

C’est dans cette section que sont définies les données salariales spécifiques. Cette section étant spécifique à chaque pays, ces champs peuvent varier en fonction de la localisation de l’entreprise.

Saisissez le montant des différents champs ou cochez une case pour appliquer un avantage. Parmi les options à saisir figurent les Chèques-repas, la Carte carburant, Internet, Congés payés, etc.

Certains champs peuvent être remplis automatiquement en fonction des contrats sélectionnés dans l’onglet Détails du contrat.

Ajustements salariaux

Toutes les déductions ou allocations automatiques pour un employé, telles que les paiements de pension alimentaire ou les saisies sur salaire, sont appelées ajustements salariaux. C’est dans cette section que toutes ces déductions ou allocations sont définies.

Pour ajouter une nouvelle déduction, cliquez sur Ajouter une ligne. Tapez une description pour l’allocation sous Description.

Sélectionnez le Type de saisie dans le menu déroulant. Choisissez parmi les options suivantes :

• Saisie sur salaire : Tout paiement prélevé pour quelque chose qui n’est pas une pension alimentaire. Il s’agit généralement de saisies telles que les paiements effectués dans le cadre d’un procès, les paiements d’impôts dus, etc.

• Cession sur salaire : Toute déduction qui n’est pas obligatoire, mais volontaire, telle qu’une allocation avant impôt sur un compte d’épargne-études.

• Pension alimentaire : Tout paiement effectué spécifiquement pour la pension alimentaire.

Saisies les dates d’entrée et de fin de l’entrée. Cliquez sur le menu déroulant sous De et Au, allez au bon mois et à la bonne année à l’aide des icônes < > (flèches) et cliquez sur la date.

Enfin, saisissez le Montant que chaque fiche de paie consacre à l’entrée.

Pour supprimer une ligne, cliquez sur l’icône 🗑️ (corbeille) à la fin de la ligne.

Enregistrer et envoyer le contrat

Une fois qu’un contrat a été créé et/ou modifié, enregistrez le contrat en cliquant sur le bouton Enregistrer. Ensuite, le contrat doit être envoyé à l’employé pour signature.

Cliquez sur l’un des boutons suivants pour envoyer le contrat à l’employé :

• Générer un lien de simulation : Cette option est uniquement disponible pour les entreprises belges. Elle permet d’ouvrir une fenêtre contextuelle qui contient les informations de base du contrat, ainsi qu’un lien vers le contrat lorsque vous utilisez le configurateur de salaire. Cliquez sur Envoyer l’offre pour envoyer un email à l’employé pour qu’il puisse signer le contrat.

  

  Note

  Pour envoyer un contrat à l’aide du bouton Générer un lien de simulation, il doit y avoir un champ de signature dans le contrat au format PDF que vous envoyez à l’employé pour qu’il puisse le signer.

• Demande de signature : Cette option permet d’ouvrir une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez saisir l’adresse email de l’employé. Sélectionnez le document, tel qu’un contrat, un accord de confidentialité ou une politique de télétravail, dans le menu déroulant et remplissez la section relative à l’email. Cliquez sur Envoyer lorsque l’email est prêt à être envoyé.

  

• Crédit-temps : Cette option est uniquement disponible pour les entreprises belges. Elle ouvre une fenêtre contextuelle qui vous permet de modifier les heures de travail et de calculer les congés.